Controlar el acceso y la retención de transcripciones

Cuando un agente interactúa con un usuario final (o con un creador mediante el chat de prueba), el sistema conserva un registro de la conversación como transcripción y lo guarda en Dataverse. Esta transcripción incluye la conversación entre el agente y el usuario. También incluye metadatos sobre la conversación, como la hora en que comenzó y terminó, y el tema desencadenado.

El sistema guarda automáticamente las transcripciones en Dataverse. De forma predeterminada, los usuarios de la organización pueden ver y descargar transcripciones de los agentes a los que pueden acceder. Los creadores pueden descargar transcripciones de Copilot Studio o descargar transcripciones de Power Apps.

Sin embargo, es posible que deba impedir la retención, el acceso o la descarga de transcripciones para entornos específicos. Por ejemplo, es posible que tenga necesidades empresariales y requisitos organizativos para que los agentes actúen sobre o recuperen información confidencial y no quieran que se descargue esa información. También es posible que desee controlar el tamaño de la tabla de transcripción de conversaciones en Dataverse, que puede crecer rápidamente a medida que se utilizan los agentes.

Nota:

Las respuestas del agente que usan SharePoint como origen de conocimiento no se incluyen en las transcripciones de conversación.

Las transcripciones de las conversaciones no están escritas para:

• Microsoft Dataverse para entornos de Teams
• Entornos de desarrollo de Dataverse
• agentes de Microsoft 365 Copilot

En el caso de los agentes creados en Copilot Studio, puede controlar si el sistema guarda transcripciones en Dataverse y quién puede verlos. También puede controlar cuánto tiempo se conservan las transcripciones antes de que se eliminen.

En este artículo se describe cómo controlar si el sistema guarda transcripciones en Dataverse y quién puede verlas y descargarlas. Para obtener detalles sobre lo que se incluye en las transcripciones y más información sobre cómo acceder a ellas y descargarlas, consulte estos artículos:

• Ver y descargar transcripciones de conversaciones en Copilot Studio
• Descarga de transcripciones de conversación en Power Apps

Importante

• Los creadores con el rol de Creador de entorno no tienen acceso automático a las transcripciones.
• Para ver las transcripciones en Power Apps, los creadores necesitan el rol de seguridad Bot Transcript Viewer. Solo los administradores pueden conceder este rol asignando el rol de seguridad Visor de transcripciones del bot durante el uso compartido del agente.
• Si un creador no tiene el rol Bot Transcript Viewer, los controles para evitar la visualización y descarga de transcripciones en Power Apps no tienen ningún efecto, ya que el creador ya no puede ver ni descargar transcripciones en Power Apps.

Requisitos previos

• El rol de Administrador de entorno para configurar entornos individuales
• El rol de Administrador del sistema para configurar grupos de reglas de entorno

Obtenga más información sobre los roles de seguridad y la administración de roles de administrador con privilegios elevados en Power Platform.

Importante

Si un administrador del sistema configura un grupo de reglas de entorno para controlar el acceso y la retención de transcripciones, la configuración del grupo tiene prioridad sobre la configuración de entornos individuales.

Configurar la grabación y descarga de transcripciones

En el Centro de administración de Power Platform, puede controlar si los creadores pueden ver y descargar transcripciones, y si deben guardarse las transcripciones o no. Puede configurar estas opciones individualmente para cada entorno o usar grupos de entornos para aplicar la misma configuración a varios entornos.

Configurar las opciones de transcripción para un entorno

1. En Copilot Studio, en la barra lateral, seleccione los tres puntos (... ) y, a continuación, seleccione Power Platform Admin Center.

2. En el Centro de administración de Power Platform, seleccione Administrar en la barra lateral y, a continuación, seleccione Entornos. Aparece una lista de entornos.

3. Seleccione el entorno que desea configurar. Se abre la página de detalles del entorno.

4. En la barra de menús superior, seleccione Configuración.

5. Expanda Producto y luego seleccione Características.

6. Desplácese hasta la sección Copilot Studio agents. Establezca o desactive esta configuración y, a continuación, seleccione Guardar en la parte inferior de la página Configuración .

   

   • Permitir a los propietarios y editores de agentes ver las transcripciones de las interacciones de conversación de sus agentes.
     Cuando se activa, los creadores y administradores pueden ver y descargar transcripciones en Copilot Studio para agentes en el entorno. Cuando se desactiva, la opción para ver o descargar transcripciones no está disponible.

   • Permita guardar las transcripciones de conversaciones y los metadatos asociados en Dataverse (obligatorio para la generación de informes mejorada).
     Cuando se activa, las transcripciones se guardan en Dataverse y se pueden ver y descargar en Power Apps. Cuando se desactivan, las transcripciones no se guardan para ninguna conversación que se produzca en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que ocurrieron antes de que se deshabilitara el guardado todavía están disponibles. Si vuelve a habilitar esta configuración, las transcripciones solo se guardan para las conversaciones que se producen después de volver a habilitar la configuración en el entorno. Las transcripciones de las conversaciones que se produjeron cuando la configuración estaba desactivada aún no están disponibles.

Precaución

• Si no se guardan las transcripciones, los paneles que utilizan metadatos de transcripciones de conversaciones, como el Panel de resumen omnicanal, pueden fallar.

• Las transcripciones de las conversaciones y los metadatos asociados pueden seguir guardándose en Dataverse hasta 24 horas después de desactivar el guardado. Puede eliminar los registros de transcripciones conversacionales que se pueden guardar durante este tiempo.

Configurar las opciones de transcripción para un grupo de entornos

Si es administrador de inquilinos y usa grupos de entornos, puede configurar las opciones de transcripción para todos los entornos del grupo a la vez.

La regla grupal del entorno Acceder a las transcripciones de las conversaciones en los agentes de Copilot Studio proporciona los mismos controles que las configuraciones del entorno individual.

La regla de grupo impide que los administradores de entornos individuales dentro del grupo cambien la configuración de sus entornos. Los ajustes que configure para el grupo de entornos reemplazan cualquier ajuste configurado para los entornos individuales.

Para configurar reglas de grupo en el Centro de administración de Power Platform, consulte la documentación sobre grupos de entornos.