Configurar cobros

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Realice las tareas siguientes para prepararse para usar la funcionalidad de cobros. Para obtener más información, consulte Acerca de los cobros.

Configurar definiciones de período de vencimiento
Crear una instantánea de vencimientos
Opcional: configurar secciones de clientes
Opcional: crear un equipo de cobros
Configurar una categoría de caso de cobros
Configurar nombres de diarios (liquidación, amortización y NSF)
Configurar un código de motivo para transacciones de cancelación
Configurar una carpeta para los datos adjuntos de correo electrónico y crear plantillas de correo electrónico
Configurar los parámetros de Clientes para cobros
Opcional: configurar agentes de cobros
Configurar una cuenta de cancelación
Configurar información NSF para cuentas bancarias
Configurar los parámetros de Outlook para los usuarios del formulario Cobros
Configurar parámetros de correo electrónico para los contactos de cliente de cobros
Configurar los parámetros de correo electrónico para los vendedores

Las tareas se describen en las siguientes secciones.

Configurar definiciones de período de vencimiento

Configure una definición de período de vencimiento que defina las columnas que aparecen en las páginas de lista Cobros, Actividades de cobros y Casos de cobros. También define los períodos que se muestran en el formulario Cobros. Si un grupo de clientes está configurado, se usará la definición del período de vencimiento del grupo. Si no se ha configurado ningún grupo, se usará la definición de período de vencimiento predeterminada especificada en el formulario Parámetros de clientes. Si no se especifica ninguna definición de período de vencimiento predeterminada, se usa la primera definición de período de vencimiento del formulario Definiciones de período de vencimiento.

Haga clic en Clientes > Configurar > Cobros > Definiciones de período de vencimiento.
Especifique un nombre para la definición del período de vencimiento.
En la ficha desplegable Períodos, cree los períodos de vencimiento. Para obtener más información, consulte Definiciones de período de vencimiento (formulario).
Cierre el formulario.

Crear una instantánea de vencimientos

Cree registros de instantánea de vencimientos para todos los clientes o para los clientes de un grupo de clientes. La información de instantáneas de vencimiento se muestra en la página de lista Cobros y en el formulario Cobros. Debe crear una instantánea de vencimientos antes de poder usar la página de lista. La página de lista muestra información para aquellos clientes para los que se haya creado una instantánea de vencimientos. Para obtener más información, consulte Instantánea de vencimientos del cliente (formulario).

Haga clic en Clientes > Periódico > Cobros > Instantánea de vencimientos de clientes.
Seleccione una definición de período de vencimiento.
Opcional: seleccione un grupo.
Seleccione el tipo de fecha de los registros de transacción que usar para asignar transacciones a períodos de vencimiento.
Seleccione una fecha en la que desea basar los cálculos de la instantánea de vencimientos. Para obtener más información, consulte Instantánea de vencimientos del cliente (formulario).

Nota

Si el proceso de la instantánea de vencimiento se ejecuta como parte de un lote, seleccione Fecha de hoy en el campo Vencimiento a partir de. De lo contrario, la instantánea de vencimientos siempre se crea para la misma fecha.
Opcional: haga clic en la ficha Intervalo de empresas y seleccione la entidad jurídica que incluir en la instantánea de vencimientos.
Opcional: haga clic en la ficha Lote y configure el procesamiento por lotes.
Haga clic en Aceptar.

Opcional: configurar secciones de clientes

Puede configurar grupos de clientes para representar grupos de clientes. Puede usar los grupos de clientes como filtros para la información del cliente que se muestra en las páginas de lista de cobros, en el formulario Cobros, o al crear instantáneas de vencimientos. Para obtener más información, consulte Secciones de clientes (formulario).

Haga clic en Clientes > Configurar > Cobros > Secciones de clientes.
Especifique un id. de grupo y una descripción.
Seleccionar un tipo de grupo.
Haga clic en Seleccionar criterios de grupo para seleccionar los criterios de consulta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Haga clic en Vista previa de sección de clientes para obtener una vista previa de los clientes del grupo.

Nota

Sólo aparecerán en la lista aquellos clientes para los que se haya creado una instantánea de vencimientos.
Cierre el formulario Secciones de clientes.
Cree una nueva instantánea de vencimientos que incluya el grupo de clientes. Para obtener más información, consulte Crear una instantánea de vencimientos.

Opcional: crear un equipo de cobros

Si varias personas de su organización realizan trabajos de cobros, puede configurar un equipo de cobros. Puede seleccionar el equipo en el formulario Parámetros de clientes. Si no crea cartas un equipo de cobros, se creará uno automáticamente cuando configure agentes de cobros en el formulario Agente de cobros.

Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Organización > Equipos.
En el formulario Equipos, haga clic en Tipos de equipo.
Haga clic Nuevo y especifique un nombre para el tipo de equipo, como Cobros.
Active la casilla Requerir que los miembros del equipo sean usuarios de Microsoft Dynamics AX y seleccione las personas que pueden incluirse en este tipo de equipo. Esto puede incluir Empleado, Contratista, o ambos.
Cierre el formulario. Cierre y vuelva a abrir el formulario Equipos.
En el formulario Equipos, haga clic en Nuevo y especifique un nombre para el equipo, como Cobros.
Seleccione el tipo de equipo que ha creado en el paso 3.
Escriba una descripción del equipo y active la casilla Activo.

No es necesario agregar miembros de equipo de momento. En su lugar, agregará los miembros del equipo en el formulario Agente de cobros.
Cierre el formulario.

Configurar una categoría de caso de cobros

Si organiza los cobros usando casos, configure una categoría de caso con el tipo de categoría de Cobros. Esto se requiere sólo si desea usar la función de caso en el formulario Cobros. Para obtener más información acerca de los casos, vea Gestión de casos.

Haga clic en Ventas y marketing > Configurar > Casos > Categorías de casos.
Haga clic en Nuevo y, a continuación, en Categoría de caso.
Escriba un nombre y una descripción para la categoría de caso.
Seleccione Cobros como el tipo de la categoría.
En la ficha desplegable Actividades, especifique las opciones para una actividad predeterminada, una actividad de seguimiento predeterminada, o ambas.
Opcional: en la ficha desplegable General, especifique información adicional sobre la categoría de caso. Para obtener más información, consulte Categorías de caso (formulario).
Cierre el formulario.

Configurar nombres de diarios (liquidación, amortización y NSF)

Configure nombres de diarios para usarlos cuando las transacciones se procesen en el formulario Cobros. Esto incluye el establecimiento de una transacción, la cancelación de una transacción, o el procesamiento de un pago de fondos insuficientes (NSF).

Haga clic en Contabilidad general > Configurar > Diarios > Nombres de diarios.
Cree tres nombres de diario con las siguientes propiedades. Haga clic en Nuevo para crear cada nombre de diario. Para obtener más información, consulte Nombres de diarios (formulario).

Descripción

Tipo de diario

Liquidación

Cobros

Cancelar

Diariamente

NSF

Cobros
Cierre el formulario.

Descripción	Tipo de diario
Liquidación	Cobros
Cancelar	Diariamente
NSF	Cobros

Configurar un código de motivo para transacciones de cancelación

Configure un código de motivo predeterminado para usar cuando se cancelen transacciones en el formulario Cobros.

Haga clic en Clientes > Configurar > Clientes > Motivos de cliente.
Haga clic Nuevo para crear un código motivo.
Escriba un código de motivo y un comentario predeterminado.
Active la casilla Cliente.
Cierre el formulario.

Configurar una carpeta para los datos adjuntos de correo electrónico y crear plantillas de correo electrónico

Si va a enviar mensajes de correo electrónico que tengan adjuntos de Microsoft Excel con el formulario Cobros, configure una carpeta para los archivos adjuntos de correo electrónico. También puede crear plantillas de correo electrónico. La carpeta para los archivos adjuntos de correo electrónico es necesaria, pero las plantillas de correo electrónico son opcionales. Para obtener más información acerca de las plantillas y las variables de correo electrónico, vea Plantillas de correo electrónico (formulario).

Haga clic en Administración del sistema > Configurar > Sistema > Parámetros del correo electrónico.
En el campo Permitir datos incrustados y archivos vinculados de, especifique la ruta de una ubicación del servidor donde se guardan los archivos adjuntos de correo electrónico. Cuando envíe un mensaje de correo electrónico con un informe adjunto de cliente, el adjunto se almacena en esta ubicación.
Cierre el formulario Parámetros del correo electrónico.
Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Plantillas de correo electrónico.
Opcional: cree tres plantillas de correo electrónico para los fines que se indican a continuación.
- Mensaje al contacto del cliente
- Mensaje al contacto del cliente con el informe adjunto
- Mensaje al contacto del vendedor
Para cada plantilla, siga estos pasos:
1. Especifique un id. y una descripción de correo electrónico.
2. Seleccione un idioma predeterminado.
3. Especifique un nombre del remitente y una dirección de correo electrónico del remitente. Estos campos son obligatorios; sin embargo, no se usarán cuando envíe mensajes de correo electrónico en el formulario Cobros. El nombre del remitente y la dirección de correo electrónico serán los de la persona que use el formulario Cobros.
4. En el panel inferior, seleccione un idioma predeterminado para la plantilla.
5. Especifique el asunto. Este texto aparecerá en la línea de asunto de los mensajes de correo electrónico que se creen con esta plantilla.
6. Haga clic en Plantilla y escriba el texto del cuerpo del mensaje. Guarde la plantilla y cierre el formulario.
  
  Puede usar las variables siguientes del texto del cuerpo del mensaje:
  - %CustomerAccount%: la cuenta de cliente que se muestra en el formulario Cobros.
  - %CustomerName%: el nombre del campo que se muestra en el formulario Cobros.
Cierre el formulario Plantillas de correo electrónico.

Configurar los parámetros de Clientes para cobros

Configure los parámetros de clientes relacionados con cobros.

Haga clic en Clientes > Configurar > Parámetros de clientes.
Haga clic en Cobros.
Opcional: active la casilla Excluir de los cálculos de cuotas las transacciones en conflicto para evitar que las cartas de cobro se generen para las transacciones que se disputan.
En el campo Definición de período de vencimiento, seleccione una definición de período de vencimiento predeterminada que se usará en el formulario Cobros y en la página de lista Cobros.
Opcional: en el campo Equipo, seleccione un equipo. Puede asignar agentes de cobros al equipo de cobros en el formulario Agente de cobros.
En el campo Diario de cancelaciones, seleccione un nombre de diario que usar para las transacciones de cancelación.
En el campo Código de motivo, seleccione un código de motivo predeterminado para transacciones de cancelación.
Opcional: active la casilla Impuestos independientes para crear entradas de diario independientes para los importes de impuestos que se han cancelado. Esto puede ayudarle a repetir la deuda tributaria debido a que el importe se ha cancelado.
Opcional: en la ficha desplegable Plantilla de correo electrónico, seleccione las plantillas de correo electrónico para cada tipo de mensaje.
Cierre el formulario.

Opcional: configurar agentes de cobros

Si varias personas de su organización realizan trabajos de cobros, puede configurar agentes de cobros. Un agente de cobros es un trabajador configurado como usuario en el formulario Relaciones del usuario. Puede asignar grupos de clientes, que son consultas de cliente, a agentes de cobros para ayudar a los agentes a organizar su trabajo. Los agentes de cobros se agregarán al equipo seleccionado en el formulario Parámetros de clientes. Si no hay un equipo seleccionado en ese formulario, se creará un nuevo equipo automáticamente con el nombre Cobros y los agentes de cobros se agregarán a dicho equipo.

Haga clic en Administración del sistema > Común > Usuarios > Relaciones del usuario.
Haga clic en Nuevo y seleccione un trabajador. El trabajador puede ser contratista o empleado.
Seleccionar el id. de usuario que corresponda al trabajador.
Opcional: repita los pasos 2 y 3 para los trabajadores adicionales y cierre el formulario.
Haga clic en Clientes > Configurar > Cobros > Agentes de cobros.
Haga clic en Agregar miembros del equipo.
Seleccione un miembro del equipo y haga clic en Agregar.
Opcional: repita los pasos 6 y 7 para líneas de agentes de cobros adicionales.
Opcional: en el formulario Agente de cobros, asigne una o varias secciones de clientes a los agentes de cobros. Para obtener más información, consulte Agente de cobros (formulario).
Cierre el formulario.

Configurar una cuenta de cancelación

Configure una cuenta de cancelación que se use para la entrada de cancelación de la contabilidad general cuando se cancele una transacción. Para obtener más información, consulte Acerca de las entradas predeterminadas para transacciones de cancelación.

Haga clic en Clientes > Configurar > Perfiles de contabilización del cliente.
Seleccione un perfil de registro y haga clic en la ficha desplegable Configurar.
En el campo Cuenta de cancelaciones, seleccione la cuenta contable en la que registrar las transacciones de cancelación.
Repita los pasos 2 y 3 para los perfiles de registro restantes que se pueden usar para las transacciones de cancelación de registro.
Cierre el formulario.

Configurar información NSF para cuentas bancarias

Use este procedimiento para especificar información que se usará cuando procese pagos NSF en el formulario Cobros.

Haga clic en Gestión de efectivo y bancos > Común > Cuentas bancarias.
Haga doble clic en una cuenta bancaria para abrir el formulario Cuentas bancarias.
En el panel de acciones, haga clic en Editar registro y, a continuación, haga clic en la ficha desplegable Gestión de divisas.
En el campo Grupo de gastos, seleccione el grupo de gastos que usar para las cuotas que cargue al cliente para los pagos NSF.
En el campo Diario de pagos NSF, seleccione el nombre del diario de pago que usar cuando se cancele un pago que se ha devuelto por fondos no suficientes.
Cierre el formulario.

Configurar los parámetros de Outlook para los usuarios del formulario Cobros

Antes de que los trabajadores puedan crear actividades o enviar mensajes de correo electrónico mediante el formulario Cobros, debe comprobar que la clave de configuración de Sincronización con Microsoft Outlook esté seleccionada y que la sincronización de Outlook esté configurada para el trabajador. Para obtener más información acerca de la sincronización de Outlook, vea Integración con Microsoft Outlook y Microsoft Exchange Server. Para obtener más información sobre cómo crear un trabajador, vea Tareas clave: trabajadores.

Configurar los parámetros de correo electrónico y de dirección para los contactos de cliente de cobros

Configure direcciones de correo electrónico para los contactos de cliente si desea enviar mensajes de correo electrónico a los contactos del formulario Cobros. El contacto de cobros se usa como contacto predeterminado en el formulario Cobros. Puede configurar una dirección de extracto para el cliente si los extractos deben tener una dirección distinta a la principal.

Nota

Si no se especifica un contacto de cobros para un cliente, se usará el contacto principal del cliente. Si no se especifica un contacto principal, los mensajes de correo electrónico se enviarán a la primera dirección que aparezca en el formulario Contactos.

Haga clic en Clientes > Común > Clientes > Todos los clientes.
Haga doble clic en una cuenta de cliente para abrir el formulario Empresas cliente.
En el panel de acciones, haga clic en Editar.
Opcional: en la ficha desplegable Direcciones, haga clic en Agregar y especifique una dirección del extracto. En el campo Propósito, seleccione Extracto, especifique la información de la dirección y, a continuación, haga clic en Aceptar.
En la ficha desplegable Crédito y colecciones, en el campo Contacto de cobros, seleccione la persona de la organización del cliente que trabaja con su agente de cobros. Este contacto se usa como el contacto predeterminado en el formulario Cobros, y es la persona a la que se enviarán los mensajes de correo electrónico.
Presione CTRL+S.
Haga clic con el botón secundario en el campo Contacto de cobros y seleccione Ver detalles.
En el formulario Contactos, haga clic en la ficha desplegable Información de contacto.
Si el contacto no tiene una dirección de correo electrónico especificada, haga clic en Agregar para agregar una dirección.
Seleccione un tipo que utilice el método de comunicación Dirección de correo electrónico.
En el campo Dirección y número de contacto, escriba la dirección de correo electrónico del contacto principal. Si no hay dirección de correo electrónico principal, se mostrará la primera dirección de correo electrónico indicada.
Repita los pasos del 1 al 11 para el resto de contactos del cliente.
Cierre los formularios.

Configurar los parámetros de correo electrónico para los vendedores

Configure direcciones de correo electrónico para los vendedores si desea enviar mensajes de correo electrónico a los vendedores del formulario Cobros. Configure una dirección de correo electrónico para cada representante de ventas de cada grupo de ventas de la comisión. El representante de ventas que tenga la casilla Contacto activada es el vendedor predeterminado al que se enviarán los mensajes de correo electrónico. Si no se especifica un representante de ventas, se usará el vendedor principal de la organización del cliente. Si no se especifica un vendedor principal, los mensajes de correo electrónico se enviarán al primer vendedor que aparezca en el formulario.

Haga clic en Ventas y marketing > Configurar > Comisiones > Grupos de ventas.
Seleccione un grupo de ventas de la comisión y, a continuación, haga clic en Comercial
En un representante de ventas que tenga la casilla Contacto activada, haga clic con el botón secundario en el campo Nombre y seleccione Ver detalles.
En el formulario Libreta de direcciones, haga clic en la ficha Información de contacto.
Si el trabajador no tiene una dirección de correo electrónico especificada, haga clic en Agregar para agregar una dirección de correo electrónico.
Escriba una breve descripción de la nueva dirección. En el campo Tipo, seleccione Dirección de correo electrónico.
En el campo Dirección y número de contacto, escriba la dirección de correo electrónico del vendedor.
Haga clic en Más opciones > Avanzado.
En el campo Propósito, seleccione un motivo. Haga clic en Cerrar para cerrar el formulario Editar información de contacto y, a continuación, haga clic en Cerrar para cerrar el formulario Libreta de direcciones.
Repita los pasos del 1 al 9 para el resto de contactos del vendedor.
Cierre los formularios.