Configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX, complete los procedimientos de este tema. Estos procedimientos le ayudarán a conectar Microsoft Dynamics AX con un servidor de correo SMTP, configurar los parámetros de correo electrónico para los usuarios, configurar un lote para enviar mensajes de correo electrónico y crear plantillas de correo electrónico.

Tras completar los procedimientos de este tema, Microsoft Dynamics AX puede enviar mensajes de correo electrónico a los usuarios en función de las características que esté usando. Por ejemplo, Microsoft Dynamics AX puede enviar mensajes de correo electrónico a los usuarios cuando se les asignan documentos para su aprobación (tal y como lo define un flujo de trabajo) o cuando los pedidos de ventas se han cancelado (tal y como lo define una regla de alerta).

Panorama general

En el diagrama siguiente se muestran los pasos del proceso para configurar la funcionalidad de correo electrónico en Microsoft Dynamics AX.

Cómo configurar la funcionalidad de correo electrónico

1. Configurar el servidor de correo SMTP

El primer paso del proceso es configurar el servidor de correo del Protocolo simple de transferencia de correo (SMTP) en el entorno. Para ello, realice los siguientes procedimientos:

Instale el servidor SMTP

Instale el servidor SMTP en un equipo que ejecute Windows Server. Las direcciones varían según la versión de Windows Server que esté usando.

Si utiliza Windows Server 2008 o Windows Server 2008 R2, siga estos pasos para instalar el servidor SMTP.

Haga clic en Inicio > Herramientas administrativas > Administrador de servidores.
En el área Resumen de características, haga clic en Agregar características.
Aparecerá la página Seleccionar características. Haga clic en la casilla de verificación Servidor SMTP.
Aparece una ventana que pregunta si desea agregar servicios de rol y características para el servidor SMTP. Haga clic en Agregar servicios de rol requeridos.
Aparecerá la página Seleccionar características. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Servidor web (IIS). Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar servicios de rol. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Confirmar servicios de instalación. Haga clic en Instalar.

Si utiliza Windows Server 2012, siga estos pasos para instalar el servidor SMTP.

En la pantalla Iniciar, haga clic en Administrador del servidor.
Haga clic en el menú de Administrar y, luego, en Agregar roles y características.
Aparecerá la página de Antes de comenzar. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar el tipo de instalación. Seleccione la opción Instalación basada en características o en roles y haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar servidor de destino. Seleccione el servidor en el que desea instalar el servidor SMTP. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar roles de servidor. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar características. Haga clic en la casilla de verificación Servidor SMTP.
Aparece una ventana que pregunta si desea agregar servicios de rol y características para el servidor SMTP. Haga clic en Agregar características.
Aparecerá la página Seleccionar características. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Servidor web (IIS). Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Seleccionar servicios de rol. Haga clic en Siguiente.
Aparecerá la página Confirmar servicios de instalación. Haga clic en Instalar.

Configurar el servidor SMTP

Use el procedimiento siguiente para configurar el servidor SMTP para utilizar la autenticación integrada de Windows.

En el menú Inicio o la pantalla inicial, haga clic en Herramientas administrativas.
Haga clic en Administrador de Internet Information Services (IIS) 6.0 para abrir el Administrador de IIS.
En el panel izquierdo, seleccione el nombre del servidor.
En el panel derecho, haga clic con el botón secundario en [Servidor Virtual SMTP 1] y haga clic en Propiedades.
Aparecerá la ventana Propiedades de [Servidor Virtual SMTP 1]. Haga clic en la pestaña Acceso.
Haga clic en el botón Autenticación.
Aparecerá la ventana Autenticación. Seleccione la casilla Autenticación de Windows integrada. Haga clic en Aceptar.
Se volverá a abrir la pestaña Acceso. Haga clic en el botón Retransmisión.
Aparecerá la ventana Restricciones de retransmisión. Active la casilla Permitir la retransmisión a todos los equipos que se autentican correctamente, independientemente de la lista que aparece más arriba. Haga clic en Aceptar.
Se volverá a abrir la ventana Propiedades de [Servidor virtual SMTP 1]. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana.

Conectar Microsoft Dynamics AX con el servidor de correo SMTP

Use el procedimiento siguiente para conectar Microsoft Dynamics AX con el servidor de correo SMTP.

Abra el cliente Microsoft Dynamics AX.
Haga clic en Administración del sistema > Configurar > Sistema > Parámetros del correo electrónico.
En el campo Servidor de correo saliente, especifique el nombre del equipo en el que se instaló el servidor SMTP.
Escriba el nombre del equipo local en el campo Nombre del equipo local.
En el campo Número de puerto SMTP, especifique el número de puerto que se usará con SMTP. El número de puerto predeterminado es 25.
Si el servidor SMTP requiere autenticación, escriba un nombre de usuario y contraseña válidos.
Active la casilla de verificación Utilizar NTLM.
En el campo Límite de tamaño de los datos adjuntos (MB), especifique un límite de tamaño para los datos adjuntos de correo electrónico.

La clave del registro maxbuffersize también limita el tamaño aceptable para los datos adjuntos de correo electrónico. Si el tamaño definido en este campo excede el tamaño máximo de búfer, se aplicará el límite de tamaño máximo de búfer.
En el campo Permitir datos incrustados y archivos vinculados de, especifique la ubicación donde se almacenan los datos adjuntos de correo electrónico u otros datos incrustados en un correo.

2. Especificar la dirección de correo electrónico de cada usuario

Para especificar la dirección de correo electrónico de cada usuario de Microsoft Dynamics AX, siga este procedimiento.

Nota

Si prefiere que los usuarios escriban su propia dirección de correo electrónico, indíqueles que hagan lo siguiente:

Abra el cliente Microsoft Dynamics AX.
Haga clic en Archivo > Herramientas > Opciones.
En el campo Correo electrónico, escriba una dirección de correo electrónico.

Abra el cliente Microsoft Dynamics AX.
Haga clic en Administración del sistema > Común > Usuarios > Usuarios.
Seleccione un usuario.
Haga clic en Opciones.
En el campo Correo electrónico, escriba la dirección de correo electrónico del usuario seleccionado.
Haga clic en Cerrar.
Se volverá a abrir la página Usuarios. Seleccione otro usuario y repita los pasos del 4 al 6.

3. Usar el procesamiento por lotes para enviar mensajes de correo electrónico

El procesamiento por lotes se usa para enviar mensajes de correo electrónico que se generan desde Microsoft Dynamics AX. Use los siguientes procedimientos para crear un grupo de lotes y configurar el trabajo por lotes que enviará mensajes de correo electrónico.

Creación de un grupo de lotes

Un trabajo por lotes, denominado Trabajo por lotes del distribuidor de correo electrónico, se utiliza para enviar mensajes de correo electrónico que se generan desde Microsoft Dynamics AX. Debe ejecutar el trabajo por lotes en el contexto de un grupo de lotes. Complete los siguientes pasos para crear un grupo de lotes para el trabajo por lotes del distribuidor de correo electrónico.

Haga clic en Administración del sistema > Configurar > Grupo de lotes.
Haga clic en Nuevo para crear un nuevo grupo de lotes.
En el campo Grupo, escriba un nombre único para el grupo de lotes, Por ejemplo, especifique el Correo electrónico.
En el campo Descripción, escriba una descripción que lo ayude a identificar el grupo de lotes.
Haga clic en la ficha Servidores por lotes.

En la lista Servidores seleccionados, se enumeran las sesiones de AOS en las que se ejecuta el grupo de lotes. La lista Servidores restantes muestra las sesiones de AOS restantes disponibles como servidores de lotes.
Use los botones de flecha para agregar servidores en la lista Servidores seleccionados o quitar servidores de la lista Servidores seleccionados.

Configurar el trabajo por lotes

Realice los pasos siguientes para configurar el trabajo por lotes del distribuidor de correo electrónico.

Haga clic en Administración del sistema > Periódico > Procesamiento de correo electrónico > Lote.
Active la casilla de verificación Procesamiento por lotes.
En el campo Descripción de la tarea, escriba una descripción para este trabajo por lotes.
En la lista Grupo de lotes, seleccione el grupo de lotes que creó en el procedimiento anterior.
Active la casilla Privado para evitar que otros usuarios procesen este trabajo por lotes. El usuario que lo especificó es el único que puede ejecutar un trabajo por lotes privado y sólo en el equipo en que inició sesión.
Haga clic en Periodicidad para especificar la frecuencia de ejecución de este trabajo por lotes.
Haga clic en Alertas para enviar notificaciones cuando este trabajo por lotes finalice, si tiene un error o si se cancela.

4. Configurar parámetros de correo electrónico para características o solicitudes específicas

Muchas de las características y de las solicitudes de Microsoft Dynamics AX se pueden configurar para enviar notificaciones por correo electrónico a los usuarios. Debe configurar los parámetros de correo electrónico específicos para estas características y solicitudes. Consulte la documentación para estas características y solicitudes para obtener instrucciones especializadas. Por ejemplo:

Si utiliza flujos de trabajo, vea Configurar los parámetros de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo para obtener información sobre cómo configurar la funcionalidad de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo.
Si utiliza reglas de alerta, vea los Mensajes de correo electrónico de alerta para obtener información sobre cómo configurar la funcionalidad de correo electrónico para las reglas de alerta.
Si usa Retail, vea Configurar recepciones por correo electrónico para obtener información sobre cómo enviar por correo electrónico recibos a los clientes.

El proceso de configurar los parámetros de correo electrónico para características o solicitudes específicas variará, pero, como mínimo, el proceso incluirá crear una o varias plantillas de correo electrónico. Los pasos para crear una plantilla de correo electrónico se incluyen a continuación.

Crear una plantilla de correo electrónico

Como parte del proceso de configuración de los parámetros de correo electrónico para una característica o solicitud específica, deberá crear una o varias plantillas de correo electrónico.

Por ejemplo, supongamos que ha creado un flujo de trabajo en Microsoft Dynamics AX para solicitudes de compra. Este flujo de trabajo define quién debe aprobar las solicitudes de compra. Puede configurar el flujo de trabajo para que se envíen mensajes de correo electrónico, basados en una plantilla de correo electrónico, a los usuarios con solicitudes de compra asignadas para su aprobación.

Una plantilla de correo electrónico puede contener varias versiones y cada versión puede estar escrita en un idioma distinto.

Para crear una plantilla de correo electrónico, complete el siguiente procedimiento.

Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Plantillas de correo electrónico.
¿La plantilla de correo electrónico que está creando se usará en toda la organización o con una empresa específica? La respuesta a esa pregunta determina si debe marcar la casilla Mostrar los correos electrónicos del sistema.
- Si la plantilla de correo electrónico que está creando se usará con una característica o solicitud que se usa en toda la organización, active la casilla Mostrar los correos electrónicos del sistema.
  
  Por ejemplo, si está creando una plantilla de correo electrónico para usarla con un flujo de trabajo de solicitud de compra, active esta casilla. El motivo es que los flujos de trabajo de solicitudes de compra se usan en toda la organización. (Para obtener más información sobre cómo se usa cada tipo de flujo de trabajo, vea Tipos de flujo de trabajo).
- Si la plantilla de correo electrónico que está creando se usará con una característica o solicitud que se usa con una empresa específica, no seleccione la casilla Mostrar los correos electrónicos del sistema.
  
  Por ejemplo, si está creando una plantilla de correo electrónico para usarla con un flujo de trabajo de pedidos de compra, no active esta casilla de verificación. El motivo es que un flujo de trabajo de pedidos de compra se usa con una empresa específica.
En el panel superior del formulario, presione CTRL+N para crear una plantilla de correo electrónico.
Escriba la siguiente información para la plantilla de correo electrónico:
1. En el campo Id. de correo electrónico, especifique un identificador para la plantilla de correo electrónico. El identificador se debe corresponder con el propósito de la plantilla. Este campo está limitado a 10 caracteres.
2. En el campo Descripción del mensaje de correo electrónico, especifique una descripción para la plantilla de correo electrónico.
3. En el campo Código de idioma predeterminado, seleccione un código de idioma. Si un usuario utiliza otro idioma y no hay una versión correspondiente de la plantilla de correo electrónico para ese idioma, se enviará el mensaje de correo electrónico en el idioma que se especifique aquí.
4. En el campo Nombre del remitente, escriba un nombre para el remitente, por ejemplo Microsoft Dynamics AX. Este nombre es el que verá el destinatario en la bandeja de entrada cuando reciba el mensaje de correo electrónico.
5. En el campo Correo electrónico del remitente, especifique una dirección de correo electrónico que pueda utilizarse para enviar mensajes de correo electrónico generados por Microsoft Dynamics AX.
Haga clic en la ficha General. Complete los siguientes pasos:
1. En la lista Prioridad, seleccione una prioridad. Esto determina si el mensaje de correo electrónico aparecerá con prioridad en la bandeja de entrada del destinatario.
2. En la lista Grupo de lotes, seleccione el grupo de lotes creado anteriormente en este tema.

En el panel inferior del formulario, presione CTRL+N para crear una versión de la plantilla específica para un idioma. Para cada versión que cree, siga estos pasos:

Compruebe que el campo Id. de correo electrónico muestra el identificador creado en el paso 4.
En el campo Idioma, seleccione el idioma que se va a usar para escribir el cuerpo del mensaje de correo electrónico.

En el campo Asunto, introduzca el asunto del mensaje de correo electrónico.

Si desea que el asunto del mensaje de correo electrónico se genere automáticamente, escriba %subject%. Para comprender mejor cómo funciona este marcador de posición, vea el ejemplo que aparece en la tabla siguiente.

ESCENARIO:

Está creando una plantilla de correo electrónico para un flujo de trabajo de solicitud de compra.

SI:

Supongamos lo siguiente:

Especifica el marcador de posición siguiente en el campo Asunto de la plantilla de correo electrónico:

%subject%
El campo Asunto del elemento de trabajo contiene el texto siguiente. Este campo se encuentra en el formulario Propiedades para el paso de aprobación de flujo de trabajo.

Acción solicitada: se le asigna una solicitud de compra para su aprobación

ENTONCES:

En el correo electrónico que se genera y se envía a los usuarios, el marcador de posición %subject% se reemplaza automáticamente con el texto siguiente:

Acción solicitada: se le asigna una solicitud de compra para su aprobación

Para obtener más información sobre marcadores de posición, consulte la sección siguiente de este tema.

En el campo Diseño, seleccione XSLT o HTML en función de cómo el mensaje se debe mostrar.

Haga clic en Mensaje de correo electrónico. En el formulario que aparece, especifique el contenido del mensaje.

Si desea que el mensaje se genere automáticamente, escriba %message%. Para comprender mejor cómo funciona este marcador de posición, vea el ejemplo que aparece en la tabla siguiente.

ESCENARIO:

Está creando una plantilla de correo electrónico para un flujo de trabajo de solicitud de compra.

SI:

Supongamos lo siguiente:

Especifica el marcador de posición siguiente como mensaje de la plantilla de correo electrónico:

%mensaje%
El campo Instrucciones del elemento de trabajo contiene el texto siguiente. Este campo se encuentra en el formulario Propiedades para el paso de aprobación de flujo de trabajo.

Se le ha asignado la solicitud de compra %Purchase requisition.PurchReqId% para su aprobación.

Esta solicitud de compra asciende a %Purchase requisition.Approval amount% y ha sido enviada por %Purchase requisition.Worker.createdBy%.

[!Nota:]
El texto especificado entre los símbolos % son marcadores de posición que puede insertar al configurar el flujo de trabajo. En este ejemplo, los marcadores de posición se sustituirán por datos específicos relacionados con solicitudes de compra.

ENTONCES:

En el correo electrónico que se genera y se envía a los usuarios, el marcador de posición %message% se reemplaza automáticamente con el texto siguiente:

Se le ha asignado la solicitud de compra PR-0108 para su aprobación.

Esta solicitud de compra asciende a 5000 USD y la ha enviado Jimmy Matney.

Para obtener más información sobre marcadores de posición, consulte la sección siguiente de este tema.

Guardar el mensaje.

Usar marcadores de posición

Los marcadores de posición se pueden usar al crear plantillas de correo electrónico. Los marcadores de posición se sustituirán por el texto específico de la característica para la que se crea la plantilla de correo electrónico.

Por ejemplo, supongamos que se crea una plantilla de correo electrónico que se enviará a los usuarios que deben aprobar solicitudes de compra. Si especifica %message% en el cuerpo de la plantilla de correo electrónico, el marcador de posición %message% se sustituirá por el texto especificado en las propiedades de la configuración del flujo de trabajo.

Los marcadores de posición siguientes se pueden agregar a las plantillas de correo electrónico. Los marcadores de posición que se deben usar dependen de si se ha elegido crear la plantilla de correo electrónico en HTML o XSLT.

Marcador de posición HTML	Marcador de posición XSLT	Información que se muestra en el mensaje de correo electrónico
%subject%	alerta o tema	Asunto que se define en las propiedades de configuración de la característica relacionada.
%message%	alerta o mensaje	Mensaje que se define en las propiedades de configuración de la característica relacionada.
%event%	alerta o evento	El evento que se produjo.
%occurred%	alerta/producido	La fecha en la que ocurrió el evento.
%for%	alerta/para	El registro en el que se observó el evento.
%data%	alerta/datos	Información detallada.
%company%	alerta/empresa	La empresa en la que se produjo el evento.

Especificar cuándo se debe usar cada plantilla

Una vez que haya creado las plantillas de correo electrónico, debe especificar cuándo se debe usar cada plantilla. Para obtener instrucciones acerca de cómo hacerlo, vea la documentación de las características para las que se crearon las plantillas de correo electrónico.

Por ejemplo:

Si ha creado plantillas de correo electrónico para flujos de trabajo, vea Configurar los parámetros de correo electrónico para el sistema de flujo de trabajo para obtener información sobre cómo configurar el sistema de flujo de trabajo para que se usen esas plantillas.
Si ha creado plantillas de correo electrónico para reglas de alertas, vea Definir una identificación de correo electrónico para alertas para obtener información sobre cómo configurar las reglas de alertas para que se usen esas plantillas.
Si ha creado plantillas de correo electrónico para realizar cobros en el módulo Clientes, vea Configurar cobros para obtener información sobre cómo configurar Clientes para que se usen esas plantillas.

5. Supervisar los mensajes de correo electrónico en espera de envío

Use los procedimientos siguientes para supervisar los mensajes de correo electrónico salientes.

Ver el estado de los mensajes de correo electrónico salientes

Use el procedimiento siguiente para supervisar el estado de los mensajes de correo electrónico en espera de envío.

Haga clic en Administración del sistema > Periódico > Procesamiento de correo electrónico > Estado de envío de correo electrónico.
Si desea que el formulario enumere todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los que se han enviado correctamente, seleccione la casilla Ver también mensajes de correo electrónico enviados.
Vea el estado de cada mensaje de correo electrónico en la columna Estado.
- Cuando se ha enviado un mensaje, su estado es Enviado.
- Cuando un mensaje está en espera de envío, su estado es En espera.
  
  El estado En espera va seguido por un número "n" entre paréntesis, por ejemplo, 1. Este número indica el número de intentos realizados para enviar el mensaje de correo electrónico. Este número no puede ser superior al número de reintentos de la programación de reintentos. (Para obtener más información acerca de la programación de reintentos, consulte la sección siguiente).
- Cuando un mensaje no se ha enviado correctamente, y no hay reintentos programados, su estado es No superado.
  
  Si desea intentar reenviar este mensaje, haga clic en Reiniciar enviar. Se seguirá la programación de reintentos al intentar enviar este mensaje.

Establecer una programación de reintentos

Puede configurar una programación de reintentos para los mensajes que no se han enviado correctamente. La programación de reintentos especifica el número de intentos que desea realizar para enviar los mensajes de correo electrónico y el intervalo de tiempo entre intentos.

La programación de reintentos se debe configurar de forma que el servidor de AOS no se sobrecargue. Los intervalos de tiempo entre intentos se deben aumentar gradualmente. Por ejemplo, el primer reintento podría realizarse al cabo de un minuto, el segundo podría realizarse al cabo de una hora, el tercero podría realizarse al cabo de un día, y así sucesivamente. Para distribuir la carga de trabajo, se puede configurar también la programación de reintentos en varios servidores de AOS.