Erstellen Sie Ihr Team, und erfüllen Sie die Anforderungen
Identifizieren der wichtigsten Projektbeteiligten
Nach der Entscheidung, Viva Connections zu verwenden, besteht der erste Schritt darin, die wichtigsten Projektbeteiligten zu identifizieren. Wichtige Beteiligte sind die Personen, die priorisieren, welche Aufgaben, Tools und Ressourcen optimiert und von Viva Connections unterstützt werden sollten.
Ein typisches Team von Projektbeteiligten umfasst:
Geschäftspartner (von Personalabteilungen, Kommunikationsspezialisten und Technologieexperten), um die wertvollsten Workflows und Aufgaben zu identifizieren, die von Viva Connections unterstützt werden können.
SharePoint- und Microsoft Teams-Administratoren, die bei Aufgaben in Admin Centern helfen können.
Besitzer und Autoren der SharePoint-Website für die Startseite, die Inhalte, navigationsdesigns sowie die Erstellung und Aktualisierung des Dashboards verwalten.
Andere Websitebesitzer und Autoren sind möglicherweise an der Aktualisierung von Inhalten oder Nachrichtenbeiträgen beteiligt, die für die Viva Connections Erfahrung relevant sind.
Organisationsleiter (manchmal auch als Executive Sponsors bezeichnet) und Early Adopters (manchmal auch Als Champions bezeichnet), die anderen am organization Viva Connections ankündigen und skalieren können.
In der folgenden Tabelle werden einige der wichtigsten Projektbeteiligten in jeder Phase des Implementierungsprozesses sowie ihre Rollen und Verantwortlichkeiten beschrieben. Diese Projektbeteiligten sind Ihre Experten, wenn es um die Planungs-, Gebäude- und Startphasen geht. Die Beteiligten entscheiden, welche Szenarien für die einzelnen Geschäftseinheiten von Vorteil sind, wie sie die Plattform anpassen und wie Sie Ihre organization beim Übergang zur Verwendung von Viva Connections unterstützen.
| Koordinieren und planen | Aufbauen und Einrichten | Einsetzen und starten |
|---|---|---|
| Zu den wichtigsten Projektbeteiligten in der Verwaltung gehören in der Regel: Personalexperten, die Teammitglieder verwalten und die Struktur und Effizienz von Unternehmen und Organisationen überwachen. Interne Kommunikationsspezialisten, die die Kommunikation zwischen Mitarbeitern und verschiedenen internen Teams erleichtern und verwalten. Kommunikationskoordinatoren und -spezialisten, die die unternehmensweite Kommunikation und Markenverwaltung ausführen und verwalten. Administrative Assistenten, die verschiedene Verwaltungsaufgaben erledigen und überwachen. Arbeiten Sie mit den Projektbeteiligten und Geschäftspartnern Ihrer organization (z. B. Personalabteilungen, Kommunikationsspezialisten und Technologieexperten) zusammen, um die wertvollsten Workflows und Aufgaben zu identifizieren, die in Viva Connections erledigt werden können. |
Der SharePoint-Administrator richtet im Verwaltungszentrum eine Startseite ein (falls Sie noch keine haben). SharePoint-Administratoren können bei Bedarf auch bei der Modernisierung klassischer SharePoint-Websites und -Seiten helfen. Der Microsoft Teams-Administrator fügt die Version Ihrer organization von Viva Connections als App hinzu und wählt einstellungen im Teams Admin Center aus. Die Eigentümer und Autoren der Startseite gestalten den Inhalt, die Navigation und das Dashboard der Startseite. Andere Websitebesitzer und Autoren können daran beteiligt sein, Inhalte oder Nachrichtenbeiträge zu aktualisieren, die für die Viva Connections Erfahrung relevant sind. |
Arbeiten Sie mit Experten (Early Adopters) zusammen, um anderen Personen am organization bei der Implementierung Viva Connections zu helfen. Nutzen Sie Leitende Sponsoren, die Viva Connections bei großen Unternehmensbesprechungen und in einer breiten Kommunikation unterstützen können. Geschäftsinhaber (z. B. Personalwesen) und Vorgesetzte auf allen Ebenen können Teams und Einzelpersonen dabei helfen, Wert zu finden und neue Arbeitsweisen einzuführen. |
Bevor Sie Ihre Liste der wichtigsten Projektbeteiligten abschließen, beantworten Sie diese Fragen:
- Wer kann die wichtigsten Aufträge, Rollen und Regionen darstellen, die von Viva Connections unterstützt werden sollten?
- Wie können die Teammitglieder dazu beitragen, wichtige Szenarien und Aufgaben für Mitarbeiter in jeder Einheit zu identifizieren, oder organization?
- Welche Rollen und Regionen benötigen die meiste Unterstützung?
- Wer in der organization hat Sicht auf Führungskräfte, Organisationsankündigungen und die allgemeine Kultur?
- Wer sind die besten Vertreter, um redundante Workflows und Aufgaben zu erstellen und zu verwalten?
Bewährte Methoden zum Erstellen Ihres Teams von Projektbeteiligten:
Erstellen Sie Viva Connections mit Der Hilfe mehrerer Personen, einschließlich Besitzern verschiedener Geschäftseinheiten, die ein umfassendes Verständnis von Geschäftsprozessen, Workflowdomänenkenntnissen und Change Management-Kenntnissen haben.
Binden Sie Ihre Projektbeteiligten in den Planungsprozess ein, um sicherzustellen, dass die Bedürfnisse aller Organization dargestellt werden, damit Viva Connections die größtmögliche Wirkung haben können.
In den meisten Fällen umfasst dieses Team einige technische Experten, Personalmitarbeiter, Kommunikationsspezialisten und Betriebsmitarbeiter, um nur einige zu nennen.
Personalverantwortliche verfügen in der Regel über ein umfassendes Verständnis für die Arbeit ihrer Mitarbeiter. Beginnen Sie mit den Vorschlägen Ihrer Personalfachleute und nutzen Sie dann den Input der einzelnen Geschäftsbereiche in Form einer Bedarfsanalyse, um die endgültigen Entscheidungen zu treffen.
Erfüllen Sie die technischen Anforderungen
Das Team von Projektbeteiligten kann dabei helfen, Entscheidungen zu treffen und Prioritäten für die Erfüllung technischer Anforderungen festzulegen. Wenn Ihre Organisation noch nicht über eine Startseite mit angepasster globaler Navigation verfügt, ist dies die erste Aufgabe Ihres Teams. Beide Anforderungen profitieren von den vielfältigen Perspektiven der verschiedenen Rollen und Regionen des Planungsteams.
- Wenn Ihr organization bereits über eine Startseite und eine angepasste globale Navigation verfügt, Sie aber weiterhin klassische Websites und Seiten verwenden, sollten Sie websites und Seiten, die für die Viva Connections wichtig sind, strategisch modernisieren.
- Wenn Ihr organization bereits über eine Startseite, eine angepasste globale Navigation und moderne Websites verfügt, haben Sie die technischen Anforderungen für Viva Connections erfüllt.
Schritt 1– Erstellen einer Startseite: Erstellen Sie eine SharePoint-Kommunikationswebseite, und legen Sie sie als Startseite im SharePoint Admin Center fest. Startseiten aktivieren spezielle Features und bieten ein Landeportal für die gesamte Organisation.
Schritt 2: Anpassen der globalen Navigation:Aktivieren Sie die globale Navigation für die SharePoint-Anwendungsleiste. Navigationslinks in der globalen Navigation werden von der Viva Connections-Benutzeroberfläche geerbt. Ohne die Aktivierung und Anpassung der globalen Navigation gibt es keine Links auf der Registerkarte Ressourcen in der mobilen App.
Schritt 3 – Prüfen und Modernisieren von Webseiten und Inhalten: Webseiten, die nicht modernisiert wurden, werden in einem separaten Browserfenster statt in Microsoft Teams geöffnet. Erwägen Sie, Websites und Seiten zu modernisieren, damit sie weiterhin in Teams angezeigt werden, während sie Viva Connections verwenden.
Erfahren Sie, wie Lamna Healthcare ihr Planungsteam aufbaut
Als interner Kommunikationsmanager von Lamna Healthcare beginnen Sie damit, Ihr Team von Projektbeteiligten zusammenzuarbeiten, um die Bereitstellung von Viva Connections zu planen, indem Sie überlegen, wer dabei helfen kann, dies für die verschiedenen Rollen und Regionen von Vorteil zu machen. Diese Personen dienen als Ihr Viva Connections Planungsausschuss und stellen sicher, dass die Plattform für alle Mitarbeitergruppen so nützlich wie möglich ist.
Sie wenden sich zunächst an das Personalteam, das in engem Kontakt mit den Mitarbeitern von Lamna steht und auch für die Erhaltung ihrer psychischen Gesundheit und ihres Wohlbefindens zuständig ist. Sie wissen, dass die Zusammenarbeit mit Personalfachleuten Ihnen dabei helfen kann, zu überlegen, welche alltäglichen Abläufe für die Mitarbeiter rationalisiert und automatisiert werden können.
Als Nächstes rekrutieren Sie Geschäftsinhaber aus den einzelnen Geschäftsbereichen, um mehr über verschiedene Aufgaben und Regionen zu erfahren. Sie versuchen, Geschäftsinhaber zu finden, die z. B. Ärzte, Krankenschwestern, IT-Fachleute, Praktikanten, Büroverwalter, Hausmeister und andere Mitarbeiter betreuen.
Dann bitten Sie auch die Kommunikationsspezialisten der Abteilungen und die Besitzer von SharePoint-Webseiten um ihre Meinung, damit Sie besser verstehen, wie sie dazu beitragen, Neuigkeiten und Ressourcen sowohl auf Organisations- als auch auf Abteilungsebene zu kommunizieren.
Schließlich laden Sie die Microsoft Teams- und SharePoint-Administratoren von Lamna Healthcare sowie ein Team von IT-Experten ein, um technische Anforderungen zu erfüllen und andere technische Entscheidungen zu beraten.
Durch die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Projektbeteiligten, die direkt mit allen Geschäftsbereichen im Krankenhaus zusammenarbeiten, erhalten Sie Erkenntnisse darüber, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten informieren, einbinden und engagieren können. Außerdem erhalten Sie Einblicke, welche Aufgaben und Szenarien in der täglichen Arbeit der Mitarbeiter mit Viva Connections optimiert werden können.