Überprüfen von Daten für eine Antrag auf Rechte betroffener Personen

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die für eine Anforderung von Antragstellerrechten gesammelten Daten mithilfe von Bearbeitungstools, Dateitags, überprüfen. Erfahren Sie, wie Sie die Zusammenarbeitsfunktionalität verwenden, die einen dedizierten Teams-Kanal umfasst.

Nachdem Daten für eine Anfrage mit Betroffenenrechten gesammelt wurden, besteht die nächste Phase darin, die Inhaltselemente zu überprüfen, zu entscheiden, welche Elemente als Teil der Anforderung eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen, und informationen bei Bedarf zu bearbeiten.

Aufgaben zum Abschließen der Datenüberprüfung

In der Phase Daten überprüfen untersuchen Projektmitarbeiter die Inhaltselemente auf der Registerkarte Gesammelte Daten . Ein Teams-Kanal wird automatisch eingerichtet, um die Überprüfung von Inhalten durch alle Beteiligten zu erleichtern. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung . Die wesentlichen Aufgaben für den Datenüberprüfungsschritt sind unten aufgeführt:

Hinweis

Löschanforderungen umfassen eine zusätzliche Genehmigungsunterstufe im Schritt "Daten überprüfen". Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen und Verwalten einer Löschanforderung (Vorschau).

Importieren anderer Dateien

Wenn Sie eine Zugriffs- oder Exportanforderung erfüllen, sollten Sie andere Inhaltselemente in die Anforderung einbinden, um Ihre Überprüfung und Ausgabe für die betroffene Person zu konsolidieren. Beispielsweise Dateien, die außerhalb der Microsoft 365-Umgebung Ihrer Organisation gespeichert sind, oder andere Elemente, die Sie für relevant halten, aber in der Suche keinen Bereich haben. Sie können Dateien zusammen mit den anderen Elementen in die Registerkarte Gesammelte Daten einer einzelnen Anforderung importieren, die überprüft und bearbeitet werden sollen. Importierte Dateien werden demselben Azure Blob Storage Container mit den anderen Inhaltselementen hinzugefügt, die von Ihrer Suche abgerufen wurden.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Dateien zu importieren:

  1. Wählen Sie auf der Seite mit den Anforderungsdetails in der Befehlsleiste oben auf der Seite Dateien importieren aus.

  2. Das Feld Dateien importieren wird auf dem Bildschirm angezeigt. Wählen Sie Dateien auswählen aus, und wählen Sie in der Datei-Explorer-Ansicht eine oder mehrere Zu importierende Dateien aus.

  3. Sie gelangen zurück zum Feld Dateien importieren , in dem die von Ihnen ausgewählten Dateien aufgelistet sind. Sie können erneut Dateien auswählen auswählen, um der Liste weitere Elemente hinzuzufügen. Um eine der Dateien zu entfernen, wählen Sie Löschen aus, wodurch alle Dateien entfernt werden, und wählen Sie Dateien erneut aus.

  4. Wenn alle gewünschten Dateien im Feld Dateien importieren aufgeführt sind, wählen Sie Importieren aus. Um den Vorgang ohne Upload zu beenden, wählen Sie Import abbrechen aus.

Wenn der Import beginnt, werden Sie zur Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung zurückgeführt. Eine Meldung über der Registerkarte gibt an, dass ihr Upload ausgeführt wird. Wenn ein Problem mit dem Upload auftritt, werden Sie in der Meldung darüber informiert und eine Option zum Wiederholen angezeigt.

Wenn der Import abgeschlossen ist, wird über der Registerkarte Daten gesammelt eine Bestätigungsmeldung angezeigt.

Weitere Details zum Importieren von Dateien:

  • Die maximale Dateigröße für den Import beträgt 500 MB. Wenn eine Datei den Grenzwert überschreitet, wird im Feld Dateien importieren eine Warnmeldung angezeigt.

  • Es kann bis zu 20 Minuten dauern, bis die importierten Dateien auf der Registerkarte Gesammelte Daten verfügbar sind.

  • Wenn für einen Benutzer bereits ein Import ausgeführt wird, kann derselbe Benutzer erst dann weitere Dateien hochladen, wenn der vorherige Uploadvorgang abgeschlossen ist. Mehrere Benutzer können Dateien gleichzeitig in dieselbe Anforderung hochladen. Je mehr Uploads ausgeführt werden, desto länger dauert es jedoch. Statusmeldungen in der Anforderung informieren, wenn ein Upload abgeschlossen ist und Dateien zur Überprüfung bereit sind.

Filtern der Elementliste

Über der Liste der Elemente auf der Registerkarte Gesammelte Daten befinden sich eine Reihe statischer Filteroptionen, z. B. Schlüsselwörter, Status überprüfen und Tags. Um einen dieser Filter anzuwenden, wählen Sie den Pfeil nach unten neben dem Filternamen aus, und geben Sie die angeforderten Filterkriterien ein.

Tipp

Das Filtern nach Schlüsselwörtern kann sehr hilfreich sein, um eine bestimmte Teilmenge von Elementen zu identifizieren, die der betroffenen Person zugeordnet sind. Sie können mehrere Schlüsselwörter durch ein Semikolon getrennt eingeben. Das Schlüsselworttextfeld wird als Platzhalter unterstützt. Sie können das Platzhalterzeichen (*) vor oder am Ende eines Worts hinzufügen, um Variationen dieses Worts zu finden.

Weitere Filter finden Sie, indem Sie den Befehl Filter oberhalb der Liste der Elemente auswählen. Ein Filter-Flyoutbereich wird mit einer Liste zusätzlicher Filtersätze angezeigt. z. B. Elementname, personenbezogene Datentypen oder Empfänger. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben dem Filtersatz, den Sie auf Die Liste der Elemente anwenden möchten. Der Standort-/Pfadfilter wird wie der Schlüsselwortfilter unterstützt.

Wenn Sie mit der Auswahl von Filtern fertig sind, wählen Sie Fertig aus. Ihre Liste der Elemente wird jetzt nach Ihren Auswahlmöglichkeiten gefiltert.

Wenn Sie Filter anwenden und dann von der Registerkarte Gesammelte Daten navigieren, werden die Filterkriterien zurückgesetzt. Wenn Sie zur Registerkarte Gesammelte Daten zurückkehren, müssen Sie alle gewünschten Filter erneut anwenden.

Elemente als Einschließen oder Ausschließen markieren

Überprüfen Sie die Elemente, die auf der Registerkarte Erfasste Daten der Anforderung aufgeführt sind, um festzustellen, ob sie die personenbezogenen Daten der betroffenen Person enthalten. Um den Inhalt in jedem Element zu überprüfen, wählen Sie den Namen des Elements in der Liste der Elemente aus. Der Inhalt wird im Inhaltsüberprüfungsbereich rechts neben der Tabelle angezeigt. Wenn der Inhalt nicht angezeigt wird, können Sie das Element herunterladen, um es anhand dieser Anweisungen zu überprüfen.

Tipp

Die Registerkarte Nur-Text des Inhaltsüberprüfungsbereichs hebt Text hervor, der mit den Bezeichnern der betroffenen Person übereinstimmt, die Sie beim Erstellen der Anforderung angegeben haben (siehe Schritt 4 des geführten Prozesses zum Erstellen einer Anforderung). Bezeichner werden hervorgehoben, wenn sie im Textkörper einer E-Mail, eines Dokuments oder eines anderen Inhaltselements angezeigt werden. Bezeichner werden nicht hervorgehoben, wenn sie in E-Mail- oder Dokumentkopfzeilen angezeigt werden.

Wenn Sie entscheiden, dass das Element als Teil des endgültigen Berichts an die betroffene Person aufgenommen werden soll, wählen Sie auf der Befehlsleiste oben in der Liste der Elemente die Option Einschließen aus. Sie können auch die blaue Schaltfläche Einschließen im Inhaltsüberprüfungsbereich rechts neben der Liste der Elemente auswählen. Wenn Sie Einschließen auswählen, wird ein Flyoutbereich mit einer Option zum Hinzufügen von Notizen angezeigt. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Senden aus, um den Überprüfungsstatus des Elements als Einschließen zu speichern.

Wenn das Element nicht als Teil der Anforderung gehört, können Sie auf der Befehlsleiste ausschließen oder im Inhaltsüberprüfungsbereich die Schaltfläche Ausschließen auswählen. Das explizite Markieren eines Elements als Ausschließen ist häufig für interne Datensätze erforderlich.

Standardmäßig werden nur Elemente, die Sie als Einschließen markieren, in die endgültigen Berichte aufgenommen, die für die betroffene Person generiert werden.

Hinweis

Wenn Sie ein Element als Ausschließen markieren, müssen Sie eine Notiz als Begründung dafür hinzufügen, warum es sich nicht auf die Anforderung der Antragstellerrechte bezieht. Hinweise dienen internen Zwecken und sind nicht in den Abschlussberichten enthalten.

Wenn der Inhalt für Ihre Suchabfrage falsch positiv zu sein scheint, wählen Sie Keine Übereinstimmung aus, und wählen Sie im Flyoutbereich Bestätigen aus. Durch diese Aktion wird das Element als etwas gekennzeichnet, das bei der Suche nicht hätte erkannt werden sollen.

Dateien herunterladen

Wenn der Inhalt eines Elements nicht im Inhaltsüberprüfungsbereich angezeigt wird, können Sie das Element auf Ihren lokalen Computer herunterladen, um es zu überprüfen und alle erforderlichen Bearbeitungen vorzunehmen. Wählen Sie zum Herunterladen eines Elements dessen Namen aus der Elementliste aus, und wählen Sie dann links neben dem Suchfeld oberhalb der Elementliste den Befehl Herunterladen aus. Wenn Sie Änderungen am Element vornehmen müssen, speichern Sie die Änderungen am Element auf Ihrem lokalen Computer, und importieren Sie das Element dann erneut, indem Sie die Importanweisungen befolgen.

Apply tags

Datenüberprüfungstags führen keine Aktionen für ein Inhaltselement aus oder initiieren sie, aber sie können verwendet werden, um Ihnen zu helfen, Elemente zu identifizieren und zu markieren, die möglicherweise weitere Aufmerksamkeit erfordern. Das Anwenden eines Tags kann z. B. nützlich sein, um Mitarbeiter aufzufordern, einen bestimmten Satz von Dateien zu überprüfen.

Es gibt insgesamt 23 Datenüberprüfungstags. Zwei sind Standardtags mit den Namen Follow-up und Update, für die Sie eine Beschreibung festlegen können. Die anderen 21 sind benutzerdefinierte Tags, die Sie benennen und beschreiben können.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Tags in den Priva-Einstellungen verwalten. Tageinstellungen gelten für alle Anfragen zu Antragstellerrechten.

So fügen Sie Tags für ein einzelnes Element hinzu oder entfernen sie:

  • Wählen Sie das Element aus der Liste auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung aus.
  • Wählen Sie im Elementvorschaubereich rechts neben der Liste die Schaltfläche Tags anwenden in der unteren Zeile aus. Sie können auch die drei Punkte rechts neben dem Elementnamen und die Option Tags anwenden auswählen oder das Symbol tags in der Befehlsleiste über der Elementauflistung auswählen.
  • Ein Flyoutbereich mit der Liste der Tags wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem der Tags, die Sie auf das Element anwenden möchten. Wenn Sie ein Kontrollkästchen deaktivieren, wird das Tag entfernt.
  • Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Speichern aus, wodurch Ihre Tagauswahl gespeichert und der Flyoutbereich geschlossen wird.

So fügen Sie Tags für mehrere Elemente hinzu oder entfernen sie:

  • Wählen Sie das erste Element aus der Liste auf der Registerkarte Gesammelte Daten der Anforderung aus.
  • Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben zusätzlichen Elementen in der Liste, um die gleiche Tagänderung durchzuführen.
  • Wählen Sie im Bereich direkt über der Elementliste den Befehl Tags anwenden aus.
  • Wählen Sie in der daraufhin angezeigten Dropdownliste Hinzufügen oder Entfernen aus.
  • Ein Flyoutbereich mit der Liste der Tags wird angezeigt. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben einem der Tags, die Sie hinzufügen oder entfernen möchten.
  • Fügen Sie bei Bedarf notizen zu jeder ausgewählten Datei hinzu. Hinweise dienen nur zur internen Referenz und sind für betroffene Personen nicht sichtbar.
  • Wählen Sie Speichern aus, um Ihre Auswahl zu speichern und den Flyoutbereich zu schließen.

So fügen Sie benutzerdefinierte Tags hinzu oder aktualisieren Tagbeschreibungen:

  • Wählen Sie auf der Seite Anträge auf Betreffrechte in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Einstellungen aus, um zu Ihren Priva-Einstellungen zu gelangen.
  • Wechseln Sie zur Seite Datenüberprüfungstags , und wählen Sie das Tag aus, um eine Beschreibung und für die benutzerdefinierten Tags einen Namen einzugeben. Erfahren Sie mehr über Tageinstellungen.

So exportieren Sie eine Liste mit markierten Elementen:

  • Wechseln Sie zur Seite Gesammelte Daten in einer Antragstellerrechteanforderung.
  • Wählen Sie oberhalb der Liste der Elemente den Befehl Exportieren aus.
  • Eine Excel-Datei wird heruntergeladen, die die Eigenschaften für alle Elemente anzeigt, die bei der Suche nach der Anforderung gesammelt wurden. Suchen Sie die Spalte Tags , um die Elemente nach Tag zu identifizieren und zu sortieren.

Verwenden des Befehls "Kommentieren" zum Bearbeiten von Text

Auf der Registerkarte Kommentieren im Inhaltsüberprüfungsbereich können Sie Inlinemarkups erstellen und Daten innerhalb eines Inhaltselements bearbeiten. Wenn Sie z. B. eine Datei für eine Person einschließen müssen, die auch die persönlichen Informationen einer anderen betroffenen Person enthält, können Sie die Bereichsbearbeitung unter der Schaltfläche Zeichnung in der Befehlsleiste verwenden, um alle Informationen auszulöschen, die sich nicht auf die Person beziehen, die die Anforderung gestellt hat. Wenn Ihre Bearbeitungen abgeschlossen sind, wählen Sie Einschließen aus, um die bearbeitete Datei der Anforderung hinzuzufügen. Die Anmerkung erstellt eine Kopie der Datei, die in Ihrem Azure-Blob gespeichert ist. Die ursprüngliche Datei bleibt unverändert und wird am ursprünglichen Speicherort gespeichert.

Tipp

Verwenden Sie den Befehl Suchen (das Lupensymbol) im Bereich Inhaltsüberprüfung kommentieren, um den Text, den Sie bearbeiten möchten, schnell zu finden. Geben Sie den gesuchten Text in das Suchtextfeld ein, und wählen Sie dann die Pfeile Weiter und Zurück rechts neben dem Suchfeld aus, um zu den nächsten Instanzen zu navigieren.

Eingeben von Notizen zu einer Datei

Um Notizen zu einem Element hinzuzufügen oder zu überprüfen, wählen Sie das Element aus dessen Zeile aus, und wechseln Sie zur Registerkarte Dateinotizen im Inhaltsüberprüfungsbereich auf der rechten Seite. Sie können auch die Option Dateinotiz hinzufügen verwenden, um einen neuen Kommentar zu erstellen. Um Notizen auf gesamter Fallebene zu überprüfen oder hinzuzufügen, wechseln Sie oben zur Hauptregisterkarte Notizen , und verwenden Sie Fallnotiz hinzufügen. Diese Hinweise sind für Benutzer sichtbar, die an der Anforderung arbeiten, werden aber nicht in den endgültigen Bericht aufgenommen oder anderweitig für die betroffene Person freigegeben.

Zusammenarbeit für die Datenüberprüfung

Administratoren für Antragstellerrechte können alle Anforderungen anzeigen. Sie können andere Benutzer hinzufügen, um an einer Anforderung zusammenzuarbeiten. Dadurch erhalten sie Zugriff, um diese Anforderung anzuzeigen und mit den darin gesammelten Daten zu arbeiten, um die Anforderung in den Abschluss zu verschieben.

Auf der Registerkarte Projektmitarbeiter auf der Seite mit den Anforderungsdetails werden alle Mitarbeiter angezeigt, die die Anforderung und jeden zugehörigen Teams-Kanal anzeigen und dazu beitragen können.

So fügen Sie einer Anforderung Mitarbeiter hinzu:

  1. Wechseln Sie auf der Detailseite einer Anforderung zur Registerkarte Mitarbeiter .
  2. Wählen Sie auf der Registerkarte den Befehl Add collaborator (Mitarbeiter hinzufügen ) aus.
  3. Beginnen Sie im Fenster Mitarbeiter hinzufügen mit der Eingabe des Benutzernamens, wählen Sie den Namen aus, sobald er angezeigt wird, und wählen Sie dann Hinzufügen aus.
  4. Teilen Sie einen Link zur Anforderung mit Projektmitarbeitern. Rufen Sie den Link ab, indem Sie in der oberen rechten Ecke der Seite mit den Anforderungsdetails freigeben und dann Link kopieren auswählen.

Wenn Sie eine Anforderung erstellen, wird automatisch ein dedizierter Teams-Kanal für Mitarbeiter erstellt, um die Anforderung zu besprechen und Eingaben sicher zu teilen. Um einen Teams-Chat zu starten, kann jeder Mitarbeiter oben rechts auf der Detailseite der Anforderung Chat with collaborators (Mit Projektmitarbeitern chatten ) auswählen. Diese Aktion öffnet Teams und platziert Sie im Kanal Allgemein für die Teamwebsite Ihrer Antragstellerrechteanforderung.

Um einen Mitarbeiter zu entfernen, wählen Sie seinen Namen aus der Liste der Projektmitarbeiter und dann den Befehl Mitarbeiter entfernen aus. Durch das Entfernen eines Mitarbeiters wird der Benutzer aus der Liste der Mitarbeiter und aus dem Teams-Kanal der Anforderung entfernt. Der Benutzer, der die Anforderung erstellt hat, kann nicht als Mitarbeiter entfernt werden.

Sie können das Standardverhalten beim Erstellen von Teams-Kanälen für Anträge auf Antragstellerrechte ändern, indem Sie zu Priva-Einstellungen in der oberen rechten Ecke von Subject Rights Request wechseln. Wählen Sie Teams-Zusammenarbeit aus, und deaktivieren Sie dann das Kontrollkästchen auf der Seite, um die Teams-Funktionen für alle Anträge auf Antragstellerrechte zu deaktivieren.

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Abschließen der Überprüfung

Wenn alle Elemente überprüft wurden und Sie deren Status auf Einschließen, Ausschließen oder Keine Übereinstimmung festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Überprüfungsschritt zu schließen. Jeder der Projektmitarbeiter auf eine Anforderung kann die Überprüfung abschließen.

Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Anforderung die Schaltfläche Überprüfung abschließen aus. Ein Flyoutbereich zeigt eine Zusammenfassung der Daten an und fügt alle zugehörigen Notizen hinzu. Diese Hinweise dienen der internen Aufzeichnung und werden nicht für die betroffene Person freigegeben.

Wählen Sie im Flyoutbereich Überprüfung abschließen aus, um den Überprüfungsschritt abzuschließen. Diese Aktion bereitet die Anforderung für die letzten Phasen des Prozesses vor: Generieren von Berichten und Schließen der Anforderung. Zusammenfassungen Ihrer Entscheidungen werden später auf der Registerkarte Berichte bereitgestellt.

Nächste Schritte

Unter Berichte generieren und eine Anforderung schließen erfahren Sie, wie Sie den endgültigen Bericht generieren und auf den Abschluss der Anforderung hinarbeiten.

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