Administrar la experiencia de presentación de reuniones para reuniones confidenciales de Teams
Algunas de las características descritas en este artículo requieren Teams Premium.
Con las directivas de administración de Teams, las etiquetas de confidencialidad y las plantillas, puede controlar una amplia variedad de opciones de configuración que determinan la experiencia durante la reunión para los participantes, entre las que se incluyen:
- Quién puede presentar y quién puede dar o solicitar el control
- Cómo se comparte el contenido y qué herramientas de colaboración están disponibles
- Vídeo, audio y reacciones de los asistentes
Los organizadores de reuniones pueden especificar muchas de estas opciones al crear la reunión, pero puede aplicar opciones específicas para diferentes usuarios y grupos de su organización mediante directivas de administración o para diferentes tipos o reuniones mediante etiquetas y plantillas de confidencialidad. Esto puede ayudarle a satisfacer sus necesidades de cumplimiento para diferentes tipos de reuniones y reuniones en las que se comparte información confidencial.
Nota
La configuración de reuniones en etiquetas de confidencialidad y plantillas de reunión personalizadas requiere Teams Premium.
Administrar quién puede presentar
En la tabla siguiente se muestra dónde están disponibles las opciones de configuración para administrar quién puede presentar en las reuniones:
| Setting | Directiva de administración | Etiqueta de confidencialidad | Plantilla | Organizador de la reunión |
|---|---|---|---|---|
| Quién puede presentar | Sí | Sí | No | Sí |
| Los participantes pueden dar o solicitar el control | Sí | No | No | No |
| Los participantes externos pueden dar o solicitar el control | Sí | No | No | No |
Al usar estos controles, puede limitar quién puede compartir contenido en pantalla en las reuniones.
Valor predeterminado para quién puede presentar en las reuniones
La directiva de reunión de administrador de Teams Quién puede presentar tiene las siguientes opciones:
- Solo los organizadores y co-organizadores
- Personas de mi organización e invitados
- Todos
Esta configuración no aplica el valor, sino que especifica el valor predeterminado para las reuniones nuevas creadas por los usuarios. Los usuarios pueden invalidar esta configuración y elegir cualquiera de las demás opciones, a menos que se aplique un valor específico mediante una etiqueta de confidencialidad.
El valor predeterminado de Todos permite a cualquier persona presentar en una reunión de forma predeterminada. Si su organización tiene requisitos de cumplimiento sobre quién puede presentar en las reuniones, considere la posibilidad de cambiar este valor a Personas de mi organización e invitados o Solo los organizadores y co-organizadores para proporcionar un valor predeterminado más seguro para los usuarios.
Para establecer la directiva Quién puede presentar
En el Centro de administración de Teams, expanda Reuniones y, después, seleccione Directivas de reunión.
Seleccione la directiva que desea modificar.
En Unirse a la reunión & sala de espera, seleccione un valor para Quién puede presentar.
Seleccione Guardar.
Administrar quién puede presentar usando etiquetas de confidencialidad
Los organizadores de la reunión pueden elegir entre las siguientes opciones para quién puede presentar en una reunión:
- Personas de mi organización e invitados
- Solo yo y los co-organizadores
- Personas específicas
- Todos
El valor predeterminado que se muestra cuando un usuario crea una reunión se especifica mediante la directiva Quién puede presentar mencionada anteriormente.
Puede restringir esta configuración con una etiqueta de confidencialidad. Para reuniones confidenciales o altamente confidenciales, considere la posibilidad de restringir esta configuración a Solo yo y los co-organizadores o a Personas específicas mediante una etiqueta de confidencialidad.
Directiva de administración de Teams: Los participantes pueden dar o solicitar el control
De forma predeterminada, los participantes de la reunión pueden ceder el control de su pantalla compartida a otro participante de la reunión. Esto se controla mediante dos directivas de reunión de administración de Teams:
Los participantes pueden dar o solicitar el control : esta configuración determina si el usuario con esta directiva puede ceder el control de su escritorio o ventana compartidos a otros participantes de la reunión. Está activado de forma predeterminada.
Los participantes externos pueden dar o solicitar el control : esta configuración determina que se puede dar control a un invitado o a un participante anónimo de la pantalla compartida de un usuario interno. Está desactivado de forma predeterminada.
Según los requisitos de cumplimiento de su organización, puede cambiar esta configuración para algunos o todos los usuarios.
Para configurar quién puede ceder el control de una pantalla compartida
En el Centro de administración de Teams, expanda Reuniones y, después, seleccione Directivas de reunión.
Seleccione la directiva que desea modificar.
En Uso compartido de contenido:
Para evitar que los participantes proporcionen el control de un uso compartido de pantalla a otros usuarios, establezca la opción Los participantes pueden dar o solicitar el control en Desactivado.
Para evitar que a los participantes externos se les dé el control de un recurso compartido de pantalla, establezca participantes externos pueden dar o solicitar el controlen Activado.
Seleccione Guardar.
Administrar qué contenido y vídeo se comparte con los asistentes
En las reuniones en las que se comparte información confidencial, puede ser importante minimizar el riesgo de compartir información inapropiada.
La tabla siguiente muestra la configuración que puede ayudar a administrar el contenido y el vídeo que se comparte en la pantalla en las reuniones.
| Setting | Directiva de administración | Etiqueta de confidencialidad | Plantilla | Organizador de la reunión |
|---|---|---|---|---|
| Pantalla compartida | Sí | No | No | No |
| Administrar lo que ven los asistentes | No | No | Sí | Sí |
El uso compartido de la pantalla es una directiva de administración de equipos. Con esta directiva, puede controlar si los asistentes a la reunión pueden compartir toda la pantalla o solo una sola aplicación. Compartir toda la pantalla puede ser cómodo, pero puede aumentar las posibilidades de compartir accidentalmente información inapropiada, como un correo electrónico o un documento abierto. Tenga en cuenta si desea restringir el uso compartido a una única aplicación para los usuarios o departamentos que suelen presentar información confidencial. También puedes desactivar completamente el uso compartido de la pantalla con esta directiva. Para obtener más información, vea Administrar directivas de reunión para compartir contenido.
Administrar lo que ven los asistentes es una opción disponible para los organizadores de la reunión que también se puede establecer mediante una plantilla. Cuando esta opción está habilitada, los organizadores de la reunión pueden controlar qué contenido se comparte en la pantalla y quién está visible. Los organizadores deben incluir intencionadamente contenido compartido y vídeo en la pantalla para que los asistentes puedan verlo. Esto puede ayudar a minimizar el riesgo de compartir contenido inapropiado en una reunión. Tenga en cuenta si desea habilitar o exigir esta experiencia para reuniones confidenciales con una plantilla de reunión. Para obtener más información, vea Administrar lo que los asistentes ven en las reuniones de Teams.
Administrar herramientas de presentación
Teams ofrece varias herramientas de presentación que permiten la participación interactiva de los asistentes a la reunión. En la tabla siguiente se muestran características que pueden ayudar a administrar estas herramientas.
| Setting | Directiva de administración | Etiqueta de confidencialidad | Plantilla | Organizador de la reunión |
|---|---|---|---|---|
| PowerPoint Live | Sí | No | No | No |
| Whiteboard | Sí | No | No | No |
| Notas compartidas | Sí | No | No | No |
Cada una de estas características se puede administrar mediante directivas de administración, pero no mediante plantillas o etiquetas de confidencialidad, ni por el organizador de la reunión. Por lo tanto, se pueden aplicar a usuarios o grupos, pero no a reuniones específicas. Para obtener más información, vea Configuración de la directiva de reunión: uso compartido de contenido.
Si tiene reuniones en las que se comparte información confidencial, es posible que desee deshabilitar Whiteboard y las notas compartidas para evitar tener información confidencial agregada a ellas.
PowerPoint Live permite a los asistentes avanzar y retroceder en una presentación de PowerPoint que se comparte en pantalla. Esto puede permitir a los asistentes ver información confidencial antes de que la presente el organizador.
Tenga en cuenta si hay usuarios o grupos en su organización que no deban usar estas características para evitar compartir información confidencial.
Administrar cómo interactúan los asistentes a la reunión
En la tabla siguiente se muestran características que pueden ayudar a administrar la forma en que los asistentes a la reunión interactúan durante una reunión.
| Setting | Directiva de administración | Etiqueta de confidencialidad | Plantilla | Organizador de la reunión |
|---|---|---|---|---|
| Permitir cámara para los asistentes | No | No | Sí | Sí |
| Permitir micrófono para los asistentes | No | No | Sí | Sí |
| Reacciones | Sí | No | Sí | Sí |
El audio y el vídeo de los asistentes pueden facilitar la comunicación entre los asistentes durante una reunión. Ambos pueden ser controlados por el organizador de la reunión o por una plantilla de reunión. Según el tipo de reunión, es posible que desee permitir o restringir estas capacidades.
Para las reuniones que son presentaciones con interacción mínima de los asistentes, desactivar el vídeo y el audio puede minimizar las distracciones.
Al grabar reuniones, el vídeo de los participantes podría considerarse datos personales e deducir requisitos normativos.
Si elige desactivar las reacciones, recuerde que esto desactivará la característica de levantar la mano. (Para las reuniones de estilo de presentación, la característica Q&A puede permitir la interacción necesaria para que los asistentes hagan preguntas).
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