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Configuración de SharePoint eSignature

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Nota:

SharePoint eSignature está disponible para el mercado estadounidense. Si la ubicación de un inquilino es Estados Unidos, SharePoint eSignature estará disponible para ese inquilino. En el caso de los inquilinos con varias zonas geográficas ubicadas en EE. UU., eSignature solo estará disponible en la ubicación geográfica principal. SharePoint eSignature se implementará en otras regiones a finales de este año.

El servicio eSignature de SharePoint está configurado en el Centro de administración de Microsoft 365. Antes de comenzar, determine si esta característica es adecuada para sus necesidades; para ello, lea la sección Antes de comenzar.

Requisitos previos

Licencias

Para poder usar SharePoint eSignature, primero debe vincular una suscripción de Azure en Syntex de pago por uso. El etiquetado de taxonomía en Syntex se factura en función del tipo y número de transacciones.

Permissions

Debe ser administrador de SharePoint o administrador global para poder acceder al Centro de administración de Microsoft 365 y configurar SharePoint eSignature.

Importante

Microsoft recomienda usar roles con los permisos más mínimos. Esto ayuda a mejorar la seguridad de su organización. Administrador global es un rol con privilegios elevados que debe limitarse a escenarios de emergencia cuando no se puede usar un rol existente.

Nota:

Si va a solicitar firmas a destinatarios externos, debe habilitar la integración de Microsoft Entra B2B para SharePoint y OneDrive y el uso compartido de invitados. Los destinatarios externos son personas ajenas a la organización y se incorporarían como invitados al inquilino. Microsoft Entra B2B proporciona autenticación y administración de invitados. Para obtener más información, vea Destinatarios externos más adelante en este artículo.

Configuración de SharePoint eSignature

  1. En el Centro de administración de Microsoft 365, seleccione Configurar y, a continuación, seleccione Usar IA de contenido con Microsoft Syntex.

  2. En la página Usar IA de contenido con Microsoft Syntex , seleccione Administrar Microsoft Syntex.

  3. En la página Administrar Microsoft Syntex , seleccione eSignature.

  4. Para los clientes existentes, lea los términos de servicio y, a continuación, seleccione Activar para habilitar el servicio.

  5. Para los nuevos clientes de Syntex, el servicio eSignature de SharePoint se activa una vez que escribe la información de facturación y acepta los términos de servicio. En la página eSignature :

    • Para desactivar el servicio, seleccione Desactivar.
    • Para administrar qué sitios está disponible el servicio, consulte Administración de sitios.

Administración de sitios

De forma predeterminada, SharePoint eSignature está activado para las bibliotecas de todos los sitios de SharePoint. Siga estos pasos para limitar qué sitios pueden usar los usuarios de eSignature.

  1. En la página Administrar Microsoft Syntex , seleccione eSignature.

  2. En el panel eSignature , en Bibliotecas de SharePoint donde Syntex eSignature está activado, seleccione Seleccionar sitios.

    a. Elija para qué sitio o sitios debe habilitarse este servicio.

    b. Para restringir el acceso de los usuarios a este servicio, seleccione Sin bibliotecas o bibliotecas de SharePointen los sitios seleccionados y siga las instrucciones para seleccionar los sitios o cargar un archivo CSV que muestre un máximo de 100 sitios. Asegúrese de agregar el sitio del centro de contenido si desea que se incluya. A continuación, puede administrar los permisos de acceso al sitio para los sitios seleccionados.

    c. Haga clic en Guardar.

Nota:

La primera solicitud eSignature en un inquilino de Microsoft 365 puede tardar un poco más en ejecutarse de lo habitual. Puede tardar entre unos segundos y unos minutos; sin embargo, las solicitudes posteriores se ejecutan con normalidad. Se recomienda que los administradores creen la primera solicitud eSignature en un sitio de SharePoint como paso de configuración final.

Desactivar eSignature

  1. En la página Administrar Microsoft Syntex , seleccione eSignature.

  2. Si SharePoint eSignature está activado, habrá un botón Desactivar visible. Para desactivar SharePoint eSignature, seleccione Desactivar.

Destinatarios externos

Microsoft Entra B2B

Microsoft Entra B2B proporciona autenticación y administración de invitados. Los firmantes externos o los destinatarios se consideran invitados dentro de su inquilino. Para poder enviar solicitudes a los firmantes fuera de su organización, debe habilitar la integración de Microsoft Entra B2B para SharePoint y OneDrive.

Autenticación

Es posible que los destinatarios externos deban autenticarse antes de poder acceder a un documento para la firma. El tipo de autenticación requerido por los destinatarios externos depende de la configuración de los usuarios invitados en el nivel de SharePoint o en el nivel de inquilino. Además, si el usuario externo pertenece a una organización con un inquilino de Microsoft 365, es posible que la configuración de su organización afecte a su experiencia de autenticación al intentar firmar el documento. Para obtener más información, consulte Colaboración con invitados en un sitio.

Acceso condicional

Cierto acceso condicional puede determinar si los destinatarios externos (firmantes fuera de su organización o inquilino de Microsoft 365) podrán firmar un documento. En función de la configuración del administrador, es posible que los firmantes externos no puedan acceder al documento y leerlo para firmarlo. En otros casos, es posible que puedan acceder al documento para firmar, pero la operación de firma no se realizará correctamente. Una manera común de resolver esto es agregar microsoft eSignature Service a la lista de aplicaciones aprobadas a través del Centro de administración de Microsoft Entra.

Almacenamiento y retención de documentos

Almacenamiento de documentos

SharePoint eSignature permite a un solicitante iniciar una solicitud de firma desde un documento PDF que se guarda en una biblioteca de SharePoint para la que se ha habilitado eSignature. Una vez que todas las partes requeridas han firmado, el servicio eSignature de SharePoint guarda una copia del documento firmado en la carpeta del documento original (carpeta de origen). Se notifica al remitente en un correo electrónico que incluye un vínculo para ver el documento y un vínculo independiente a la carpeta de SharePoint donde se guardó el documento firmado.

Antes de enviar una solicitud de firma y al finalizar la solicitud, se realizan ciertas comprobaciones para asegurarse de que el remitente tiene permiso para escribir en el documento y en la carpeta de origen. Si el permiso cambia cuando la solicitud de firma está en curso, es posible que el servicio no pueda guardar una copia del documento firmado en la carpeta de origen. Este evento puede producirse cuando:

  • El remitente de la solicitud ya no tiene acceso a la carpeta de origen. Por ejemplo, el propietario de la carpeta de origen o un administrador de SharePoint ha revocado el acceso del remitente.

  • El permiso de escritura inicial del remitente en la carpeta de origen se ha degradado solo a la vista.

  • Se eliminó la carpeta de origen.

Retención de documentos

Cuando se crea una solicitud de firma para un documento en SharePoint, el servicio eSignature de SharePoint crea una copia de trabajo del documento. Es esta copia de trabajo la que se envía a todos los destinatarios para la firma y es cómo el remitente puede realizar un seguimiento del estado de sus solicitudes. La copia de trabajo de la solicitud se almacena en una biblioteca de documentos oculta en SharePoint. La firma solo se agregará a la copia de trabajo del documento de solicitud después de que todas las partes hayan firmado; De lo contrario, aparecerá como sin firmar incluso si una de las partes ha agregado su firma.

La copia de trabajo de la solicitud se almacena y conserva durante cinco años o de acuerdo con la directiva de retención de documentos configurada por el administrador de SharePoint o inquilino. Obtenga más información sobre las directivas de retención.

Cada notificación por correo electrónico enviada en relación con una solicitud de firma contiene un vínculo de dirección URL que permite al destinatario ver, revisar y firmar el documento. Cuando una solicitud alcanza un estado de terminal (cuando el estado es Completado, Cancelado o Rechazado), el destinatario tiene 30 días para ver, descargar y almacenar el documento en una ubicación preferida. Una vez expirado el vínculo, ya no se puede usar para acceder al documento.

Para obtener más protección, cuando un remitente cancela una solicitud, los destinatarios pierden inmediatamente el acceso al documento de solicitud. La notificación por correo electrónico recibida por los destinatarios no contendrá un vínculo de dirección URL para ver la solicitud.