Σχεδίαση διεργασίας
Όταν σχεδιάζετε μια αυτοματοποίηση διεργασίας, το πρώτο βήμα είναι η απόφαση σχετικά με το πότε και το τι θα αυτοματοποιήσετε. Εξετάζοντας την επιχειρηματική διεργασία που διαθέτετε τη δεδομένη στιγμή, θα πρέπει πρώτα να προσδιορίσετε το τμήμα της διεργασίας που θα αυτοματοποιήσετε.
Προσδιορισμός περιοχών αυτοματισμού
Οι τύποι των πλεονεκτημάτων που ενδεχομένως μπορείτε να αποκτήσετε μέσω της αυτοματοποίησης εμπίπτουν σε αυτές τις κατηγορίες:
Εφαρμογή τυποποιημένων επιχειρηματικών κανόνων με συνέπεια
Μείωση μη αυτόματης εργασίας σε επαναλαμβανόμενες διεργασίες
Μείωση του ανθρώπινου σφάλματος
Βελτίωση εγκρίσεων
Απόκτηση αποτελεσματικότητας σε συναλλαγές μεγάλου όγκου
Αποδοτική μετακίνηση δεδομένων μεταξύ συστημάτων (μείωση μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων)
Μεγιστοποίηση της χρήσης των διαθέσιμων πόρων
Αύξηση της ταχύτητας μετάδοσης
Εφαρμογή τυποποιημένων επιχειρηματικών κανόνων
Οι επιχειρηματικοί κανόνες είναι η λογική if/then που εφαρμόζει τις επιχειρηματικές πολιτικές σας. Η αυτοματοποίηση τους διασφαλίζει ότι θα παρακολουθούνται με συνέπεια κάθε φορά.
Στο παράδειγμα του σεναρίου αναφοράς εξόδων, ένας επιχειρηματικός κανόνας προϋποθέτει ότι εάν ένα ποσό αναφοράς εξόδων υπερβαίνει τα $10.000 , θα πρέπει να εγκριθεί και από τον οικονομικό διευθυντή. Με την αυτοματοποίηση της διεργασίας, ο Αμπάη διασφαλίζει ότι καμία αναφορά εξόδων πολλών δολαρίων δεν θα περάσει απαρατήρητη.
Αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διαδικασιών
Η αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενων διεργασιών μπορεί να βοηθήσει τους υπαλλήλους σας να αποφύγουν την ψυχική και σωματική εξάντληση. Οι διεργασίες που εκτελούνται με τον ίδιο τρόπο κάθε φορά θα πρέπει να είναι υψηλές στη λίστα σας για να ληφθούν υπόψη για την αυτοματοποίηση.
Για παράδειγμα, ο Αμπάη ο λογιστής πρέπει να συλλέγει τις φόρμες και τις αποδείξεις εξόδων από όλους. Οι αποδείξεις μπορεί να είναι μια χάρτινη απόδειξη από ένα εστιατόριο ή χάρτινα τιμολόγια από προμηθευτές. Ο Αμπάη πρέπει να σαρώσει με μη αυτόματο τρόπο αυτά τα έγγραφα σε ένα αρχείο PDF και να το αποθηκεύσει. Ο Abhay θα πρέπει να καταχωρήσει ό,τι είναι γραμμένο στο χαρτί και να το δημοσιεύσει στο χρηματοπιστωτικό σύστημα για κάθε αναφορά εξόδων που υποβάλλεται.
Μείωση του ανθρώπινου σφάλματος
Οι εργασίες όπως η αντιγραφή και η επικόλληση τιμών από ένα σύστημα σε ένα άλλο ή η πληκτρολόγηση δεδομένων από χάρτινες φόρμες είναι διεργασίες όπου μπορεί να παρουσιαστούν ανθρώπινα σφάλματα.
Ένα παράδειγμα υπόθεσης για το σενάριο αναφοράς δαπανών είναι το σημείο στο οποίο ο Αμπάη πρέπει να επιστρέψει μετρητά στον υπάλληλο αναζητώντας τα τραπεζικά στοιχεία του υπαλλήλου και, στη συνέχεια, να αποκτήσει πρόσβαση στο τραπεζικό σύστημα.
Διάγραμμα που δείχνει μα ροή επιχειρηματικής διαδικασίας για τον Αμπάη τον λογιστή. Δύο βήματα της διεργασίας («Ανανζήτηση τραπεζικών στοιχείων υπαλλήλου» και «επιστροφή μετρητών στον αιτούντα») περιγράφονται με κόκκινο χρώμα για να υποδείξουν τις πιθανές περιοχές όπου το Power Automate μπορεί να μειώσει τα ανθρώπινα σφάλματα με την αυτοματοποίηση αυτών των βημάτων.
Βελτίωση εγκρίσεων
Όταν οι χρήστες ξεχνούν να εκτελέσουν τις εργασίες τους, προκύπτει ένας διαφορετικός τύπος σφάλματος. Μπορείτε να ρυθμίσετε αυτοματισμό για να τους υπενθυμίζει να εργάζονται στην εργασία ή τη διεργασία που τους έχει ανατεθεί.
Για παράδειγμα, ο Λι έχει υποβάλει μια αναφορά εξόδων, αλλά ο Νικ δεν έχει ανταποκριθεί στο αίτημα έγκρισης για κάποιο χρονικό διάστημα. Ένας αυτοματισμός μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να υπενθυμίζει στον Νικ να λάβει μια απόφαση, ακόμα και να παρέχει ένα κουμπί που θα ανταποκρίνεται απευθείας από την υπενθύμιση.
Διάγραμμα που δείχνει μα ροή επιχειρηματικής διαδικασίας για τον Αμπάη τον λογιστή. Η διαδικασία έγκρισης αλλάζει έτσι, ώστε μια υπενθύμιση για εγκρίσεις να είναι αυτοματοποιημένη με τη δημιουργία ενός αυτοματισμού εναύσματος για τον έλεγχο της κατάστασης. Εάν ολοκληρωθεί η έγκριση, ο αυτοματισμός τερματίζεται. Επίσης, εάν η έγκριση δεν ολοκληρωθεί, αποστέλλεται μια υπενθύμιση στον υπεύθυνο έγκρισης και θα εκτελεστεί ξανά ο αυτοματισμός της υπενθύμισης, για να γίνει έλεγχος μέχρι να ολοκληρωθεί η έγκριση.
Απόκτηση αποτελεσματικότητας σε διεργασίες μεγάλου όγκου
Μια άλλη περιοχή που μπορεί να θέλετε να αυτοματοποιήσετε είναι διεργασίες μεγάλου όγκου. Οι διεργασίες μεγάλου όγκου είναι διεργασίες που εμφανίζονται πολύ συχνά σε καθημερινή βάση. Είναι στενά συνδεδεμένη με επαναλαμβανόμενες διαδικασίες, αλλά είναι ελαφρά διαφορετική. Μπορεί να έχετε μια διεργασία που μπορεί να έχει μόνο ένα βήμα ή δύο που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Ωστόσο, εάν μια διεργασία πρέπει να γίνει πολλές φορές, ακόμη και οι μικρές βελτιώσεις μπορεί να έχουν μεγάλες επιπτώσεις.
Για παράδειγμα, εάν το σενάριο αναφοράς δαπανών ισχύει για 1.000 πωλητές, κάθε λεπτό βελτίωσης θα ισοδυναμεί με την εξοικονόμηση χρόνου δύο εργάσιμων ημερών. Η ανάλυση του πραγματικού αντικτύπου μπορεί να γίνει με τη χρήση των δυνατοτήτων ανάλυσης.
Αυτοματοποίηση καταχώρησης δεδομένων
Μπορεί να καταχωρείτε δεδομένα με μη αυτόματο τρόπο, επειδή έχετε δύο συστήματα που δεν μιλούν μεταξύ τους. Στο σενάριο αναφοράς δαπανών, αυτό είναι το σημείο στο οποίο ο Αμπάη εισάγει δεδομένα στο λογιστικό σύστημα καταχωρώντας ξανά τις τιμές από την αναφορά εξόδων που υποβλήθηκαν.
Μεγιστοποίηση της χρήσης των διαθέσιμων πόρων
Επιπλέον, οι καλοί υποψήφιοι αυτοματοποίησης είναι αυτές οι διεργασίες που μπορούν να εκτελεστούν ανεξάρτητα από την ανθρώπινη αλληλεπίδραση. Αυτός ο τύπος διεργασίας δεν είναι τόσο εύκολος στην αναγνώρισή του, επομένως ο καλύτερος τρόπος είναι να φανταστείτε εάν υπάρχουν διεργασίες που μπορούν να ολοκληρωθούν εκτός των κανονικών εργάσιμων ωρών σας. Ένας τέτοιος αυτοματισμός ενεργεί ως «πολλαπλασιαστής» των ατόμων σας και χρησιμοποιεί πλήρως τους υπόλοιπους πόρους σας (για παράδειγμα, Η/Υ).
Επίσης, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αυτοματοποίηση για διεργασίες που απαιτούν πάρα πολύ χρόνο σε σύγκριση με μια ανθρώπινη αλληλεπίδραση, αλλά είναι ανεκτή εάν γίνει τη νύχτα όταν δεν υπάρχει βιασύνη να ολοκληρώσει ο αυτοματισμός. Για παράδειγμα, εάν ένα άτομο ξεκινήσει την ημέρα του με την επεξεργασία παραγγελιών που εισήλθαν το βράδυ, μπορείτε να δημιουργήσετε αυτοματισμούς που επεξεργάζεται τις παραγγελίες μόλις εισέρχονται, ώστε η ομάδα σας να μπορεί να ξεκινήσει να εκπληρώνει τις παραγγελίες το πρωί.
Αύξηση της ταχύτητας μετάδοσης
Παρόμοια με τη μεγιστοποίηση της χρήσης των διαθέσιμων πόρων, η αυτοματοποίηση σάς βοηθάει επίσης να αυξήσετε την απόδοση μιας συγκεκριμένης διεργασίας. Με αυτόν τον τύπο αυτοματισμού, η τρέχουσα διεργασία σας μπορεί να εκτελεστεί από τον άνθρωπο παράλληλα με τον αυτοματισμό.
Για παράδειγμα, ο Abhay ο λογιστής μπορεί να είναι ο μόνος που επεξεργάζεται τις αναφορές εξόδων και οι τυπικές ώρες εργασίας του μπορεί να είναι μεταξύ 9 πμ και 6 μμ. Με τη δημιουργία ενός αυτοματισμού, θα μπορούσατε επίσης να αναθέσετε στο Power Automate να επεξεργάζεται τις αναφορές εξόδων και, επομένως, να έχετε τόσο τον Αμπάη όσο και τον αυτοματισμό για την επεξεργασία του, με αποτέλεσμα μια μεγαλύτερη απόδοση.
Παράδειγμα σεναρίου
Όταν εφαρμόζονται όλες οι περιοχές αυτοματισμού, το παρακάτω παράδειγμα δείχνει τον τρόπο με τον οποίο η επιχειρηματική διεργασία αναφοράς εξόδων μπορεί να καλυφθεί από το Power Automate με βελτιώσεις στην απόδοση, μεγιστοποιώντας τους διαθέσιμους πόρους, αυτοματοποιώντας καταχωρήσεις δεδομένων καθώς και εκσυγχρονισμό των εγκρίσεων.
