Δημιουργήστε ροές εργασιών παράλληλης έγκρισης με το Power Automate

Σε μια ροή εργασίας παράλληλης έγκρισης, πολλά πρόσωπα απαιτείται να εγκρίνουν στοιχεία όπως τιμολόγια, παραγγελίες αγορών, αιτήσεις διακοπών κ.λπ. Η έγκριση κάθε ατόμου είναι ανεξάρτητη από όλους τους άλλους υπεύθυνους έγκρισης.

Σε αυτήν την αναλυτική παρουσίαση, χρησιμοποιούμε το Power Automate για να δημιουργήσουμε μια ροή cloud που αυτοματοποιεί μια ροή εργασίας παράλληλης έγκρισης. Αυτή η ροή αυτοματοποιεί τη διαδικασία αίτησης για άδεια ενός υπαλλήλου που απαιτεί έγκριση από όλα τα άτομα (ή ομάδες) με τα οποία συνεργάζεται τακτικά ο εργαζόμενος. Οι υπάλληλοι χρησιμοποιούν μια λίστα του SharePoint για την αίτηση άδειας. Απαιτείται έγκριση άδειας από τον άμεσο προϊστάμενο του εργαζόμενου, την ομάδα πωλήσεων και την ομάδα του ανθρώπινου δυναμικού. Κάθε αίτηση άδειας δρομολογείται σε κάθε υπεύθυνο έγκρισης για τη λήψη απόφασης. Η ροή στέλνει μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις αλλαγές κατάστασης και ενημερώνει το SharePoint με τις αποφάσεις.

Φιλοδώρημα

Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint με το Power Automate, μεταβείτε στην τεκμηρίωση του SharePoint.

Προϋποθέσεις

• Power Automate.
• Μια λίστα SharePoint Online.
• Λογαριασμός χρηστών Office 365 Outlook και Office 365.

Σημείωμα

Ενώ χρησιμοποιούμε SharePoint το Online και Office 365 το Outlook σε αυτήν την αναλυτική παρουσίαση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες υπηρεσίες, όπως Zendesk το Salesforce ή το Gmail. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, ανατρέξτε στο θέμα Απόσυρση ροής εργασίας SharePoint 2010

Πριν να δημιουργήσετε τη ροή, δημιουργήστε μια ηλεκτρονική λίστα SharePoint. Αργότερα, θα χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη λίστα για να ζητήσουμε έγκριση για διακοπές.

Η λίστα του SharePoint Online που δημιουργείτε πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες στήλες:

Τίτλος	Μία γραμμή κειμένου
Σχόλια υπαλλήλου	Μία γραμμή κειμένου
Σχόλια άμεσου διευθυντή	Πολλές γραμμές κειμένου
Σχόλια ομάδας πωλήσεων	Πολλές γραμμές κειμένου
Σχόλια ομάδας ΑΔ	Πολλές γραμμές κειμένου
Έγκριση από άμεσο διευθυντή	Ναι/Όχι
Έγκριση από ομάδα πωλήσεων	Ναι/Όχι
Έγκριση από ομάδα ΑΔ	Ναι/Όχι
Ημερομηνία έναρξης διακοπών	Ημερομηνία και ώρα
Ημερομηνία λήξης διακοπών	Ημερομηνία και ώρα

Σημειώστε το όνομα και τη διεύθυνση URL της λίστας SharePoint Online. Θα χρησιμοποιήσουμε αυτά τα στοιχεία αργότερα όταν ρυθμίζουμε το έναυσμα SharePoint - Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο.

Δημιουργήστε τη ροή σας από το κενό πρότυπο

1. Συνδεθείτε στο Power Automate.

2. Επιλέξτε Οι ροές μου στο τμήμα παραθύρου περιήγησης στην αριστερή πλευρά.

3. Στο επάνω αριστερό μενού, επιλέξτε Νέα ροή>Αυτοματοποιημένη ροή cloud.

Προσθέστε ένα έναυσμα

1. Δώστε ένα όνομα στη ροή σας.

2. Στην περιοχή Επιλέξτε το έναυσμα της ροής σας, επιλέξτε Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο - SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

3. Στην κάρτα Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο, επιλέξτε Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας για τη λίστα SharePoint που δημιουργήσατε νωρίτερα.

Εντοπισμός του προϊσταμένου του ατόμου που δημιούργησε την αίτηση άδειας στο sharepoint

1. Επιλέξτε +Νέο βήμα και, έπειτα, πληκτρολογήστε εντοπισμός υπεύθυνου στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή ενέργειας.

2. Βρείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Εντοπισμός υπεύθυνου (V2) - Office 365 Users.

3. Εισαγάγετε το διακριτικό Δημιουργήθηκε από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Χρήστης (UPN) στην κάρτα Λήψη προϊσταμένου.

   Αυτή η ενέργεια εντοπίζει τον προϊστάμενο του ατόμου που δημιούργησε την αίτηση άδειας στο SharePoint.

Δώστε ένα όνομα στη ροή σας και αποθηκεύστε την

Δώστε ένα όνομα για τη ροή σας και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε την εργασία που κάναμε μέχρι στιγμής.

Σημείωμα

Επιλέγετε το εικονίδιο Αποθήκευση περιοδικά, για να αποθηκεύετε τις αλλαγές στη ροή σας.

Προσθήκη ενέργειας έγκρισης για τον άμεσο προϊστάμενο

1. Επιλέξτε Νέο βήμα.

2. Πληκτρολογήστε έγκριση στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης.

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης ανάλογα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Τύπος έγκρισης, Τίτλος και Ανάθεση σε είναι υποχρεωτικά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Markdown για να μορφοποιήσετε το πεδίο Λεπτομέρειες.

   

Σημαντικό

Η ενέργεια αυτή στέλνει την αίτηση άδειας στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Ανάθεση σε, συνεπώς εισαγάγετε το διακριτικό Ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τη λίστα Εντοπισμός προϊσταμένου (v2).

Εισαγωγή μιας παράλληλης διακλάδωσης ενέργειας έγκρισης για την ομάδα πωλήσεων

1. Επιλέξτε το κάτω βέλος που βρίσκεται μεταξύ της κάρτας Εντοπισμός προϊσταμένου (v2) και των καρτών Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

2. Επιλέξτε το σύμβολο συν που εμφανίζεται στο κάτω βέλος μετά την επιλογή του.

3. Επιλέξτε Προσθήκη παράλληλης διακλάδωσης.

   

4. Πραγματοποιήστε αναζήτηση για, επιλέξτε και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τις παραμέτρους μιας ενέργειας Έναρξη και αναμονή για έγκριση που στέλνει την αίτηση άδειας στην ομάδα πωλήσεων. Δείτε τα βήματα που χρησιμοποιήσαμε για την προσθήκη ενέργειας έγκρισης για τον άμεσο προϊστάμενο εάν δεν είστε βέβαιοι για το πώς μπορείτε να προσθέσετε την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

   Σημαντικό

   Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας πωλήσεων στο πλαίσιο Ανάθεση σε της ενέργειας Έναρξη έγκρισης 2.

Εισαγωγή μιας παράλληλης διακλάδωσης ενέργειας έγκρισης για την ομάδα ανθρώπινου δυναμικού

Επαναλάβετε τα βήματα για να εισαγάγετε παράλληλη διακλάδωση για την ομάδα πωλήσεων και, στη συνέχεια, ρυθμίστε τις παραμέτρους μιας ενέργειας Έναρξη έγκρισης για την αποστολή αιτήσεων διακοπών στο ανθρώπινο δυναμικό.

Σημαντικό

Χρησιμοποιήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της ομάδας ανθρώπινου δυναμικού στο πλαίσιο Ανάθεση σε της ενέργειας Έναρξη έγκρισης 3.

Εάν ακολουθήσατε το παράδειγμα, η ροή θα πρέπει να μοιάζει ως εξής:

Επιλογές μετά την προσθήκη παράλληλων διακλαδώσεων

Αφού προσθέσετε ενέργειες σε παράλληλους κλάδους, υπάρχουν δύο τρόποι για να προσθέσετε βήματα στη ροή σας:

• Εισαγωγή ενός βήματος σε μια διακλάδωση: Χρησιμοποιήστε το κουμπί Εισαγωγή νέου βήματος ( +) πάνω ή κάτω από την κάρτα. Αυτό το κουμπί που εμφανίζεται όταν επιλέγετε μια διακλάδωση ή καταδεικνύετε με τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το βέλος σύνδεσης). Αυτό το κουμπί προσθέτει ένα βήμα στη συγκεκριμένη διακλάδωση. Αυτό το κουμπί εμφανίζεται εδώ:

• Προσθέστε ένα βήμα στη ροή: Χρησιμοποιήστε το μεγαλύτερο κουμπί +Νέο βήμα στο κάτω μέρος όλης της ροής εργασιών. Τα βήματα που προσθέτετε με αυτό το κουμπί εκτελούνται αφού ολοκληρωθούν όλες οι προηγούμενες διακλαδώσεις. Αυτό το κουμπί εμφανίζεται εδώ:

Στις ενότητες που ακολουθούν, προσθέτουμε βήματα σε κάθε διακλάδωση:

• Προσθήκη μιας συνθήκης η οποία ελέγχει εάν η αίτηση άδειας εγκρίθηκε ή απορρίφθηκε.
• Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενημερώνει τον εργαζόμενο για την απόφαση.
• Ενημέρωση της αίτησης άδειας στο SharePoint με την απόφαση έγκρισης.

Στη συνέχεια, χρησιμοποιούμε το κουμπί +Νέο βήμα για την αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνοψίζει όλες τις αποφάσεις σχετικά με την αίτηση άδειας.

Ας προχωρήσουμε:

Προσθήκη συνθήκης σε κάθε διακλάδωση

1. Επιλέξτε την πρώτη διακλάδωση Έναρξη και αναμονή για έγκριση.

2. Επιλέξτε το μικρό κουμπί Εισαγωγή νέου βήματος (+) κάτω από την κάρτα (το κυκλικό κουμπί «συν» που εμφανίζεται όταν τοποθετείτε τον δείκτη του ποντικιού πάνω από το βέλος σύνδεσης).

3. Επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας από το μενού που εμφανίζεται και, στη συνέχεια, επιλέξτε Συνθήκη στη λίστα ενεργειών.

4. Επιλέξτε το πρώτο πλαίσιο στην κάρτα Συνθήκη και, στη συνέχεια, επιλέξτε το διακριτικό Απόκριση από την κατηγορία Έναρξη και αναμονή για έγκριση στη λίστα δυναμικού περιεχομένου.

   

5. Βεβαιωθείτε ότι η λίστα (στο κέντρο της κάρτας συνθήκης) έχει οριστεί σε ισούται με.

6. Πληκτρολογήστε Έγκριση (σε αυτό το κείμενο γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων) στο τελευταίο πλαίσιο.

7. Η κάρτα σας για τη συνθήκη θα πρέπει τώρα να μοιάζει με αυτό το παράδειγμα:

   

   Σημείωμα

   Αυτή η συνθήκη ελέγχει την απόκριση από την ενέργεια Έναρξη έγκρισης που στέλνεται στον προϊστάμενο του υπαλλήλου.

8. Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα στις διακλαδώσεις Έναρξη έγκρισης 2 (η αίτηση έγκρισης προς τις πωλήσεις) και Έναρξη έγκρισης 3 (η αίτηση έγκρισης προς το ανθρώπινο δυναμικό).

Προσθήκη ενεργειών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε κάθε διακλάδωση

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα στην πλευρά ΕΆΝ ΝΑΙ της διακλάδωσης Συνθήκη.

Σημείωση: Η ροή σας χρησιμοποιεί αυτά τα βήματα για την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν εγκριθεί η αίτηση:

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση της συνθήκης εάν ναι.

   

2. Πληκτρολογήστε αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο αναζήτησης της κάρτας Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2).

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Προς, Θέμα, και Σώμα κειμένου απαιτούνται.

   Αυτή η κάρτα είναι ένα πρότυπο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται όταν αλλάζει η κατάσταση της αίτησης άδειας.

   Στο πλαίσιο Σώμα κειμένου στην κάρτα Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2), χρησιμοποιήστε το διακριτικό Σχόλια από την ενέργεια Approvals - Έναρξη έγκρισης.

Για την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν απορρίπτεται μια αίτηση, χρησιμοποιήστε την πλευρά ΕΆΝ ΌΧΙ της διακλάδωσης Συνθήκη και, στη συνέχεια, επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα για να προσθέσετε ένα πρότυπο για το μήνυμα απόρριψης.

Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα στις διακλαδώσεις Έναρξη και αναμονή για έγκριση 2 (η αίτηση έγκρισης προς τις πωλήσεις) και Έναρξη και αναμονή για έγκριση 3 (η αίτηση έγκρισης προς το ανθρώπινο δυναμικό).

Ενημέρωση της αίτησης άδειας με την απόφαση

Ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για την ενημέρωση του SharePoint όταν ληφθούν οι αποφάσεις.

Σημείωση: Διασφαλίστε ότι θα εκτελέσετε αυτά τα βήματα και στις δύο πλευρές ΕΑΝ ΝΑΙ και ΕΑΝ ΟΧΙ της διακλάδωσης.

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση Εάν ναι.

2. Πληκτρολογήστε SharePoint στο πλαίσιο αναζήτησης στην κάρτα Επιλέξτε μια ενέργεια, επιλέξτε το φίλτρο SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Ενημέρωση στοιχείου.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ενημέρωση στοιχείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Επαναλάβετε τα προηγούμενα βήματα στις διακλαδώσεις Έναρξη έγκρισης 2 και Έναρξη έγκρισης 3.

Ολοκλήρωση της ροής

1. Επιλέξτε +Νέο βήμα

2. Χρησιμοποιήστε τα βήματα που παρέχονται προηγουμένως για να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που συνοψίζει τα αποτελέσματα κάθε έγκρισης. Αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εργαζόμενο που ζήτησε άδεια. Η κάρτα σας ενδέχεται να μοιάζει με αυτό το παράδειγμα:

   

Μάθετε περισσότερα σχετικά με τις σύγχρονες εγκρίσεις

Εισαγωγή στις σύγχρονες εγκρίσεις