Acerca de límites de firmas
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestión de gastos es un aspecto esencial de la gestión de riesgos financieros de las organizaciones. La gestión de gastos incluye la intensificación de los controles internos y la garantía de que los trabajadores respetan estos controles. Los límites de firmas son un aspecto importante del control de gastos y la conformidad.
El límite de firmas define el mayor compromiso financiero que un trabajador está autorizado a realizar en nombre del empleador. Como consecuencia directa de la actividad de gastos del trabajador, y la posterior aprobación de la actividad por parte su director, la organización puede establecer una relación contractual con un tercero. Por ejemplo, se puede emitir un pedido de compra para un proveedor.
Existen dos tipos de límites de firmas: límites de gastos y límites de aprobación. El límite de gastos es el importe que el trabajador puede gastar en compras relacionadas con la empresa. El límite de aprobación es el importe máximo que el trabajador está autorizado a aprobar para un documento empresarial específico. Los límites de firmas pueden variar según el tipo de transacción; por ejemplo, solicitudes de compra, informes de gastos, pedidos de compra o facturas.
Las organizaciones asignan límites de firmas predeterminados en función del trabajo o el nivel de compensación del trabajador. Según la configuración de estos límites, el trabajador obtiene un límite de firma predeterminado en una de las siguiente formas:
Se le asigna automáticamente al trabajador el límite de firmas predeterminado para su trabajo o nivel de compensación.
El trabajador debe enviar una solicitud de límite de firma en el portal de autoservicio para empleados.
Los acuerdos de límites de firmas tienen vencimiento. Antes de que venza un acuerdo, el trabajador debe renovarlo para confirmar que acepta cumplir con la directiva. Tras el vencimiento del límite de firma, el trabajador no podrá realizar compras a menos que se renueve el límite de firma.
Visión general del proceso: límites de gastos y de aprobación
El proceso de configuración y activación de límites de firmas incluye los siguientes pasos:
El administrador selecciona la base de límite de firma.
Si es necesario, el administrador restringe los límites de firmas para los usuarios que tengan un registro de empleado en Microsoft Dynamics AX.
Si es necesario, el administrador configura los límites de firmas para requerir que el trabajador solicite el importe de límite de firma predeterminado para su trabajo o nivel de compensación. Las solicitudes se envían a través del portal de autoservicio para empleados en Enterprise Portal.
El administrador define los límites de firmas y los límites de aprobación predeterminados (por tipo de transacción) para cada trabajo o nivel de compensación.
Nota
Los límites de firmas predeterminados para un trabajo o nivel de compensación se pueden definir de distintas maneras para las diferentes entidades jurídicas de una organización. En una entidad jurídica, también pueden definirse de diferentes maneras para distintas áreas, como un departamento o un centro de coste. Los empleados que tienen asignado un puesto en más de una entidad jurídica de una organización pueden tener distintos límites de firmas predeterminados en cada una de ellas.
Al contratar a un trabajador, se le asigna un trabajo o nivel de compensación específico en Microsoft Dynamics AX.
Si los límites de firmas están configurados para conceder automáticamente límites a los trabajadores en función de su trabajo o nivel de compensación, el trabajador recibe el límite de firma de forma automática según tal configuración.
Si los límites de firmas están configurados para requerir que el trabajador solicite límites de firmas para su trabajo o nivel de compensación, el trabajador deberá enviar una solicitud en el portal de autoservicio para empleados.
El director del trabajador evalúa la solicitud de límite y la aprueba o la rechaza. Además, el director puede revocar un límite de firma en cualquier momento.
Una vez configurado el límite de firma para un trabajador, éste puede realizar compras que no superen los importes límite que se le asignaron. Los límites de compra se invocan al momento de la compra. Los límites de aprobación se invocan como parte del ciclo de aprobación de documentos, cuando el director del trabajador aprueba la compra.
Ejemplo: límites de gastos
Prakash es un director de proyectos. Como responsable de la entrega a tiempo de un proyecto, Prakash debe poder realizar compras de catálogo para software y hardware empresarial. El límite de compra predeterminado que se definió para su trabajo es de 500 USD. Sin embargo, para realizar las compras necesarias para cumplir con la fecha límite de su proyecto, Prakash necesita un límite de gastos superior. Por lo tanto, envía una solicitud de aumento de su límite de compras a 2.500 USD. Un límite de este importe le permite comprar artículos y servicios por un coste de 2.500 USD.
Reina, la directora de recursos del proyecto, recibe la solicitud de límite de gastos de Prakash y la aprueba. Ahora, Prakash puede realizar compras de catálogo hasta un máximo de 2.500 USD, lo que representa un importe de 2.000 USD más que el límite de firma predeterminado que estaba definido para su trabajo.
Si Prakash llegara a necesitar un límite de gastos mayor para una compra específica que supere los 2.500 USD, puede enviar una solicitud de aumento de límite de gastos por única vez.
Ejemplo: límite de aprobación
Reina es directora de recursos de proyectos en Fabrikam, Inc. Para los directores del nivel de Reina, se estableció un límite de aprobación predeterminado de 2.000 USD para solicitudes de compra.
Fabrikam ha configurado los límites de firma para requerir a los trabajadores que envíen solicitudes de límite de firmas. Es decir, los límites no se otorgan automáticamente. Si Reina solicitara el límite de aprobación predeterminado de 2.000 USD, su solicitud se otorgaría sin necesidad de pasar por el flujo de trabajo de aprobación. No obstante, los trabajadores de Reina necesitan límites de gastos superiores a los 2.000 USD para realizar solicitudes de compra. Por lo tanto, Reina envía una solicitud de aprobación de límite por 2.500 USD. June, la directora de la división de productos, aprueba la solicitud. Ahora, Reina puede aprobar las compras realizadas por sus trabajadores hasta un máximo de 2.500 USD.
Ejemplo: renovación de acuerdos de límite de firmas
Los acuerdos de límite de firmas tienen vencimiento. Los trabajadores deben renovar periódicamente los acuerdos para confirmar que aceptan cumplir con la directiva. Por ejemplo, Prakash dispone de un límite de gastos para solicitudes de compra. Cuando solicitó este límite de firma, leyó el acuerdo "Condiciones de compra" y aceptó sus condiciones el 1 de junio de 2011. La duración del acuerdo se estableció en 12 meses. Por lo tanto, su confirmación vence el 1 de junio de 2012. Antes de esta fecha, Prakash debe reconfirmar el acuerdo para cumplir con el acuerdo "Condiciones de compra".
El período Acuerdo abierto definido para el límite de gastos de Prakash es de dos meses. A partir del 1 de abril de 2012, la página Confirmación de límite de firmas estará disponible para que Prakash renueve su límite de firmas. Entre el 1 de abril de 2012 y el 31 de mayo de 2012, Prakash puede visitar esta página y renovar su límite de firmas. Si no lo renueva durante este lapso, su límite de firmas vencerá y no podrá realizar compras hasta que complete esta tarea.
Consulte también
Creación y mantenimiento de solicitudes de límite de firmas
Mantenimiento de solicitudes de límite de firmas para sus trabajadores