Aufbewahrung und Löschung in OneDrive

In diesem Artikel wird beschrieben, wie Sie das OneDrive eines Benutzers verwalten können, wenn Sie das Microsoft 365-Konto des Benutzers für Ihre Organisation löschen, und welche Schritte automatisch ausgeführt werden.

Löschen eines Benutzers aus dem Microsoft 365 Admin Center

Wenn Sie einen Benutzer im Microsoft 365 Admin Center von der Seite "Aktive Benutzer" löschen, können Sie auswählen, was Sie mit den Produktlizenzen, der E-Mail-Adresse und das OneDrive des Benutzers machen möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Löschen eines Benutzers aus Ihrer Organisation.

Wenn Sie einem anderen Benutzer Zugriff auf OneDrive geben, hat dieser Benutzer standardmäßig 30 Tage Zeit, um auf die Dateien zuzugreifen und diese herunterzuladen, die er aufbewahren möchte. (Informationen zum Ändern der Aufbewahrungszeit finden Sie unter Festlegen der OneDrive-Aufbewahrungszeit für gelöschte Benutzer.) Sie erhalten eine E-Mail mit einem Link zu diesen Anweisungen für den Zugriff auf das OneDrive des gelöschten Benutzers: Kopieren von Dateien aus dem OneDrive eines anderen Benutzers.

Konfigurieren der automatischen Zugriffsdelegierung

Wenn ein Benutzer gelöscht wird, erhält der Manager des Benutzers standardmäßig automatisch Zugriff auf das OneDrive des Benutzers. Gehen Sie folgendermaßen vor, um zu bestätigen, dass diese automatische Zugriffsdelegierung für Ihre Organisation aktiviert ist, und um einen sekundären Besitzer für den Fall festzulegen, dass ein Benutzer keinen bestimmten Manager hat. Wenn die Zugriffsdelegierung deaktiviert oder kein Manager bzw. sekundärer Besitzer für einen Benutzer festgelegt ist, hat niemand automatischen Zugriff, wenn der Benutzer gelöscht wird, oder wird gewarnt, dass das OneDrive gelöscht wird.

1. Wechseln Sie zu Weitere Features im neuen SharePoint Admin Center, und melden Sie sich mit einem Konto an, das über Administratorberechtigungen für Ihre organization verfügt.

   Hinweis

   Wenn Sie Office 365 (betrieben von 21Vianet, China) verwenden, melden Sie sich beim Microsoft 365 Admin Center an, wechseln Sie zum SharePoint Admin Center, und öffnen Sie die Seite "Mehr Features".

2. Wählen Sie unter BenutzerprofileÖffnen aus.

3. Wählen Sie unter Einstellungen für "Meine Website""Meine Websites" einrichten aus.

4. Stellen Sie sicher, dass neben Meine Website bereinigen, die Option Zugriffsdelegierung aktivieren ausgewählt ist.

5. Es wird empfohlen, auch ein sekundäres Besitzerkonto im Abschnitt Meine Website bereinigen anzugeben. Dieses Konto ist der ernannte Besitzer des OneDrive, wenn der Vorgesetzte des Benutzers nicht in Microsoft Entra ID festgelegt ist. E-Mail-Benachrichtigungen werden auch an das sekundäre Besitzerkonto gesendet, wenn der Wert ausgefüllt ist.

6. Wählen Sie OK aus.

Der OneDrive-Löschvorgang

Der OneDrive-Aufbewahrungszeitraum für die Bereinigung von OneDrive beginnt, wenn ein Benutzerkonto aus Microsoft Entra ID gelöscht wird. Keine andere Aktion führt dazu, dass der Bereinigungsprozess erfolgt, einschließlich des Blockierens der Benutzeranmeldung oder des Entfernens der Benutzerlizenz. Informationen zum Entfernen einer Benutzerlizenz finden Sie unter Entfernen von Lizenzen für Benutzer in Microsoft 365 für Unternehmen.

Der OneDrive-Löschvorgang funktioniert wie folgt:

1. Ein Benutzer wird aus dem Microsoft 365 Admin Center gelöscht oder über die Active Directory-Synchronisierung entfernt.

2. Das Löschen des Kontos wird mit SharePoint synchronisiert.

3. Der OneDrive-Aufräumauftrag wird ausgeführt, und der OneDrive ist zum Löschen markiert. Der gelöschte Benutzer wird 30 Tage lang im Microsoft 365 Admin Center angezeigt. Der Standardaufbewahrungszeitraum für OneDrive beträgt ebenfalls 30 Tage. Sie können dies jedoch im SharePoint Admin Center (siehe Festlegen der OneDrive-Aufbewahrung für gelöschte Benutzer) oder mithilfe des PowerShell-Cmdlets Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>ändern. Weitere Informationen zur Verwendung dieses Cmdlets finden Sie unter Set-SPOTenant.

4. Wenn ein Vorgesetzter für den gelöschten Benutzer angegeben ist, erhält der Manager eine E-Mail mit der Meldung, dass er Zugriff auf OneDrive hat, und dass das OneDrive am Ende des OneDrive-Aufbewahrungszeitraums gelöscht wird. Informationen zum Angeben des Vorgesetzten eines Benutzers im Microsoft Entra Admin Center finden Sie unter Hinzufügen oder Aktualisieren der Profilinformationen eines Benutzers.

   Wenn kein Vorgesetzter für das Benutzerkonto angegeben ist, aber ein sekundärer Besitzer im SharePoint Admin Center eingegeben wurde, erhält der sekundäre Besitzer eine E-Mail, in der er darauf hinweist, dass er Zugriff auf OneDrive hat, und dass das OneDrive am Ende des Aufbewahrungszeitraums gelöscht wird.

5. Sieben Tage vor Ablauf des OneDrive-Aufbewahrungszeitraums wird eine zweite E-Mail an den Vorgesetzten oder sekundären Besitzer gesendet, um daran zu erinnern, dass das OneDrive in sieben Tagen gelöscht wird.

6. Nach sieben Tagen wird der OneDrive für den gelöschten Benutzer in den Papierkorb der Websitesammlung verschoben, wo er 93 Tage aufbewahrt wird. Während dieser Zeit können die Benutzer nicht mehr auf freigegebene Inhalte auf OneDrive zugreifen. Um das OneDrive wiederherzustellen, müssen Sie PowerShell verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Wiederherstellen eines gelöschten OneDrive.

   Hinweis

   Der Papierkorb wird nicht indiziert und somit werden Inhalte bei Suchvorgängen dort nicht gefunden. Das bedeutet, dass ein eDiscovery-Archiv keine Inhalte im Papierkorb finden kann, um diese zu archivieren.

Microsoft 365-Aufbewahrungseinstellungen aus Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungsbezeichnungen haben immer Vorrang vor dem standardmäßigen OneDrive-Löschvorgang, sodass Inhalte, die für die OneDrive-Aufbewahrung enthalten sind, vor 30 Tagen gelöscht oder länger als der OneDrive-Aufbewahrungszeitraum aufbewahrt werden können. Wenn ein OneDrive im Rahmen eines eDiscovery-Falls zurückgehalten wird, erhalten Manager und sekundäre Besitzer eine E-Mail über die ausstehende OneDrive-Löschung, aber das OneDrive wird erst gelöscht, wenn der Haltebereich entfernt wurde.