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Nota:
Esta característica se está implementando actualmente para los usuarios en los canales Beta y Actual de Microsoft 365. Para obtener acceso a la característica, el administrador debe completar estos pasos para permitir solicitudes de firma en Microsoft Word.
El servicio eSignature nativo de SharePoint ahora está integrado con Microsoft Word. Esta nueva funcionalidad le permite solicitar firmas electrónicas directamente desde Word documentos, sin necesidad de crear archivos PDF manualmente. Al incorporar eSignatures en el flujo de Word, puede crear plantillas de eSignature, acelerar las aprobaciones de documentos, eliminar los pasos de firma física y mantener el cumplimiento y la seguridad en el entorno de Microsoft 365.
Características principales
- Integración de Word sin problemas: puede insertar campos de firma en documentos Word y solicitar firmas sin salir de la interfaz de Word conocida. Se obtiene acceso a la funcionalidad eSignature desde la cinta de opciones de Word Insertar y se elimina la alternancia entre aplicaciones o la conversión de archivos en archivos PDF antes de enviar para la firma.
- Creación automática de PDF & almacenamiento: al enviar una solicitud de firma de Word, los destinatarios firmarán una copia PDF generada automáticamente del documento Word. El PDF firmado se guarda en la misma ubicación de SharePoint que el archivo Word original. El documento nunca deja el límite de confianza de Microsoft 365 durante este proceso, lo que garantiza la seguridad y el cumplimiento de un extremo a otro.
- Word documentos como plantillas de eSignature: puede reutilizar los archivos de Word como plantillas de eSignature, simplificando los procesos de firma repetitivos.
- Seguimiento de auditoría integrado y notificaciones: SharePoint eSignature proporciona seguimiento integrado. Tanto los remitentes como los firmantes reciben notificaciones por correo electrónico a lo largo del proceso de firma, y puede ver el historial de actividad (seguimiento de auditoría) en el PDF firmado para comprobar cuándo y por quién se firmó.
- Controles de seguridad y cumplimiento: los administradores tienen control sobre cómo se usa eSignature para Word en la organización; se puede habilitar para usuarios específicos a través de una directiva de grupo de Office e incluso limitado a determinados sitios de SharePoint. Y SharePoint eSignature permite el registro de actividades de eSignature en el registro de auditoría de Purview.
Al solicitar firmas electrónicas a Word, los destinatarios firman una copia EN PDF del documento Word.
- Los destinatarios no tienen acceso al documento de Word de origen durante el proceso de firma.
- La información del destinatario, como una dirección de correo electrónico, no se almacena en el documento de Word.
- Al finalizar la firma, el PDF firmado se almacena en la misma ubicación que el documento Word.
- Las solicitudes se pueden enviar desde documentos Word editables y documentos de solo lectura Word con marcadores de posición de campos de eSignature preposicionados.
SharePoint eSignature para escenarios de Word
- Cree una solicitud directamente desde un documento de Word.
- Reutilice el mismo documento para crear varias solicitudes.
- Cree una plantilla con campos eSignature preposicionados.
- Cree una solicitud a partir de una plantilla de eSignature.
- Permitir que varios usuarios creen solicitudes en paralelo.
Requisitos previos de uso
- Una versión de suscripción de Word escritorio.
- El usuario está en el canal beta de Microsoft 365 o en el canal actual.
- El documento se almacena en un sitio de SharePoint habilitado para SharePoint eSignature.
- El documento tiene el formato .docx.
- El documento no está cifrado.
Creación de una solicitud de firma desde Word
Siga estos pasos para usar SharePoint eSignature para Microsoft Word.
Abra un documento desde un sitio habilitado para SharePoint eSignature en Word (Escritorio).
En la cinta de opciones Word Insertar, seleccione campos eSignatures.
En el panel lateral, seleccione Agregar destinatario.
Agregue uno o varios destinatarios para firmar el documento.
Seleccione la ubicación del documento donde desea agregar un campo eSignature. En el panel lateral, seleccione Insertar para agregar campos de firma al documento.
Los campos se insertan en la ubicación del punto de inserción en el lienzo del documento.
Repita el paso 5 para todos los campos que quiera insertar en el documento.
Opcionalmente, puede agregar un mensaje al destinatario.
Seleccione Crear solicitud.
Recibirá una confirmación por correo cuando se envíe la solicitud y los destinatarios reciban un vínculo por correo para firmar una copia EN PDF del documento Word.
Ahora puede cerrar el panel eSignature en Word o seleccionar Iniciar nueva solicitud para crear otra solicitud eSignature.