Procedimiento: Cobrar saldos pendientes

Gestionar cobros incluye comprobar si los importes vencidos se pagan puntualmente. Si los clientes tienen pagos vencidos, puede empezar enviando el informe de Extracto de cliente como recordatorio. También puede emitir recordatorios.

Puede usar recordatorios para recordar a los clientes que tienen importes vencidos. También puede usar recordatorios para calcular intereses o comisiones e incluirlos en el recordatorio. Utilice documentos de interés si desea cargar a los clientes intereses o comisiones sin recordarles que tienen importes vencidos.

Recordatorios

Para poder crear recordatorios, debe configurar términos de recordatorio y asignarlos a sus clientes. Cada recordatorio tiene niveles de recordatorio predefinidos. Cada nivel de recordatorio incluye reglas acerca de cuándo se debe emitir el recordatorio, por ejemplo, los días transcurridos desde la fecha de vencimiento de la factura o la fecha del recordatorio anterior. El contenido de la ventana Términos interés determina si el interés se calcula en el recordatorio.

Puede ejecutar de manera periódica el proceso Crear recordatorios para crear recordatorios para todos los clientes con saldos vencidos o bien crear manualmente un recordatorio para un determinado cliente y hacer que las líneas se calculen y rellenen automáticamente.

Después de crear los recordatorios, puede modificarlos. El texto que aparece al principio y al final de un recordatorio viene determinado por los términos del nivel de recordatorio y se puede ver en la columna Descripción. Si se ha insertado automáticamente un importe calculado en el texto de comienzo o de fin, el texto no se ajustará si elimina líneas. A continuación, deberá usar la función Actualizar texto recordatorio.

Un movimiento de cliente que tenga el campo En espera relleno no solicitará la creación de un recordatorio. Sin embargo, si se crea un recordatorio basándose en otro movimiento, también se incluirá en el recordatorio un movimiento vencido marcado como en espera. El interés no se calcula en líneas con estos movimientos.

Una vez creados recordatorios y realizadas las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o enviar los recordatorios, normalmente por correo electrónico.

Cargos financieros

Si un cliente no paga en la fecha de vencimiento, puede calcular automáticamente intereses y añadirlos a los importes vencidos en la cuenta del cliente. Puede informar a los clientes de los cargos añadidos enviando documentos de interés.

Nota

Los documentos de interés se utilizan para calcular intereses y para informar a los clientes que tienen intereses sin recordarles que tienen pagos vencidos. De manera alternativa, puede calcular el interés sobre pagos vencidos al crear recordatorios.

Puede crear manualmente un documento de interés para un cliente individual y rellenar las líneas automáticamente. También puede usar la función Crear documentos interés para crear documentos de interés para todos o algunos de los clientes con saldos pendientes.

Después de crear los documentos de interés, puede modificarlos. El texto que aparece al principio y al final del documento de interés viene determinado por los términos de interés y se puede ver en la columna Descripción de las líneas. Si se ha insertado automáticamente un importe calculado en el texto de comienzo o de fin, el texto no se ajustará si elimina líneas. A continuación, deberá usar la función Actualizar texto interés.

Después de crear documentos de interés y de realizar las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o emitir los documentos de interés, normalmente por correo electrónico.

Enviar el informe de extracto del cliente

1. Seleccione el icono , escriba Extracto de cliente y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario. Seleccione un campo para obtener una breve descripción del campo o el enlace a información adicional.
3. En Opciones de salida, seleccione cómo enviar el informe al cliente.

Nota

Si usa varias divisas, el informe de Extracto de cliente siempre se imprime en la divisa del cliente. La última fecha de periodo de un extracto también se usa como la fecha del extracto y la fecha de vencimiento, si el vencimiento está incluido.

Para configurar los recordatorios

Si los clientes tienen pagos vencidos, deberá decidir cómo y cuándo les enviará un recordatorio. Además, puede cargar en sus cuentas intereses o comisiones. Puede configurar un número ilimitado de recordatorios. Para cada código de términos de recordatorio, puede definir un número ilimitado de niveles de recordatorio.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorio y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Rellene los campos según sea necesario.
3. Para utilizar más de una combinación de recordatorios, configure un código para cada uno.

Para configurar los niveles de recordatorio

La primera vez que se crear un recordatorio para un cliente, se utiliza la configuración del nivel 1. Cuando se emite el recordatorio, el número de nivel se registra en los movimientos de recordatorio creados y vinculados a los movimientos del cliente individuales. Si es necesario volver a recordar al cliente, se comprueban todos los movimientos de recordatorio vinculados a movimientos de cliente abiertos para localizar el número de nivel más alto. Para el nuevo recordatorio se utilizarán las condiciones del siguiente número de nivel.

Si crea más recordatorios de aquellos para los que tenga niveles definidos, se utilizarán las condiciones para el nivel más alto. Puede crear tantos recordatorios como permita el campo Nº máx. recordatorios en los términos de recordatorio.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorio y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. En la ventana Términos recordatorio, seleccione la línea que incluya los términos para los que desea configurar niveles y, a continuación, elija la acción Niveles.

3. Rellene los campos según sea necesario.

   Para cada nivel de recordatorio, puede especificar condiciones individuales, que pueden incluir comisiones adicionales tanto en la divisa local como en la divisa extranjera. Puede definir muchos recargos fijos en divisas extranjeras para cada código de la ventana Niveles recordatorio.

4. Seleccione la acción Divisas.

5. En la ventana Divisas por nivel recordatorio, defina para cada código de nivel de recordatorio y su correspondiente número de nivel de recordatorio un código de divisa y un recargo adicional.

   Nota

   Cuando crea recordatorios en una divisa extranjera, se utilizarán las condiciones de la divisa extranjera configuradas en esta tabla para crear recordatorios. Si no se han configurado recordatorios en divisa extranjera, se utilizarán los recordatorios de DL configurados en la ventana Niveles recordatorio y se convertirán en la divisa pertinente.

   Para cada nivel de recordatorio, puede especificar el texto que se va a imprimir antes (Comienzo texto) o después (Fin texto) en las entradas del recordatorio.

6. Elija las acciones Comienzo texto o Fin texto respectivamente, y rellene la ventana Texto recordatorio .

7. Para insertar automáticamente valores relacionados en el texto de recordatorio resultante, escriba los siguientes marcadores de posición en el campo Texto.

Marcador de posición	Valor
%1	Contenido del campo Fecha emisión documento en la cabecera del recordatorio
%2	Contenido del campo Fecha de vencimiento en la cabecera del recordatorio
%3	Contenido del campo Tipo interés en las condiciones relacionadas con las cargas financieras
%4	Contenido del campo Importe pendiente en la cabecera del recordatorio
%5	Contenido del campo Importe interés en la cabecera del recordatorio
%6	Contenido del campo Tarifa adicional en la cabecera del recordatorio
%7	Importe total del recordatorio.
%8	Contenido del campo Nivel recordatorio en la cabecera del recordatorio
%9	Contenido del campo Código divisa en la cabecera del recordatorio
%10	Contenido del campo Fecha registro en la cabecera del recordatorio
%11	El nombre de la empresa
%12	Contenido del campo Recargo adicional por línea en la cabecera del recordatorio

Por ejemplo, si escribe Tiene una deuda de %9 %7 vencida desde el %2., el recordatorio resultante contendrá el siguiente texto: Tiene una deuda de USD DL vencida desde el 02-02-2014.

Una vez configurados los términos de recordatorio, con niveles y texto adicionales, escriba uno de los códigos en cada una de las fichas de cliente. Para obtener más información, vea Procedimiento: Registrar nuevos clientes.

Para crear un recordatorio automáticamente

Los recordatorios son parecidos a las facturas. Cuando crea un recordatorio, debe rellenar una cabecera de recordatorio y una o varias líneas de recordatorio. Puede utilizar una función para crear recordatorios para todos los clientes de forma automática.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorios y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. En la ventana Recordatorio, elija la acción Crear recordatorios.
3. En la ventana Crear recordatorios , rellene los campos para definir cómo y para quién se crean los recordatorios.
4. Elija el botón Aceptar.

Para crear un recordatorio manualmente

En la ventana Recordatorio , puede rellenar la ficha desplegable General manualmente y rellenar las líneas automáticamente.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorios y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. Seleccione la acción Nuevo.

3. En la ficha desplegable General, rellene los campos como sea necesario.

4. Elija la acción Proponer líneas recordatorio.

5. En el proceso Proponer líneas recordatorio, rellene los campos para definir cómo y para quién se crean los recordatorios.

6. Si desea que los recordatorios incluyan movimientos vencidos pendientes en espera, seleccione la casilla Incluir movimientos en espera.

   Importante

   Los movimientos pendientes que están en espera se insertarán independientemente del valor de la casilla Sólo movs. con importes vencidos.

7. Elija el botón Aceptar.

Para cambiar los textos de recordatorio

Existen varias formas de definir el texto que aparecerá en el recordatorio impreso. In algunos casos, quizás le convenga cambiar los textos de comienzo o fin definidos para el nivel actual por los de otro nivel.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorios y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Abra el recordatorio correspondiente y haga clic en la acción Actualizar texto recordatorio .
3. En la ventana Actualizar texto recordatorio, escriba el nivel deseado en el campo Nivel recordatorio.
4. Elija el botón Aceptar para actualizar los textos de comienzo y fin.

Emitir un recordatorio

Una vez creados recordatorios y realizadas las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o enviar los recordatorios.

Al emitir un recordatorio, los datos se transfieren a una ventana diferente para recordatorios emitidos. Al mismo tiempo, los movimientos de recordatorio se registran. Si se ha calculado interés o una comisión adicional, los movimientos se registran en la contabilidad del cliente y en la contabilidad general.

Cuando se emite un recordatorio, los movimientos se registran según las especificaciones de la ventana Recordatorio. Esta especificación determina si se registra un interés y/o recargos fijos a la cuenta del cliente y a la contabilidad. La configuración de la ventana Grupo contable cliente determina qué cuentas se registran.

Por cada movimiento de cliente del documento de interés, se crea un movimiento en la ventana Movs. recordatorio/interés.

Si las casillas Registrar interés o Registrar recargo fijo de la ventana Recordatorio están seleccionadas, se crearán también los siguientes movimientos:

• Un movimiento en la ventana Movs. cliente
• Un movimiento de cobros en la cuenta correspondiente
• Un movimiento de interés o uno de recargo fijo en la cuenta correspondiente

Por otra parte, la emisión del recordatorio puede afectar a los movimientos de IVA.

1. Seleccione el icono , escriba Recordatorios y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Seleccione el recordatorio correspondiente y, a continuación, elija la acción Emitir.
3. En la ventana Emitir recordatorios, rellene los campos según sea necesario.
4. Elija el botón Aceptar.

El recordatorio está impreso para enviarlo a un correo electrónico específico como un archivo PDF adjunto.

Configurar términos interés

Debe definir un código para cada cálculo de interés. Después puede introducir este código en el campo Cód. interés de las fichas de cliente o proveedor.

Puede calcular los intereses utilizando el cálculo por días crédito o bien el cálculo por saldo vencido.

Según el principio de cálculo por saldo vencido, el interés es tan sólo una parte porcentual de éste.

Balance Due method - Finance Charge = Overdue Amount x (Interest Rate / 100)

Con el método de cálculo de saldo por días, se tiene en cuenta cuántos días han transcurrido desde que venció el pago:

Average Daily Balance method - Finance Charge = Overdue Amount x (Days Overdue / Interest Period) x (Interest Rate/100)

Además, cada código de la tabla Términos interés está vinculado a la subtabla Texto interés. Por cada grupo de términos de interés, puede definir un texto inicial y/o final que se incluirán en el documento de interés.

1. Seleccione el icono , escriba Términos interés y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.

2. Rellene los campos según sea necesario.

3. Para utilizar más de una combinación de términos interés, configure un código para cada uno.

   Para cada término de interés, puede especificar condiciones individuales, que pueden incluir comisiones adicionales tanto en la divisa local como en la divisa extranjera. Puede definir muchos recargos adicionales en divisas extranjeras para cada código de la ventana Términos interés.

4. Seleccione la acción Divisas.

5. En la ventana Divisas por térms. interés, defina para cada término un código de divisa y un recargo adicional.

   Nota

   Cuando crea intereses en una divisa extranjera, las condiciones de la divisa extranjera que ha configurado se utilizarán para crear documentos de interés. Si no se han configurado condiciones de interés en divisa extranjera, las condiciones de interés de DL configuradas en la ventana Términos interés se utilizarán y convertirán en la divisa pertinente.

   Para cada interés puede especificar un texto que se imprima antes (comienzo texto) o después (fin texto) de los movimientos del documento de interés.

6. Elija las acciones Comienzo texto o Fin texto respectivamente, y rellene la ventana Texto interés .

7. Para insertar automáticamente valores relacionados en el texto de interés resultante, escriba los siguientes marcadores de posición en el campo Texto.

Marcador de posición	Valor
%1	Contenido del campo Fecha emisión documento en la cabecera del documento de interés
%2	Contenido del campo Fecha de vencimiento en la cabecera del documento de interés
%3	Contenido del campo Tipo interés en las condiciones relacionadas con las cargas financieras
%4	Contenido del campo Importe pendiente en la cabecera del documento de interés
%5	Contenido del campo Importe interés en la cabecera del documento de interés
%6	Contenido del campo Recargo adicional en la cabecera del documento de interés
%7	Importe total del recordatorio.
%8	Contenido del campo Código divisa en la cabecera del documento de interés
%9	Contenido del campo Fecha registro en la cabecera del documento de interés

Para crear un documento de interés manualmente

Los documentos de interés son parecidos a las facturas. Puede rellenar la cabecera manualmente y que el sistema rellene las líneas, o bien crear los documentos de interés para todos los clientes de forma automática.

1. Seleccione el icono , escriba Documentos interés y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Elija la acción Nuevo y, a continuación, rellene los campos según sea necesario.
3. Elija la acción Proponer líneas doc. interés.
4. En la ventana Sugerir documentos financieros de interés, establezca un filtro en la ficha desplegable Movimientos contables de cliente Si desea crear documentos financieros de interés sólo para determinados movimientos.
5. Elija el botón Aceptar para iniciar el trabajo por lotes.

Para actualizar los textos en documentos de interés

En algunos casos, quizás le interese modificar el texto de comienzo y fin configurado para los recordatorios de interés. Si no hace esto en el momento de crear los documentos de interés aún sin emitir, puede actualizar los documentos con el texto modificado.

1. Seleccione el icono , escriba Documento interés y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. abra el documento de interés para el cual desea modificar el texto, y elija la acción Actualizar texto interés .
3. En la ventana Actualizar texto interés, puede definir un filtro si desea actualizar varios documentos de interés.
4. Elija el botón Aceptar para actualizar los textos de comienzo y fin.

Emitir documentos de interés

Después de crear documentos de interés y de realizar las modificaciones necesarias, puede imprimir informes de test o emitir los documentos de interés.

Cuando se emite un recordatorio, los movimientos se registran según las especificaciones de la ventana Términos interés. Esta especificación determina si se registra un interés y/o recargos fijos a la cuenta del cliente y a la contabilidad. La configuración de la ventana Grupo contable cliente determina qué cuentas se registran.

Por cada movimiento de cliente del documento de interés, se crea un movimiento en la ventana Movs. recordatorio/interés.

Si las casillas Registrar interés o Registrar recargo fijo de la ventana Términos interés están seleccionadas, se crearán también los siguientes movimientos:

• Un movimiento en la ventana Movs. cliente
• Un movimiento de cobros en la cuenta correspondiente
• Un movimiento de interés o uno de recargo fijo en la cuenta correspondiente

Por otra parte, la emisión del documento de interés puede afectar a los movimientos de IVA.

1. Seleccione el icono , escriba Documentos interés y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Seleccione el documento correspondiente y, a continuación, elija la acción Emitir.
3. En la ventana Emitir docs. interés, rellene los campos según sea necesario.
4. Elija el botón Aceptar.

El documento de interés está impreso para enviarlo a un correo electrónico específico como un archivo PDF adjunto.

Para ver los movimientos de recordatorio y de interés

Cuando se emite un recordatorio, se crea un movimiento de recordatorio en la ventana Movs. recordatorio/interés para cada línea de recordatorio que contenga un movimiento de cliente. Se puede obtener un resumen de los movimientos de recordatorio creados para un cliente específico.

1. Seleccione el icono , escriba Clientes y, a continuación, seleccione el vínculo relacionado.
2. Abra la ficha de cliente correspondiente y, a continuación, elija la acción Movimientos.
3. En la ventana Movs. cliente, seleccione la línea que contenga el movimiento cuyos movimientos de recordatorio desea ver y, a continuación, elija la acción Movs. recordatorio/interés.

Consulte también

Administrar cobros
Ventas
Trabajar con Dynamics NAV