Configurar Microsoft Copilot y asignar licencias

  • Se aplica a: ✅ Microsoft Copilot

Como parte de su adopción de Microsoft Copilot, el siguiente paso es habilitar las características de seguridad, configurar el canal de actualización y asignar licencias de Copilot a los usuarios. En este artículo se proporcionan instrucciones para los administradores de TI sobre cómo preparar su organización para Microsoft Copilot. Abarca las actividades básicas de implementación y preparación, la concesión de licencias y los pasos para garantizar una implementación segura y compatible.

Diagrama que muestra el paso de configuración y asignación de licencia para adoptar y habilitar Microsoft Copilot.

Requisitos previos

Roles del centro de Administración

En este artículo se usan los siguientes centros de administración. Estos centros de administración requieren un rol específico para completar las tareas del artículo.

Licencias

Para comprar Microsoft Copilot, asegúrese de que tiene un plan de suscripción adecuado. Microsoft Copilot se incluye como parte del plan de suscripción de Microsoft 365 E7. Las licencias de Microsoft Copilot están disponibles como complemento de otros planes de licencia. Para obtener más información, consulte Opciones de licencia de Microsoft Copilot.

Puede comprar licencias de Microsoft Copilot a través del marketplace del Centro de administración de Microsoft 365 Microsoft 365, de los asociados de Microsoft o del equipo de su cuenta de Microsoft.

Es posible que necesite más licencias para usar algunas de las características descritas en este artículo, como Microsoft Purview y Microsoft SharePoint Premium: introducción a Administración Avanzada de SharePoint.

Actividades de preparación

Para garantizar una transición sin problemas a Microsoft Copilot, use la siguiente lista de comprobación de preparación:

  • Configurar un entorno de prueba: para validar configuraciones y escenarios de prueba, establezca un entorno de prueba con las licencias necesarias.

  • Realizar pruebas piloto: para identificar cualquier problema y recopilar comentarios, realice pruebas piloto con un grupo seleccionado de usuarios.

  • Desarrolle un plan de comunicación: cree un plan de comunicación para informar a los usuarios sobre los próximos cambios y proporcionarles los recursos y el apoyo necesarios.

  • Revise las directivas de acceso condicional: asegúrese de configurar correctamente las directivas de acceso condicional. Microsoft Copilot admite directivas de acceso condicional de nivel de inquilino en SharePoint. Para obtener más información, consulte Acceso condicional.

  • Revise la búsqueda de SharePoint y las directivas de administración avanzada: use la administración avanzada de SharePoint para controlar el acceso al contenido, evitar el uso compartido excesivo y administrar el ciclo de vida del contenido. Para obtener más información, consulte Prepárese para Microsoft Copilot con Administración avanzada de SharePoint.

    Además, considere la posibilidad de implementar una búsqueda restringida en SharePoint para limitar la detectabilidad del contenido confidencial. Para obtener más información, consulte Secure & Governed Data Foundation for Microsoft Copilot: A Deployment blueprint.

  • Garantizar el cumplimiento de la red: asegúrese de que su red cumple los requisitos de los servicios de Microsoft Copilot. Para más información, consulte Requisitos de red de Microsoft Copilot.

Medidas de seguridad

Para garantizar un entorno seguro y compatible para Microsoft Copilot, es crucial implementar medidas de seguridad sólidas. Algunos componentes clave son la autenticación multifactor, el registro de auditoría y la restricción de información confidencial. Estas medidas ayudan a proteger contra el acceso no autorizado y proporcionan visibilidad sobre las actividades de los usuarios y administradores.

Autenticación multifactor (MFA)

La autenticación multifactor es una medida de seguridad crítica que requiere que los usuarios proporcionen dos o más factores de comprobación para acceder a un recurso, como una aplicación o una cuenta en línea. Al implementar MFA, ayuda a proteger contra el acceso no autorizado y mejora la seguridad de los datos de su organización. Para obtener más información, consulte Autenticación multifactor de Microsoft Entra.

Pasos para implementar MFA:

Registro de auditoría

El registro de auditoría es esencial para realizar el seguimiento y la supervisión de las actividades en el entorno de Microsoft 365. Le ayuda a detectar y responder a posibles incidentes de seguridad y garantiza el cumplimiento de los requisitos normativos. Para obtener más información, consulta Introducción al registro y la supervisión de auditorías.

Pasos para implementar el registro de auditoría:

  • Habilitar el registro de auditoría unificado: para capturar todas las actividades de usuario y administración, active el registro de auditoría unificado en el portal de Microsoft Purview.

  • Configura la retención de registros de auditoría: configura directivas de retención para asegurarte de que los registros de auditoría se conservan durante el período requerido en función de las necesidades de cumplimiento de tu organización.

  • Supervise y revise registros: supervise y revise regularmente los registros de auditoría para identificar actividades sospechosas o posibles amenazas de seguridad.

Restringir información confidencial de Copilot

Para proteger la información confidencial durante la implementación y el uso de Microsoft Copilot, siga estos pasos para identificar, evaluar y mitigar los riesgos de uso compartido excesivo. Estas medidas ayudan a mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo en la organización.

  • Identificar los sitios más populares y evaluar el uso compartido excesivo: exporte los 100 sitios más usados desde el Centro de administración de SharePoint y ejecute el informe de estado de permisos de administración avanzada de SharePoint. Para obtener más información, consulte Proteger de forma predeterminada con Microsoft Purview.

  • Conceder acceso a Copilot a sitios populares y de bajo riesgo: Cruce referencias de los resultados del informe de Administración avanzada de SharePoint y la evaluación de la postura de uso compartido excesivo de la Administración de postura de seguridad de datos de Microsoft Purview (DSPM) con los 100 sitios principales usados.

  • Active la auditoría proactiva y la protección: deshabilite todos los usuarios excepto los usuarios externos (EEEU) en el nivel de inquilino y habilite la auditoría de Purview para supervisar la actividad de interacción de Copilot. Para obtener más información, consulta Proteger los datos confidenciales con Microsoft Purview.

  • Implementar controles de acceso y etiquetado: iniciar una revisión de acceso de administración avanzada de SharePoint para todos los sitios que se comparten en exceso. A continuación, aplique el control de acceso restringido en los sitios críticos para la empresa. Para obtener más información, consulte Prepárese para Microsoft Copilot con Administración avanzada de SharePoint.

Para obtener pasos detallados, consulte Secure & Headed Data Foundation for Microsoft Copilot: A deployment blueprint.

Introducción e implementación

Paso 1: Actualizar canales

✅ Usar el Canal actual o el Canal mensual para empresas para actualizar aplicaciones

Microsoft Copilot sigue la práctica estándar de las Aplicaciones de Microsoft 365 para la implementación y las actualizaciones. Está disponible en todos los canales de actualización, excepto en Semi-Annual canal de empresa.

Las opciones son:

  • Canales de producción :

    • El canal actual proporciona a los usuarios las características más recientes de la aplicación de Microsoft 365 tan pronto como están listos. Proporciona la mejor experiencia para un producto de rápido movimiento, como Copilot.

    • El Canal mensual para empresas es más predecible para cuando Microsoft lance estas nuevas características de la aplicación Microsoft 365 cada mes. Es una buena opción para las organizaciones que desean validar las nuevas características antes de que se publiquen en el canal actual.

  • Los canales de versión preliminar incluyen Canal actual (versión preliminar) y Canal beta.

    Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulte Información general sobre los canales de actualización de Aplicaciones Microsoft 365 y Comparar canales de Microsoft 365 Insider.

Puede administrar los canales para los dispositivos de usuario de varias formas. Para obtener más información, consulte Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.

Paso 2: Aprovisionar licencias de Microsoft Copilot

✅ Asignar licencias de Copilot mediante el Centro de administración de Microsoft 365

Antes de asignar licencias de Copilot, asegúrese de aprovisionar usuarios y asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios de su inquilino. Las opciones son:

A continuación, asigne licencias de Copilot para que los usuarios puedan empezar a usarlo. Puede administrar licencias de Microsoft Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar a usuarios individuales o a grupos de usuarios, y también reasignar licencias a otros usuarios.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft 365 y vaya aLicencias de facturación>.

  2. Seleccione Microsoft Copilot.

  3. En la página de detalles del producto, asigne licencias a los usuarios y administre su acceso a Copilot y a otras aplicaciones y servicios.

  4. Para comprobar si se ha agregado un usuario, vaya a Usuarios>activos. Esta página muestra todos los usuarios y las licencias activas.

Al asignar licencias, Copilot aparece en aplicaciones de Microsoft 365, como Word y Excel. Para algunas aplicaciones, los usuarios pueden tener que esperar hasta 24 horas para que aparezca Copilot. Es posible que también tengan que reiniciar o actualizar la aplicación. Una vez habilitado, Copilot aparece en todas las aplicaciones.

Para usar Copilot, los usuarios inician sesión en la aplicación con su cuenta profesional o educativa y el archivo debe ser editable, no de solo lectura. En algunas experiencias como Word, se muestra un cuadro de diálogo de Copilot al crear un documento nuevo. En otras experiencias, Copilot es accesible en la cinta de opciones.

Nota:

Chat experiencias en Word, Excel y PowerPoint varían en función de la configuración y la licencia del inquilino. Obtenga más información en Información general de Microsoft Copilot. Si desea habilitar a los usuarios con acceso prioritario a estas capacidades, obtenga más información sobre Microsoft Copilot.

Nota:

  • No es compatible con la asignación de licencias de Copilot a usuarios entre inquilinos, incluidos los invitados.

  • Para los clientes del sector educativo, la licencia de Copilot aparece en Características adicionales de Microsoft 365 A3 para profesores o Características adicionales de Microsoft 365 A5 para profesores.

También puede administrar licencias desde la página de Copilot en la Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, vea Informes de Microsoft 365 en el Centro de administración.

Para obtener más información, consulte Asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios.

Paso 3: Configurar las opciones de Copilot

✅ Configurar más características de Copilot

Puede administrar la configuración mediante el sistema de control de Copilot. Proporciona acceso centralizado a las características y controles de administración que benefician a su organización.

Para acceder a esta configuración, vaya al Centro de administración de Microsoft 365Copilot>.

Con el sistema de control de Copilot, puedes:

  • Vea el estado de las asignaciones de licencias de Copilot.
  • Accede a la información más reciente sobre Copilot.
  • Administre los controles de cumplimiento y seguridad de datos.
  • Enviar comentarios en nombre de los usuarios.
  • Configura complementos y permisos.
  • Habilita el uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot.

Para obtener más información, consulte Administrar escenarios de Microsoft Copilot y configurar la aplicación de Microsoft Copilot.

Paso 4: Implementación para algunos usuarios y medición de la adopción

Cuando esté listo para asignar licencias de Copilot a los usuarios, siga estas tres fases:

  1. Piloto: Para probar la implementación y recabar comentarios, asigne licencias a un pequeño grupo de usuarios.

  2. Implementar: asigne licencias a un grupo más grande de usuarios.

  3. Operar: supervise el uso y la adopción, y realice los ajustes necesarios.

Para obtener más información sobre estas fases y las posibles acciones que puede realizar en cada fase, consulte el plano técnico de implementación de Microsoft para abordar el uso compartido excesivo en Microsoft Copilot.

Piloto

✅ Crear un grupo de usuarios pioneros

Microsoft Copilot tiene muchos usos en las distintas aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Los usuarios pueden encontrar el valor de diferentes maneras.

Para impulsar la adopción, cree un grupo de usuarios pioneros. Este grupo puede ayudarle a comprender cómo los usuarios usan Copilot y cómo es valioso para ellos.

  1. Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características de Microsoft 365 existentes. Puede identificar a estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.

  2. Asigne a estos usuarios licencias de Microsoft Copilot e incorpórelos a Copilot. Para obtener más recursos que le ayuden en esta fase, consulte las herramientas y plantillas de participación de los usuarios en el centro de adopción de Microsoft Copilot.

  3. A medida que estos usuarios se familiaricen con el uso de Copilot, podrán hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esta información le proporciona expertos del producto que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar y usar Copilot en toda la organización.

    Con su comunidad establecida de primeros usuarios o campeones, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización. Estos expertos pueden contextualizar el valor de Copilot para que se adapte mejor a sus necesidades. Este marco también proporciona a su departamento de TI una manera escalable de manejar preguntas a través de expertos, desarrollando un equipo de expertos en toda su organización.

Para obtener más información acerca de cómo impulsar la adopción, visite el centro de adopción de Microsoft Copilot.

Implementar

✅ Implementar completamente licencias de Copilot para todos los usuarios de su organización

Para implementar licencias de Copilot en todos los usuarios de su organización, siga estos pasos:

  1. Use el Centro de administración de Microsoft 365 para asignar licencias a usuarios individuales o grupos de usuarios, en función de sus necesidades.

  2. Antes de que los usuarios empiecen a usar Copilot, asegúrese de asignarles las licencias adecuadas. Este paso garantiza que todos tengan acceso a las características que necesitan y puedan participar plenamente en la experiencia de Copilot.

Durante esta fase, incluya también las siguientes actividades:

  • Céntrate en evitar el uso compartido excesivo limitando el uso compartido externo, restringiendo el acceso a determinados archivos o carpetas y configurando alertas para notificarte de cualquier actividad inusual.

  • Usa etiquetas de confidencialidad para clasificar y proteger la información confidencial. Estas etiquetas te permiten cifrar automáticamente archivos que contienen datos confidenciales o restringir el acceso a archivos marcados como "confidenciales".

Para obtener más información sobre estos pasos importantes de seguridad de datos, consulte Seguridad y gobernanza del sistema de control de Copilot.

Operar

✅ Obtener conclusiones y la opinión de los usuarios

Para medir el impacto de Copilot en su organización, use el panel de Copilot de Viva Insights y los informes de uso de Microsoft 365 en el Centro de administración. Estas herramientas proporcionan a los líderes de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión del usuario.

Para más información, consulte los siguientes artículos:

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Sugerencia

Se recomienda usar el diagnóstico de detalles de licencia de Copilot para comprobar que una cuenta de usuario específica cumple los requisitos necesarios para acceder a las características de Copilot.

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