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Als SharePoint-Administrator in Microsoft 365 können Sie eine Bestandsaufnahme der Versionen auf einer Website, Bibliothek oder Datei anfordern, die für verschiedene Szenarien verwendet werden kann:
Überprüfen Sie den aktuellen Speicher, der von vorhandenen Versionen verwendet wird.
Erfahren Sie, wie sich ein Versionslimit auf neue Versionen auswirkt, indem Sie die gewünschten Grenzwerte auf vorhandene Versionen anwenden, bevor Sie Grenzwerte konfigurieren.
Analysieren Sie die Auswirkungen des Kürzens vorhandener Versionen, bevor Sie einen Kürzungsauftrag planen.
Hinweis
Zusätzliche Berichterstellungsoptionen sind mit Microsoft Graph Data Connect verfügbar.
Wenn Sie den Bericht ausführen, wird ein Hintergrund-Zeitgeberauftrag in die Warteschlange eingereiht, um eine CSV-Datei jeder Dateiversion auf einer bestimmten SharePoint-Website zu generieren. Die CSV-Datei wird an dem Speicherort Ihrer Wahl auf der Website gespeichert. Wenn Sie nicht möchten, dass Websitemitglieder den Bericht sehen, sollten Sie einen Ordner mit unterschiedlichen Berechtigungen erstellen, in dem nur Websitebesitzer auf den Bericht zugreifen können.
Wichtig
Der Auftrag zum Generieren des Dateiversionsberichts wird in den nächsten Tagen asynchron abgeschlossen. Die Zeit, die benötigt wird, bis der Bericht abgeschlossen ist, hängt von der Größe Ihrer Bibliothek oder Website ab. Bei kleineren Websites oder Bibliotheken dauert es mehr als 24 Stunden. Bei größeren dauert es einige Tage, bis sie abgeschlossen sind.
Während der Verarbeitung des Auftrags können Sie sehen, wie die Berichtsdatei allmählich aufgefüllt wird. Aktualisieren Sie die Datei während dieser Zeit nicht. Dies führt dazu, dass der Auftrag fehlschlägt. Überprüfen Sie den Fortschritt der Berichtsgenerierung, um sicherzustellen, dass der Bericht vollständig ausgefüllt und zur Verarbeitung bereit ist.
Wenn Sie eine laufende Berichterstellung abbrechen möchten, können Sie einfach die Berichtsdatei löschen.
Berichtsformat
Der Dateiversionsablaufbericht liegt im CSV-Format (Comma-Separated Values) vor. Jede Zeile entspricht einer Dateiversion und enthält die folgenden Spalten:
| Dateiversionsbezeichner: | Beschreibung |
|---|---|
WebId |
Der eindeutige Bezeichner des Webs und ist eine kompakte Spalte 1. |
DocId |
Der eindeutige Bezeichner des Dokuments und ist eine kompakte Spalte. |
MajorVersion |
Die Hauptversionsnummer der Dateiversion. |
MinorVersion |
Die Nebenversionsnummer der Dateiversion. |
| Dateiversionsinformationen: | Beschreibung |
|---|---|
WebUrl |
Die SharePoint-URL zum Web und ist eine kompakte Spalte. |
FileUrl |
Die webrelative URL zur Datei und ist eine kompakte Spalte. |
Size |
Die Größe der Version in Bytes. |
ModifiedBy_UserId |
Der Bezeichner des Benutzers, der diese Version erstellt hat, und ist eine kompakte Spalte. |
ModifiedBy_UserDisplayName |
Der Anzeigename des Benutzers, der diese Version erstellt hat, und ist eine kompakte Spalte. |
LastModifiedDate |
Der Zeitpunkt, zu dem die Version zuletzt geändert wurde. |
SnapshotDate |
Der Zeitpunkt, zu dem die Version zu einer historischen Version wurde. |
IsSnapshotDateEstimated |
Wenn dieser Bezeichner auf true festgelegt ist, SnapshotDate handelt es sich um eine Best-Effort-Schätzung. Die SnapshotDate kann geschätzt werden, wenn die Version vor dem 1. Januar 2023 Momentaufnahme wurde. |
| Informationen zum Ablaufzeitplan: | Beschreibung |
|---|---|
CurrentExpirationDate |
Zeitpunkt, zu dem die Version abläuft, wie sie derzeit steht. |
AutomaticPolicyExpirationDate |
Zeitpunkt, zu dem die Version abläuft, wenn eine richtlinie für den automatischen Ablauf rückwirkend angewendet wird, geschätzt auf der Grundlage der bestmöglichen Leistung. |
TargetExpirationDate |
Wird mit demselben Wert wie CurrentExpirationDateaufgefüllt. Diese Spalte ist nützlich für jede What-If Analyse und Batchaktualisierung der Ablaufdaten. |
1 Kompakte Spalten sind Spalten, die Werte nicht wiederholen, wenn zwei aufeinanderfolgende Zeilen denselben Wert haben. Es fügt eine leere Zeichenfolge für die wiederholten Datensätze ein. Der Header für diese Spalten enthält das Postfix "Compact".
Generieren eines Speichernutzungsberichts für Websiteversionen für Website, OneDrive oder Bibliothek
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um Versionsverlaufsgrenzwerte für eine Website mithilfe von PowerShell zu verwalten.
Neueste Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell herunterladen.
Hinweis
Wenn Sie eine frühere Version des SharePoint Online-Verwaltungsshell installiert haben, wechseln Sie zu Programme hinzufügen oder entfernen und SharePoint Online-Verwaltungsshell deinstallieren.
Stellen Sie eine Verbindung mit SharePoint als SharePoint-Administrator in Microsoft 365 her. Eine Anleitung dazu finden Sie unter Erste Schritte mit der Microsoft Office SharePoint Online-Verwaltungsshell.
Führen Sie einen der folgenden Befehle aus, um einen Bericht zur Speicherauslastung der Version zu generieren:
| Aktion | PowerShell-Befehl |
|---|---|
| Generieren eines Versionsspeichernutzungsberichts für eine Website oder ein OneDrive-Konto | New-SPOSiteFileVersionExpirationReportJob -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| Nachverfolgen des Auftragsfortschritts zum Generieren eines Berichts für eine Website oder ein OneDrive-Konto | Get-SPOSiteFileVersionExpirationReportJobProgress -Identity $siteUrl -ReportUrl $reportUrl |
| Generieren eines Versionsspeichernutzungsberichts für eine Bibliothek | New-SPOListFileVersionExpirationReportJob -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |
| Nachverfolgen des Auftragsfortschritts zum Generieren eines Berichts für eine Bibliothek | Get-SPOListFileVersionExpirationReportJobProgress -Site $siteUrl -List $libName -ReportUrl $reportUrl |