Erstellen und Verwalten einer Löschanforderung

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Mit einer Löschanforderung in "Subject Rights Requests" können Sie Inhaltselemente zum Löschen aus Ihrer Microsoft 365-Umgebung markieren. Nachdem die Projektmitarbeiter Elemente identifiziert haben, die während des Datenüberprüfungsprozesses gelöscht werden sollen, können bestimmte genehmigende Personen die Anforderung genehmigen. Wenn die Löschanforderung genehmigt wurde, beginnt ein Löschworkflowprozess für die als Einschließen markierten Elemente, um den Löschvorgang innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung durchzuführen.

Hinweis

Löschanforderungen sind für Kunden von US Government Community (GCC) Moderate, GCC High und Department of Defense (DoD) nicht verfügbar.

Prozessübersicht

Der grundlegende Prozess zum Überprüfen und Genehmigen von Elementen zum Löschen ist unten beschrieben.

Wichtig

Während dieses Prozesses sind bestimmte Schritte für Projektmitarbeiter und genehmigende Personen erforderlich. Lesen Sie unbedingt die Schritte für Projektmitarbeiter und die Schritte für genehmigende Personen , um Details zu erhalten.

  1. Ein Administrator für die Anforderung von Antragstellerrechten erstellt die Löschanforderung und gibt eine oder mehrere genehmigende Personen an. Die Anforderung wechselt dann zu Datenschätzung und -abruf.
  2. Projektmitarbeiter überprüfen die gesammelten Daten und markieren die zu löschenden Elemente einschließen.
  3. Projektmitarbeiter schließen ihre Überprüfung ab und benachrichtigen genehmigende Personen, dass die Anforderung zur Genehmigung bereit ist.
  4. Genehmigende Personen überprüfen die Anforderung und entscheiden sich, entweder die Anforderung genehmigen, um sie vorwärts zu verschieben und den Löschworkflow zu starten, oder Änderungen empfehlen, wodurch der Genehmigungsfluss beendet wird und Projektmitarbeiter Anpassungen vornehmen und zur Genehmigung erneut übermitteln können.

Grundlegendes zu Statusphasen für Löschanforderungen

Eine Löschanforderung durchläuft die gleichen primären Fortschrittsphasen , in denen die Zugriffs- und Exportanforderungstypen durchlaufen werden, wobei einige zusätzliche Phasen im Zusammenhang mit dem Genehmigungsprozess stehen.

Eindeutig für Löschanforderungen ist die Unterstufe Genehmigung der Phase Daten überprüfen . Die Untertage Genehmigung ist aktiv, nachdem Projektmitarbeiter ihre Überprüfung abgeschlossen haben, wie unten unter Schritte für Projektmitarbeiter beschrieben. Wenn diese Phase aktiv ist, können genehmigende Personen ihre Überprüfung durchführen, wie unten unter Schritte für genehmigende Personen beschrieben.

In der folgenden Liste werden die Unterschiede in der Fortschrittsphase hervorgehoben, die sie beachten müssen:

  • Registerkarte "Übersicht": Auf der Registerkarte "Übersicht" auf einer Detailseite für Löschanforderungen werden weitere status Karten angezeigt.

  • Genehmigungs-status Karte: Zeigt an, wie viele Elemente von Projektmitarbeitern zum Löschen, der Genehmigung status und den genehmigenden Personen, die der Anforderung zugewiesen wurden, eingeschlossen wurden.

  • Elemente, die zum Löschen Karte enthalten sind: Zeigt die Positionsaufschlüsselung der elemente an, die zum Löschen enthalten sind.

  • Aktionszusammenfassung Karte: Zeigt den Abschluss status des Löschworkflows an. Die Karte zeigt auch die Anzahl der Elemente an, die zum Löschen enthalten sind, und alle verbleibenden Elemente, bei denen es sich um Elemente handelt, die im Workflowprozess ausstehen oder bei denen keine Löschbezeichnung angewendet werden konnte.

Erstellen einer Löschanforderung

Um eine Löschanforderung zu erstellen, führen Sie im Allgemeinen denselben Prozess zum Erstellen anderer Arten von Anforderungen aus. Der Hauptunterschied besteht darin, dass Sie eine genehmigende Person für die Anforderung zuweisen müssen.

Genehmigende Personen für Löschanforderungen

Wenn Sie eine Löschanforderung erstellen, müssen Sie mindestens einen Benutzer in Ihrem organization als genehmigenden Benutzer für diese bestimmte Anforderung zuweisen. Die Rolle der genehmigenden Person besteht darin, eine Genehmigung auf Anforderungsebene für das Löschen von Elementen durchzuführen, die mit Einschließen gekennzeichnet sind. Die genehmigende Person kann Änderungen empfehlen, wenn sie die Anforderung nicht unverändert genehmigen kann.

Sie haben flexibilität, wen Sie einer bestimmten Anforderung zuweisen. Eine genehmigenden Person kann ein Datenschutzmanager oder eine Person sein, die für die Datenlöschung in Ihrem organization verantwortlich ist. Eine genehmigenden Person kann derselbe Benutzer sein, der die Anforderung erstellt hat. Jede genehmigenden Person muss jedoch innerhalb der Anforderung als solche zugewiesen werden.

Sie können mehrere Benutzer in Ihrem organization als genehmigende Personen für eine Anforderung festlegen. Mehrere genehmigende Personen sind nützlich, um die Arbeit auszugleichen und eine Abwesenheitsversicherung bereitzustellen. Allerdings kann nur eine einzelne genehmigende Person die Genehmigung für eine Anforderung erteilen. Bei mehreren genehmigenden Personen initiiert die erste genehmigende Person den Löschworkflowprozess.

Ein Benutzer mit der Rolle "Antragstellerrechte anfordern" Admin kann genehmigende Personen hinzufügen oder ändern, nachdem eine Löschanforderung erstellt wurde. Wählen Sie auf der Detailseite einer Anforderung im Karte Details die Option Anforderungsdetails anzeigen aus, suchen Sie genehmigenden Benutzer, und wählen Sie Bearbeiten aus. Von hier aus können Sie genehmigende Personen entfernen, indem Sie das Kontrollkästchen neben ihren Namen deaktivieren und andere Benutzer als genehmigende Personen hinzufügen.

Ausführliche Informationen zum Genehmigen einer Löschanforderung finden Sie unter Schritte für genehmigende Personen .

Erstellen einer Löschanforderung aus einer Vorlage

Im Allgemeinen führen Sie die gleichen Schritte zum Erstellen von Anforderungen aus einer Vorlage mit den folgenden zusätzlichen Schritten aus:

  • Suchen Sie in der Liste der Datenanforderungsvorlagen nach Datenlöschung , und wählen Sie Erste Schritte aus.
  • Beginnen Sie unter Genehmigende Personen zuweisen mit der Eingabe des Namens eines Benutzers, der diese Anforderung zum Löschen von Elementen genehmigen soll. Sie können mehrere Benutzer auswählen, müssen aber mindestens einen auswählen.

Erstellen einer Löschanforderung über die benutzerdefinierte Setupoption

Wenn Sie eine Löschanforderung mithilfe der benutzerdefinierten Setupoption für einen geführten Prozess erstellen, befolgen Sie die gleichen Anweisungen wie für benutzerdefiniertes Setup mit den folgenden zusätzlichen Schritten:

  • Wählen Sie im Anforderungserstellungs-Assistenten auf der Seite Anforderungstyp auswählen die Schaltfläche neben Löschen aus. Wählen Sie dann Weiter aus.

  • Weisen Sie auf der Seite Anforderungseinstellungen einen oder mehrere Benutzer als genehmigende Personen für die Löschanforderung zu. Wählen Sie genehmigende Personen zuweisen aus, und aktivieren Sie im Flyoutbereich Genehmigende Personen zuweisen das Kontrollkästchen neben dem Namen eines oder mehrerer Benutzer. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Hinzufügen aus.

  • Die Namen der von Ihnen ausgewählten genehmigenden Personen werden auf der Seite Anforderungseinstellungen angezeigt. Wählen Sie den Befehl Bearbeiten aus, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen. Wenn Sie mit dem Zuweisen genehmigender Personen fertig sind, wählen Sie Weiter aus.

Anschließend fahren Sie mit dem Namen Ihrer Anforderung fort und schließen den Prozess zur Erstellung der Anforderung ab.

Workflow löschen und wie Elemente gelöscht werden

Wenn Ihr organization erfolgreich seine erste Löschanforderung erstellt, erstellt Priva eine Aufbewahrungsbezeichnung mit einem Löschergebnis namens PrivaDelete. Sobald eine genehmigenden Person eine Löschanforderung genehmigt, beginnt der Löschworkflow. Jedes als Einschließen markierte Inhaltselement wird ausgewertet, um festzustellen, ob ein Konflikt vorliegt, der das Löschen verhindern würde. Wenn es keinen Konflikt gibt, wird die Löschbezeichnung Priva auf das Element angewendet, um das Löschen zu erleichtern.

Warum einige Elemente möglicherweise nicht gelöscht werden

In einigen Fällen wird die Löschbezeichnung Priva nicht auf ein Element angewendet. Dies kann aus folgenden Gründen geschehen:

  • Das Inhaltselement wird an einem Speicherort gespeichert, der von Aufbewahrungsbezeichnungen nicht unterstützt wird.
  • Auf das Inhaltselement wurde bereits eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet. In diesem Fall wird die Bezeichnung Priva delete nicht angewendet. Elemente mit einer Aufbewahrungsbezeichnung werden für Sie als zu überprüfende Priorty-Element hervorgehoben.
  • Das Inhaltselement kann nicht gefunden werden, z. B. Elemente, die manuell verschoben oder gelöscht werden.

Wenn Probleme die Anwendung der Löschbezeichnung auf qualifizierte Elemente unterbrechen, wird die Anwendung der Bezeichnung automatisch wiederholt. Wenn die Bezeichnung nach drei Tagen nicht angewendet werden kann, wird der Workflowprozess mit der Phase Abgeschlossen fortgesetzt.

Die Aktionszusammenfassung Karte auf der Seite mit den Anforderungsdetails zeigt die Anzahl der verbleibenden Elemente an. Dies bedeutet, dass Elemente, die die Bezeichnung trotz unbekannter Konflikte nicht erhalten haben. Überprüfen Sie das Aktionsausführungsprotokoll, um festzustellen, welche Elemente Konflikte oder Fehler hatten. Die verbleibenden Elemente weisen den Wert Aktion status Wert False und den Wert Aktionsstatusdetails auf, der angibt, warum die Bezeichnung nicht angewendet wurde.

Wenn der Löschvorgang nach Abschluss des Workflows erfolgt

Die Aktionszusammenfassung Karte status wird in Abgeschlossen verschoben, nachdem die Löschworkflowlogik zum Anwenden der Löschbezeichnung abgeschlossen ist und die Berichte bereit sind. Eine abgeschlossene status bedeutet nicht, dass die Elemente gelöscht wurden. Das Löschen von bezeichneten Elementen ohne Konflikte kann nach der Genehmigung bis zu 30 Tage dauern.

Nachdem die Anforderung die Phase Berichte generieren durchlaufen hat, können Sie überprüfen, ob die Löschbezeichnung angewendet wurde, indem Sie die Inhaltselementauflistung im Aktionsausführungsprotokoll auf der Registerkarte Berichte auf der Detailseite der Anforderung überprüfen. Es wird empfohlen, Ihre Microsoft 365-Umgebung innerhalb von 30 Tagen nach der Genehmigung einer Anforderung vor Ort zu überprüfen, um zu überprüfen, ob der Löschvorgang erfolgt ist.

Funktionsweise von Priva mit Microsoft Purview-Datenlebenszyklusverwaltung

Wenn Ihr organization Funktionen zur Datenlebenszyklusverwaltung von Purview verwendet, z. B. Aufbewahrungsbezeichnungen zum Aufbewahren von Dokumenten für behördliche Zwecke, hält der Workflow für Löschanforderungen Ihre aktuellen Einstellungen ein. Die Bezeichnung PrivaDelete wird nicht auf Elemente angewendet, die über eine vorhandene Aufbewahrungsbezeichnung verfügen. Wenn die Löschbezeichnung Priva auf ein Element angewendet wird, führt die Aufbewahrungsplattform eine Konfliktlösung basierend auf den Prinzipien der Aufbewahrung durch. Wenn ein zum Löschen markiertes Element mit einer vorhandenen Aufbewahrungs- oder Datensatzbezeichnung in Konflikt kommt, hat Ihr Administrator für die Anforderung von Antragstellerrechten über das Aktionsausführungsprotokoll Einblick in solche Konflikte. Diese Sichtbarkeit kann dem Administrator dabei helfen, Probleme mit den Datenlebenszyklusverwaltungs- oder Datensatzverwaltungsadministratoren Ihres organization zu beheben und der betroffenen Person zu antworten, warum bestimmte Elemente nicht gelöscht werden konnten.

Erfahren Sie mehr über Aufbewahrungsrichtlinien, Aufbewahrungsbezeichnungen und die Prinzipien der Aufbewahrung in Microsoft 365.

Abschließen einer Löschanforderung

Löschanforderungen folgen demselben Datenschätzungs- und Abrufprozess wie alle anderen Anforderungen. Wenn ein Mitarbeiter Daten überprüft, legt er fest, welche Inhaltselemente gelöscht werden sollen, indem er Elemente während der Datenüberprüfung als Einschließen markiert.

Projektmitarbeiter und genehmigende Personen müssen zusätzliche Schritte ausführen, die zum Löschen von Anforderungen eindeutig sind. Die Zuständigkeiten für jede Rolle sind unten beschrieben.

Schritte für Projektmitarbeiter

Wenn die Phase Daten abrufen abgeschlossen ist, sollten Projektmitarbeiter die folgenden Schritte ausführen, während sie an der Phase Daten überprüfen einer Löschanforderung arbeiten. Mitarbeiter, die nicht über die Rolle "Antragstellerrechteanforderung" Admin verfügen, benötigen den Ersteller der Anforderung, um ihnen einen direkten Link zur Detailseite der Anforderung zu senden, um die Anforderung anzeigen und bearbeiten zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung.

Hinweis

Wenn eine Löschanforderung erstellt wird, ist der Administrator der Antragstellerrechteanforderung, der die Anforderung erstellt hat, zunächst der einzige Mitarbeiter. Der Ersteller der Anforderung oder ein anderer Administrator für die Anforderung von Antragstellerrechten kann weitere Mitarbeiter hinzufügen.

Schritt Erklärung Auszuführende Aktion
1. Überprüfen Sie die gesammelten Daten. Die Projektmitarbeiter überprüfen alle Elemente, die auf der Registerkarte "Daten gesammelt " der Anforderung gesammelt wurden, und entscheiden, welche Elemente zum Löschen aufgenommen werden sollen. Wählen Sie den Namen eines Elements aus der Liste aus, und überprüfen Sie im Inhaltsüberprüfungsbereich auf der rechten Seite dessen Inhalt. Wenn das Element gelöscht werden soll, wählen Sie den Befehl Einschließen oben in der Elementliste oder im Dreipunkt-Aktionsmenü neben dem Namen oder über die Schaltfläche am unteren Rand des Überprüfungsbereichs aus. Markieren Sie die anderen Elemente entsprechend dem Datenüberprüfungsprozess als angemessen.
2. Vollständige Überprüfung. Wenn Sie als Alle Elemente einschließen markiert haben, die sich im Löschbereich befinden, wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms die Schaltfläche Überprüfung abschließen aus. Ein Flyoutbereich fasst die dateien zusammen, die zum Löschen enthalten sind, zeigt die genehmigenden Personen an und stellt ein Notizenfeld bereit. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Überprüfung abschließen aus. Überprüfen Sie im Flyout-Bereich Überprüfte Daten zur Genehmigung übermitteln die Zusammenfassung der zu löschenden Elemente, fügen Sie Notizen für genehmigende Personen hinzu, und wählen Sie Überprüfung abschließen aus.

Wenn Sie ein Element einschließen, auf das eine Aufbewahrungsbezeichnung angewendet wurde, wird dessen Überprüfungs-status als "eingeschlossen" angezeigt, aber es wird nicht vom Löschworkflow gelöscht. Details überprüfen.
3. Genehmigende Personen benachrichtigen. Nun benachrichtigen Sie genehmigende Personen, dass die Genehmigung der Löschanforderung aussteht. Genehmigende Personen werden nicht automatisch benachrichtigt, wenn eine Anforderung für ihre Genehmigung bereit ist.

Die status-Karte auf der Seite mit den Anforderungsdetails zeigt eine Unterseite Genehmigung unter Daten überprüfen an. Ein Genehmigungs-status Karte zeigt die Genehmigungs-status als Ausstehend an. Die Registerkarte Erfasste Daten ist schreibgeschützt, bis eine genehmigende Person die Überprüfung abgeschlossen hat.		 Wechseln Sie zur Seite mit den Anforderungsdetails. Wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm das Dropdownmenü Freigeben und dann Link kopieren aus, um einen direkten Link zur Anforderung zu kopieren. Teilen Sie den genehmigenden Personen mit, dass die Anforderung für ihre Überprüfung bereit ist, und stellen Sie ihnen den Link zur Anforderung bereit. Aktualisieren Sie die Seite mit den Anforderungsdetails, um die aktualisierten status Karten anzuzeigen.
4. Überprüfen Sie die Genehmigung. Wenn die genehmigenden Personen ihre Überprüfung abgeschlossen haben, kann sie die Löschanforderung genehmigen oder Änderungen empfehlen. Befolgen Sie je nach Ergebnis die Anweisungen rechts. Falls genehmigt: Warten Sie, bis die Löschworkflowaktionen abgeschlossen sind, und überprüfen Sie die Berichte, um die interne und externe Kommunikation nach Bedarf zu erleichtern.

Wenn nicht genehmigt: Auf der Seite mit den Anforderungsdetails wird eine Meldung angezeigt, dass die genehmigenden Personen Änderungen empfehlen, und der Status "Genehmigung" im Status Karte nicht mehr aktiv ist. Besuchen Sie die Registerkarte Gesammelte Daten , die jetzt entsperrt ist. Filtern Sie nach Tag(n), die die genehmigenden Person verwendet hat, und/oder zeigen Sie die Dateinotizen an, die die genehmigenden Person für Inhaltselemente hinterlassen hat. Sie können nach Bedarf diskutieren und anpassen. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite mit den Anforderungsdetails die Option Überprüfung abschließen aus. Informieren Sie die genehmigenden Personen darüber, dass sie die Genehmigungsanforderung überprüfen können.

Wenn die genehmigenden Personen die Genehmigung abgeschlossen und die Anforderung genehmigt, ist die Phase Daten überprüfen abgeschlossen. Der Löschworkflow beginnt automatisch, und die Anforderung wird in die Phase Berichte generieren verschoben.

Wichtig

Sobald die Anforderung genehmigt wurde, wird der Löschvorgang automatisch gestartet und kann nicht abgebrochen werden.

Auf der Seite mit den Anforderungsdetails wird nun eine Aktionszusammenfassung Karte angezeigt, die die Anzahl der zu löschenden Elemente und die status des Löschworkflows als In Bearbeitung oder Abgeschlossen anzeigt. Eine abgeschlossene status bedeutet, dass der Löschworkflowprozess abgeschlossen wurde. Einige Elemente können aufgrund eines Konflikts möglicherweise nicht gelöscht werden. Es wird empfohlen, das Aktionsausführungsprotokoll zu überprüfen, um elemente zu überprüfen, die Priva erfolgreich auf seine Löschbezeichnung anwenden konnte.

Schritte für genehmigende Personen

Ein Projektmitarbeiter sendet genehmigenden Personen einen direkten Link zur Anforderung, wenn sie bereit sind, sie zur Genehmigung zu überprüfen. An diesem Punkt befindet sich die Anforderung in der Phase Daten überprüfen mit einer aktiven Genehmigungsunterstufe . Wenn Sie den Link erhalten haben, kopieren Sie ihn, fügen Sie ihn in Ihren Browser ein, und führen Sie die folgenden Schritte aus.

Schritt Erklärung Auszuführende Aktion
1. Suchen Sie elemente zum Löschen auf der Registerkarte Daten zur Genehmigung . Auf der Detailseite der Anforderung werden auf der Registerkarte Daten zur Genehmigung alle Elemente aufgelistet, die von Mitarbeitern zum Löschen markiert wurden. Diese Registerkarte ist für das Löschen von Anforderungen eindeutig und wird nur für genehmigende Personen angezeigt. Wenn auf der Seite Noch keine Elemente für die Löschgenehmigung enthalten angezeigt wird, bedeutet dies, dass die Projektmitarbeiter ihre Überprüfung noch nicht abgeschlossen haben. Elemente werden angezeigt, sobald Die Projektmitarbeiter Die Überprüfung abschließen auswählen. Wählen Sie die Registerkarte Daten zur Genehmigung aus, um die Überprüfung zu starten.
2. Überprüfen Sie alle Elemente. Die Liste enthält nur die Elemente, die während des Datenüberprüfungsprozesses der Projektmitarbeiter als Einschließen gekennzeichnet sind. Für jedes Element können Sie seinen Namen aus der Liste auswählen und den Inhalt und alle Dateinotizen im Inhaltsüberprüfungsbereich auf der rechten Seite überprüfen.
3. Empfohlene Änderungen bei Bedarf. Wenn Sie feststellen, dass die Anforderung nicht unverändert genehmigt werden kann, verwenden Sie Tags und Notizen, um mitzuteilen, welche Änderungen für die Genehmigung erforderlich sind. Wählen Sie ein oder mehrere Elemente aus, und wählen Sie dann den Befehl Tags anwenden oberhalb der Liste der Elemente aus, um ein Tag anzuwenden. Sie können Notizen hinzufügen, wenn Sie ein Tag anwenden, um weitere Anleitungen und Kontext bereitzustellen. Sie können auch eine Dateinotiz für einzelne Elemente im Inhaltsüberprüfungsbereich auf der rechten Seite hinzufügen.
4. Voranschreiten Sie den Prozess. Wenn Sie die Überprüfung der Anforderung abgeschlossen haben, wählen Sie oben rechts auf dem Bildschirm Genehmigung abschließen aus. Das Flyout "Anforderung genehmigen oder Änderungen empfehlen " wird angezeigt, in dem die dateien zusammengefasst werden, die zum Löschen markiert sind. Im Abschnitt Notiz können Sie weitere Notizen für Mitarbeiter hinzufügen. Wenn Sie den Löschvorgang genehmigen: Wählen Sie im Flyoutbereich Genehmigen aus. Diese Aktion schließt die Phase Daten überprüfen ab und startet den Workflow, um den Löschvorgang zu starten. Ihre Arbeit an der Anforderung ist jetzt abgeschlossen.

Wenn Sie die Löschanforderung nicht genehmigen: Wählen Sie im Flyoutbereich Änderungen empfehlen aus, und verwenden Sie das Notizenfeld, um alle Tags zu kommunizieren, die Sie für Dateien verwendet haben, und um Empfehlungen zusammenzufassen. Die Anforderung verbleibt in der Phase Daten überprüfen . Die Projektmitarbeiter erhalten oben auf der Seite mit den Anforderungsdetails eine Meldung, dass Sie Änderungen vor der Genehmigung empfehlen. Projektmitarbeiter können nach Bedarf diskutieren und anpassen, die Überprüfung abschließen und dann die genehmigenden Personen benachrichtigen, dass die Anforderung zur Genehmigung bereit ist. Anschließend können Sie die Anforderung erneut überprüfen.

Nachdem Sie Ihre Genehmigung erteilt haben, sind Ihre Aufgaben als genehmigenden Person abgeschlossen. Ihre Registerkarte Daten zur Genehmigung wechselt in einen schreibgeschützten Zustand. Dies bedeutet, dass Sie die status von Elementen nicht ändern, Tags anwenden oder Notizen eingeben können. Der Löschworkflow beginnt automatisch, und die Anforderung wird in die Phase Berichte generieren verschoben.

Wichtig

Nachdem Elemente zum Löschen genehmigt wurden, wird der Löschvorgang automatisch gestartet und kann nicht abgebrochen werden.

Bericht zum Aktionsausführungsprotokoll

Das Aktionsausführungsprotokoll ist ein Bericht, der generiert wird, nachdem die Löschanforderung die Phase Berichte generieren durchlaufen hat. Der Bericht ist eine herunterladbare CSV-Datei auf der Registerkarte Berichte auf der Detailseite einer Anforderung von Antragstellerrechten. Jedes genehmigte Element, das während der Datenüberprüfung als Einschließen markiert wurde, wird in einer Zeile des Berichts angezeigt.

Jede Zeile im Bericht zeigt die ID des Elements, die ein eindeutiger Bezeichner für die Datei ist, und Spalten mit Daten, die erklären, was mit diesem Element im Löschvorgang passiert ist.

Überprüfen Sie das Aktionsausführungsprotokoll, um die Aktivitäten im Zusammenhang mit Inhaltselementen zu überprüfen. Zu den Spalten in der CSV-Datei gehören:

  • Genehmigungs-UPN: Der Benutzer, der die Löschanforderung genehmigt hat.
  • Genehmigungsdatum: Das Genehmigte Datum.
  • Aktion: Der Wert "ApplyRetentionLabel" ist die Anwendung der Priva delete-Bezeichnung.
  • Aktion status: Der Wert True bedeutet, dass die Bezeichnung angewendet wurde. Der Wert False bedeutet, dass die Bezeichnung nicht angewendet wurde.
  • Details zum Aktionsstatus: Wenn die Aktion status "False" ist, wird in dieser Spalte der Grund aufgeführt, warum eine Bezeichnung nicht angewendet werden konnte. Beispielsweise unterstützt der Speicherort des Elements keine Aufbewahrungsbezeichnungen, oder das Element verfügte über eine vorhandene Aufbewahrungsbezeichnung, oder ein anderer Fehler verhinderte die Anwendung der Bezeichnung.
  • Aktionsdatum: Das Datum, an dem die Aktion angewendet wurde.

Das Aktionsausführungsprotokoll enthält die unveränderliche ID, den Pfad, den Absender/Autor und den Betreff/Titel eines Elements. Diese Liste kann ein hilfreicher Verweis sein, wenn überprüft wird, ob zum Löschen genehmigte Elemente mit PrivaDelete gekennzeichnet wurden, sowie für die Überprüfung des Löschvorgangs. Die Liste kann auch hilfreich sein, wenn andere Projektbeteiligte im organization Elemente behandeln müssen, die aufgrund eines Konflikts übersprungen wurden. Wenn Sie beabsichtigen, diese Datei zur späteren Referenz herunterzuladen und aufzubewahren, empfehlen wir, alle personenbezogenen Daten aus der Datei zu löschen, die in den Spalten Pfad, Absender/Autor und Betreff/Titel zu finden sind.

Wie alle anderen Berichte wird das Aktionsausführungsprotokoll 30 Tage nach dem Schließen der Anforderung gelöscht, es sei denn, Sie haben die Option 90 Tage für Ihren Datenaufbewahrungszeitraum ausgewählt. Weitere Informationen finden Sie unter Aufbewahrungszeiträume für Berichte und Daten.

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