Usar documentos electrónicos en el proceso de venta

Puede utilizar documentos electrónicos configurados (documentos electrónicos) con los siguientes documentos de ventas:

• Facturas de venta
• Pedidos de venta
• Notas de abono de venta
• Facturas de servicios
• Notas de abono de servicio
• Documentos de interés
• Recordatorios

Documentos electrónicos en ventas

Para crear y enviar una factura electrónica a un cliente, debe crear y registrar la factura de venta. Para obtener más información sobre el proceso estándar, vaya a Ventas con facturas.

Antes de registrar, puede optar por agregar el anexo a esta factura si desea incrustarlo en su formato de archivo Peppol.

Después de contabilizar el documento de ventas, abra la página Facturas de ventas registradas para obtener acceso a la página Documentos electrónico relacionada.

Ver documentos electrónicos

Para ver documentos electrónicos existentes, siga estos pasos.

1. En la página Facturas de ventas registradas, seleccione Documento electrónico y, a continuación, seleccione Abrir documento electrónico.
2. En la página Documentos electrónicos , en el encabezado, puede ver información básica sobre la factura registrada.
3. El campo Registro muestra el número del documento de la factura de venta registrada. Seleccione el enlace para abrir el documento.
4. En el campo Estado del documento electrónico , puede ver el estado en tiempo real del documento y su ubicación en el proceso. Si el documento está contabilizado, el estado es Procesado.

Estados y registros de documentos electrónicos

Para obtener detalles sobre el nivel de estado del servicio de su documento electrónico, consulte la pestaña desplegable Estado del servicio de documento electrónico . En las líneas, el sistema muestra uno o más servicios que el documento utilizó. En el escenario más común, cada documento utiliza solo un servicio. Sin embargo, un documento puede utilizar varios servicios.

• Marque el campo Código de servicio de documentos electrónicos para determinar qué servicio se utilizó.
• Marque el campo Estado de documento electrónico para determinar el estado actual del servicio para este documento.
• Si desea más información, seleccione el campo Registros para el servicio de la página Registros de documentos electrónicos. Se muestra una descripción cronológica de los diferentes estados del documento.
• Marque los campos N.º de movimiento y Hora de creación y otra información en la página Registros de documentos electrónicos. En el campo Estado de documento electrónico, el primer estado es Exportado, que indica que se ha creado el archivo del documento electrónico. El siguiente estado es Enviado, que indica que el documento se envió al proveedor de servicios, si está configurado.

Para obtener más información, seleccione la entrada que tiene el estado Exportado y luego ejecute una de las siguientes acciones:

• Abrir registros de asignación: Obtenga una descripción general de todos los campos exportados de las tablas de origen en el campo Valor original. Si utilizó reglas de transformación en el proceso de exportación, también puede obtener el valor final en el campo Nuevo valor.
• Exportar archivo: Exportar el archivo XML para revisión manual.

Para ver la comunicación entre usted y el servicio al que envía su documento, utilice el campo Registros de comunicación. Abra la página Registros de comunicación de documentos electrónicos para ver detalles sobre la solicitud y los motivos del mensaje con ese servicio.

Si hay un problema con el proveedor de servicios y el documento no se puede enviar, busque los siguientes indicadores en la página Documentos electrónicos:

• El campo Estado de documento electrónico del encabezado muestra el estado Error.
• El campo Estado de documento electrónico de la ficha desplegable Estado del servicio de documentos electrónicos muestra el estado Error de envío.
• La ficha desplegable Errores y advertencias contiene uno o más mensajes que proporcionan la causa del problema.

Una vez solucionado el problema, ejecute manualmente las acciones Enviar documento. Si necesita diferentes acciones, como Documento recreado, Cancelar documento u Obtener aprobación, puede ejecutarlos.

Crear manualmente documentos electrónicos cuando no se crearon automáticamente

El uso de documentos electrónicos requiere cierta configuración y, a veces, las personas se equivocan. Si hubo un problema con la configuración al registrar documentos de venta, es posible que Business Central no creara automáticamente documentos electrónicos para ellos. Si esto sucede, después de corregir la configuración, puede generar nuevos documentos electrónicos a partir de los documentos registrados.

Para comprobar si Business Central ha creado un documento electrónico, abra la página Factura venta reg. y seleccione la acción Abrir documento electrónico. Si Business Central no encuentra un documento electrónico relacionado, aparece un mensaje. Revise la configuración de sus documentos electrónicos y corrija cualquier error. Para obtener más información sobre la configuración, vaya a Configurar documentos electrónicos.

Cuando esté listo, puede ejecutar la acción Crear nuevo documento electrónico para generar un documento electrónico basado en las reglas del flujo de trabajo.

Descripción general de los estados de los documentos electrónicos

Para obtener una mejor descripción general de todos los documentos electrónicos de la empresa, puede seleccionar el centro de funciones Contable donde existen estados de documentos electrónicos. Allí podrá encontrar actividades de documentos electrónicos que tengan los siguientes estados:

• Documentos electrónicos salientes:

  • Procesado
  • En curso
  • Error

Información relacionada

Cómo configurar documentos electrónicos en Business Central
Cómo usar documentos electrónicos en compras
Cómo ampliar documentos electrónicos en Business Central
Gestión financiera
Facturar ventas
Registrar compras con facturas de compra y pedidos
Trabajar con Business Central

Encuentre módulos de aprendizaje en línea gratuitos de Business Central aquí