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Exportieren von Suchergebnissen in eDiscovery

Nachdem eine Suche, die einem Ermittlungsfall (Vorschau) zugeordnet ist, erfolgreich ausgeführt wurde, können Sie die Suchergebnisse exportieren. Wenn Sie Suchergebnisse exportieren, werden Postfachelemente in PST-Dateien oder als einzelne Nachrichten heruntergeladen. Wenn Sie Inhalte von SharePoint- und OneDrive-Websites exportieren, werden Kopien nativer Office-Dokumente und anderer Dokumente exportiert. Wenn Sie Elemente exportieren, werden die Elemente abhängig von den von Ihnen definierten Exportoptionen zum Download vorbereitet. Sie können den Fortschritt des Exports überwachen und die Ergebnisse von der Seite Prozess-Manager herunterladen. Größere Exporte können länger dauern.

Tipp

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Weitere Informationen zu den neuen eDiscovery-Exportverbesserungen und der Deaktivierung des Microsoft Office 365 eDiscovery-Exporttools finden Sie im folgenden Video:

Exportieren von Suchergebnissen

Tipp

Bevorzugen Sie einen interaktiven Konfigurationsleitfaden? Lesen Sie den Leitfaden zum Exportieren von Daten .

Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Suchergebnisse zu exportieren:

  1. Wechseln Sie zum Microsoft Purview-Portal , und melden Sie sich mit den Anmeldeinformationen für ein Benutzerkonto an, dem eDiscovery-Berechtigungen zugewiesen sind.

  2. Wählen Sie die eDiscovery-Lösung Karte und dann Fälle aus.

  3. Wählen Sie einen Fall und dann die Registerkarte Suchen aus. Wählen Sie eine Zu exportierende Suchabfrage aus.

  4. Wählen Sie in der Suchabfrage Exportieren aus.

  5. Konfigurieren Sie im Flyoutbereich Export die Exportoptionen.

  6. Geben Sie unter Exportname einen Namen für den Export ein. Dieses Feld ist obligatorisch.

  7. Geben Sie unter Export description (Beschreibung exportieren) eine optionale Beschreibung für den Export ein.

  8. Wählen Sie unter Select items to include in your export (Elemente auswählen, die in Ihren Export eingeschlossen werden sollen) eine der folgenden Optionen aus:

    • Indizierte Elemente, die ihrer Suchabfrage entsprechen: Mit dieser Option werden nur die indizierten Elemente exportiert, die mit der Abfrage übereinstimmen.
    • Indizierte Elemente, die ihrer Suchabfrage entsprechen, und teilweise indizierte Elemente, die möglicherweise nicht mit der Abfrage übereinstimmen: Diese Option exportiert nur die indizierten Elemente, die mit der Abfrage übereinstimmen, und die teilweise indizierten oder nicht indizierten Elemente, die möglicherweise nicht vollständig mit der Abfrage übereinstimmen.
    • Teilweise indizierte Elemente, die möglicherweise nicht mit der Abfrage übereinstimmen: Mit dieser Option werden nur die teilweise indizierten oder nicht indizierten Elemente exportiert, die möglicherweise nicht vollständig mit der Abfrage übereinstimmen.

  9. Wählen Sie im Abschnitt OneDrive- und SharePoint-Elemente eine der folgenden Dokumentoptionen aus:

    • Dokumentversionen auswählen Geben Sie an, wie viele Versionen von SharePoint-Dokumenten exportiert werden sollen. Die Werte sind nur neueste Version, Zuletzt verwendete 10 Versionen, Zuletzt verwendete 100 Versionen, Alle Versionen.
    • Ordnerelemente auswählen: Exportieren Sie Elemente in Unterordnern eines übereinstimmenden Ordners. Wählen Sie Nur Elemente einschließen, die der Suchabfrage entsprechen , oder Alle Elemente im Ordner (auch wenn sie nicht mit der Suchabfrage übereinstimmen) aus.
    • Elemente in Listen und Anlagen auswählen (Listenerweiterung): Dateien exportieren, die an SharePoint-Listen und deren untergeordnete Elemente angefügt sind. Wählen Sie Alle Elemente in der SharePoint-Liste aus, wenn ein Element einer Suchabfrage entspricht. Wählen Sie ggf . Listenanlagen einschließen aus.

  10. Wählen Sie im Abschnitt Nachrichten und verwandte Elemente aus Postfächern und Exchange Online eine oder mehrere der folgenden Optionen aus:

    • Organisieren von Unterhaltungen in HTML-Transkripts: Kontextbezogene Chatnachrichten werden in HTML-Transkripts zusammengefasst, um die Überprüfung und Handhabung zu vereinfachen.

    • Einschließen von Teams und Viva Engage Unterhaltungen: Schließen Sie Nachrichten ein, die innerhalb eines 12-Stunden-Zeitfensters vor und nach jedem reaktionsfähigen Element gepostet wurden.

    • Zugriffslinks (Cloudanlagen) in Nachrichten: Sammeln von Elementen aus Links zu SharePoint oder OneDrive

      Wichtig

      Das Einschließen von Cloudanlagen erhöht die Größe und Menge Ihrer exportierten Ergebnisse.

    • Wählen Sie eine Version für Zugriffslinks aus. Die Werte sind nur neueste Version, Zuletzt verwendete 10 Versionen, Zuletzt verwendete 100 Versionen, Alle Versionen.

      Wichtig

      Wenn Sie Versionen als freigegebenes Feature aktiviert haben, wird die Version des Dokuments abgerufen, als es freigegeben wurde.

  11. Wählen Sie im Abschnitt Exporttyp eine der folgenden Optionen aus:

    • Nur Artikelbericht exportieren: Nur der Zusammenfassungsbericht und der Elementbericht werden erstellt. Die verschiedenen Optionen zum Organisieren von Daten, Ordner- und Pfadstruktur, verdichteten Pfaden und anderen Strukturen sind ausgeblendet.
    • Artikel mit Elementbericht exportieren: Elemente werden mit dem Elementbericht exportiert. Weitere Exportformatoptionen sind mit dieser Option im Abschnitt Exportformat verfügbar.

  12. Wählen Sie im Abschnitt Exportformat eine der folgenden Optionen aus:

    • Erstellen von PSTs für Nachrichten: Mit dieser Option werden PST-Dateien für Nachrichten erstellt.
    • Erstellen .msg Dateien für Nachrichten: Mit dieser Option werden .msg Dateien für Nachrichten erstellt.

  13. Wählen Sie eine oder mehrere der folgenden Ausgabepaketoptionen aus. Ausführliche Informationen zu den einzelnen Optionen finden Sie unter Exportieren von Paketoptionen.

  • Organisieren von Daten von verschiedenen Speicherorten in separaten Ordnern oder PSTs: Mit dieser Option werden Daten für jeden Speicherort in separaten Ordnern organisiert.
    • Ordner und Pfad der Quelle einschließen: Diese Option enthält die ursprüngliche Ordner- und Ordnerpfadstruktur für Elemente.
    • Pfade so verdichten, dass sie maximal 256 Zeichen umfassen: Mit dieser Option wird der Ordnerpfad für jedes Element auf maximal 259 Zeichen verkürzt.
    • Jedem Element einen Anzeigenamen geben: Mit dieser Option wird ein Anzeigename für jedes Element erstellt.
  1. Klicken Sie auf Exportieren.
  2. Wenn der Exportvorgang gestartet wird, wird ein Bestätigungsdialogfeld angezeigt. Wählen Sie OK aus, um fortzufahren.

Weitere Informationen zu Exportdateientypen, Dateigrößen und -anzahlen sowie Elementberichtsfeldern finden Sie unter Exportieren der Referenz für eDiscovery.

Paketoptionen exportieren

Die Exportpaketoptionen steuern, wie Inhalte in herunterladbaren Exportpaketen verpackt werden. Abhängig von Ihren Anforderungen und dem Postexportprozess, den ein eDiscovery-Benutzer ausführen muss, können Sie diese Optionen nach Bedarf anpassen.

Organisieren von Daten von verschiedenen Speicherorten in separaten Ordnern oder PSTs

Diese Einstellung steuert, ob exportierte Inhalte nach der ursprünglichen Quelle gruppiert werden. Dies umfasst das Gruppieren bestimmter Postfächer oder bestimmter OneDrive- oder SharePoint-Websites oder das Kombinieren dieser Elemente in einem einzelnen Container.

Für Exchange-Postfachelemente

  • Ausgewählt: Der Inhalt jedes Postfachs wird in eine separate PST-Datei exportiert, john.doe@contoso.com.pstdie nach dem Postfach benannt ist (z. B. ).
  • Nicht ausgewählt: Der gesamte Postfachinhalt in den ausgewählten Datenquellen wird in einer einzelnen PST-Datei (z. B. exchange.pst) zusammengeführt, wobei die maximale PST-Größe gilt. Wenn die kombinierten Daten diesen Grenzwert überschreiten, werden zusätzliche PSTs erstellt.

Für OneDrive- und SharePoint-Elemente

  • Ausgewählt: Der Inhalt wird pro Website in separate Ordner exportiert. Jeder Ordner wird nach der Website benannt, und alle Dateien von dieser Website werden in jedem Ordner platziert, um organization auf Websiteebene beizubehalten.
  • Nicht ausgewählt: Der gesamte Inhalt wird unabhängig von der Ursprungswebsite in einen einzelnen Ordner exportiert. Verwenden Sie die items.csv , um den ursprünglichen Quellspeicherort und andere relevante Metadaten für das Element zu verstehen.

Ordner und Pfad der Quelle einschließen

Diese Einstellung bestimmt, ob die ursprüngliche Ordnerstruktur aus der Quelle in den exportierten Daten beibehalten wird. Diese Quelle ist der Ordner, in dem sich Elemente im Exchange-Postfach oder in OneDrive und der SharePoint-Website befinden.

Für Exchange-Postfachelemente

  • Ausgewählt: Das exportierte PST behält die vollständige Ordnerhierarchie aus dem Postfach bei. Wenn sich beispielsweise eine Nachricht im Posteingang > Legal > Q2 befindet, wird genau dieser Pfad innerhalb der PST-Datei beibehalten. Dies hilft Prüfern, den ursprünglichen Kontext und die organization des Inhalts zu verstehen.
  • Nicht ausgewählt: Alle Nachrichten werden im Stammverzeichnis der PST-Datei vereinfacht, ohne dass die Ordnerstruktur beibehalten wird. Während die Nachrichten noch exportiert werden, geht der ursprüngliche Speicherort im Postfach im Inhalt selbst verloren. Um den ursprünglichen Pfad des Elements zu finden, überprüfen Sie den Berichtitems.csv im Prozess.

In beiden Fällen erstellt der Exportvorgang eine PST-Datei pro Postfach, wenn die Option Daten von verschiedenen Speicherorten in separaten Ordnern oder PSTs organisieren ausgewählt ist. Die Option Ordner und Pfad der Quelle einschließen wirkt sich nur auf die interne Ordnerstruktur innerhalb der einzelnen PST-Dateien aus.

Für OneDrive- und SharePoint-Elemente

  • Ausgewählt: Dateien werden exportiert, wobei der vollständige Ordnerpfad beibehalten wird. Wenn beispielsweise eine Datei in Department > Legal > Contracts > Proposal.docxgespeichert wurde, wird der gesamte Pfad im Exportpaket für diese Datei neu erstellt. Diese Struktur spiegelt die ursprüngliche Websitestruktur wieder, in der sich die Datei befindet.
  • Nicht ausgewählt: Alle Dateien von einer Website werden ohne Unterordner direkt in einem einzelnen Ordner für diese Website abgelegt. Wenn beispielsweise eine Datei in Department > Legal > Contracts > Proposal.docxgespeichert wurde, lautet der Pfad beispielsweise, wenn eine Datei in SharePoint-Elemente >> Proposal.docxgespeichert wurde. Dies vereinfacht die Struktur und kann Dateien aus verschiedenen Ordnern kombinieren. Um die ursprüngliche Ordnerstruktur des Elements zu finden, überprüfen Sie den Berichtitems.csv im Prozess.

Verdichten von Pfaden, um den Grenzwert von 259 Zeichen zu überschreiten

Diese Einstellung trägt dazu bei, das Entpacken von Fehlern zu verhindern, die durch lange Dateipfade während des Exports verursacht werden, insbesondere beim Exportieren von Inhalten von OneDrive- und SharePoint-Websites, auf denen Elemente tief in vielen Ordnerebenen geschachtelt sind.

OneDrive- und SharePoint-Websites verfügen möglicherweise über tief geschachtelte Ordnerstrukturen und lange Dateinamen. Beim Exportieren von Inhalten mit ausgewählter Option zum Beibehalten der Ordner- und Pfadstruktur können die resultierenden Dateipfade den Grenzwert des Windows-Dateisystems von 259 Zeichen überschreiten. Dies kann beim Entpacken des Exportpakets zur folgenden Fehlermeldung führen:

The file name(s) would be too long for the destination folder. You can shorten the file name and try again.

Um dieses Problem zu vermeiden, verwenden Sie nach Bedarf die folgende Option:

  • Ausgewählt: Der Exportvorgang schneidet Ordnerpfade automatisch ab , indem Ordnernamen gekürzt oder Zwischenordner zusammengeklappt werden, sodass die Gesamtpfadlänge für jede Datei innerhalb des Grenzwerts von 259 Zeichen bleibt. Dadurch wird sichergestellt, dass das Exportpaket entzippt und fehlerfrei auf das Exportpaket zugegriffen werden kann.
  • Nicht ausgewählt: Der vollständige ursprüngliche Ordnerpfad wird beibehalten. Dies behält zwar die genaueste Darstellung der Quellstruktur bei, erhöht aber das Risiko, dass die Pfadlängengrenze erreicht wird – insbesondere bei tief geschachtelten OneDrive- und SharePoint-Elementen.

Hinweis

Verschiedene Entzip-Hilfsprogramme behandeln lange Dateinamen und Ordnerpfade unterschiedlich. Das integrierte Extraktionstool in Windows Explorer schlägt möglicherweise fehl, wenn der Dateiname oder Pfad seine Zeichengrenze überschreitet. Andere Nicht-Microsoft-Tools unterstützen längere Pfade und können diese Dateien erfolgreich extrahieren.

Jedem Element einen Anzeigenamen zuweisen

Diese Einstellung steuert, ob die Exportelemente den ursprünglichen Anzeigenamen oder die eindeutige GUID verwenden, die von eDiscovery generiert wurde.

Für Exchange-Postfachelemente

Hinweis

Diese Einstellung gilt nicht, wenn Austauschelemente in das PST-Format exportiert werden. Unabhängig davon, ob diese Option ausgewählt ist, behalten E-Mail-Nachrichten in PST-Exporten immer die ursprünglichen Betreffzeilen für den Nachrichtentitel in der PST-Datei bei.

Beim Exportieren als .msg Datei:

  • Ausgewählt: Exportierte .msg Datei verwendet den Betreff der E-Mail.
  • Nicht ausgewählt: Exportierte .msg Datei verwendet eine vom System generierte GUID.

Für OneDrive- und SharePoint-Elemente

  • Ausgewählt: Dateien werden mit den ursprünglichen Dateinamen exportiert. Beispielsweise wird eine Datei namensQ2_Budget_Plan.docx in SharePoint mit dem genau gleichen Namen im Exportpaket exportiert.

    • Wenn mehrere Dateien denselben Namen haben und die Ordnerstruktur nicht beibehalten wird (die Option Ordner und Pfad der Quelle einschließen ist nicht ausgewählt), kann dies zu Dateinamenkonflikten im Exportordner führen. In diesem Fall wird das Suffix an die Namen der kollidierten Dateien angefügt, um die Dateien zu unterscheiden.

    • Beim Exportieren von Versionen enthalten Anzeigenamen Versionssuffixe, um zwischen Versionen der Datei zu unterscheiden. Beispielsweise Project Plan.docx, Project Plan_v1.docx und Project Plan_v2.docx

  • Nicht ausgewählt: Dateien werden mithilfe von systemgenerierten Bezeichnern exportiert. Dadurch wird die Eindeutigkeit sichergestellt und Benennungskonflikte vermieden. Beispielsweise kann Project Plan.docx im Exportpaket b7f3a9c2-4e1e-4c9a-9f3e-2a1d8e7f9c1a.docx benannt werden. Verwenden Sie den Berichtitems.csv im Prozess , um den ursprünglichen Titel und andere relevante Metadaten für die Datei zu korrelieren.

Anzeigen des Exportprozesses status

Um den Fortschritt des Exports im Prozess-Manager anzuzeigen, wählen Sie Prozess-Manager und den Exportprozess aus, um den Prozess status nachzuverfolgen und Exportpakete herunterzuladen.

Auf der Registerkarte Übersicht wird eine Statusanzeige angezeigt, in der die aktuelle status, die Anzahl der Speicherorte und die Anzahl der Elemente für den Export angezeigt werden. Eine geschätzte Fertigstellung und die aktuell verstrichene Zeit werden in Stunden, Minuten und Sekunden angezeigt. Die Registerkarte Übersicht enthält auch die folgenden Exportinformationen:

  • Name: Der Name des Exports.
  • Abgeschlossen: Das UTC-Datum und die Uhrzeit, zu der der Exportvorgang abgeschlossen wurde.
  • Dauer: Die Dauer des Exportvorgangs.
  • Status: Die aktuelle status des Exportvorgangs.
  • Prozesstyp: Der Wert des Exportprozesstyps wird angezeigt.
  • Erstellt: Das UTC-Datum und die Uhrzeit, zu der der Export erstellt wurde.
  • Erstellt von: Der Benutzer, der den Export erstellt hat.

Auf der Registerkarte Einstellungen wird eine Zusammenfassung der Exportoptionen angezeigt, die Sie für den Exportvorgang ausgewählt haben.

Exportieren von Paketen

Wichtig

Die während des eDiscovery-Exportvorgangs generierten Exportpaketlinks sind nur für die individuelle Verwendung vorgesehen und sollten nicht freigegeben werden. Das Verhalten dieser Links kann sich ändern, und sie können ungültig oder unzugänglich werden, wenn sie von anderen benutzern verwendet oder außerhalb des Kontexts des aktuellen Benutzers aufgerufen werden. Wenn die Datenfreigabe über das Portal erforderlich ist, verwenden Sie Gastkonten.

Nach Abschluss des Exportvorgangs stehen Exportpakete zum Herunterladen zur Verfügung. Die Exportpakete werden im Abschnitt Pakete exportieren auf der Registerkarte Übersicht aufgeführt und enthalten den Paketnamen und die Größe. Um ein Paket herunterzuladen, wählen Sie das Paket und dann Pakete herunterladen aus.

Bewährte Methoden zum Herunterladen von Exportpaketen

Um einen reibungslosen Download zu gewährleisten, sollten Sie die folgenden bewährten Methoden berücksichtigen:

  • Popups aus Microsoft Purview zulassen: Der Downloadvorgang löst ein Popupfenster aus. Stellen Sie sicher, dass Ihr Browser so konfiguriert ist, dass Popups von der Microsoft Purview-Website zugelassen werden. Sehen Sie sich beispielsweise die Anweisungen zum Konfigurieren von Popups in Microsoft Edge an.

  • Festlegen des bevorzugten Downloadspeicherorts: Standardmäßig werden Exportpakete möglicherweise im Standarddownloadordner Ihres Browsers gespeichert. Wenn Sie lieber auswählen möchten, wo Dateien gespeichert werden, aktualisieren Sie ihre Browsereinstellungen, um jedes Mal zur Eingabe eines Downloadspeicherorts aufzufordern. Informationen zum Ändern des Speicherorts des Downloadordners in Microsoft Edge finden Sie unter Anleitung.

  • Überprüfen Sie die Netzwerkkonfiguration Ihres organization: Stellen Sie sicher, dass Ihr organization Downloads von Microsoft Purview zulässt, indem Sie überprüfen, ob alle erforderlichen Endpunkte und IP-Adressen in der Positivliste enthalten sind. Dies schließt das Aktivieren des Zugriffs auf den Microsoft Purview-Exportdienst und die zugehörigen Azure-Speicherendpunkte ein. Wenn Ihr organization Netzwerksicherheitstools wie Zscaler, Microsoft Defender for Endpoint (MDE) oder andere Proxy-/Firewalllösungen verwendet, stellen Sie sicher, dass diese Tools so konfiguriert sind, dass Datenverkehr zu den Exportendpunkten zugelassen wird. Um eine optimale Leistung zu erzielen und Downloadunterbrechungen zu vermeiden, sollten Sie ein lokales Laufwerk (keine Netzwerkfreigabe) verwenden und ihren Verbindungsdurchsatz mit Azure-Endpunkten testen. Ausführliche Anleitungen zu Zulassungslisten finden Sie unter Microsoft 365-URLs und IP-Adressbereiche.