Datenerfassung mit SDS v2.1 CSV

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Einrichten von SDS für Microsoft 365 Education Mandant

  • Microsoft 365 Education Mandant

  • Globale Administratorberechtigungen erforderlich

    Warnung

    Sie können CSV-Dateien (durch Trennzeichen getrennte Werte) verwenden, um Ihr Schulinformationssystem (SIS)/Student Management System (SMS) zu synchronisieren. SDS unterstützt nur das Hochladen von CSV-Dateien im UTF-8-Format und RFC-konform. Jede CSV-Datei muss Daten für die Felder enthalten, die unter "Erforderlich" mit "Ja" angegeben sind. Die felder mit "Nein" sind "Optional"-Daten. Die als "Erforderlich" markierten Feldüberschriften müssen in den angegebenen Dateien vorhanden sein, andernfalls werden sie nicht akzeptiert. Die als "Optional" gekennzeichneten Feldüberschriften müssen nicht in den Dateien vorhanden sein, wenn die entsprechenden optionalen Daten nicht übergeben werden. Weitere Informationen finden Sie unter SDS v2.1 CSV-Dateiformat.

    Wichtig

    Durch das Verbinden und Bereitstellen von Daten von Institutionen mit School Data Sync bestätigen Sie, dass Sie berechtigt sind, diese Daten mit Microsoft zu teilen, und verpflichten sich, die Data Governance-Standards Ihrer organization einzuhalten.

SDS-Zugriff und erstmalige Anmeldung

Um auf das SDS Admin Portal zuzugreifen, starten Sie Ihren Webbrowser, navigieren Sie zu sds.microsoft.com, und melden Sie sich dann mit Ihrem Microsoft 365 Global Admin-Konto an.

  1. Wählen Sie Erste Schritte aus.

    Screenshot: Willkommensnachricht

  2. Wählen Sie Weiter.

    Screenshot: Übersicht über SDS

    Lassen Sie vor dem nächsten Schritt einige Momente für die Bereitstellung von Diensten im Mandanten ein.

    Screenshot: Ausstehend beim Warten auf den Abschluss der Dienstbereitstellung

  3. Wählen Sie Neuen eingehenden Flow erstellen und Weiter aus, um den Vorgang fortzusetzen.

    Screenshot: Aufforderung zum Erstellen eines neuen eingehenden Flows

  4. Wählen Sie Ihre Datenquelle aus. Wählen Sie für SDS CSV 2.1 die Option Mit meinen Daten verbinden aus.

  5. Wählen Sie das Format aus. Wählen Sie für CSV die Option CSV aus. Fahren Sie als Nächstes fort.

    Screenshot der Auswahl von CSV.

  6. Sie müssen den Namen Ihres SIS/IHRER SMS angeben. Wählen Sie außerdem SDS v2.1 CSV aus. Wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.

    Screenshot: Aufforderung zur Eingabe des Sis-Namens und Auswählen des CSV-Formats

  7. Wählen Sie Dateien durchsuchen aus, um das Dialogfeld zum Durchsuchen und Auswählen anzuzeigen.

    Screenshot der Auswahl der Eingabeaufforderung zum Suchen nach CSV-Dateien.

    Hinweis

    Nach dem ersten Upload während der Erstellung Ihres eingehenden Datenflusses müssen Sie immer denselben Satz von Dateien für nachfolgende Uploads bereitstellen, unabhängig von Datenänderungen, die in den optionalen Dateien vorgenommen wurden oder nicht. Wenn Sie dies nicht tun, ermittelt das System, dass die Datensätze nicht mehr aktiv sind, und markiert sie als solche.

  8. Navigieren Sie zum Dateispeicherort, und wählen Sie die Dateien aus.

    Screenshot: Navigieren zum Dateispeicherort und Auswählen von Dateien

    Weitere Informationen finden Sie unter SDS V2.1 CSV-Dateiformat.

    Erforderlich: Die drei unten aufgeführten Dateien müssen ausgewählt werden, bevor Sie den Vorgang ausführen können. Wenn Sie nur Benutzer und keine Klassen verwalten, müssen Sie nur diese Dateien bereitstellen.

    • orgs.csv

    • users.csv

    • roles.csv

    Optional/Erforderlich: Nicht erforderlich, wenn Sie nur Benutzer verwalten. Wenn Sie auch Klassen und Klassenregistrierungen verwalten, müssen Sie die beiden unten aufgeführten Dateien zusammen mit den drei oben aufgeführten Dateien bereitstellen. Wenn Sie dies nicht getan haben, wählen Sie keine Dateien mit diesen Namen aus. Wenn eine ausgewählt ist und die andere nicht, wird beim Auswählen von Weiter eine Meldung mit dem Hinweis angezeigt, dass eine dieser Dateien fehlt. Sie müssen korrigieren, bevor Sie fortfahren.

    • classes.csv

    • enrollments.csv

    Optional: Im Folgenden sind optionale Dateien aufgeführt, die zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit verwendet werden. Nicht erforderlich, es sei denn, die obigen Dateien enthalten Datenverweise, die auf den nachstehenden Hinweisen basieren.

    • academicSessions.csv (Wenn Ihr roles.csv, classes.csv oder courses.csv akademische Sitzungsdaten enthält, werden bereitgestellt, um Fehlermeldungen bei der Verarbeitung von Daten zu vermeiden.)

    • courses.csv (Wenn Ihre classes.csv Daten Links zu Kursen enthalten, um Fehlermeldungen bei der Verarbeitung von Daten zu vermeiden.)

    • demographics.csv

    • userFlags.csv

    • relationships.csv

  9. Wenn Sie die Auswahl Ihrer Dateien abgeschlossen haben, wählen Sie Weiter aus, um den Vorgang fortzusetzen. Das System überprüft die Namen der ausgewählten Dateien, bevor es mit dem nächsten Bildschirm fortfährt. Wenn eine erforderliche Datei nicht gefunden wird, wird eine Meldung angezeigt, und Sie müssen die Datei bzw. die Dateien adressieren und erneut auswählen.

    Screenshot: Überprüfen von Dateinamen

  10. Nachdem die Dateinamen überprüft wurden, werden die Dateien hochgeladen, um die Struktur der ausgewählten Dateien zu überprüfen, und werden ordnungsgemäß mit den Headernamen basierend auf der SDS CSV v2.1-Spezifikation formatiert.

    • Wenn Sie die folgende Meldung erhalten: Mindestens eine der unten gefundenen Dateien stimmt nicht mit dem erwarteten Format überein, überprüfen Sie den Bildschirm, um festzustellen, ob Dateien nicht ordnungsgemäß formatiert sind. Sie müssen zurück zum vorherigen Bildschirm navigieren, um die Dateien nach dem Beheben der Probleme erneut auszuwählen.

    • Wenn Sie die Folgende Meldung erhalten: Wir können eine oder mehrere der optionalen Dateien nicht finden, überprüfen Sie den Bildschirm, um zu sehen, welche Datei oder Dateien nicht gefunden wurden. Wenn Sie diese Meldung nicht erwarten, müssen Sie zurück zum vorherigen Bildschirm navigieren, um die Dateien erneut auszuwählen. Wählen Sie andernfalls Weiter aus, um fortzufahren.

    Screenshot: Hochladen und Überprüfen von Dateiheadern

  11. Nachdem das Dateischema überprüft wurde, führt SDS eine schnelle Datenüberprüfung aus den hochgeladenen Dateien durch. Die hochgeladenen Daten durchlaufen einige der SDS-Datenabgleichs- und Validierungsregeln, um die erforderlichen und optionalen Daten zu identifizieren. Es sind nicht alle Validierungsregeln, sondern die am häufigsten gefundenen.

    Screenshot der Dateiverarbeitung durch Datenüberprüfung.

    Screenshot: Dateien, die über die Datenüberprüfung verarbeitet werden.

    Tipp

    Datenüberprüfungsergebnisse sind während des Onboardings oder des CSV-Uploads nicht blockierend. Sie haben zwei Möglichkeiten: Entweder beenden sie nach dem Korrigieren der Daten und kehren später zurück, oder fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort, um die Einrichtung Ihrer Datenverbindung fortzusetzen und die korrigierten Daten später mit nachfolgenden Uploads bereitzustellen.

  12. Wenn Sie weitere Informationen zu den Daten erhalten möchten, die zur Untersuchung gekennzeichnet wurden, wählen Sie Details für den Dateinamen anzeigen aus der Liste aus, um einen Drilldown für bestimmte Elemente zu erhalten.

    Sie können auch einen Bericht nach Datei herunterladen, um einen Vorsprung bei der Untersuchung und Korrekturen im Quellsystem zu erhalten.

    Gekennzeichnete Dateispalten werden mit der Möglichkeit angezeigt, zu erweitern und zu untersuchen, welche Regel oder Regeln sie gekennzeichnet haben.

    Screenshot der ausgewählten Datei zum Anzeigen von Details.

    Wenn Sie auf die Regel klicken, können Sie eine weitere Zusammenfassung der top 10 Datensätze anzeigen, z. B. für Zwecke.

    Screenshot der ausgewählten Datei zum Anzeigen ausgewählter Regeldetails.

    Schließen Sie nach Abschluss der Untersuchung die Dialogfelder, und wählen Sie Dann Weiter aus.

  13. Wählen Sie Ihr aktuelles Studienjahr aus, und geben Sie einen Anzeigenamen an, z. B. 2023 oder 2022 – 2023. (Zeichen müssen utf8 sein oder werden automatisch entfernt.)

    Wichtig

    Das Akademische Jahr wird verwendet, um eingehende Daten zuzuordnen, um historische Daten von Jahr zu Jahr zu erstellen. Der Ansatz ist auf ein Akademisches Jahr im Vergleich zum Kalenderjahr ausgerichtet. Wenn Ihr Akademisches Jahr sich über ein Kalenderjahr erstreckt, z. B. am 15.08.2022 beginnt und am 15.06.2023 endet, ist der auszuwählende Wert für das akademische Jahr das Endjahr 2023. Weitere Informationen finden Sie unter Behandlung von Studienjahren.

    Geben Sie die Datumsangaben für den Beginn und das Ende Ihres Studienjahres ein.

    Geben Sie das Datum ein, an dem SDS die Synchronisierung von Daten basierend auf dem definierten akademischen Jahr für diese Quelle beenden soll. Am häufigsten wird die Synchronisierung von Daten am soeben eingegebenen Enddatum des Akademischen Jahres beendet.

    Wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.

    Screenshot mit der Aufforderung zur Angabe des Studienjahres und des Synchronisierungsstoppdatums.

  14. Wählen Sie die Optionen für benutzeridentitätsregel aus. Treffen Sie Ihre Auswahl sowohl für Mitarbeiter- als auch für Studentenrollen.

    Hinweis

    Der Benutzerabgleich wird mit dem eingehenden Flow durchgeführt und schreibt oder aktualisiert die Benutzerobjekte nicht in Microsoft Entra ID. Der Abgleich wird durchgeführt und im Education Data Lake gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft 365 Manage Users on the writing of the match link forward with the outbound flow.For more information, see Microsoft 365 Manage Users on the writing of the match link forward with the outbound flow.

    • Attribut aus Quelle: Benutzerattribute basierend auf Daten, die von Ihrem SIS/SMS stammen.
      • Verfügbare Quelloptionen sind Benutzername, Email und ActiveDirectory MatchId.
    • Attribut, das mit übereinstimmen soll: Benutzereigenschaft in Microsoft Entra ID, mit der eine Übereinstimmung gefunden werden soll.
      • Verfügbare Microsoft Entra ID Übereinstimmungsoptionen sind UserPrincipalName und Mail.
    • (OPTIONAL) Wenn Ihre Benutzerdaten den @domain Wert nicht enthalten, wählen Sie eine Domäne aus der Liste aus.

    Warnung

    Die Auswahl einer Domäne ist optional und sollte nur verwendet werden, wenn die eingehenden Daten, die auf dem ausgewählten Attribut aus der Quelle basieren, nicht den @domain Wert enthalten. SDS überprüft und fügt nicht an, wenn der Wert in einem Datensatz fehlt. SDS fügt die Domänenauswahl an alle Datensätze an, die zu @domain@domain führen und keine Übereinstimmungen in diesen Instanzen für vorhandene Benutzerzuordnungen mit Benutzern in Microsoft Entra ID finden können.

    Achtung

    Wenn die SIS-/SMS-Benutzer, z. B. Benutzer in der Rollengruppe "Mitarbeiter", @domain1 oder @domain2 oder @domain3 muss ein @domain in den Quelldaten enthalten sein, basierend auf der ausgewählten Auswahl "Attribut aus Quelle " (Beispiel: prefix@domain). Dies ist erforderlich, damit Ihr Attribut mitUserPrincipalName oder Mail übereinstimmt, um den richtigen Microsoft Entra Benutzer zu finden, mit dem er übereinstimmen soll.

    In der instance, dass ein Benutzer über mehrere Rollen verfügt, werden die folgenden Regeln verwendet, um zu bestimmen, welche Übereinstimmungsregeln für Mitarbeiter oder Kursteilnehmer zwischen dem Benutzerdatensatz und dem Microsoft Entra Benutzerobjekt verwendet werden sollen.

    • Wenn isPrimary für alle Kursteilnehmerrollen festgelegt ist, wird die Übereinstimmung basierend auf der Rolle "Student" vorgenommen, selbst wenn eine Zuordnung zu einer Mitarbeiterrolle vorhanden ist.

    • Wenn isPrimary für eine beliebige Mitarbeiterrolle festgelegt ist, wird die Übereinstimmung basierend auf der Rolle "Mitarbeiter" vorgenommen, selbst wenn eine Zuordnung zu einer Studentenrolle vorhanden ist.

    • Wenn isPrimary sowohl für die Rolle "Mitarbeiter" als auch "Kursteilnehmer" festgelegt ist, wird die Übereinstimmung basierend auf der Rolle "Personal" vorgenommen.

    • Wenn isPrimary für keine Rollen festgelegt ist, insbesondere bei einer Mischung aus Mitarbeiter- und Studentenrollen, basiert die Übereinstimmung auf der Rolle des Personals.

    Wichtig

    Beim Konfigurieren des Microsoft 365-Flows "Benutzer verwalten" werden diese Regeln verwendet, wenn die Option "Nicht übereinstimmende Benutzer erstellen" aktiviert ist, um das Konstrukt für die Microsoft Entra UserPrincipalName-Eigenschaft zu definieren.

    Nachdem Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie Weiter aus, um fortzufahren.

    Screenshot: Eingabeaufforderungen für Benutzeridentitätsregeln.]

  15. Überprüfen Sie die informationen unter Überprüfen und erstellen. Wenn alles richtig aussieht, wählen Sie die Schaltfläche Erstellen aus. Wenn dies nicht der Richtige ist, können Sie zurück navigieren.

    Screenshot: Überprüfen und erstellen.]

    Screenshot der Verarbeitung nach dem Auswählen von

  16. Ihr eingehender Datenfluss wurde erstellt, und die erste Ausführung steht aus. Wählen Sie die Schaltfläche Fertig aus. Sehen Sie sich die status Ihrer ersten Ausführung an.

    Screenshot: Der eingehende Flow wurde erstellt.]

    Screenshot: Startdashboard und Aktion

    Tipp

    Sie können die Konfiguration Daten verwalten sofort nach dem Definieren Ihrer Connect-Datenkonfiguration, während der ersten aktiven Ausführung oder später nach Abschluss der ersten Ausführung einrichten.

  17. Um die status der Ausführung zu überprüfen, navigieren Sie zurück zur Seite Start Dashboard.

    Wenn keine Probleme mit Ihren Daten vorliegen, wird im home-Dashboard "Keine Datenfehler oder Warnungen gefunden" und "Während der letzten Ausführung sind keine Datenfehler oder -warnungen aufgetreten. Halten Sie die großartige Arbeit weiter!"

    Wenn Probleme mit Ihren Daten gefunden werden, informiert das Home-Dashboard darüber, dass "wir einige Probleme mit Ihren Daten gefunden haben" und empfiehlt Ihnen, die Synchronisierungsintegrität zu untersuchen.

    Hinweis

    Informationen zum manuellen Hochladen von Änderungen nach der ersten Ausführung zum Aktualisieren von Änderungen aus Ihren Quelldaten finden Sie unter Aktualisieren von Quelldaten mit SDS-CSV.

    Die maximale Anzahl von Uploads mit einer entsprechenden Ausführung beträgt sechs Mal pro Kalendertag. Nach sechs Mal pro Tag wird der Upload nur bis zu zwei weitere Male ausgeführt, basierend auf einem automatisierten SDS-Ausführungsintervall von alle 12 Stunden.