Ciclo de vida de orden de trabajo y estados del sistema
Las ordenes de trabajo usa estados de sistema, subestados de orden de trabajo y esatdos de reserva para seguir el estado de una orden de trabajo en el ciclo de vida. La actualización de uno de estos estados puede actualizar los otros automáticamente.
Los Estados del sistema de orden de trabajo se guardan en la entidad de orden de trabajo, indicando el punto actual de un orden de trabajo en su ciclo de vida. Los estados del sistema de orden de trabajo son:
- Sin programar
- Programados
- En curso
- Completados
- Registrada
- Cancelado
Nota
No agregue, quite o edite los valores del conjunto de opciones para el Estado del sistema de la orden de trabajo. En su lugar, los administradores pueden editar las etiquetas del conjunto de opciones para cambiar cómo se muestran los estados en la interfaz de usuario. Para obtener más información, consulte No editar los valores conjunto de opciones (elección).
LosSubestados de la orden de trabajo se guardan en la entidad de orden de trabajo y se relacionan y proporcionan con mayor detalle para los estados del sistema de orden de trabajo. Los subestados de la orden de trabajo se crean de forma personalizada para cada organización.
Los Estados de reserva se guardan en la entidad de reserva del recurso que se puede reservar y son actualizados por técnicos de campo en la aplicación móvil Field Service para realizar un seguimiento de su progreso para un requisito específico de la orden de trabajo. Además, los estados de reserva se visualizan en el tablero de programación con un color y un icono distintos, y algunos estados de la reserva forman parte del producto de forma predeterminada, aunque pueden agregarse unos más personalizados. Los estados de reservas listos para usar son:
- Programados
- De viaje
- En curso
- De descanso
- Completados
- Cancelado
Ciclo de vida de la orden de trabajo
Creación de órdenes de trabajo: se crea una orden de trabajo, generalmente a partir de un caso u oportunidad.
Programar: se programa la orden de trabajo.
Distribución: Se distribuye la orden de trabajo.
Servicio: La orden de trabajo se realiza y se actualizan los detalles.
Revisión/Aprobación: La orden de trabajo es revisada y aprobada por un supervisor.
Ajuste de facturas e inventarios: se realizan ajustes de inventario y se genera una factura para la cuenta correspondiente.
| Create | Programa | Distribuir | Servicio | Reseña | Factura | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Qué sucede | Se crea nueva orden de trabajo. Asignados incidente, producto, servicios, cualificaciones, zona de ventas, etc. |
Se crea la programación de la orden de trabajo. Recursos asignados a la orden de trabajo. Fecha y hora especificadas. |
Notificada la orden de trabajo a agente de campo. El agente de campo puede revisar y aceptar/declinar la orden de trabajo. |
Se realiza la orden de trabajo. La información sobre qué se realiza en el campo se introduce a través de la aplicación móvil. |
El supervisor revisa que todo el trabajo se ha realizado correctamente, y que toda la información acerca de la orden de trabajo es correcta. | Se crea la factura en función de los productos y servicios usados. Se realizan ajustes de inventario. Los productos se convierten en equipamiento (si corresponde) |
| Quién realiza la tarea | Se genera automáticamente un contrato de forma periódica. Caso: por soporte al cliente. Oportunidad: por ventas/programación. No planificado: por agente de campo o programación centralizada. |
Distribuidor Agente de campo Distribuidor con asistencia del ayudante de programación Motor de enrutamiento |
Notificación, si se ha configurado, enviada por el sistema automáticamente al agente de campo, cliente, y otras partes. | Agente de campo | Supervisor/administrado de campo, contabilidad de gestión |
Enviada automáticamente por sistema |
| Estado de orden de trabajo | Abierta: sin programar | Abierto: programado | Abierto: programado | Abierta: programada, luego abierta: completada | Abierta: completada, luego cerrada: registrada | Cerrada: registrada |
| Estado de programación de la orden de trabajo | N/D | Programada | Programada | Programados Aceptada/Rechazada Estado personalizado |
Completados | Completados |
Estados en el ciclo de vida de la orden de trabajo
Field Service utiliza estados del sistema de orden de trabajo estándar y estados de reserva que se asignan a un ciclo de vida de orden de trabajo predeterminado sin ninguna personalización. Muchos procesos se desencadenan en función de esos estados. Un cambio de estado puede completar automáticamente los datos de la orden de trabajo y desencadenar el siguiente paso en el proceso de la orden de trabajo.
Por ejemplo, cuando el Estado de la reserva se cambia a En curso para indicar, el técnico indica que ha llegado en el sitio de trabajo. El campo de hora de llegada se completa automáticamente en la reserva de recursos que se pueden reservar.
Los estados predeterminados de la orden de trabajo y la reserva se asignan a las siguientes etapas del ciclo de vida de la orden de trabajo.
Cuando se crea una orden de trabajo, tiene un estado Sin programar de forma predeterminada.
Una vez que se programa una orden de trabajo, el sistema crea una reserva con un estado de reserva de Programado. La creación de una reserva cambia automáticamente el estado del sistema de orden de trabajo a Programado.
Los técnicos pueden ver las órdenes de trabajo programadas en la aplicación móvil Field Service. Cuando van de camino al lugar de trabajo, cambian el estado de la reserva a Viajando. Cambiar el estado de la reserva a De viaje cambia automáticamente el estado del sistema de orden de trabajo a En curso.
Nota
Si hay varias reservas para una única orden de trabajo y una reserva está en curso, la orden de trabajo relacionada se actualizará.
Cuando el técnico de campo llega al sitio y empieza el trabajo, cambia el estado de la reserva a En curso. El estado de la orden de trabajo permanece como En curso.
Los técnicos indican el tiempo de descanso cambiando el estado de la reserva a En descanso para garantizar una facturación precisa.
Cuando se completa el trabajo, el técnico de campo cambia el estado de la reserva a Completado. La duración se actualiza a la duración real de la reserva, y la hora de finalización se actualiza para reflejar la hora a la que el estado se cambió a completado. El estado del sistema de orden de trabajo relacionado cambia a Completado cuando se completan o cancelan todas las reservas relacionadas. Si otro usuario actualiza el estado de la reserva a Completado en nombre de un técnico, la hora de finalización de la reserva conserva el valor de la hora de finalización anterior.
Finalmente, un trabajador administrativo revisa la orden de trabajo completada e inicia el proceso de facturación. Cambian el estado del sistema de orden de trabajo a Registrado.
Procesos relacionados con el estado
Más allá de los estados del sistema de una orden de trabajo que actualizan los estados de la reserva y viceversa, los cambios de estado también pueden activar procesos y actualizaciones de datos.
Procesos de estado del sistema de orden de trabajo
Completada (orden de trabajo)
- Convierta productos de órdenes de trabajo en nuevos activos de clientes si habilitó la conversión del registro de productos.
- Agregue elemento de gastos de viaje como producto de orden de trabajo.
Registrada
- Genera la factura para usarse con productos y servicios de orden de trabajo para la cuenta de facturación de la orden de trabajo.
- Crea registros de Datos reales para los costes de tiempo relacionados con órdenes de trabajo y reservas. Crea datos reales de ventas de productos facturados y servicios se crean una vez confirma la factura generada.
- Actualiza los campos Cerrado por y Cerrado el .
Procesos de estado de reserva
Cada cambio de estado de la reserva crea una marca de tiempo de la reserva para realizar un seguimiento de las actualizaciones.
Programados
- Actauliza Millas recorridas, calculadas como la distancia recorrida desde la ubicación anterior a la ubicación de reserva.
De viaje
- Cuando una reserva se actualiza a un estado de reserva De viaje desde la aplicación móvil, la hora de inicio se actualizará a la hora actual. Cuando se actualiza desde la web, la hora de inicio no se actualiza automáticamente.
En curso
- Actualiza Hora de llegada real con la fecha y la hora cuando un técnico cambia el estado de la reserva en la aplicación móvil.
- Actualiza el campo Primera llegada el (orden de trabajo) en la orden de trabajo relacionada con la Hora de llegada real de la reserva. La edición de la Hora real de llegada también actualiza el valor de Llegada por primera vez el.
- Se actualiza el campo Duración del viaje real, calculado como el tiempo total que el estado de la reserva está De viaje.
Completada (reserva)
- Se actualiza la Hora de finalización.
- Crea Diarios de reserva con marcas de tiempo de reserva para calcular la duración del trabajo, el tiempo de viaje y el tiempo de descanso.
- Calcula la Duración total en curso, como el tiempo total que el estado de la reserva está En curso.
- Calcula la Duración total de las pausas, según el tiempo total que el estado de la reserva está De descanso.
- Actualiza el Coste total, calculado como la suma total de la duración real del viaje, la duración total en curso y la duración total de las pausas, multiplicado por la tarifa por hora del recurso.
- Se actualiza Duración facturable total, calculada como la suma total de la duración total en curso y la duración total de las pausas.
- El campo Completado el (orden de trabajo) de la orden de trabajo relacionada se actualiza con el tiempo final de la reserva. Al editar la hora de finalización de la reserva, se actualiza el valor Completado el.
Crear orden de trabajo de seguimiento para una reserva completa
Ahorre tiempo en órdenes de trabajo que requieren seguimiento devolviéndolas a un estado no programado después de completar una reserva.
De forma predeterminada, las órdenes de trabajo se configuran como completadas cuando se completa la reserva asociada. Para cambiar la lógica predeterminada, cree o edite un estado de reserva, vaya a la pestaña Servicio de campo y configure el control de alternancia El estado completa la orden de trabajo en consecuencia. En los estados de reserva existentes, la configuración solo afecta las reservas futuras. No se realizan cambios en las reservas existentes.
- El marca una orden de trabajo Completada cuando la reserva cambia a ese estado.
- Desactivado aplica el estado del sistema de orden de trabajo de acuerdo con la tabla de asignación de estado cuando la reserva cambia a ese estado.
Para las órdenes de trabajo que tienen varias reservas asociadas, el estado de la orden de trabajo depende del estado de todas las reservas relacionadas.
Independientemente de la configuración del estado, el estado de la reserva no tiene ningún impacto en el estado de los Requisitos de recursos.
Tabla de asignación de estados
Revise la siguiente tabla para comprender cómo se asigna el estado de la reserva al estado del sistema de órdenes de trabajo. Los estados de las órdenes de trabajo en negrita indican un cambio con respecto al comportamiento predeterminado.
| Estado de reserva | Estado del sistema de orden de trabajo |
|---|---|
| ninguno | Sin programar |
| Programados | Programados |
| En curso | En curso |
| Completados | Completados |
| Parcialmente completada | Sin programar |
| Cancelado | Sin programar |
| Reserva1: Programada Reserva2: Programada |
Programados |
| Reserva1: Programada Reserva2: En curso |
En curso |
| Reserva1: Programada Reserva2: Completada |
En curso |
| Reserva1: Programada Reserva2: Parcialmente completada |
Programado |
| Reserva1: Completada Reserva2: Completada |
Completados |
| Reserva1: Parcialmente completada Reserva2: Parcialmente completada |
Sin programar |
| Reserva1: En curso Reserva2: Parcialmente completada |
En curso |
| Reserva1: Completada Reserva2: Parcialmente completada |
Completados |
| Reserva1: Cancelada Reserva2: Parcialmente completada |
Sin programar |