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Erstellen einer Anforderung und Definieren von Sucheinstellungen

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Benutzer müssen alle Rollen in der Rollengruppe Administratoren für Antragstellerrechte anfordern (siehe Priva-Berechtigungen), um eine Anforderung zu erstellen. Es gibt zwei Möglichkeiten, eine Anforderung zu erstellen:

  • Aus einer Vorlage, eine schnelle out-of-box-Option, die maßgeschneiderte Standardeinstellungen verwendet; oder
  • Die benutzerdefinierte Option, die ein geführter Prozess ist, um alle Einstellungen zu durchlaufen.

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Wenn Sie zum ersten Mal die Lösung für Anträge auf Rechte betroffener Personen besuchen, bieten wir eine vereinfachte Möglichkeit, eine Anforderung zu erstellen und Features zu erkunden. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Erste Schritte mit Ihrer ersten Anforderung .

Anforderungstypen

Priva Subject Rights Requests unterstützt vier Arten von Anforderungen:

  1. Zugriff: Enthält eine Zusammenfassung der personenbezogenen Daten der betroffenen Person, die von Ihrer Organisation in Microsoft 365 gespeichert sind.

  2. Exportieren: Stellt eine Zusammenfassung und eine exportierte Datei mit Inhaltselementen bereit, die die persönlichen Informationen der betroffenen Person enthalten. Dies sind die Elemente, die bei der Überprüfung der von Ihren Sucheinstellungen gesammelten Daten überprüft und als Eingeschlossen gekennzeichnet sind.

  3. Liste mit Tags zur Nachverfolgung: Generiert eine Zusammenfassung der Dateien, die während der Datenüberprüfung markiert wurden. Sie können von Priva bereitgestellte Tags anzeigen und benutzerdefinierte Tags in priva-Einstellungen einrichten.

  4. Löschen: Löscht Inhaltselemente, die die personenbezogenen Daten einer betroffenen Person enthalten. Dies sind die Elemente, die bei der Überprüfung der gesammelten Daten nach Abschluss der Genehmigung als Einschließen gekennzeichnet sind.

    Hinweis

    Das Erstellen und Verwalten einer Löschanforderung umfasst zusätzlich zu den in diesem Artikel aufgeführten eindeutigen Schritten. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Erstellen und Verwalten einer Löschanforderung.

Erste Schritte mit Ihrer ersten Anforderung

Wenn Sie eine Testversion oder ein Abonnement von Anträgen auf Antragstellerrechte starten, bieten wir eine einfache, sofort einsatzbereite Einrichtung für Ihre erste Anforderung, die Standardeinstellungen verwendet. Dieses Setup kann Ihnen helfen, den Workflow für die Anforderung von Antragstellerrechten zu untersuchen und sich mit dessen Funktionalität vertraut zu machen.

Wenn Sie zum ersten Mal auf die Seite "Anträge für Antragstellerrechte" gelangen, wird oben ein Banner mit der Schaltfläche Erste Schritte angezeigt. Wenn ein Benutzer diese Schaltfläche auswählt, wird ein Flyoutbereich mit den Informationen dieses Benutzers angezeigt, die vorab in den Feldern "Name" und "E-Mail" aufgefüllt sind, und alle Standardeinstellungen werden angezeigt.

Erkunden der Anforderungsfunktionalität mit Ihren Informationen: Wenn Sie eine Anfrage zu Themenrechten basierend auf Ihren eigenen Informationen ausprobieren, können Sie sich vertraut machen und sich mit jeder Phase des Prozesses vertraut machen. Sie sehen, was eine Standardsuche zurückgibt, und können die Verfeinerung der Ergebnisse durch Anpassen der Sucheinstellungen üben. Auf der Registerkarte Gesammelte Daten können Sie Elemente im Vorschaubereich auf der rechten Seite überprüfen und das Bearbeiten von Text, das Anwenden von Tags, das Eingeben von Notizen und das Markieren von Elementen, die für den endgültigen Bericht eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen ,üben (Details finden Sie unter Überprüfen von Daten für einen Antrag auf Rechte betroffener Personen).

  • Sie müssen Ihre Informationen nicht verwenden, um Ihre erste Anforderung zu erstellen. Wenn Sie bereit sind, eine Anfrage für eine betroffene Person zu starten, ersetzen Sie Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse durch die Informationen der betroffenen Person.

Um alle Einstellungen zu akzeptieren und die Anforderung zu erstellen, wählen Sie Erstellen aus. Der Bereich wird geschlossen, und Ihre neue Anforderung wird auf der Seite Anträge für Antragsteller aufgeführt. Um die Standardeinstellungen vor dem Erstellen der Anforderung zu ändern, wählen Sie Anforderungsdetails bearbeiten aus, wodurch Sie in den Assistenten zum Erstellen von Antragstellerrechten versetzt werden.

Hinweis

Jede Anforderung, die Sie erstellen, zählt für Ihre Test- oder kostenpflichtige Abonnementzuweisung, unabhängig davon, welche Daten der betroffenen Person für die Anforderung verwendet werden. Der standardmäßige 30-tägige Datenaufbewahrungszeitraum gilt, nachdem die Anforderung geschlossen wurde. Erfahren Sie, wie Sie Aufbewahrungsfristen für Anträge auf Antragstellerrechte ändern.

Schnelleinrichtung: Verwenden einer Vorlage mit Standardeinstellungen

Wenn Sie eine Anforderung direkt aus einer Vorlage erstellen, sollen die Standardeinstellungen Ihnen helfen, schnell loszulegen. Die drei Vorlagen entsprechen den drei Anforderungstypen: Datenzugriff, Datenexport und Daten mit Tags für weitere Aktionen. Sie können die Standardeinstellungen einer Vorlage anzeigen und während der Anforderungserstellung Änderungen vornehmen.

Auswählen der Beziehung

Mit jeder Vorlage können Sie den Typ der Beziehung zwischen der betroffenen Person und Ihrer Organisation auswählen, die wiederum die Standardeinstellungen bestimmt. In den folgenden Punkten wird erläutert, wie sich die von Ihnen ausgewählte Beziehung auf die Sucheinstellungen in Vorlagen auswirkt:

  • Aktueller Mitarbeiter: Suchergebnisse sind so zugeschnitten, dass E-Mails oder Teams-Chats, an denen der Mitarbeiter teilgenommen hat, oder Dateien, die der Mitarbeiter erstellt hat, vermieden werden. Diese Einstellung optimiert die Suchergebnisse, da aktuelle Mitarbeiter in der Regel Zugriff auf Inhalte haben, die sie verfasst haben, oder auf Kommunikation, an der sie teilgenommen haben.

  • Ehemaliger Mitarbeiter: Die Sucheinstellungen priorisieren das Postfach des ehemaligen Mitarbeiters (falls verfügbar) und die vom Mitarbeiter erstellten Elemente. Diese Einstellungen zielen darauf ab, Inhalte zurückzugeben, die ehemalige Mitarbeiter generiert oder daran teilgenommen haben.

  • Kunde, potenzieller Mitarbeiter und Sonstiges: Suchergebnisse für diese Beziehungen enthalten keine Inhalte, die von der betroffenen Person erstellt wurden, und enthalten nur die neuesten Versionen von SharePoint-Elementen (weitere Informationen finden Sie unter erweiterte Suchoptionen).

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Auf der Hauptseite Anforderungen für Antragstellerrechte können Sie ihre Liste der Anforderungen nach Beziehung in der Spalte Beziehung zur Organisation sortieren.

Schritte zum Erstellen einer Anforderung aus einer Vorlage

  1. Je nachdem, welches Portal Sie verwenden:

    • Wählen Sie im neuen Priva-Portal (Vorschau) die Option Betreffrechte requets aus. Wählen Sie unter Daten in Microsoft 365 im linken Navigationsbereich Microsoft 365-Anforderungen und dann Neue Anforderung aus.
    • Wählen Sie im klassischen Microsoft Purview-Complianceportal im linken Navigationsbereich Antragstellerrechteanforderungen aus. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Anforderung erstellen aus.

  2. Suchen Sie den Typ der Anforderung, die Sie erstellen möchten ( Datenzugriff, Datenexport oder Daten mit Tags für weitere Aktionen), und wählen Sie Erste Schritte aus. Ein Flyoutbereich wird angezeigt.

  3. Wählen Sie unter Beziehung zur Organisation die Option aus, die die Beziehung zwischen der betroffenen Person und Ihrer Organisation beschreibt. Wenn Sie Andere auswählen, wird im Flyoutbereich das Textfeld Andere Beziehung angezeigt. Geben Sie einen Begriff ein, der für Ihre Organisation sinnvoll ist. Beispiel: "Patient" oder "Student".

  4. Wenn Sie alle Standardeinstellungen überprüfen und änderungen daran vornehmen möchten, wählen Sie die Schaltfläche Einstellungen anzeigen aus. Die Einstellungen werden im Flyoutbereich angezeigt. Um Einstellungen zu ändern, wählen Sie Einstellungen bearbeiten aus. Dadurch gelangen Sie in den unten beschriebenen geführten Prozess .

  5. Geben Sie die Details der betroffenen Person ein:

    • Vor- und Nachname sowie E-Mail-Adresse sind Pflichtfelder. Wenn Sie bei aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern den Namen der betroffenen Person in das Feld Nach einer betroffenen Person suchen eingeben, wird eine Liste der Benutzer angezeigt, aus der Sie auswählen können. Sie können auch den Link unterhalb dieses Felds auswählen, um den Namen und die E-Mail-Adresse manuell einzugeben.
    • Es ist optional, das Wohnsitzland der betroffenen Person, die mit ihrer Anfrage verbundene Datenschutzbestimmungen und einen Zeitrahmen einzugeben.

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    Der Standardzeitrahmen sucht nach Inhalten, die innerhalb der letzten 12 Monate erstellt oder geändert wurden. Sie können diese Einstellung ändern, um alle inhalte auszuwählen, die zu einem beliebigen Zeitpunkt erstellt wurden, oder einen benutzerdefinierten Zeitrahmen festlegen.

  6. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Erstellen aus. Sie gelangen zurück zu Ihrer Seite "Antragstellerrechte anfordern ", auf der Ihre neue Anforderung oben in der Anforderungsliste aufgeführt ist.

Standardmäßig wird Ihre Anforderung mit dem Namen der betroffenen Person und dem Typ der Anforderung benannt. Um den Anforderungsnamen zu bearbeiten, wählen Sie die Anforderung aus der Liste aus, um die Detailseite zu öffnen, und wählen Sie oben auf dem Bildschirm den Befehl Bearbeiten aus. Sie gelangen zum Assistenten zum Erstellen von Anforderungen. Wählen Sie Weiter aus, bis Sie zur Seite Anforderungsname gelangen, auf der Sie den Namen bearbeiten und eine Beschreibung hinzufügen können.

Keine der Vorlagen wird in der Datenschätzungsphase automatisch angehalten. Sie können diese und andere Sucheinstellungen jedoch ändern, indem Sie im Flyoutbereich der Vorlage auf Ansichtseinstellungen klicken.

Benutzerdefinierte Einrichtung: Geführter Prozess zum Auswählen aller Einstellungen

Die Benutzerdefinierte Anforderungsoption ist ein geführter Prozess zum Erstellen einer Richtlinie. Sie beginnen mit der Auswahl einer Vorlage und durchlaufen dann die einzelnen Einstellungen, um Ihre Richtlinie anzupassen. Die folgenden Anweisungen enthalten Details zu den grundlegenden Einstellungen, die für jeden der drei Richtlinientypen gelten. Wenn sich die Einstellungen je nach Richtlinientyp unterscheiden, verknüpfen wir sie mit bestimmten Anweisungen.

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Anforderung zu erstellen:

  1. Je nachdem, welches Portal Sie verwenden:

    • Wählen Sie im neuen Priva-Portal (Vorschau) die Option Betreffrechte requets aus. Wählen Sie im linken Navigationsbereich unter Daten in Microsoft 365 die Option Microsoft 365-Anforderungen und dann Neue Anforderung aus.
    • Wählen Sie im klassischen Microsoft Purview-Complianceportal im linken Navigationsbereich Antragstellerrechteanforderungen aus. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms Anforderung erstellen aus.

  2. Wählen Sie unter der Option Benutzerdefiniertdie Option Erste Schritte aus. Sie werden in den Anforderungserstellungs-Assistenten aufgenommen.

  3. Auf der Informationsseite der betroffenen Person ist die Eingabe des Vor- und Nachnamens der betroffenen Person optional, aber die E-Mail-Adresse ist erforderlich. Wählen Sie Datensubjektbezeichner hinzufügen aus, um weitere Informationen für die Suche bereitzustellen, z. B. Spitznamen, Adresse oder Telefonnummer. Wählen Sie Wohnsitz hinzufügen aus, um das Wohnsitzland der betroffenen Person auszuwählen. Wählen Sie die Option aus, die identifiziert, wie die betroffene Person mit Ihrer Organisation verbunden ist. Wenn Sie Andere auswählen, geben Sie einen Begriff ein, um die Beziehung zu beschreiben, die für Ihre Organisation sinnvoll ist. Beispiel: "Patient" oder "Student". Wählen Sie Weiter aus, um mit dem nächsten Schritt fortzufahren.

  4. Entscheiden Sie auf der Seite Standorte , wo Sie nach den Informationen der betroffenen Person suchen möchten. Wählen Sie eine oder beide der folgenden Speicherorte aus, indem Sie den Statusschalter neben jeder Option auf die Position Ein setzen:

    • Exchange: Suchen Sie nach Daten in Exchange-Postfächern und in Teams-Chats für Einzelpersonen oder Gruppen. Sie können alle Exchange-Konten in Ihrer Organisation durchsuchen oder Konten auswählen , um einzelne Benutzer aus dem Flyoutbereich Exchange-Postfächer auszuwählen.

    • SharePoint: Suchen Sie in SharePoint-Websites, OneDrive for Business-Websites und Teams-Kanälen nach Daten. Sie können alle SharePoint-Websites in Ihrer Organisation durchsuchen oder websites auswählen , um einzelne Benutzer im Flyoutbereich für SharePoint-Websites auszuwählen.

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    Hilfe zum Identifizieren der geeigneten Suchbegriffe finden Sie in den folgenden Themen:

    • SharePoint-Websites und -URLs: Verwalten von Websites im SharePoint Admin Center enthält Anleitungen zum Sortieren und Filtern von Websites und zum Suchen nach einer SharePoint-Website. Verwenden Sie diese Option, um URLs zu finden, die im Flyoutbereich von SharePoint-Websites in das Suchfeld eingegeben werden sollen.
    • Teams-Chats und -Kanäle: Get-Team zeigt, wie Sie Teams in Microsoft Teams finden, indem Sie bestimmte Eigenschaften oder Informationen bereitstellen.
    • OneDrive-Websites und -URLs: Informationen zu OneDrive-URLs enthält Informationen zum richtigen Format und zu den Eigenschaften für die OneDrive-URL eines Benutzers. Verwenden Sie dies, um OneDrive-Websites in Ihrer Suche zu identifizieren.

  5. Auf der Seite Sucheinstellungen definieren können Sie änderungen an der Standardsuche vornehmen, indem Sie zwischen verschiedenen erweiterten Suchoptionen auswählen. Hier können Sie auch auswählen, zuerst eine Schätzung zu erhalten, bevor Daten automatisch zurückgegeben werden. Wenn Sie eine dieser Optionen auswählen, fahren Sie mit den zusätzlichen Bildschirmen fort, wenn Sie Weiter auswählen. Weitere Informationen finden Sie weiter unten unter Definieren von Sucheinstellungen . Wenn Sie Ihre Suche nicht ändern möchten, lassen Sie alle Optionen leer, und wählen Sie Weiter aus, um mit der nächsten Phase fortzufahren.

  6. Wählen Sie auf der Seite Anforderungstyp auswählen den Anforderungstyp aus: Zugriff, Export oder Markierte Liste für die Nachverfolgung (siehe Beschreibungen oben). Geben Sie an, ob sich die Anforderung auf eine Datenschutzverordnung bezieht. Überprüfen oder ändern Sie den Abschlussstichtag, der standardmäßig zwei Wochen nach dem Erstellungsdatum der Anforderung beträgt. Wählen Sie dann Weiter aus.

  7. Auf der Seite Bestätigen oder Bearbeiten des Namens dieser Anforderung können Sie den Für die Anforderung angegebenen Anzeigenamen beibehalten oder bearbeiten und eine optionale Beschreibung eingeben. Wählen Sie dann Weiter aus.

  8. Überprüfen Sie auf der Seite Überprüfen und beenden die Zusammenfassung ihrer Eingaben in den vorherigen Schritten. Jedes Feld kann bearbeitet werden, indem in jedem Abschnitt der Link Bearbeiten ausgewählt wird. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie Anforderung erstellen aus.

Nachdem die Anforderung erstellt wurde, wird ein Bestätigungsbildschirm angezeigt. Wählen Sie Fertig aus, um zum Hauptbildschirm für Anträge auf Antragstellerrechte zurückzukehren. Die neue Anforderung wird oben in der Liste der Anforderungen aufgeführt. Wählen Sie es aus der Liste aus, um mit der Überprüfung und Bearbeitung der Statusphasen zu beginnen.

Was geschieht, nachdem Ihre Anforderung erstellt wurde?

Wir berechnen basierend auf Ihren Suchparametern eine Schätzung der Datenmenge, die sie voraussichtlich finden wird, beginnt sofort. Besuchen Sie die Detailseite Ihrer Anforderung in wenigen Minuten bis einer Stunde, um die Ergebnisse der Schätzung anzuzeigen und zu sehen, ob die Anforderung in die nächste Phase übergegangen ist. Ihre Anforderung wird automatisch von Der Datenschätzung zum Datenabruf fortgesetzt, außer unter den folgenden Umständen:

  • Wenn Sie in Schritt 5, Definieren von Sucheinstellungen, zuerst eine Datenanzeige ausgewählt haben, können Sie Details zu Ihrer Suche anzeigen und Änderungen an Ihrer Suche vornehmen, bevor alle Daten abgerufen werden. Sie müssen manuell zur nächsten Phase des Datenabrufs wechseln, wenn Sie unter Datenschätzung angehalten haben.

  • Wenn Sie sich nicht für die Datenschätzung entschieden haben, aber vorhergesagt haben, dass Ihre Suche eine große Datenmenge ergibt, wird oben in Ihrer Anforderung eine Meldungsleiste mit einem Link zum Bearbeiten Ihrer Suche angezeigt, bevor Sie mit dem Datenabruf fortfahren.

Weitere Informationen zu diesen Phasen finden Sie unter Datenschätzung und -abruf .

Definieren von Sucheinstellungen

Wenn Sie eine Anforderung für Antragstellerrechte erstellen, wird eine Standardsuche basierend auf Ihrer Auswahl auf der Seite Speicherorte des Erstellungs-Assistenten ausgeführt. Wenn Sie eine gezieltere Suche durchführen möchten oder eine Schätzung Ihrer Daten abrufen möchten, bevor Inhaltselemente abgerufen werden, können Sie diese Auswahl auf der Seite Sucheinstellungen des Assistenten für die Anforderungserstellung treffen.

Erweiterte Suchoptionen

  • Suche verfeinern: Mit dieser Option können Sie zusätzliche Eigenschaften angeben, um die betroffene Person in den Daten Ihrer Organisation zu identifizieren. Nachdem Sie diese Option ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, weitere Suchparameter hinzuzufügen. Dies wird unten unter Optimieren Ihrer Suche erläutert.
  • Inhalte einschließen, die von der betroffenen Person erstellt wurden: Diese Option sucht nach Inhalten, die von der betroffenen Person erstellt wurden. Beispiele hierfür sind Dateien, die von der betroffenen Person erstellt oder in SharePoint hochgeladen wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, kann die zurückgegebene Datenmenge erheblich erhöht werden.
  • Alle Versionen von Elementen einschließen: Wenn Sie SharePoint als Suchspeicherort ausgewählt haben, gibt die Standardsuchabfrage nur die aktuelle Version von SharePoint-Elementen zurück. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die aktuellen und alle früheren Versionen von SharePoint-Elementen zurückgegeben, was zu einer erheblich größeren Datenmenge führt, die Sie überprüfen können.

Trinkgeld

Sie können zusätzliches Material hochladen, damit Priva die betroffenen Personen anhand exakter Datenwerte identifizieren kann. Weitere Informationen finden Sie unter Datenabgleich für Anträge auf Rechte betroffener Personen.

Datenschätzung

Die Option Get an estimate first (Erste Schätzung abrufen) gibt eine Schätzung der zu erwartenden Datenmenge an, bevor Ihre Daten automatisch abgerufen werden. Wenn Ihre Schätzung auf der Detailseite der Anforderung angezeigt wird, können Sie auswählen, dass Sie die Suchergebnisse anzeigen und eine Stichprobe der ermittelten Elemente in der Vorschau anzeigen möchten. Wenn die Elemente die erwarteten Ergebnisse darstellen, müssen Sie Daten abrufen auswählen, um mit dem tatsächlichen Abrufen von Inhaltselementen fortzufahren. Weitere Details zur Datenschätzungsphase.

Wenn Sie auf der Seite Sucheinstellungen die Option Suche verfeinern auswählen oder in der Datenschätzungsphase angehalten und ihre Suchabfrage bearbeitet haben, werden Sie aufgefordert, eine oder mehrere Bedingungen anzugeben, um Ihre Suchergebnisse weiter zu erreichen. Wenn Sie die Auswahl in diesem Abschnitt abgeschlossen haben, basiert der Datenabruf für die Anforderung auf Ihren Sucheinstellungen.

Die unten erläuterten Details sind auch das, was Sie angeben müssen, wenn Sie in der Datenschätzungsphase angehalten und ihre Suchabfrage bearbeiten möchten.

Bedingungen

Wählen Sie auf der Seite Sucheinstellungen definierendie Option Suchbedingungen hinzufügen aus. Der Flyoutbereich "Suche verfeinern " wird geöffnet. Wählen Sie Bedingungen hinzufügen aus, um ein Menü mit Optionen für die Bedingungen anzuzeigen, die Sie angeben können. Beispiele hierfür sind Elementname, Absender- und Empfängernamen, personenbezogene Datentypen und ob das Element extern außerhalb Ihrer Organisation freigegeben wurde. Wenn Sie ein Element aus dem Menü auswählen, geben Sie einen Wert ein und legen fest, ob die Suche einen, alle oder keinen der von Ihnen eingegebenen Werte enthalten soll. Die Textfelder für die Werte unterstützen mehrere Einträge, die durch ein Semikolon getrennt sind. Wenn Sie mit dem Hinzufügen von Bedingungen fertig sind, wählen Sie Speichern aus, um den Flyoutbereich zu schließen, und wählen Sie dann Weiter aus.

Nächste Schritte

Nachdem Sie Ihre Anforderung erstellt haben, wird sie auf ihrer Seite für die Anforderung von Antragstellerrechten aufgeführt. Weitere Informationen zum Fortsetzen der Überprüfung finden Sie unter Überprüfen von Daten und Zusammenarbeit an Anforderungen.

Rechtlicher Haftungsausschluss für Microsoft Priva