Descripción general de la retención de datos a largo plazo de Dataverse

Microsoft Dataverse admite políticas de retención personalizadas para retener de forma segura los datos ilimitados a largo plazo de una manera rentable. Si bien Dataverse puede respaldar el crecimiento de su negocio sin límite de datos activos, es posible que desee considerar mover los datos inactivos al almacén Dataverse de retención a largo plazo.

Importante

El entorno Power Platform donde reside la directiva de retención debe ser un entorno administrado. Esto también se aplica a los clientes de Dynamics 365 a quienes se les solicitará actualizar a un entorno administrado si el entorno aún no es un entorno administrado.

Los clientes que no cumplan con este requisito pueden continuar creando directivas de retención de datos, pero las directivas están deshabilitadas.

Mire este vídeo para obtener información sobre la retención de datos a largo plazo de Dataverse.

Ciclo de vida de datos de aplicaciones comerciales

Considere el ciclo de vida de los datos de la aplicación empresarial en tres etapas. Primero datos activos, que con el tiempo pasan a datos inactivos y, finalmente, pasan a datos eliminados.

Fase	Descripción
1. Datos activos	Los datos están fácilmente disponibles y se transforman a través de aplicaciones. Se accede a través de todos los flujos de trabajo de la aplicación. También denominados datos en vivo.
2. Datos inactivos	Los datos son inmutables y de solo lectura. Se almacena en retención a largo plazo. Tiene acceso limitado. Retenido para cumplimiento, auditoría y descubrimiento legal.
3. Datos eliminados	Eliminados de forma permanente Se completa el ciclo de vida de los datos.

Dataverse ofrece soporte de plataforma nativa para la retención de datos a largo plazo. Permite a las organizaciones obtener beneficios inmediatos y continuos:

• Conserve de forma segura los datos históricos de la aplicación a largo plazo para los requisitos de auditoría, legales y reglamentarios.
• Acceda a los datos de solo lectura para fines de consulta limitados.
• Reduzca la capacidad de la base de datos consumida y ahorre dinero en datos inactivos.
• Evite las inversiones en TI necesarias para crear y mantener soluciones personalizadas para la retención a largo plazo de datos históricos de aplicaciones.

Cómo funciona

Los administradores de aplicaciones configuran políticas personalizadas para una tabla con criterio para retener datos a largo plazo. Los datos retenidos nunca se sacan de Dataverse, los datos se almacenan en retención a largo plazo de Dataverse. Los datos siempre están protegidos con seguridad de Dataverse respaldada por el id. de Microsoft Entra.

Importante

• Una vez que los datos se conservan con la retención de Dataverse a largo plazo no se pueden volver a mover al estado de aplicación en vivo (activo) de Dataverse.
• Cuando se ejecuta una política de retención, el proceso realiza solicitudes de API Microsoft Power Platform. Estas solicitudes se cuentan para las solicitudes de API existentes disponibles con su plan. Más información: Solicita límites y asignaciones

Dataverse proporciona acceso de solo lectura a los datos retenidos a través de:

• Búsqueda avanzada dentro de una aplicación.
• Un flujo de nube de Power Automate.
• API de OData de Dataverse para pantallas personalizadas.

Tipos de datos retenidos a largo plazo

Las tablas estándar de Dataverse (excepto del sistema), las tablas personalizadas, junto con los archivos adjuntos e imágenes, se pueden conservar en almacenamiento a largo plazo de Dataverse.

Nota

Actualmente, la auditoría de tablas y las tablas elásticas no son compatibles con la retención a largo plazo.

Los administradores establecen directivas de retención en las tablas cuando el fabricante de la aplicación habilita la retención a largo plazo para la tabla. Cuando un fabricante habilita la retención en una tabla raíz principal, también habilita la retención para todas las tablas secundarias y adjuntos e imágenes asociadas.

Retención de datos a largo plazo y acción de eliminación y complementos existentes

Toda la cascada de acción de eliminación existente Relaciones y los complementos para las tablas se ejecutan cuando se ejecuta una política de retención de datos en la tabla. Además, la acción de retención se puede utilizar para desencadenar un comportamiento personalizado. Los creadores de aplicaciones pueden escribir complementos personalizados para la acción de retención.

Más información: Retención de datos a largo plazo

Informes de capacidad de almacenamiento

Con la retención a largo plazo de Dataverse, los datos nunca se mueven fuera de Dataverse. La capacidad reportada en los informes de administración actuales de Power Platform incluyen datos en vivo (activos) y retenidos (inactivos) en GB.

• Detalles de la capacidad de la base de datos informados:

  • La capacidad de la base de datos informada es la suma de los datos en vivo y retenidos. La capacidad total de la base de datos consumida se reduce según la proporción de las filas de datos retenidas durante la ejecución de una política.

• Tenga en cuenta que la ejecución de la política tardará de 72 a 96 horas en completarse y habrá 24 horas adicionales después para que aparezcan los informes de capacidad de la base de datos.

• Cuando están disponibles, los informes muestran dos entradas para una tabla que está habilitada para la retención a largo plazo:

  • Tabla, como Caso¹ o Contacto.
  • Tabla retenida, como Caso retenido y Contacto retenido.

  ¹ La tabla de casos requiere una aplicación Dynamics 365, como Dynamics 365 Service.

• Detalles de capacidad de archivo notificados:

  • Si hay archivos adjuntos asociados retenidos a largo plazo, la capacidad del archivo refleja la suma de los datos en vivo y retenidos. No se observarán reducciones ni ahorros en la capacidad de los archivos después de ejecutar una política de retención que involucre archivos adjuntos.

Los informes de capacidad de registro no están disponibles actualmente.

Ver los informes de capacidad

Imagine un escenario de no producción donde todos los datos en vivo para el caso y las tablas de contactos se conservan con la retención a largo plazo de Dataverse. Una vez que la política de retención a largo plazo se completa con éxito, hay entradas para Caso retenido y Contacto retenido en el informe La reducción en la capacidad de la base de datos consumida depende de la cantidad de tipos de datos de filas y columnas involucrados en el proceso de retención. Para los entornos de producción, los informes podrían tardar de unos días a una semana en reflejar los ahorros totalmente reducidos. Para los entornos de no producción, los informes podrían tardar hasta dos semanas en reflejar los ahorros.

Nota

• Si las tablas no están visibles en el informe, exporte la vista a una hoja de cálculo de Excel seleccionando las tres barras verticales en la parte superior derecha del informe de capacidad y luego seleccione Descargar todas las tablas.
• Si una tabla suele tener tablas secundarias asociadas, los informes de capacidad también muestran el tamaño en GB retenido de la tabla secundaria.

Para obtener más información sobre los informes de capacidad, consulte Nueva capacidad de almacenamiento de Microsoft Dataverse.

Comprender los costos de almacenamiento de retención a largo plazo

La retención a largo plazo de Dataverse no requiere compras de almacenamiento adicionales y no requiere que usted compre la función como un servicio separado. Cada GB transferido de base de datos de Dataverse a retención a largo plazo de Dataverse consume, en promedio, un 50 % menos de capacidad de base de datos. Esto se debe a que los datos se comprimen en retención a largo plazo Dataverse.

Por ejemplo:

• Supongamos que la capacidad de la base de datos consumida por Contoso es de 1000 GB hoy y que se ejecutó la directiva de retención a largo plazo programada y retiene 200 GB de datos con retención a largo plazo de Dataverse.
• Con una compresión promedio de al menos el 50 %, el tamaño de los datos retenidos es de 100 GB, un ahorro del 50 % en comparación con cuando los datos estaban en estado activo.
• Esto implica que Contoso ahora tiene 800 GB de datos activos y 100 GB de datos inactivos en Dataverse.
• En este escenario, los informes de capacidad de almacenamiento muestran el uso de la base de datos como 900 GB (800 GB + 100 GB).

Nota

• La retención a largo plazo de Dataverse comprime los datos de la base de datos. La cantidad de compresión depende del tipo de datos en Dataverse. Con algunos datos (indeterministas), es posible que observe ahorros superiores al 50 %, mientras que en otros es posible que observe menos del 50 %. También puede notar que los ahorros son más evidentes cuando se retienen mayores volúmenes de datos (cientos de GB) con una retención a largo plazo.
• Para archivos adjuntos e imágenes, la retención a largo plazo de Dataverse no reduce la capacidad consumida. En casos excepcionales, según el archivo o la imagen, es posible que experimente ahorros insignificantes en la capacidad del archivo.

Políticas de retención conscientes de la solución

Las políticas de retención de Dataverse son conscientes de la solución. Las políticas de retención de Dataverse agregadas a una solución se conocen como políticas de retención conscientes de la solución. Puede agregar varias políticas de retención a una única solución. Las políticas de retención se agregan a una solución no administrada. Esto ayuda a los fabricantes a seguir las prácticas recomendadas de administración del ciclo de vida de las aplicaciones (ALM) cuando trabajan con políticas de retención de Dataverse.

Cuando incluye sus políticas de retención en una solución, sus definiciones se vuelven portátiles, lo que facilita moverlas de un entorno a otro, lo que ahorra el tiempo necesario para crear la política de retención. Por ejemplo, primero desarrolla una solución que contiene una política de retención en un entorno de desarrollo o sandbox. Luego mueve esa política de retención a un entorno de preproducción para probar y validar que la solución funciona bien y está lista para la producción. Una vez completadas las pruebas, el administrador importa la solución al entorno de producción.

Nota

• Los datos retenidos por las políticas de retención no son portátiles como parte de las soluciones, solo lo son las definiciones de la política de retención. Debe ejecutar la política de retención en un entorno para retener los datos en almacenamiento a largo plazo de Dataverse.
• Solo las políticas de retención creadas en entornos de Power Platform pueden tener en cuenta la solución.
• Cuando la retención a largo plazo se habilita mediante un proceso de importación de soluciones, las tablas secundarias relacionadas no se habilitan automáticamente.

Usted crea una solución antes de agregarle una política de retención. La exportación e importación de soluciones que contienen políticas de retención es igual que con otros componentes de la solución.

Para obtener más información acerca de las soluciones y los componentes de soluciones, consulte Información general sobre las acciones.

Pasos siguientes

Establecer una política de retención de datos para una tabla

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