Controlar el acceso y la retención de transcripciones

Cuando un agente interactúa con un usuario final (o con un creador que utiliza el chat de prueba), se conserva un registro de la conversación como transcripción y se guarda en Dataverse. Esta transcripción incluye la conversación entre el agente y el usuario. También incluye metadatos sobre la conversación, como la hora en que comenzó y terminó, y el tema desencadenado.

Las transcripciones se guardan automáticamente en Dataverse y, de forma predeterminada, los creadores de su organización pueden ver y descargar las transcripciones de los agentes a los que pueden acceder. Los creadores pueden descargar transcripciones de Copilot Studio o descargar transcripciones de Power Apps.

Sin embargo, es posible que deba impedir la retención, el acceso o la descarga de transcripciones para entornos específicos. Por ejemplo, tiene necesidades comerciales y requisitos organizativos para que sus agentes actúen o recuperen datos e información confidenciales y no desea que se descargue esa información. También es posible que desee controlar el tamaño de la tabla de transcripción de conversaciones en Dataverse, que puede crecer rápidamente a medida que se utilizan los agentes.

En el caso de los agentes creados en Copilot Studio, puede controlar si las transcripciones se guardan en Dataverse, y quién puede verlas. También puede controlar cuánto tiempo se conservan las transcripciones antes de que se eliminen.

Este artículo describe cómo controlar si las transcripciones se guardan en Dataverse y quién puede verlas y descargarlas. Para obtener detalles sobre lo que se incluye en las transcripciones y más información sobre cómo acceder a ellas y descargarlas, consulte estos artículos:

• Ver y descargar transcripciones de conversaciones en Copilot Studio
• Descargar transcripciones de conversaciones en Power Apps]

Importante

• Los creadores con el rol de Creador de entorno no tienen acceso automático a las transcripciones.
• Para ver las transcripciones en Power Apps, necesita el rol de seguridad Visor de transcripciones. Solo los administradores pueden otorgar este rol asignando el rol de seguridad de visor de transcripciones durante el uso compartido del agente.
• Si un creador no tiene el rol de visor de transcripciones, los controles para evitar ver y descargar transcripciones en Power Apps no tienen ningún efecto, ya que el creador ya no puede ver ni descargar transcripciones en Power Apps.

Requisitos previos

• El rol de Administrador de entorno para configurar entornos individuales
• El rol de Administrador del sistema para configurar grupos de reglas de entorno

Obtenga más información sobre los roles de seguridad y la administración de roles de administrador con privilegios elevados en Power Platform.

Importante

Si un administrador del sistema configura un grupo de reglas de entorno para controlar el acceso y la retención de la transcripción, las configuraciones del grupo tienen prioridad sobre las configuraciones de ambientes individuales.

Configurar la grabación y descarga de transcripciones

Puede controlar si los creadores pueden ver y descargar transcripciones, y si las transcripciones se guardan o no, en el centro de administración de Power Platform. Puede configurar estas configuraciones individualmente para cada entorno o puede usar grupos de entornos para aplicar la misma configuración a varios entornos a la vez.

Configurar las opciones de transcripción para un entorno

1. En Copilot Studio, en el panel de navegación lateral, seleccione el icono de menú de tres puntos (...) y, a continuación, Centro de administración de Power Platform.

2. En el Centro de administración de Power Platform, seleccione Administrar en el panel izquierdo y, a continuación, seleccione Entornos.

   

3. Seleccione el entorno que desea configurar.

4. En la barra de menús superior, seleccione Configuración.

5. Expanda Producto y luego seleccione Caracteristicas.

6. Desplácese hasta la sección agentes de Copilot Studio. Defina o desactive esta configuración y, a continuación, seleccione Guardar en la parte inferior de la página Configuración.

   

   • Permitir a los propietarios y editores de agentes ver las transcripciones de las sesiones de interacción de conversación de sus agentes.
     Cuando están activados, los creadores y administradores pueden ver y descargar transcripciones en Copilot Studio para los agentes en el entorno. Cuando están desactivadas, las opciones para ver o descargar transcripciones no están disponibles.

   • Permita guardar las transcripciones de conversaciones y los metadatos asociados en Dataverse (obligatorio para la generación de informes mejorada).
     Cuando están activadas, las transcripciones se guardan en Dataverse y pueden verse y descargarse en Power Apps. Cuando se desactivan, las transcripciones no se guardan para ninguna conversación que se produzca en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que ocurrieron antes de que se deshabilitara el guardado todavía están disponibles.
     Si esta configuración se vuelve a habilitar, las transcripciones solo se guardan para las conversaciones que se producen después de volver a habilitar la configuración en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que se produjeron cuando la configuración estaba desactivada seguirán sin estar disponibles.

Precaución

• Si no se guardan las transcripciones, los paneles que utilizan metadatos de transcripciones de conversaciones, como el Panel de resumen omnicanal, pueden fallar.

• Las transcripciones de las conversaciones y los metadatos asociados pueden seguir guardándose en Dataverse hasta 24 horas después de desactivar el guardado. Puede eliminar los registros de transcripciones conversacionales que se hayan guardado durante este tiempo.

Configurar las opciones de transcripción para un grupo de entornos

Si es administrador de inquilino y usa grupos de entornos, puede configurar las opciones de transcripción de todos los entornos del grupo a la vez.

La regla de grupo de entornos Acceso a las transcripciones de las conversaciones en agentes de Copilot Studio' proporciona los mismos controles que los de la configuración del entorno individual.

La regla de grupo impide que los administradores de entornos individuales dentro del grupo cambien la configuración de sus entornos. Los ajustes que configure para el grupo de entornos reemplazan cualquier ajuste configurado para los entornos individuales.

Consulte la documentación de grupos de entornos para obtener más información sobre cómo configurar reglas de grupo en el centro de administración de Power Platform.