Configurar grupos de registro

Los grupos contables asignan entidades a cuentas de contabilidad. Algunos ejemplos de entidades son clientes, proveedores, artículos, recursos y documentos de compra y venta. Los grupos contables ahorran tiempo y ayudan a evitar errores al registrar las transacciones. Los valores de transacción se envían a las cuentas especificadas en el grupo contable de dicha entidad. El único requisito es que tenga un plan de cuentas. Para obtener más información, vea Configuración del plan de cuentas.

Los grupos contables tienen tres divisiones:

• General

  Defina a quién vende y de quién compra, y lo que vende y compra. También puede combinar grupos para especificar aspectos como las cuentas de regularización para registrar, o usar grupos para filtrar informes.

• Específico

  Use documentos de ventas, por ejemplo, en lugar de registrar movimientos directamente en contabilidad. Al crear movimientos de clientes, en contabilidad se crean los movimientos correspondientes.

• Tributos

  Defina los porcentajes de impuestos y los tipos de cálculo que se aplican a quién se vende y de quién se compra, y a lo que vende y compra.

Las secciones siguientes describen los grupos contables con cada división.

Grupos contables

La tabla siguiente describe los grupos contables generales.

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Grupos contables negocio	Asigne este grupo a proveedores y clientes para especificar a quién vende y de quién compra. Configure estos grupos contables en la página Grupos registro negocio gen.. Al hacerlo, piense en cuántos grupos necesita para desglosar las ventas y las compras. Por ejemplo, agrupe clientes y proveedores por área geográfica, o el tipo de negocio.
Grupos contables de producto	Asigne este grupo a productos y recursos para especificar lo que vende y lo que compra. Configure estos grupos contables en la página Grupos registro producto gen.. Al hacerlo, considere el número de grupos que necesita para desglosar las ventas por producto (productos y recursos) y las compras por producto. Por ejemplo, divida estos grupos por materias primas, mercaderías, recursos, capacidad, etc.
Configuraciones grupos contables	Combine grupos contables de negocio y de producto, y seleccione las cuentas en las que se registrarán. Para cada combinación de grupos contables de negocios y productos, puede asignar un conjunto de cuentas de contabilidad. Por ejemplo, puede registrar la venta del mismo producto en diferentes cuentas de contabilidad porque varios clientes se asignan a diferentes grupos contables de negocio. Establezca estas configuraciones en la página Configuración grupos contables.

Grupos contables concretos

La siguiente tabla describe los grupos contables que son específicos de tipos de datos.

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Grupos registro cliente	Defina las cuentas que usará al enviar transacciones de cobros. Si usa existencias y cobros, las cuentas en las que se registran las líneas de pedido de ventas están determinadas por el grupo contable de negocio general asignado al cliente y el grupo contable de producto general asignado al producto de existencias. Consulte Grupos contables negocio y Grupos contables de producto general en la sección Grupos contables generales. Configure estos grupos contables en la página Grupos contables clientes.
Grupos registro proveedor	Defina dónde registrar las transacciones de las cuentas de pagos, las cuentas de servicios y las cuentas de descuentos. Esto es similar a los grupos contables de cliente. Configure estos grupos contables en la página Grupos contables proveedores.
Grupos registro inventario	Defina los grupos de registro de inventario que luego asignará a las cuentas de productos relevantes en la página Config. registro inventario. De este modo, al registrar movimientos relativos a un producto, el sistema registra en la cuenta configurada para la combinación de grupo contable de existencias y almacén asociada al producto. Además, los grupos contables de existencias constituyen una forma ideal de organizar las existencias,de modo que al generar informes, puede dividir los productos por grupo contable. Configure estos grupos contables en la página Grupos contables existencias.
Grupos registro cuenta bancaria	Define las cuentas contables en las que se publican las entradas de la cuenta de banco. Por ejemplo, esto puede simplificar los procesos de seguimiento de las transacciones y de conciliación de cuentas bancarias. Configure estos grupos contables en la página Grupos registro cuenta bancaria. Recomendamos que estas cuentas de mayor tengan el campo Publicación directa campo establecido en No.
Grupos contables de activos fijos	Defina las cuentas para diferentes tipos de gastos y costes, como los costes de adquisición, los importes de amortización acumulados, los costes de adquisición en venta/baja, la amortización acumulada en baja, la ganancia en venta/baja, la pérdida en venta/baja, los gastos de mantenimiento y los gastos de amortización. Configure estos grupos contables en la página A/F Grupos contables.

Permitir grupos de registro de clientes o proveedores sustitutos en documentos

Puede permitir que las personas elijan otros grupos contables de clientes y proveedores a los grupos predeterminados cuando trabajan con documentos y diarios de compras o ventas.

Para permitir cambios en los grupos contables de clientes, seleccione Permitir varios grupos contables en las páginas Configuración de ventas y cobros y Config. gestión servicio, y la página Configuración de compras y pagos para cambios de grupos contables de proveedores.

En las páginas Grupos registro cliente o Grupos registro proveedor, puede especificar los grupos contables que se permitirán como sustitutos eligiendo Sustituciones. Los grupos contables sustitutos pueden reemplazar los grupos contables predeterminados de clientes o proveedores especificados para un cliente o proveedor.

Después de configurar esto, puede elegir entre los grupos contables sustitutos permitidos y cambiar el grupo contable de cliente o proveedor al registrar diarios y documentos de compra o venta. Los grupos contables de clientes o proveedores sustitutos se copian en documentos y diarios registrados, y los movimientos de contabilidad a pagar o a cobrar se registran en las cuentas contables especificadas para los sustitutos.

Por ejemplo, cuando se aplica una factura y un pago que se registra con diferentes grupos contables de clientes o proveedores (diferentes cuentas contables), Business Central transfiere los importes entre las cuentas contables para equilibrarlas.

Grupos contables de impuestos

La tabla siguiente describe los grupos contables relacionados con los impuestos.

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Grupos contables negocio impuesto	Determine cómo calcular y registrar el impuesto de venta para clientes y proveedores. Configure estos grupos contables en la página Grupos contables negocio impuesto. Al hacerlo, piense en cuántos grupos necesita. Por ejemplo, puede depender de factores como la legislación local y si la actividad económica de la empresa es tanto nacional como internacional.
Grupos contables productos impuesto	Indique los cálculos de impuesto necesarios para los tipos de productos o recursos que compre o venda.
Configuración de registro impuesto	Combine grupos registro IVA negocio y grupos registro IVA producto. Cuando rellene una línea de diario general, línea de compra o línea de venta, examinamos la combinación para identificar las cuentas que se deben usar.

Si su país o región utiliza el impuesto sobre el valor añadido (IVA), consulte Configurar los cálculos y los métodos de registro del impuesto sobre el valor añadido.

Ejemplo de grupos contables de vinculación

A continuación presentamos un ejemplo.

Estos grupos contables están elegidos en la ficha cliente:

• Grupo contable de negocio general
• Grupo contable cliente

Estos grupos contables están elegidos en la ficha producto:

• Grupo contable de producto general
• Grupo contable inventario

Al crear un documento de ventas, el encabezado de ventas usa la información de la ficha cliente y las líneas de ventas usan la información de la ficha producto.

• El registro de ingresos (comercial) se determina mediante la combinación del grupo contable de negocio general y el grupo contable de producto general.
• El registro de cobros (balance) se determina mediante el grupo contable de cliente.
• El registro de existencias (balance) se determina mediante el grupo contable de existencias.
• El registro del coste de productos vendidos (comercial) se determina mediante la combinación del grupo contable de negocio general y el grupo contable de producto.

La configuración determina cuándo se realiza el registro. Por ejemplo, el tiempo se ve afectado por el momento en que realiza actividades periódicas, como registrar el coste de inventario o ajustar los movimientos de producto de coste.

Copiar líneas de configuración de registro

Cuantos más grupos contables de producto y de negocio tenga, más líneas tendrá en la página Configuración grupos contables. Si bien puede haber muchas combinaciones distintas de grupos contables de negocio y de producto, las distintas combinaciones podrían crear registros en las mismas cuentas de contabilidad. Para limitar la introducción manual de los datos, copie las cuentas de contabilidad de una línea existente en la página Configuración grupos contables.

Configurar grupos contables sobre la marcha

Para que los usuarios comiencen más rápido, Business Central puede mostrar notificaciones de cuentas de contabilidad general que falten en varias configuraciones de grupos contables. Para recibir estas notificaciones, asegúrese de que la notificación Cuenta C/G que falta en grupo de registro o configuración está seleccionada en la página Mis notificaciones, a la que puede acceder desde el campo Cambiar cuándo recibo notificaciones en la página Mi configuración.

De esta manera, cuando trabaje en un documento que usa un grupo contable o una configuración a la que le falta una cuenta de contabilidad general requerida, recibe una notificación. Elija el vínculo en la notificación para abrir una página donde puede realizar los cambios relevantes, siempre que tenga permiso para hacerlo.

Nota

Para llevarlo directamente al grupo contable o configuración al que le falta una cuenta de contabilidad general, Business Central creará una configuración o grupo contable que servirá como marcador. Los grupos contables y las configuraciones son una forma para que el contable controle cómo se registran los movimientos en la contabilidad general, por lo que es posible que la creación al momento de grupos contables y configuraciones no esté permitida en su organización.

En ese caso, desactive la notificación Cuenta C/G que falta en grupo de registro o configuración y, a continuación, trabaje con su contable para realizar los cambios relevantes en el grupo contable, la configuración o su documento. Este es un paso importante, porque después de que se contabilizan los documentos, no puede eliminar los grupos contables o configuraciones incorrectamente utilizados porque se han creado movimientos de contabilidad general para ellos.

Use el campo Bloqueado en la página Configuración grupos contables para evitar que los usuarios utilicen por error una configuración que ya no es pertinente para los nuevos registros.

Acceda a todos los campos y cuentas cuando configure un grupo de publicación

Los grupos de publicación pueden ser complejos de configurar. Debido a que algunos tipos de cuentas no se usan con frecuencia, Business Central no las muestra como columnas en las líneas. Además, para que sea un poco más fácil elegir las cuentas adecuadas, Business Central filtra las cuentas que puedes elegir en las búsquedas de campos.

Si desea acceder a todas las cuentas en las líneas y en las búsquedas de campo, hay un par de configuraciones que pueden ayudar:

• Para mostrar todas las cuentas como columnas en las líneas, active la opción Mostrar todas las cuentas .
• En líneas individuales, para acceder a todas las cuentas en las búsquedas de campo, seleccione la casilla de verificación Ver todas las cuentas en la búsqueda .

Nota

Es posible que la opción Mostrar todas las cuentas no funcione en la página Configuración general de publicaciones . Esto se debe a que Business Central siempre muestra todas las cuentas como columnas en las líneas de esa página.

Solución de problemas de errores de grupos de publicación

Los grupos de publicación son uno de los conceptos más avanzados para configurar en Business Central. Si no están configurados correctamente, pueden ocurrir errores al registrar documentos o líneas de diario. Por ejemplo, estos errores generalmente se deben a un error en cómo se asignan las cuentas de contabilidad o en cómo se combinan los grupos de registro.

Cuando algo anda mal, Business Central mostrará la página Mensajes de error. La página Mensajes de error puede facilitar la identificación y resolución del problema. La página ofrece una descripción del error que señala la configuración del grupo de publicación que necesita atención. Por ejemplo, el mensaje podría ser "A la cuenta de prepago de ventas le falta una configuración de registro general". También hay un enlace para abrir la página que es la fuente del problema para que pueda resolverlo rápidamente.

Nota

El manejo de errores descrito anteriormente no está disponible en diarios de artículos, recursos, empleados y activos fijos, ni para cuentas de contabilidad agregadas en versiones locales de grupos de registro.

Consulte también .

Libro mayor y plan de cuentas
Configurar las finanzas
Trabajar con Business Central

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