Διαχείριση διαδοχικών εγκρίσεων με το Power Automate

Για ορισμένες ροές εργασίας απαιτείται προέγκριση, πριν να εγκρίνει ο τελικός υπεύθυνος έγκρισης. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να έχει μια πολιτική διαδοχικών εγκρίσεων που απαιτεί προέγκριση για τιμολόγια άνω των 1000 € πριν να εγκριθούν από το λογιστήριο.

Μάθετε πώς να ρυθμίζετε γρήγορα και εύκολα διαδοχικές εγκρίσεις στη Ρύθμιση διαδοχικών εγκρίσεων.

Σε αυτό το σεμινάριο, δημιουργείτε με μη αυτόματο τρόπο μια διαδοχική ροή έγκρισης που διαχειρίζεται τα αιτήματα διακοπών των εργαζομένων. Για αναλυτικές πληροφορίες σχετικά με τη χρήση του SharePoint με το Power Automate, μεταβείτε στην τεκμηρίωση του SharePoint.

Μάθετε περισσότερα για τη χρήση του SharePoint με το Power Automate στην Τεκμηρίωση του SharePoint.

Σημείωμα

Το SharePoint χρησιμοποιείται μόνο ως παράδειγμα. Δεν απαιτείται για τη δημιουργία ροών έγκρισης. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις πάνω από 200 υπηρεσίες με τις οποίες ενοποιείται το Power Automate για να κατευθύνετε τις ροές σας. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, ανατρέξτε στο θέμα Απόσυρση ροής εργασίας SharePoint 2010

Λεπτομερή βήματα στη ροή

Η ροή:

1. Ξεκινά όταν ένα υπάλληλος δημιουργεί μια αίτηση για άδεια σε μια λίστα του SharePoint Online.
2. Προσθέτει την αίτηση για άδεια στο κέντρο εγκρίσεων και την στέλνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπεύθυνο προ-έγκρισης.
3. Αποστολή προ-έγκρισης στον υπάλληλο.
4. Ενημερώνει τη λίστα του SharePoint Online με την απόφαση και τα σχόλια από τον υπεύθυνο προ-έγκρισης. Σημείωση: Εάν η αίτηση προεγκριθεί, η ροή θα συνεχίσει με αυτά τα βήματα:
5. Αποστέλλει την αίτηση στον τελικό υπεύθυνο έγκρισης.
6. Αποστέλλει την τελική απόφαση στον υπάλληλο.
7. Ενημερώνει τη λίστα του SharePoint με την τελική απόφαση.

Αυτή η εικόνα συνοψίζει τα προηγούμενα βήματα:

Προϋποθέσεις

• Power Automate.
• Μια λίστα SharePoint Online.
• Λογαριασμός χρηστών Office 365 Outlook και Office 365.

Σημείωμα

Παρόλο που χρησιμοποιούμε το SharePoint Online και το Office 365 Outlook σε αυτές τις οδηγίες, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλες υπηρεσίες, όπως το Zendesk, το Salesforce ή το Gmail. Εάν χρησιμοποιείτε το SharePoint 2010, ανατρέξτε στο θέμα Απόσυρση ροής εργασίας SharePoint 2010

Πριν να δημιουργήσετε τη ροή, δημιουργήστε μια ηλεκτρονική λίστα SharePoint. Αργότερα, θα χρησιμοποιήσουμε αυτήν τη λίστα για να ζητήσουμε έγκριση για διακοπές.

Για τους σκοπούς αυτής της αναλυτικής παρουσίασης, η λίστα του SharePoint Online που δημιουργείτε πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες στήλες:

Η λίστα του SharePoint Online που δημιουργείτε πρέπει να περιλαμβάνει τις ακόλουθες στήλες:

Τίτλος	Μία γραμμή κειμένου
Ημερομηνία έναρξης διακοπών	Ημερομηνία και ώρα
Ημερομηνία λήξης διακοπών	Ημερομηνία και ώρα
Σχόλια	Μία γραμμή κειμένου
Εγκρίθηκε	Ναι/Όχι
Σχόλια διευθυντή	Πολλές γραμμές κειμένου
Τροποποιήθηκε	Ημερομηνία και ώρα
Δημιουργήθηκε	Ημερομηνία και ώρα
Προ-εγκρίθηκε	Ναι/Όχι
Δημιουργήθηκε από	Άτομο ή ομάδα
Τροποποιήθηκε από	Άτομο ή ομάδα

Σημειώστε το όνομα και τη διεύθυνση URL της λίστας SharePoint Online. Χρησιμοποιούμε αυτά τα στοιχεία αργότερα όταν ρυθμίζετε το έναυσμα SharePoint - Όταν δημιουργείται ένα νέο στοιχείο.

Δημιουργία της ροής σας

1. Συνδεθείτε στο Power Automate.

2. Επιλέξτε Οι ροές μου στο τμήμα παραθύρου περιήγησης στην αριστερή πλευρά.

3. Στο επάνω αριστερό μενού, επιλέξτε Νέα ροή>Αυτοματοποιημένη ροή cloud.

1. Δώστε ένα όνομα στη ροή σας.

2. Στην περιοχή Επιλέξτε το έναυσμα της ροής σας, επιλέξτε Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο - SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε Δημιουργία.

3. Στην κάρτα Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο, επιλέξτε Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας για τη λίστα SharePoint που δημιουργήσατε νωρίτερα.

1. Στην κάρτα Όταν δημιουργείται ένα στοιχείο, επιλέξτε Διεύθυνση τοποθεσίας και το Όνομα λίστας για τη λίστα SharePoint που δημιουργήσατε νωρίτερα.

Εντοπισμός του προϊσταμένου του ατόμου που δημιούργησε την αίτηση άδειας στο sharepoint

1. Επιλέξτε +Νέο βήμα και, έπειτα, πληκτρολογήστε εντοπισμός υπεύθυνου στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή ενέργειας.

2. Βρείτε και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Εντοπισμός υπεύθυνου (V2) - Office 365 Users.

3. Εισαγάγετε το διακριτικό Δημιουργήθηκε από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Χρήστης (UPN) στην κάρτα Λήψη προϊσταμένου.

   Αυτή η ενέργεια εντοπίζει τον προϊστάμενο του ατόμου που δημιούργησε την αίτηση άδειας στο SharePoint.

Σημείωμα

Είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε περιοδικά τις αλλαγές στη ροή σας στην πορεία.

Προσθέστε μια ενέργεια έγκρισης για τις προεγκρίσεις

1. Επιλέξτε Νέο βήμα.

2. Πληκτρολογήστε έγκριση στο πλαίσιο αναζήτησης Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης.

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ξεκινήστε και περιμένετε μια ενέργεια έγκρισης ανάλογα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Τύπος έγκρισης, Τίτλος και Ανάθεση σε είναι υποχρεωτικά. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε Markdown για να μορφοποιήσετε το πεδίο Λεπτομέρειες.

   

Αυτή η ενέργεια στέλνει την αίτηση προέγκρισης στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο Ανάθεση σε.

Προσθέστε μια συνθήκη

1. Επιλέξτε Νέο βήμα και, στη συνέχεια, επιλέξτε Κατάσταση στη λίστα ενεργειών.

2. Στην κάρτα Κατάσταση, επιλέξτε Επιλέξτε μια τιμή στα αριστερά.

   Εμφανίζεται μια λίστα με τις δυναμικές τιμές.

3. Επιλέξτε Απόκριση υπεύθυνου έγκρισης αποκρίσεων από τη λίστα δυναμικών τιμών.

   

4. Επιλέξτε το πλαίσιο Επιλογή μιας τιμής στα δεξιά και, στη συνέχεια, πληκτρολογήστε Έγκριση στο πλαίσιο.

   Σημείωμα

   Οι έγκυρες απαντήσεις για την ενέργεια Approvals - Έναρξη έγκρισης είναι «Έγκριση» και «Απόρριψη». Σε αυτές τις αποκρίσεις γίνεται διάκριση πεζών-κεφαλαίων.

5. Η κάρτα σας Κατάσταση θα πρέπει να εμφανίζεται τώρα:

   

Σημείωμα

Αυτή η συνθήκη ελέγχει την απόκριση από την ενέργεια Έναρξη και αναμονή για μια έγκριση.

Προσθέστε μια ενέργεια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις προεγκρίσεις

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση της συνθήκης εάν ναι.

   

2. Πληκτρολογήστε αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο πλαίσιο αναζήτησης της κάρτας Επιλογή ενέργειας.

3. Επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2).

   

4. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

   Σημείωμα

   Τα πεδία Προς, Θέμα, και Σώμα κειμένου απαιτούνται.

   Αυτή η κάρτα είναι ένα πρότυπο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται όταν αλλάζει η κατάσταση της αίτησης άδειας.

   Στο πλαίσιο Σώμα κειμένου στην κάρτα Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2), χρησιμοποιήστε το διακριτικό Σχόλια από την ενέργεια Approvals - Έναρξη έγκρισης.

Προσθέστε μια ενέργεια ενημέρωσης για τις αιτήσεις που προεγκρίθηκαν

1. Επιλέξτε Προσθήκη μιας ενέργειας στη διακλάδωση Εάν ναι.

2. Πληκτρολογήστε SharePoint στο πλαίσιο αναζήτησης στην κάρτα Επιλέξτε μια ενέργεια, επιλέξτε το φίλτρο SharePoint και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Ενημέρωση στοιχείου.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας Ενημέρωση στοιχείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Εντοπισμός προϊσταμένου του υπευθύνου προέγκρισης

1. Χρησιμοποιήστε τα βήματα Εντοπισμός του προϊσταμένου του ατόμου που δημιούργησε την αίτηση άδειας που κάναμε παραπάνω για να προσθέσετε και, στη συνέχεια, να ρυθμίσετε τις παραμέτρους για άλλη μία ενέργεια Εντοπισμός προϊσταμένου. Αυτή την φορά πρόκειται για τον προϊστάμενο του υπευθύνου προέγκρισης.

2. Η κάρτα Εντοπισμός προϊσταμένου 2 θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα, όταν ολοκληρώσετε τις ρυθμίσεις. Βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε το διακριτικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από την κατηγορία Εντοπισμός προϊσταμένου στην κάρτα Προσθήκη δυναμικού περιεχομένου από τις εφαρμογές και υπηρεσίες που χρησιμοποιούνται σε αυτήν τη ροή.

   

Προσθήκη της ενέργειας τελικής έγκρισης

1. Χρησιμοποιήστε τα βήματα για την προσθήκη μια ενέργειας έγκρισης για τις προεγκρίσεις που κάναμε παραπάνω για να προσθέσετε και, στη συνέχεια, να ρυθμίσετε τις παραμέτρους για άλλη μία ενέργεια Έναρξη και αναμονή για μια έγκριση. Αυτή η ενέργεια στέλνει ένα μήνυμα αίτησης για την τελική έγκριση.

2. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, η κάρτα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα:

   

Προσθέστε τη συνθήκη τελικής έγκρισης

Επαναλάβετε τα βήματα από την προσθήκη συνθήκης για να προσθέσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας συνθήκης που ελέγχει την απόφαση του τελικού υπευθύνου έγκρισης.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την τελική έγκριση

1. Ακολουθήστε τα βήματα από το σημείο προσθήκης ενέργειας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τις προεγκρίσεις για να προσθέσετε και να ρυθμίσετε μια ενέργεια που στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν εγκρίνονται οι αιτήσεις άδειας.

2. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, η κάρτα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα:

   

Ενημέρωση SharePoint με έγκριση

1. Ακολουθήστε τα βήματα από το σημείο Προσθέστε μια ενέργεια ενημέρωσης για τις αιτήσεις που προεγκρίθηκαν για να προσθέσετε και να ρυθμίσετε τις παραμέτρους μιας ενέργειας που ενημερώνει το SharePoint όταν εγκριθεί η αίτηση άδειας.

2. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, η κάρτα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα:

   

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με απόρριψη προέγκρισης

1. Επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας στη διακλάδωση Εάν όχι.

2. Πληκτρολογήστε Αποστολή στο πλαίσιο αναζήτησης της κάρτας Επιλέξτε μια ενέργεια, επιλέξτε Office 365 Outlook για να φιλτράρετε τις ενέργειες και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (V2) - Office 365 Outlook.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

   Αυτή η κάρτα αντιπροσωπεύει το πρότυπο για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλεται όταν αλλάζει η κατάσταση της αίτησης άδειας.

Αυτή η ενέργεια πρέπει να προστεθεί στη διακλάδωση ΕΑΝ ΟΧΙ, ΝΑ ΜΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΤΕΙ ΚΑΜΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ της κάρτας Συνθήκη.

Ενημέρωση του SharePoint με την απόρριψη προέγκρισης

1. Επιλέξτε Προσθήκη ενέργειας.

2. Πληκτρολογήστε ενημέρωση στο πλαίσιο αναζήτησης στην κάρτα Επιλέξτε μια ενέργεια και, στη συνέχεια, επιλέξτε την ενέργεια Ενημέρωση στοιχείου - SharePoint.

   

3. Ρυθμίστε τις παραμέτρους της κάρτας σύμφωνα με τις ανάγκες σας.

Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με την τελική απόρριψη

1. Ακολουθήστε τα βήματα από το σημείο Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με απόρριψη προέγκρισης για να προσθέσετε και να ρυθμίσετε μια ενέργεια που στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όταν η αίτηση άδειας απορρίπτεται από τον τελικό υπεύθυνο έγκρισης.

   Αυτή η ενέργεια πρέπει να προστεθεί στη διακλάδωση ΕΑΝ ΟΧΙ, ΝΑ ΜΗΝ ΕΚΤΕΛΕΣΤΕΙ ΚΑΜΙΑ ΕΝΕΡΓΕΙΑ της κάρτας Συνθήκη 2.

2. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, η κάρτα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα:

   

Ενημέρωση του SharePoint με την οριστική απόρριψη

1. Ακολουθήστε τα βήματα από το σημείο Ενημέρωση του SharePoint με την απόρριψη προέγκρισης για να προσθέσετε και να ρυθμίσετε μια ενέργεια που ενημερώνει το SharePoint, όταν η αίτηση άδειας απορρίπτεται από τον τελικό υπεύθυνο έγκρισης.

2. Όταν ολοκληρώσετε τη διαδικασία, η κάρτα θα πρέπει να μοιάζει με αυτή την εικόνα:

   

3. Επιλέξτε Ενημέρωση ροής για να αποθηκεύσετε την εργασία που έχουμε κάνει.

Εάν ακολουθήσατε το παράδειγμα, η ροή θα πρέπει να μοιάζει με την εικόνα:

Τώρα που έχουμε δημιουργήσει τη ροή, ας την δούμε στην πράξη.

Αίτηση για έγκριση

Δημιουργία μιας αίτησης άδειας στη λίστα του SharePoint Online που δημιουργήσατε προηγουμένως.

Αφού αποθηκεύσετε αυτήν την αίτηση, η ροή ενεργοποιείται, και στη συνέχεια:

1. Δημιουργεί μια αίτηση στο κέντρο εγκρίσεων.
2. Αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης για έγκριση στους υπεύθυνους έγκρισης.

Η αίτησή σας θα πρέπει να μοιάζει με αυτήν την εικόνα:

Προβολή αιτήσεων έγκρισης σε εκκρεμότητα

Προβάλετε όλες τις αιτήσεις έγκρισης σε εκκρεμότητα, ακολουθώντας τα εξής βήματα:

1. Είσοδος στο Power Automate.

2. Στο τμήμα παραθύρου περιήγησης στην αριστερή πλευρά, επιλέξτε Στοιχεία ενέργειας>Εγκρίσεις.

   Τα εκκρεμή αιτήματά σας για έγκριση εμφανίζονται στην καρτέλα Ελήφθη.

Προέγκριση αίτησης

Εάν είστε υπεύθυνος έγκρισης σε ροή έγκρισης, λαμβάνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν κάποιος δημιουργεί μια αίτηση. Η αίτηση έγκρισης αποστέλλεται επίσης στο κέντρο εγκρίσεων. Στη συνέχεια, μπορείτε να εγκρίνετε ή να απορρίψετε αιτήσεις από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κέντρο εγκρίσεων ή την εφαρμογή Power Automate.

Για να εγκρίνετε μια αίτηση:

Από μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

1. Επιλέξτε Έγκριση από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε όταν προστίθεται ένα στοιχείο στη λίστα του SharePoint Online.

   Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε μια κινητή συσκευή όπου είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή Power Automate, ξεκινά η εφαρμογή Power Automate, διαφορετικά, ανοίγει το κέντρο εγκρίσεων στο πρόγραμμα περιήγησής σας.

2. Πληκτρολογήστε ένα σχόλιο και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Επιβεβαίωση.

Από το κέντρο εγκρίσεων

1. Είσοδος στο Power Automate.

2. Επιλέξτε Εγκρίσεις στο αριστερό τμήμα παραθύρου περιήγησης.

3. Επιλέξτε Έγκριση στην αίτηση που θέλετε να εγκρίνετε.

4. Προσθέστε τυχόν σχόλια και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επιβεβαίωση στο κάτω μέρος της οθόνης.

Από την εφαρμογή Power Automate

1. Στο κινητό σας τηλέφωνο όπου είναι εγκατεστημένη η εφαρμογή Power Automate, επιλέξτε Έγκριση από το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αίτησης για έγκριση.

2. Επιλέξτε Επιβεβαίωση στην επάνω δεξιά γωνία της οθόνης.

3. Εμφανίζεται η σελίδα επιτυχίας, υποδεικνύοντας ότι η έγκρισή σας έχει καταγραφεί.

Σημείωμα

Οι οθόνες Android, iOS και Windows Phone μπορεί να διαφέρουν ελαφρώς, ωστόσο, η λειτουργικότητα είναι η ίδια σε όλες τις συσκευές.

Έγκριση αίτησης

Τα βήματα για την έγκριση μιας αίτησης είναι ίδια με τα βήματα για την προέγκριση μιας αίτησης

Ο τελικός υπεύθυνος έγκρισης λαμβάνει την αίτηση άδειας μόνο αφού η αίτηση έχει προεγκριθεί.

Απόρριψη αίτησης

Μπορείτε να απορρίψετε μια αίτηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, το κέντρο εγκρίσεων ή την εφαρμογή Power Automate. Για να απορρίψετε μια αίτηση, ακολουθήστε τα βήματα για την έγκριση αίτησης, αλλά επιλέξτε Απόρριψη, αντί για Έγκριση.

Αφού επιβεβαιώσετε την απόφασή σας (απόρριψη της αίτησης), η ροή εκτελεί τα ακόλουθα βήματα:

1. Αποστέλλει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο άτομο που ζήτησε άδεια.
2. Ενημερώνει τη λίστα του SharePoint Online με την απόφαση και τα σχόλια από τον υπεύθυνο έγκρισης.

Σχετικές πληροφορίες

Αναλυτική παρουσίαση σύγχρονων εγκρίσεων από έναν μοναδικό υπεύθυνο έγκρισης