Η Epiq βελτιώνει την ενσωμάτωση των υπαλλήλων με Power Automate, Microsoft Dataverse και AI Builder

2024-10-02

Σε αυτό το άρθρο, μαθαίνετε από ένα πραγματικό παράδειγμα πώς η Epiq, μια παγκόσμια νομική εταιρεία και εταιρεία συμμόρφωσης, δημιούργησε μια λύση ενσωμάτωσης υπαλλήλων με Power Automate, Microsoft Dataverse και AI Builder.

Πριν από τη δημιουργία της λύσης ενσωμάτωσης με Power Platform Tools, η Epiq αντιμετώπισε προκλήσεις με ασυνεπείς και μη αυτόματες διαδικασίες ενσωμάτωσης στο εργατικό δυναμικό των 6.000 ατόμων σε 18 χώρες. Η πανδημία COVID-19 ανέδειξε την ανάγκη για μια πιο αποτελεσματική λύση. Ο Colton Coan, Ανώτερος Διευθυντής Ταχείας Ανάπτυξης, πρωτοστάτησε στην υλοποίηση της λύσης ενσωμάτωσης Launchpad της εταιρείας χρησιμοποιώντας Power Automate και Dataverse.

Η πρωτοβουλία Launchpad βελτίωσε τη διαδικασία ενσωμάτωσης, ενσωματώνοντας απρόσκοπτα τα υπάρχοντα συστήματα της Epiq και εξαλείφοντας τις μη αυτόματες εργασίες. Η λύση επέτρεψε την ταχεία κλιμάκωση για βραχυπρόθεσμα έργα, μειώνοντας σημαντικά τον χρόνο και το κόστος ενσωμάτωσης. Ως αποτέλεσμα, οι νεοπροσληφθέντες απέκτησαν ταχύτερη πρόσβαση στα απαραίτητα εργαλεία και το προσωπικό πληροφορικής μπορούσε να επικεντρωθεί σε εργασίες υψηλότερης αξίας.

Τα Power Automate και Dataverse παρείχαν μια έτοιμη εργαλειοθήκη, ικανή να ενσωματωθεί στα υφιστάμενα συστήματα διαχείρισης ανθρώπινου κεφαλαίου (HCM) και πληροφορικής της Epiq. Χρησιμοποιώντας Power Automate και Dataverse εξαλείψαμε τη χειρωνακτική προσπάθεια και παρέχοντας την ευελιξία προσαρμογής της διαδικασίας για επιχειρησιακές μονάδες που έπρεπε να προσλάβουν μαζικά βραχυπρόθεσμους υπαλλήλους για συγκεκριμένα έργα.

Διαβάστε ολόκληρη την ιστορία: Η Epiq αυτοματοποιεί την ενσωμάτωση υπαλλήλων με Power Platform και εξοικονομεί πάνω από $500.000 το χρόνο.

Επιχειρηματικές προκλήσεις

Η Epiq ειδικεύεται στο χειρισμό πολύπλοκων νομικών θεμάτων, συμπεριλαμβανομένων ερευνών, συλλογικών αγωγών, ηλεκτρονικής ανακάλυψης και αναθεωρήσεων εγγράφων για εταιρικούς και κυβερνητικούς πελάτες. Πριν από την εφαρμογή της λύσης Power Automate και Dataverse, η Epiq αντιμετώπισε αρκετές κοινές προκλήσεις ενσωμάτωσης:

Οι επιχειρηματικές μονάδες είχαν ασυνεπείς διαδικασίες χωρίς κεντρική διακυβέρνηση.
Οι διευθυντές προσλήψεων δεν είχαν ορατότητα στην κατάσταση ενσωμάτωσης των νέων υπαλλήλων.
Οι Microsoft 365 άδειες χρήσης εκχωρήθηκαν χειροκίνητα.
Τα γραμματοκιβώτια του Outlook δημιουργήθηκαν χειροκίνητα.
Η διαχείριση του κύκλου ζωής των περιουσιακών στοιχείων πληροφορικής ήταν περίπλοκη λόγω της παρακολούθησης μέσω υπολογιστικών φύλλων.
Η διαχείριση σεναρίων μαζικής μίσθωσης για ομαδικές αγωγές ή δεσμεύσεις υπηρεσιών αναθεώρησης εγγράφων ήταν δύσκολη.

Η Epiq εξομάλυνσε την ενσωμάτωση των εργαζομένων εξαλείφοντας Power Automate τη μη αυτόματη εισαγωγή δεδομένων, βελτιώνοντας την αυτοματοποίηση και την αναφορά και Dataverse εκτελώντας μαζικές ενέργειες σε σενάρια μαζικών προσλήψεων με AI Builder.

Προσέγγιση υλοποίησης

Για να δημιουργήσετε μια λύση ενσωμάτωσης που αντιμετωπίζει αυτές τις κοινές προκλήσεις ενσωμάτωσης, χρησιμοποιήστε την προσέγγιση της Epiq ως παράδειγμα:

Προσδιορισμός βασικών εργασιών για αυτοματοποίηση. Ξεκινήστε προσδιορίζοντας τις πιο χρονοβόρες και επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες στη διαδικασία ενσωμάτωσης. Για την Epiq, αυτές οι εργασίες περιελάμβαναν την εκχώρηση Microsoft 365 αδειών χρήσης, τη δημιουργία γραμματοκιβωτίων του Outlook και τη διαχείριση αιτήσεων φορητών υπολογιστών.
Δημιουργήστε τη λύση με Power Automate ροές. Δημιουργήστε αυτοματοποιημένες ροές εργασίας που χειρίζονται επαναλαμβανόμενες εργασίες. Η Epiq δημιούργησε Power Automate ροές για να εκχωρήσει Microsoft 365 άδειες χρήσης, να δημιουργήσει γραμματοκιβώτια του Outlook, να ζητήσει φορητούς υπολογιστές για νέες προσλήψεις και να στείλει επιβεβαίωση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους διευθυντές προσλήψεων.
Ενσωμάτωση AI Builder για μαζικές ενέργειες. Το AI Builder χειρίζεται σενάρια ενσωμάτωσης μεγάλης κλίμακας. Η ομάδα του Epiq εκπαίδευσε μοντέλα για να αναγνωρίζουν μοτίβα σε μαζικά δεδομένα και να αυτοματοποιούν τις ενέργειες ανάλογα.
Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση. Δημιουργήστε Power BI πίνακες εργαλείων που παρέχουν πληροφορίες σχετικά με τη διαδικασία ενσωμάτωσης. Η Epiq επανεξετάζει τακτικά τις ροές εργασίας και τα δεδομένα της, εντοπίζοντας συνεχώς τομείς βελτίωσης.

Προσδιορισμός βασικών εργασιών για αυτοματοποίηση

Ο εξορθολογισμός των λειτουργιών HR και η βελτίωση της αποτελεσματικότητας ξεκινά με τον εντοπισμό βασικών καθηκόντων και σημείων πόνου. Σε συνεργασία με IT και επιχειρηματικούς φορείς, η ομάδα της Epiq εντόπισε αρκετά σημεία πόνου στη διαδικασία ένταξης νέων προσλήψεων:

Εισαγωγή δεδομένων: Ο διευθυντής ανθρώπινου δυναμικού εισάγει νέα στοιχεία υπαλλήλου στο σύστημα HCM και εκχωρεί ένα αναγνωριστικό υπαλλήλου.
Δημιουργία λογαριασμού: Η ομάδα IT δημιουργεί έναν λογαριασμό χρήστη στο Microsoft Entra ID.
Εκχώρηση άδειας χρήσης: Η ομάδα IT εκχωρεί την κατάλληλη Microsoft 365 άδεια χρήσης με βάση τον ρόλο και την επιχειρηματική μονάδα του υπαλλήλου.
Παροχή γραμματοκιβωτίου: Η ομάδα IT δημιουργεί ένα γραμματοκιβώτιο του Outlook για τον νέο υπάλληλο.
Επιβεβαίωση της ρύθμισης νέου υπαλλήλου: Η ομάδα IT στέλνει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιβεβαίωσης στον διευθυντή του νέου υπαλλήλου.
Αιτήματα υλικού: Ο διευθυντής του νέου υπαλλήλου ζητά απαραίτητο υλικό (για παράδειγμα, φορητό υπολογιστή) και εξειδικευμένο λογισμικό.
Παρακολούθηση παράδοσης: Ο διευθυντής του νέου υπαλλήλου παρακολουθεί την παράδοση φορητού υπολογιστή ελέγχοντας τον ιστότοπο του παρόχου αποστολής.
Παρακολούθηση κατάστασης: Η ομάδα IT παρακολουθεί την κατάσταση κάθε ενέργειας ενσωμάτωσης για να διασφαλίσει την ετοιμότητα για την πρώτη ημέρα του νέου υπαλλήλου.

Δημιουργήστε τη λύση με Power Automate ροές

Η ομάδα της Epiq δημιούργησε μια λύση για την αντικατάσταση των διαφορετικών υπολογιστικών φύλλων που χρησιμοποιούσε κάθε επιχειρηματική μονάδα, βελτιώνοντας την ποιότητα και την ασφάλεια των δεδομένων μέσω κεντρικών ελέγχων:

Η εισαγωγή των στοιχείων του νέου υπαλλήλου στο σύστημα HCM ενεργοποιεί τη ροή Power Automate η οποία μπορεί να χρησιμοποιεί προκατασκευασμένες συνδέσεις ή προσαρμοσμένες συνδέσεις.
Μια μεταγενέστερη αυτοματοποίηση δημιουργεί τον λογαριασμό χρήσης στο Microsoft Entra ID.
Το Power Automate ελέγχει το σύστημα HCM κάθε 15 λεπτά για νέους υπαλλήλους και προσδιορίζει την ταυτότητα υπαλλήλου.
Ένα βήμα επικύρωσης διασφαλίζει ότι υπάρχει λογαριασμός χρήσης στο Microsoft Entra ID πριν συνεχίσει.
Τα στοιχεία των υπαλλήλων, συμπεριλαμβανομένου του αναγνωριστικού υπαλλήλου, του ονόματος, της επιχειρηματικής μονάδας, του διευθυντή και του τύπου ένταξης λαμβάνονται από το σύστημα HCM και προστίθενται ως νέα γραμμή σε έναν Dataverse πίνακα.
Ο τύπος συμβάντος ένταξη στο Dataverse ενεργοποιεί τις επόμενες ροές εγκατάστασης υπαλλήλων. Άλλοι τύποι συμβάντων, όπως αποχώρηση μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την ενεργοποίηση διαφορετικών ροών.
Η αυτοματοποίηση προσδιορίζει και εκχωρεί μια κατάλληλη Microsoft 365 άδεια χρήσης με βάση τον ρόλο και την επιχειρηματική μονάδα του νέου υπαλλήλου.
Ένα γραμματοκιβώτιο του Outlook δημιουργείται αυτόματα για τον νέο υπάλληλο με Azure Automation Runbooks χρησιμοποιώντας PowerShell.
Η επιβεβαίωση εγκατάστασης για τον νέο υπάλληλο αποστέλλεται αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον υπεύθυνο προσλήψεων.
Σε κάθε βήμα, οι λεπτομέρειες συγκεντρώνονται στο Dataverse για να αποφευχθεί η κλήση άλλων συστημάτων πολλές φορές.

"Ο στόχος μου σε όλη αυτή τη λύση είναι ότι κάθε βήμα που κάνουμε για να συλλέξουμε περισσότερα δεδομένα, συγκεντρώνουμε αυτά τα δεδομένα στο αρχείο Dataverse - οπότε όταν πρέπει να τα αναζητήσουμε αργότερα στη διαδικασία, μόνο σε αυτό επικεντρωνόμαστε Dataverse".—Colton Coan, Ανώτερος Διευθυντής Ταχείας Ανάπτυξης

Δημιουργία ροών

Η λύση ενσωμάτωσης της Epiq χρησιμοποιεί μια προγραμματισμένη ροή cloud για να ελέγχει τακτικά το σύστημα HCM για νέους υπαλλήλους, προσθέτοντας τον καθένα ως νέα σειρά σε έναν επιλεγμένο Dataverse πίνακα. Η ενημέρωση πίνακα ενεργοποιεί τις επόμενες ενέργειες εγκατάστασης νέων υπαλλήλων.

Ο διαχωρισμός της Power Automate αυτοματοποίησης σε δύο υποδιεργασίες διευκολύνει την αντιμετώπιση προβλημάτων και την επανάληψη της ροής για έναν μεμονωμένο υπάλληλο, εάν παρουσιαστεί κάποιο πρόβλημα:

Πρώτη υποεπεξεργασία: Συλλέξτε στοιχεία υπαλλήλων από το σύστημα HCM και προσθέστε τα στο Dataverse.
Δεύτερη υποδιεργασία: Ολοκλήρωση εργασιών εγκατάστασης.

Η ομάδα Epiq δημιούργησε έναν αυτοματισμό για τη συλλογή δεδομένων εργαζομένων από πολλά συστήματα και στη συνέχεια την εκτέλεση εργασιών εγκατάστασης.

Ο παρακάτω πίνακας περιγράφει την αυτοματοποίηση.

App	Ενέργεια	Description
	Μια προγραμματισμένη εκδήλωση εκτελείται κάθε 15 λεπτά.	Ξεκινήστε με μια προγραμματισμένη ροή cloud για να ρυθμίσετε μια αυτοματοποίηση επαναλαμβανόμενης ροής. Μπορείτε να ορίσετε το χρονικό διάστημα επανάληψης, όπως κάθε 15 λεπτά.
	Ελέγξτε το σύστημα HCM για νέους υπαλλήλους.	Ενσωματώστε το σύστημα HCM χρησιμοποιώντας μια προκατασκευασμένη σύνδεση, εάν υπάρχει, ή δημιουργήστε μια προσαρμοσμένη σύνδεση.
	Προσθέστε λεπτομέρειες νέου υπαλλήλου σε έναν Dataverse πίνακα.	Χρησιμοποιήστε την ενέργεια προσθήκη νέας γραμμής του Dataverse για να γράψετε τα στοιχεία υπαλλήλου από το σύστημα HCM σε έναν Dataverse πίνακα (για παράδειγμα, έναν πίνακα εργαζομένων).
	Όταν μια γραμμή ενημερώνεται σε έναν πίνακα Dataverse.	Χρησιμοποιήστε την ενέργεια του Dataverse Όταν προστίθεται, τροποποιείται ή διαγράφεται μια γραμμή για να παρακολουθείτε τις αλλαγές στις λεπτομέρειες του υπαλλήλου. Θα μπορούσατε επίσης να καθορίσετε έναν τύπο συμβάντος, για παράδειγμα ενσωμάτωση, για να ενεργοποιήσετε σχετικές δευτερεύουσες διεργασίες.
	Αναζήτηση Microsoft Entra ID για το λογαριασμό χρήστη.	Χρησιμοποιήστε τη σύνδεση Microsoft Entra ID για να προσδιορίσετε τον λογαριασμό χρήστη του νέου υπαλλήλου στο Microsoft Entra ID με βάση το αναγνωριστικό υπαλλήλου που συλλέχθηκε νωρίτερα από το σύστημα HCM.
	Ανάθεση άδειας χρήσης Microsoft 365 σε νέο υπάλληλο.	Χρησιμοποιήστε μια κλήση Microsoft Graph για να προσδιορίσετε τον ρόλο του νέου υπαλλήλου και να εκχωρήσετε μια κατάλληλη Microsoft 365 άδεια χρήσης.
	Δημιουργήστε ένα γραμματοκιβώτιο του Outlook για τον νέο υπάλληλο.	Χρησιμοποιήστε μια άλλη κλήση Microsoft Graph για να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο του Outlook για τον νέο υπάλληλο.
	Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διευθυντή νέου εργαζόμενου.	Η επιβεβαίωση ρύθμισης της πρώτης ημέρας αποστέλλεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον διευθυντή του νέου υπαλλήλου χρησιμοποιώντας τη σύνδεση Outlook.

Εφαρμογή της αρχιτεκτονικής λύσης στον οργανισμό σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την αρχιτεκτονική και τα μοτίβα σχεδίασης της λύσης της Epiq για παρόμοιες περιπτώσεις χρήσης προσθήκης λογαριασμών στον οργανισμό σας. Για παράδειγμα:

Εξορθολογισμός των διαδικασιών αποχώρησης προσωπικού.
Ένταξη νέων φοιτητών, καθηγητών ή προσωπικού σε κολέγιο ή πανεπιστήμιο, δημιουργία Microsoft 365 λογαριασμών με βάση την ταυτότητα φοιτητή ή υπαλλήλου τους.
Αυτοματοποιήστε μικρότερης κλίμακας, συνήθεις διαδικασίες ενσωμάτωσης για να δοκιμάσετε τη λύση και να συγκεντρώσετε σχόλια πριν από την κλιμάκωση σε ολόκληρη την επιχείρηση.

Χρήση AI Builder για μαζικές ενέργειες

Στη συνέχεια, η ομάδα της Epiq εντόπισε την ανάγκη εντός συγκεκριμένων επιχειρηματικών μονάδων να φιλοξενήσει ένα σενάριο μαζικής πρόσληψης, όπου πολλά νέα μέλη του προσωπικού ενσωματώνονται μαζί για μια βραχυπρόθεσμη δέσμευση πελατών.

Οι μαζικές προσλήψεις απαιτούσαν μια παραλλαγή της διαδικασίας ενσωμάτωσης για να επιτρέψουν στην ομάδα προσλήψεων να υποβάλει μια λίστα νέων προσλήψεων ως ομάδα και να αποφύγει την αποστολή επιβεβαίωσης μέσω email για κάθε νέο μέλος της ομάδας.

Η ομάδα Epiq προσάρμοσε τον αυτοματισμό για να προσδιορίσει πότε η ομάδα προσλήψεων υπέβαλε μια φόρμα μαζικής πρόσληψης που δημιουργήθηκε στο Microsoft Forms. Στη συνέχεια, χρησιμοποίησαν AI Builder να δομούν τα δεδομένα σε JSON έτσι ώστε να προστίθενται Dataverse σε συνεπή μορφή. Το Power Automate εντοπίζει τη μαζική προσθήκη και συγκεντρώνει όλα τα στοιχεία των νέων υπαλλήλων σε ένα μόνο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τον υπεύθυνο προσλήψεων.

«Η μεγαλύτερη πρόκληση που είχαμε εδώ και τρία χρόνια που έλυσε αυτή η λύση ήταν ότι όταν οι άνθρωποι συμπληρώνουν τη φόρμα, κάποιοι βάζουν μια λίστα οριοθετημένη με κόμματα, κάποιοι κάνουν εμι-άνω τελείες. Χρησιμοποιούμε το μοντέλο GPT για AI Builder να ομαλοποιήσουμε αυτά τα δεδομένα».—Colton Coan, Ανώτερος Διευθυντής Ταχείας Ανάπτυξης

Χειρισμός αιτήσεων φορητών υπολογιστών και παρακολούθηση κατάστασης

Η ομάδα επέκτεινε τη ροή ενσωμάτωσης με αυτοματισμούς για να βελτιώσει την εμπειρία χρήστη για τους διευθυντές προσλήψεων, συμπεριλαμβανομένων των προτροπών για την επιλογή υλικού για το νέο μέλος της ομάδας τους.

Μαζί με μια Microsoft 365 άδεια χρήσης και ένα γραμματοκιβώτιο του Outlook, οι νέοι υπάλληλοι συνήθως απαιτούν φορητό υπολογιστή, ο οποίος είναι μια ιδανική εργασία για αυτοματοποίηση και παρακολούθηση κατάστασης. Προσδιορίζοντας αυτές τις ταυτόχρονες δραστηριότητες ενσωμάτωσης, η ομάδα αυτοματοποίησε περισσότερες ενέργειες που ενεργοποιήθηκαν από τον ίδιο τύπο συμβάντος ενσωμάτωσης.

Η αυτοματοποίηση ζητά από τον υπεύθυνο προσλήψεων να επιλέξει υλικό και οποιοδήποτε λογισμικό απαιτείται για τον νέο υπάλληλο και, στη συνέχεια, καταγράφει αυτόματα ένα δελτίο στο εργαλείο διαχείρισης υπηρεσιών πληροφορικής (ITSM). Ο σύνδεσμος παρακολούθησης παράδοσης φορητού υπολογιστή και η κατάσταση αποστολής ανακτώνται από τον πάροχο αποστολής και, στη συνέχεια, προστίθενται στο Dataverse αρχείο του υπαλλήλου.

Η ομάδα IT χρησιμοποιεί μια Power Apps διασύνδεση για την κεντρική παρακολούθηση και την αποκατάσταση των ροών εγκατάστασης μεμονωμένων υπαλλήλων, εάν προκύψει κάποιο ζήτημα.

Δημιουργία πινάκων εργαλείων παρακολούθησης κατάστασης ενσωμάτωσης

Η συγκέντρωση δεδομένων ενσωμάτωσης στο Dataverse όχι μόνο βοήθησε στην αυτοματοποίηση Power Automate αλλά επέτρεψε επίσης στην ομάδα Epiq να δημιουργήσει προσαρμοσμένες Power BI αναφορές για διαφορετικά ακροατήρια από ένα κεντρικό σύνολο δεδομένων.

Για παράδειγμα, δημιούργησαν μια προβολή διαχείρισης για να εστιάσουν σε πληροφορίες ετοιμότητας πρώτου επιπέδου για τους διευθυντές προσλήψεων υψηλότερου επιπέδου. Δημιούργησαν μια προβολή παρακολούθησης IT που παρέχει λεπτομερείς πληροφορίες για παρακολούθηση κατάστασης, επιτάχυνση εργασιών και μακροπρόθεσμη ανάλυση αποτελεσματικότητας.

Κύρια μηνύματα

Η μελέτη περίπτωσης της λύσης ενσωμάτωσης εργαζομένων της Epiq καταδεικνύει τις μετασχηματιστικές δυνατότητες της χρήσης Power Automate, Microsoft Dataverse και AI Builder. Αντιμετωπίζοντας κοινές προκλήσεις ενσωμάτωσης, η Epiq βελτίωσε τις διαδικασίες, μείωσε τις μη αυτόματες εργασίες και βελτίωσε τη συνολική αποτελεσματικότητα. Ακολουθούν ορισμένα βασικά συμπεράσματα για επαγγελματίες πληροφορικής που θέλουν να εφαρμόσουν μια παρόμοια λύση στους δικούς τους οργανισμούς:

Προσδιορίστε τα κύρια σημεία: Προσδιορίστε τις πιο χρονοβόρες και επιρρεπείς σε σφάλματα εργασίες στη διαδικασία ενσωμάτωσής σας. Δώστε προτεραιότητα στις εργασίες που θα αυτοματοποιήσετε πρώτα.
Επωφεληθείτε από τα εργαλεία αυτοματοποίησης: Χρησιμοποιήστε το Power Automate για να δημιουργήσετε ροές εργασιών που χειρίζονται επαναλαμβανόμενες εργασίες, όπως εκχωρήσεις αδειών χρήσης και δημιουργία γραμματοκιβωτίου. Μειώστε τη χειρωνακτική προσπάθεια και εξασφαλίστε συνέπεια.
Ενοποίηση με υπάρχοντα συστήματα: Βεβαιωθείτε ότι η λύση σας ενσωματώνεται απρόσκοπτα με τα υπάρχοντα συστήματα HCM και IT. Διατηρήστε την ακεραιότητα των δεδομένων και βελτιστοποιήστε τις διαδικασίες.
Χρήση AI για μαζικές ενέργειες: Χρησιμοποιήστε το AI Builder για να χειριστείτε σενάρια ενσωμάτωσης μεγάλης κλίμακας και να διαχειριστείτε πιο εύκολα καταστάσεις μαζικής μίσθωσης.
Παρακολούθηση και βελτιστοποίηση: Χρησιμοποιήστε εργαλεία όπως Power BI για να παρακολουθείτε την απόδοση των διαδικασιών ενσωμάτωσης. Ελέγχετε τακτικά και βελτιστοποιείτε τις ροές εργασίας σας για να βελτιώνετε συνεχώς την αποτελεσματικότητα.