Facturar ventas

Normalmente puede crear un pedido o una factura de venta para registrar el contrato con un cliente para vender determinados productos según los términos de entrega y pago establecidos.

Sin embargo, debe utilizar un pedido de ventas en lugar de una factura de ventas si:

• Necesita enviar solo parte de una cantidad del pedido, por ejemplo, porque no esté disponible toda la cantidad.
• Envía productos después de contabilizar las facturas de venta correspondientes.
• Vende productos que el proveedor entrega directamente al cliente, lo que se denomina envío directo. Obtenga más información en Realizar envíos directos.

En todas las demás situaciones, los pedidos de venta y las facturas de venta funcionan de la misma forma. Obtenga más información sobre cómo usar pedidos de ventas en Vender productos.

Puede negocias con el cliente creando primero creando una oferta de venta, que puede convertir en una factura de venta cuando acuerde la venta. Obtenga más información en Hacer presupuestos de ventas.

Crear factura de venta

Si el cliente decide comprar, registre la factura de venta para crear los movimientos de cantidad y valor relacionados. Cuando registre la factura de venta, también puede enviarla como PDF anexo. Puede rellenar previamente el cuerpo de correo electrónico con un resumen de la factura y la información de pagos, por ejemplo, proporcionando un vínculo a PayPal. Obtenga más información en Enviar documentos por correo electrónico. Cuando el cliente paga la factura, puede registrar ese pago de diferentes maneras, según el tamaño y los flujos de trabajo preferidos de su organización. Obtenga más información en la sección Registrar pagos.

Las ficha de producto puede ser del tipo Inventario, Servicio o No inventario para especificar si el producto representa una unidad de inventario físico, una unidad de tiempo de mano de obra o una unidad física no guardada en el inventario, respectivamente. Obtenga más información en Registrar nuevos productos. El proceso de la factura de venta es el mismo para los tres tipos de producto.

Puede rellenar los campos de clientes en la factura de venta de dos formas en función de si el cliente ya está registrado. Consulte el paso 2 del siguiente procedimiento.

Para crear una factura de venta

1. Elija el icono , escriba Facturas venta y luego elija el enlace relacionado.

2. En el campo Nombre cliente, escriba el nombre de un cliente existente. Sin embargo, si el cliente es nuevo y, por tanto, no está registrado, siga estos pasos para completar la información estándar del cliente en la página Factura de venta:

   1. En el campo Nombre del cliente, escriba el nombre del cliente nuevo.
   2. En el cuadro de diálogo de registro de nuevos clientes, haga clic en Aceptar.
   3. En la página Seleccionar una plantilla para un cliente nuevo, seleccione una plantilla en la que se basará la nueva ficha de cliente y, a continuación, elija Aceptar.
   4. Una nueva ficha de cliente muestra la información sobre la plantilla de cliente seleccionada. Rellene el resto de campos. Obtenga más información en Registrar nuevos clientes.
   5. Cuando haya finalizado la ficha de cliente, elija Cerrar para volver a la página Factura de venta.

   Muchos campos de la factura de venta se rellenan con la información especificada en la nueva ficha de cliente.

3. Rellene los campos en la página Factura venta según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

   Nota

   Si permite que el cliente pague inmediatamente, por ejemplo, en efectivo o mediante PayPal, complete el campo Cód. forma pago. El pago se registra cuando se contabiliza la factura de venta. Si selecciona Efectivo, el pago se registra en una cuenta de contrapartida especificada.

   Ahora podrá rellenar la ficha desplegable Líneas con productos que vende al cliente o para cualquier transacción con el cliente que desee registrar en una cuenta de contabilidad.

4. En la ficha desplegable Líneas del campo Tipo, seleccione qué tipo de producto, cargo o transacción registra para el cliente en la línea de venta.

   Sugerencia

   Si ha configurado líneas de venta periódicas para el cliente, como por ejemplo un pedido de reabastecimiento mensual, puede reflejar eso en el pedido seleccionando la acción Obtener líneas de venta periódicas.

5. En el campo N.º, seleccione un registro para registrar según el valor del campo Tipo.

   Deje el campo N.º vacío en los casos siguientes:

   • Si la línea es de un comentario. Escriba el comentario en el campo Descripción.
   • Si la línea es de un producto del catálogo. Elija la acción Seleccionar artículos del catálogo. Obtenga más información en Trabajar con artículos de catálogo.

6. En el campo Cantidad, especifique cuántas unidades de producto, cargo o transacción deberá registrar la línea para el cliente.

   Nota

   Si el producto es de tipo Servicio o el campo Tipo contiene Recurso, la cantidad es una unidad de tiempo, por ejemplo horas, según se indica en el campo Cód. unidad medida en la línea. Obtenga más información en Configurar unidades de medida de producto

   El valor del campo Importe línea se calculará como Precio venta × Cantidad.

   El precio y el importe de las líneas tienen IVA o no, dependiendo de qué seleccione en el campo Precios incluyendo IVA en la ficha del cliente.

7. Si desea ofrecer un descuento, introduzca un porcentaje en el campo % Descuento línea. El valor del campo Importe de línea se actualiza según corresponde.

   Si los precios especiales de los productos se configuran en la ficha desplegable Precios de venta y descuentos en la línea de ventas de la tarjeta del cliente o del producto, y al cumplirse los criterios de precio, el precio y el importe de la línea de ventas se actualizan automáticamente. Obtenga más información en Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

8. Repita los pasos 4 a 7 para cada producto o cargo que desee facturar al cliente.

   Los campos de totales debajo de las líneas se actualizan automáticamente a medida que se crean o modifican líneas para visualizar los importes registrados en los extractos.

   Nota

   En casos muy raros, los importes registrados pueden desviarse de lo que se muestra en los campos de totales. Esto se debe normalmente a los cálculos de redondeo en relación con el IVA o el impuesto de venta.
   
   Para verificar los montos que publicará, utilice el cuadro informativo Estadísticas de clientes . Además, cuando selecciona la acción Liberar, los valores en los campos de totales se actualizarán para incluir los cálculos de redondeo.

9. En el campo Descuento en factura excluyendo impuesto, especifique un importe que se debe descontar del valor que aparece en el campo Total impuesto incl..

   Si ha configurado descuentos en factura para el cliente, el valor porcentual especificado se inserta automáticamente en el campo % descuento en factura si se cumplen los criterios de descuento, y el importe relacionado se inserta en el campo Descuento en factura excluyendo impuesto. Obtenga más información en Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

10. Cuando las líneas de la factura de venta ya estén completas, seleccione la acción Registrar y enviar.

El cuadro de diálogo Registrar y enviar confirmación muestra el método preferido del cliente para recibir documentos. Puede cambiar el método de envío seleccionando el botón de búsqueda en el campo Enviar documento a. Obtenga más información en Configurar perfiles de envío de documentos.

El producto relacionado y los movimientos de cliente se han creado ahora en su sistema y la factura de venta se genera como un documento PDF. La factura de venta se elimina de la lista de facturas de venta y se reemplaza con un nuevo documento de la lista de facturas de venta registradas.

Calcular descuentos en factura para ventas

Cuando haya agregado todos los productos en las líneas, podrá calcular el descuento en factura para todo el documento de venta eligiendo la acción Calcular descuento en factura.

El descuento se calcula sobre la base de todas las líneas del documento de venta en las que se ha seleccionado la casilla de verificación Permitir dto. factura. De forma predeterminada, se permiten descuentos en facturas. Sin embargo, las líneas con cargos de producto, por ejemplo, no se incluyen en el cálculo del descuento de factura. Para aplicar un descuento a dichas líneas, introduzca un valor en el campo Importe dto. línea de las líneas.

Nota

De forma predeterminada, los campos Permitir dto. factura y Importe dto. línea están ocultos en las líneas. Si los campos no están disponibles, puede agregarlos personalizando la página. Para obtener más información, consulte Personalizar el área de trabajo.

Sugerencia

Si se selecciona el campo Calc. dto. factura en la página Conf. ventas y cobros, el descuento en factura se calculará automáticamente. El momento en que se produce el cálculo difiere, según el tipo de documento de venta que se use.

Si usa un pedido de ventas, el descuento se calcula cuando se agrega una línea. Para todos los demás documentos de venta, como las facturas de venta, el descuento se calcula cuando se realiza alguna de las siguientes acciones:

• Ver estadísticas
• Ver un test
• Imprimir
• Envíos postales

Se definen las condiciones de descuento en factura para un cliente en la página Descuentos en factura de cliente. El código de divisa del documento de venta se usa para buscar las condiciones de descuento en factura en la divisa correspondiente.

Si no ha definido los descuentos en factura para las divisas extranjeras, las condiciones de descuento de la página Dtos. factura cliente se usan para calcular el descuento. El cálculo utiliza su divisa local y el tipo de cambio vigente en la fecha de contabilización del documento.

Facturas registradas

Una vez que se haya registrado la factura, puede encontrarla en la lista de facturas registradas. Tanto la lista Histórico facturas venta y como la lista Histórico facturas compra muestras las facturas registradas con los números de factura final. En la lista, puede buscar cada factura registrada y puede corregir o cancelar una factura registrada.

Para cada factura registrada, puede buscar estadísticas, dimensiones y los movimientos que son el resultado de la factura registrada. También puede imprimir o enviar la factura registrada.

Puede corregir o cancelar fácilmente una factura de venta registrada antes del pago final. Esto es útil si se desea corregir un error de escritura o si el cliente solicita un cambio temprano en el proceso de pedido. Obtenga más información en Corregir o cancelar facturas de venta sin abonar. Si la factura de venta registrada se ha pagado, deberá crear un abono de venta para revertir la venta. Obtenga más información en Procesamiento de devoluciones de ventas o cancelaciones.

Abra la lista Histórico facturas venta en Business Central.

Registrar pagos

En función de sus necesidades comerciales, puede recibir un pago y registrarlo de diferentes maneras: de forma manual, automática y mediante servicios de pago.

Puede procesar los pagos directamente desde la ficha de cliente. Utilice la acción Registrar pagos de cliente para obtener un resumen de las facturas sin abonar de dicho cliente. A continuación, marque la factura como pagada de forma parcial o total. Esta conciliación de pagos permite procesar los pagos de sus clientes al conciliar los importes recibidos en la cuenta bancaria con las facturas de venta relacionadas no pagadas y luego registrar los pagos. Obtenga más información en la sección Conciliar pagos individualmente.

En entornos empresariales en los que el cliente paga algún tiempo después de la entrega. De acuerdo con las condiciones de pago, una factura de venta contabilizada permanece abierta (impagada) hasta que el departamento de cuentas por cobrar verifica el pago y lo aplica a la factura de venta contabilizada. Esto se puede realizar manual o automáticamente. Obtenga más información en Conciliar los pagos de clientes con el diario de recibos de efectivo o de los movimientos de cliente y Conciliar los pagos con liquidación automática.

En los entornos comerciales en los que el cliente paga de forma inmediata, por ejemplo, a través de PayPal o en efectivo, el pago se registra inmediatamente al contabilizar la factura de venta, es decir, la factura de venta publicada se cierra como totalmente liquidada. Seleccione el método relevante en el campo Cód. forma pago del pedido. Para pagos electrónicos, como PayPal, también debe completar el campo Servicio de pago. Obtenga más información en Permitir los pagos de clientes mediante servicios de pago.

Incluso puede crear facturas pagadas directamente para clientes no registrados configurando una tarjeta de "cliente de efectivo" para ellas que señale en la factura de venta. Obtenga más información en Configurar clientes de efectivo.

Sugerencia

Si desea enviar a sus clientes recordatorios de pagos vencidos, debe configurar primero niveles y términos de recordatorio. Obtenga más información en Configurar términos y niveles de recordatorios.

Números de documento externo

En los documentos de venta y los diarios, puede especificar un número de documento que haga referencia al sistema de numeración del cliente. Utilice este campo para registrar el número que el cliente asignó al pedido, la factura o el abono. Posteriormente podrá utilizar este número si, por alguna razón, necesita buscar la entrada registrada del diario mediante este número.

El campo N.º doc. externo obligatorio en la página Configuración de ventas y cobros especifica si es obligatorio introducir un número de documento externo en el campo N.º documento externo en una cabecera de ventas y el campo N.º documento externo en una línea de diario general.

Si selecciona este campo, no se podrá registrar ninguna factura ni ninguna línea de diario sin un número de documento externo.

El número de documento externo se incluye en los documentos registrados donde puede buscar por el número relevante. También puede buscar utilizando el número de documento externo al navegar por los asientos de los movimientos de clientes.

Una forma diferente de gestionar los números de documento externo es usar el campo Su referencia. Si usa el campo Su referencia, el número se incluirá en los documentos publicados y puede buscar según este campo de la misma manera que para los valores de los campos N.º documento externo. Pero el campo no está disponible en líneas del diario.

Consulte también

Ventas
Configuración de ventas
Imprimir la lista de picking
Grupos contables inventario
Enviar documentos por correo electrónico
Cobrar saldos pendientes
Facturación masiva desde Microsoft Bookings en Business Central
Trabajar con Business Central

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