Προσδιορισμός του επιχειρηματικού προβλήματος για επίλυση (η περίπτωση χρήσης)

Το πρώτο βήμα στη χρήση του Microsoft Power Platform για την επίλυση ενός επιχειρηματικού προβλήματος είναι η λήψη απόφασης σχετικά με το πρόβλημα που θέλετε να αντιμετωπίσετε.

Από άποψη IT, το επιχειρηματικό πρόβλημα προς επίλυσης συνήθως αναφέρεται ως υπόθεση χρήσης.

Ρωτήστε τον εαυτό σας, "Ποιο είναι το επιχειρηματικό πρόβλημα που προσπαθώ να λύσω;" (Να είστε συνοπτικοί όταν ονομάσετε το πρόβλημα. σε πολλές περιπτώσεις, θα γίνει το όνομα της εφαρμογής που χτίζετε!) Όταν καθορίζετε το πρόβλημα, αναλύστε το σε μια δήλωση προβλήματος και το αποτέλεσμα που θα θέλατε να επιτύχετε.

Για την εφαρμογή που θα χρησιμοποιήσουμε ως παράδειγμα σε αυτά τα άρθρα, βρήκαμε την ακόλουθη δήλωση: "Αναφορά εξόδων: δημιουργήστε μια διαδικασία που είναι αποτελεσματική για τους υπαλλήλους και το λογιστήριο, επιτρέπει την ταχύτερη παρακολούθηση του προϋπολογισμού και μειώνει την έκθεσή μας στους ελέγχους".

Εάν γνωρίζετε ήδη ακριβώς ποιο είναι το πρόβλημα που στοχεύετε να επιλύετε, μπορείτε να μεταβείτε στην ενότητα Λαμβάνοντας υπόψη το κόστος επίλυσης του προβλήματος με μη αυτόματο τρόπο. Εάν χρειάζεστε μερικές ιδέες ή θέλετε να εξασκηθείτε σε ένα μικρότερο πρόβλημα προτού αντιμετωπίσετε την αρχική σας έμπνευση, διαβάστε παρακάτω.

Τι μπορώ να κάνω με το Power Apps;

Εάν δημιουργείτε την πρώτη σας εφαρμογή με το Power Apps, σκεφθείτε την επιχείρησή σας και την εργασία που κάνετε εσείς και η ομάδα σας καθημερινά και προσδιορίστε ένα επιχειρηματικό πρόβλημα που αυτή τη στιγμή χρησιμοποιείτε μια μη αυτόματη διαδικασία για να το επιλύσετε.

Οι πιθανές υποθέσεις χρήσης για αυτοματοποίηση είναι κενά, παράπονα ή ανεπάρκειες που υπάρχουν στο τρέχον περιβάλλον εργασίας σας. Οι διεργασίες που απαιτούν ακόμα χαρτί ή ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και διεργασίες που απαιτούν μη αυτόματη μετακίνηση δεδομένων από ένα σημείο σε ένα άλλο (από ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε μια βάση δεδομένων ή από ένα υπολογιστικό φύλλο σε ένα άλλο), είναι πιθανοί υποψήφιοι για επίλυση με μια εφαρμογή.

Συμβουλή

Μην διαλέξετε ένα πρόβλημα που είναι τόσο μεγάλο που θα κολλήσετε. Ωστόσο, ακόμη και οι μεγάλες διεργασίες μπορούν να αυτοματοποιηθούν σε μικρές μερίδες καθώς αναλύετε όλη τη διεργασία σε στοιχεία με δυνατότητα διαχείρισης.

Για έμπνευση, δείτε αυτές τις ιστορίες πραγματικού κόσμου από πελάτες.

Είναι καλό να γνωρίζετε πώς η εφαρμογή που έχετε στο μυαλό σας μπορεί να ωφελήσει τους συναδέλφους σας και τον προϊστάμενό σας, ειδικά όταν χρειάζεται να ζητήσετε τη συνεργασία κατά τη δημιουργία ή τη χρήση των εφαρμογών. Η παρακάτω λίστα δείχνει τα είδη των ζητημάτων που μπορούν να επιλυθούν από την πλατφόρμα:

• Διαθεσιμότητα – Πρόσβαση σε εφαρμογές ανά πάσα στιγμή, οπουδήποτε

• Κινητικότητα – Επιτρέψτε στους χρήστες να εργάζονται με μια εφαρμογή ενώ βρίσκονται σε κίνηση

• Ενοποίηση – Συγκέντρωση δεδομένων με έναν πιο αυτοματοποιημένο τρόπο ελαχιστοποίησης της μη αυτόματης ενοποίησης

• Εκπαίδευση – Η εξοικείωση των ατόμων με την επιτάχυνση και την παρακολούθηση των αποτελεσμάτων και των πιστοποιήσεων κατάρτισής τους

• Εκδημοκρατισμός – Βελτίωση της δυνατότητας επίλυσης προβλημάτων εντός του τμήματος ή της ενότητας

• Συμπερίληψη – Μείωση της τριβής για τους υπαλλήλους που έχουν διαφορετικά περιβάλλοντα εργασίας από άλλους εργαζομένους (όπως απομακρυσμένους εργαζομένους ή άτομα με αναπηρίες)

• Αποτελεσματικότητα – Μείωση του χρόνου που απαιτείται για τη λήψη του επιθυμητού αποτελέσματος, μείωση των περιττών βημάτων

• Παραγωγικότητα – Αύξηση της ταχύτητας μετάδοσης μιας διεργασίας

• Επικαιρότητα – Αύξηση της ταχύτητας της τελικής συνεργασίας μεταξύ διαφόρων ενδιαφερομένων

• Δυνατότητα κλιμάκωσης – Απόδοση μεγαλύτερης ταχύτητας

• Ανάλυση – Συγκέντρωση απαιτούμενων πρόσθετων πληροφοριών, αποθήκευσή τους με τρόπο που να επιτρέπει την ευκολότερη ανάλυση

• Υποβολή αναφορών – Δυνατότητα ταχύτερης ή πληρέστερης υποβολής αναφορών στη διοίκηση

• Ασφάλεια – Ασφαλής αποθήκευση και εργασία με δεδομένα

• Συμμόρφωση – Επίλυση ζητημάτων σχετικά με το χειρισμό προσωπικών πληροφοριών, ικανοποίηση νομικών ή λογιστικών απαιτήσεων

• Βιωσιμότητα – Μείωση των αποβλήτων (π.χ. χαρτί και ηλεκτρισμός) και ρύπανση

Λαμβάνοντας υπόψη το κόστος επίλυσης του προβλήματος με μη αυτόματο τρόπο

Πριν ξεκινήσετε το έργο, αφιερώστε λίγο χρόνο για να απεικονίσετε εάν το έργο αξίζει τον κόπο.

Μπορεί να είναι δυνατή η "guesstimate" του κόστους υψηλού επιπέδου επίλυσης του προβλήματος με μη αυτόματο τρόπο. Αυτό μπορεί να εκφραστεί στον χρόνο που απαιτείται για την τελική ολοκλήρωση της διεργασίας ή—εάν γνωρίζετε το κόστος "πλήρους φόρτωσης" ενός εργαζομένου (μισθό ή ωριαία χρέωση, επιδόματα κ.ο.κ.)— μπορείτε να πολλαπλασιάσετε τον χρόνο που αφιερώνετε λύνοντας το πρόβλημα με αυτήν τη χρέωση για να λάβετε ένα κόστος κάθε φορά που εκτελείται η διεργασία. Από εκεί, εάν γνωρίζετε τον αριθμό των φορών που εκτελείται η διεργασία, μπορείτε να υπολογίσετε το ετήσιο κόστος.

Πρέπει να έχετε υπόψη σας ότι δεν συνεπάγονται όλα τα έργα εξοικονόμηση χρόνου ή κόστους. Ορισμένες φορές, η αυτοματοποίηση μιας διεργασίας μπορεί να παρέχει καθαρότερα ή πιο έγκαιρα δεδομένα ή αποφυγή του κόστους (για παράδειγμα, η καταγραφή δεδομένων επιτρέπει ένα ίχνος ελέγχου που θα μπορούσε να βοηθήσει στην αποφυγή ενός προστίμου εάν πραγματοποιήθηκε ένας έλεγχος.)

Αυτό θα είναι μια γενική εκτίμηση για να διασφαλίσετε ότι αξίζει να αναλάβετε το έργο της εφαρμογής σας. Σε ένα άλλο άρθρο, θα υπεισέλθω σε λεπτομέρειες σχετικά με την ανάλυση του κόστους έναντι της επιχειρηματικής αξίας.

Υποθέτοντας ότι έχετε αποφασίσει ότι αξίζει να επιδιώξετε αυτό το έργο, το επόμενο βήμα είναι να κατανοήσετε πλήρως την τρέχουσα διεργασία και να αναζητήσετε βελτιστοποιήσεις που μπορείτε να εφαρμόσετε.

Επόμενο βήμα: το παράδειγμα υποβολής αναφοράς εξόδων

Σημείωση

Μπορείτε να μας πείτε ποια γλώσσα προτιμάτε για την τεκμηρίωση; Πάρτε μέρος σε μια σύντομη έρευνα. (σημειώνεται ότι αυτή η έρευνα είναι στα Αγγλικά)

Η έρευνα θα διαρκέσει περίπου επτά λεπτά. Δεν συλλέγονται προσωπικά δεδομένα (δήλωση προστασίας προσωπικών δεδομένων).