Configuración de la integración de OneDrive con Business Central local

En este artículo se explica cómo configurar OneDrive para la integración profesional o educativa (anteriormente conocida como OneDrive para la Empresa) con Business Central local. A diferencia de Business Central en línea, la conexión entre Business Central y OneDrive no se configura automáticamente. Si la conexión no está configurada, los usuarios no pueden usar las características de OneDrive.

Hay dos tareas que deben realizarse para configurar la integración de OneDrive.

  • La primera tarea consiste en registrar una aplicación en el entorno de Microsoft Entra de su plan de Microsoft 365. La aplicación registrada se utiliza con fines de autenticación. Esta tarea normalmente se realiza en Azure Portal y en el cliente web de Business Central.
  • La segunda tarea implica configurar la conexión a la dirección URL de OneDrive y activar las características de OneDrive en la Business Central. Esta tarea se realiza en el cliente web de Business Central. Se hace de manera diferente para la versión 21 que para las versiones 19 y 20. La versión 21 introduce una nueva Configuración de OneDrive que reemplaza la Configuración de conexiones de SharePoint.

Importante

Business Central local solo se puede conectar a OneDrive alojado por Microsoft en la nube. No se admite la conexión de Business Central local al repositorio Mis sitios de SharePoint Server.

Registro de una aplicación en Microsoft Entra ID para la integración de OneDrive

En esta tarea, añadirás una aplicación registrada para Business Central en el entorno de Microsoft Entra de tu plan de Microsoft 365. Al igual que otros servicios de Azure que funcionan con Business Central, OneDrive requiere una aplicación registrada en Microsoft Entra ID. La aplicación registrada proporciona servicios de autenticación y autorización entre Business Central y SharePoint, el cual es utilizado por OneDrive.

Para conocer los pasos detallados para completar este paso, consulte Registrar una aplicación en Microsoft Entra ID en la ayuda para desarrolladores y profesionales de TI.

Al registrar la aplicación, tenga en cuenta los siguientes puntos:

  • Si ya ha registrado una aplicación como parte de una integración con otro producto de Microsoft, como Power BI, luego puede reutilizar esa aplicación registrada. En este caso, solo tendrá que configurar los permisos de SharePoint para la aplicación registrada existente.

  • Asegúrese de configurar la aplicación registrada con los siguientes permisos delegados en la API de SharePoint:

    • AllSites.FullControl
    • User.ReadWrite.All

    Para Business Central 2021 release wave 2 (versión 19), establezca estos permisos en su lugar:

    • AllSites.Write
    • MyFiles.Write
    • User.Read.All

  • Si está utilizando la versión 19 o 20 de Business Central, copie el ID de la aplicación (cliente) y el secreto del cliente utilizado por la aplicación registrada. Necesitará esta información en la siguiente tarea.

Conseguir la URL de OneDrive

Necesitará una URL para establecer conexión con OneDrive desde Business Central. La manera más fácil de obtener la dirección URL es iniciar sesión en OneDrive para su organización. En la dirección del navegador, verá una URL que tiene el siguiente formato:

https://<your Microsoft 365 tenant name>-my.sharepoint.com/personal/<your user name>

Por ejemplo: https://contoso-my.sharepoint.com/personal/rsimone_contoso_onmicrosoft_com.

No necesita la URL completa. Utiliza únicamente la porción anterior a /personal:

https://<your Microsoft 365 tenant name>-my.sharepoint.com

Por ejemplo: https://contoso-my.sharepoint.com.

También hay otras formas de obtener la URL. Para obtener más información, consulte direcciones URL de OneDrive para los usuarios de su organización en la documentación de OneDrive.

Configuración de la conexión de OneDrive en la versión 21 y posteriores

Use este procedimiento si está usando Business Central 2022 versión 2 (versión 21) o posterior.

Prerrequisitos

  • Permiso indirecto, modificar y eliminar (imd) en la tabla Escenario de servicio de documentos como mínimo

Ejecutar la configuración de OneDrive

  1. Seleccione Search (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba OneDrive Setup y elija el vínculo relacionado.

  2. La primera vez que ejecute la configuración asistida, ve Su privacidad. Lea la inforamción de la página y, si está de acuerdo con los términos, seleccione Aceptar para continuar.

  3. En la página Configurar el manejo de archivos, tiene las siguientes opciones para elegir:

    Opción Description
    Utilizar para las funcionalidades de la aplicación Si activa esta opción, las acciones Abrir en OneDrive y Compartir estarán disponibles en archivos de Business Central como archivos adjuntos a documentos o en la bandeja de entrada de informes. Estas acciones permiten a los usuarios copiar, abrir y compartir archivos en OneDrive.
    • Funciones de Business Central que almacenan o capturan documentos y otros archivos, y ofrecen acciones Abrir en OneDrive y Compartir para sacar esos archivos de Business Central, como Documentos entrantes y archivos adjuntos de registros.
    • Funciones de línea de negocio que generan libros de Excel personalizados, como presupuestos de ventas.
    • Informes enviados a la bandeja de entrada de informes
    • Si ha instalado personalizaciones o extensiones, estas pueden agregar más funciones que usan OneDrive.
    Para obtener más información, vea Abrir y compartir archivos de Business Central en OneDrive.
    Utilizar para funcionalidades del sistema Al activar esta opción, se activan las siguientes funciones:
    • Las acciones Abrir en Excel y Editar en Excel de las páginas de lista copiarán automáticamente el archivo de Excel en OneDrive; luego podrá abrirlo en Excel Online. Para obtener más información, consulte Ver y editar en Excel.
    • Si envía un informe a un archivo de Excel o Word, el archivo se copiará automáticamente en OneDrive; luego podrá abrirlo en Excel o Word online. Para más información, vea Guardar un informe en un archivo.

  4. En la página Configure Business Central, escriba la dirección URL de OneDrive en el campo OneDrive URL.

    Cómo encontrar mi dirección URL de OneDrive?

  5. Elija Conexión de prueba y espere los resultados.

    • Si la prueba tiene éxito, elija Hecho, entonces estás listo para ir.
    • Si la prueba falla, recibe un mensaje que describe el problema. Por lo general, el problema tiene que ver con la URL que proporcionó. Elija OK para volver a la página Configure Business Central, compruebe la dirección URL e inténtelo de nuevo.
    • Si aún no ha configurado la aplicación registrada Microsoft Entra ID, se abre la guía Set Up Microsoft Entra ID.

  6. Una vez completado, el aviso de privacidad para la integración de OneDrive está acordado para todos los usuarios. Si desea cambiarlo para que los usuarios deban aceptar o no estar de acuerdo por sí mismos, vaya a la página Privacy Notices Status y seleccione Let User Decide para la integración de OneDrive. A continuación, se solicitará a los usuarios que acepten o no el aviso de privacidad la primera vez que utilicen las caracteristicas de OneDrive. Obtenga más información en Avisos de privacidad.

Configuración de la conexión en Business Central versión 19 y 20

Use este procedimiento si está usando el primer lanzamiento de versiones de 2022 de Business Central (versión 20) o el segundo lanzamiento de versiones de 2021 (versión 19).

Importante

Al configurar esta característica, también se habilitan características heredadas que envían archivos a OneDrive.

  • La característica Abrir en Excel copiará automáticamente el archivo de Excel en OneDrive y, a continuación, lo abrirá en Excel Online.
  • La exportación de cualquier informe a un archivo copiará automáticamente el archivo en OneDrive y, a continuación, lo abrirá en Excel Online, Word Online o OneDrive.
  • Otras funciones también pueden abrirse automáticamente en OneDrive.

  1. Seleccione Buscar (Alt+Q) en la esquina superior derecha, escriba Configuración de conexión de Microsoft SharePoint y elija el vínculo relacionado.

  2. En el campo Descripción, escriba una descripción para la conexión, como OneDrive.

  3. En el campo Folder, escriba Business Central.

  4. En el campo Ubicación, ingrese la URL de su OneDrive.

    Cómo encontrar mi dirección URL de OneDrive?

  5. En el campo Identificación del cliente, ingrese el ID de cliente de la aplicación registrada.

  6. En el campo Secreto del cliente, ingrese el secreto de la aplicación registrada.

Importante

La página Configuración de conexión de SharePoint se utiliza para configurar varias funciones heredadas. La sección General configura la conexión con OneDrive, y la sección Documentos compartidos redirige archivos a SharePoint en su lugar. La Configuración de conexión de SharePoint está obsoleta y se quitará en la próxima versión. Le recomendamos que no configure la sección Documentos compartidos. Obtenga más información en Funciones obsoletas en la aplicación base.

Después de actualizar a la versión 21

Al actualizar a la versión 21 o posterior, la conexión existente a OneDrive configurada en la página SharePoint Connection Setup seguirá funcionando. Pero, como la página Configuración de la conexión de SharePoint se eliminará en la versión 23, le recomendamos que cambie a la nueva integración de OneDrive, como se describe en la siguiente sección. Realizar este cambio ahora facilitará la transición cuando finalmente se elimine el SharePoint Connection Setup. Además, le permite usar la guía de configuración asistida OneDrive para administrar las características de OneDrive accesibles para los usuarios.

Cambiar de SharePoint clásico a la nueva integración de OneDrive

Para cambiar a la nueva integración de OneDrive, ejecute la OneDrive Setup guía de configuración asistida, que puede abrir directamente o desde la página heredada SharePoint Connection Setup. La configuración asistida de Configuración de OneDrive le guía a través de la transición y le brindará información sobre los cambios que se realizarán en el camino.

Antes de comenzar con el cambio o mientras lo hace, consulte la siguiente sección para conocer algunos aspectos y consideraciones sobre el proceso.

Acerca de cambiar a la nueva integración de OneDrive

Además de la integración de OneDrive, Business Central también puede integrarse con otros servicios, como Power BI e impresión universal. La integración con estos otros servicios también requiere una aplicación de Microsoft Entra registrada para la autenticación. La aplicación Microsoft Entra utilizada por estos otros servicios está configurada en la configuración asistida Configurar las cuentas de Microsoft Entra. Cuando se cambia de una configuración de conexión de SharePoint heredada, la nueva configuración asistida de Configuración de OneDrive cambia la integración de OneDrive también a la configuración asistida de Configurar sus cuentas de Microsoft Entra de modo que todas las integraciones usen la misma aplicación Microsoft Entra.

Este cambio tiene implicaciones a la hora de pasar a la nueva integración de OneDrive, dependiendo de si ya hay una aplicación de Microsoft configurada en la configuración asistida de Configurar sus cuentas de Microsoft Entra.

Importante

Después de cambiar a la nueva configuración de OneDrive, ya no puede utilizar la página Configuración de la conexión de SharePoint para configurar la integración de OneDrive.

Cómo afectan los cambios a la integración

La configuración asistida de Configuración de OneDrive siempre usará la aplicación que está configurada en la configuración asistida Configurar las cuentas de Microsoft Entra, si hay una. Al ejecutar la instalación asistida de OneDrive, se compara la aplicación configurada en Configurar tus cuentas de Microsoft Entra con tu aplicación actual configurada en Configuración de Conexión de SharePoint.

Tip

En la página Configuración de la conexión de SharePoint y la configuración asistida Configurar cuentas de Microsoft Entra, la aplicación de Microsoft Entra se identifica con el Id. del cliente.

  • Si la aplicación de Configurar tus cuentas de Microsoft Entra es diferente de la aplicación en Configuración de conexión de SharePoint, la integración de OneDrive se modifica para utilizar la aplicación en Configurar tus cuentas de Microsoft Entra.

    En Configuración de OneDrive al realizar el cambio, recibirá un mensaje similar al texto siguiente:

    La aplicación Microsoft Entra usada para la autenticación se configurará para todas las integraciones de Business Central. Esto significa que el Id. de cliente cambiará a NNNNNNNNN-NNNN-NNNN-NNNN-NNNNNNNNNNNN, es posible que desee probar que tiene los permisos correctos.

    NNNNNNNNN-NNNN-NNNN-NNNN-NNNNNNNNNNNN representa el ID de cliente de la aplicación en Configurar cuentas de Microsoft Entra que se ha cambiado a la integración de OneDrive.

    Importante

    Para que la nueva integración de OneDrive funcione después de hacer el cambio, debe otorgar permiso a la aplicación para la API de SharePoint en el portal de Azure. Puede realizar este paso antes o después de cambiar a la nueva configuración de OneDrive. Obtenga más información en la sección Registrar una aplicación en Microsoft Entra ID para la integración de OneDrive.

  • Si la aplicación de Configurar tus cuentas de Microsoft Entra es la misma que la aplicación en Configuración de conexión de SharePoint, la integración de OneDrive usa la misma aplicación que antes, excepto en la configuración de la instalación de Configurar tus cuentas de Microsoft Entra.

    En Configuración de OneDrive al realizar el cambio, recibirá un mensaje similar al texto siguiente:

    La aplicación Microsoft Entra usada para la autenticación se configurará para todas las integraciones de Business Central. Esto ya se ha configurado con el mismo Id. de cliente (aaaabbbb-0000-cccc-1111-dddd2222eeee).

  • Si no hay ninguna aplicación configurada en la configuración Configurar cuentas de Microsoft Entra, la integración de OneDrive utiliza la misma aplicación que antes.

    La configuración asistida de Configuración de OneDrive copia la configuración de la aplicación en la configuración Configurar las cuentas de Microsoft Entra, por lo que se usa para otras integraciones que podrían configurarse más adelante.

    En Configuración de OneDrive al realizar el cambio, recibirá un mensaje similar al texto siguiente:

    La aplicación de Microsoft Entra usada para la autenticación se configurará para todas las integraciones de Business Central.

Ejecutar la configuración de OneDrive para cambiar a la nueva integración de OneDrive

  1. Abra la página Configuración de OneDrive o la página Configuración de la conexión de SharePoint.

  2. Si está usando la Configuración de la conexión de SharePoint, elija Ir a la nueva configuración de OneDrive en la notificación en la parte superior de la página.

  3. Siga la guía de configuración asistida de Configuración de OneDrive.

  4. Cuando llega a la página Configurar el manejo de archivos, elija una de las siguientes opciones para activar funciones:

    Opción Description
    Utilizar para las funcionalidades de la aplicación Si activa esta opción, las acciones Abrir en OneDrive y Compartir estarán disponibles en archivos de Business Central como archivos adjuntos a documentos o en la bandeja de entrada de informes. Estas acciones permiten a los usuarios copiar, abrir y compartir archivos en OneDrive.
    • Funciones de Business Central que almacenan o capturan documentos y otros archivos, y ofrecen acciones Abrir en OneDrive y Compartir para sacar esos archivos de Business Central, como Documentos entrantes y archivos adjuntos de registros.
    • Funciones de línea de negocio que generan libros de Excel personalizados, como presupuestos de ventas.
    • Informes enviados a la bandeja de entrada de informes
    • Si ha instalado personalizaciones o extensiones, estas pueden agregar más funciones que usan OneDrive.
    Para obtener más información, vea Abrir y compartir archivos de Business Central en OneDrive.
    Utilizar para funcionalidades del sistema Al activar esta opción, se activan las siguientes funciones:
    • Las acciones Abrir en Excel y Editar en Excel de las páginas de lista copiarán automáticamente el archivo de Excel en OneDrive; luego podrá abrirlo en Excel Online. Para obtener más información, consulte Ver y editar en Excel.
    • Si envía un informe a un archivo de Excel o Word, el archivo se copiará automáticamente en OneDrive; luego podrá abrirlo en Excel o Word online. Para más información, vea Guardar un informe en un archivo.

  5. La página Configure Business Central muestra la misma dirección URL que usa la integración de OneDrive existente. Puede cambiar la URL según sea necesario.

  6. Seleccione Conexión de prueba y siga las instrucciones.

    Si la prueba tiene éxito, seleccione Hecho y entonces todo estará listo. De lo contrario, use los mensajes en la página para ayudarlo a solucionar el problema.

Integración de Business Central y OneDrive
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