Obtención de datos de archivos de libro de Excel

Microsoft Excel es una de las aplicaciones empresariales más usadas y una de las formas más comunes de obtener datos en Power BI.

Tipos de libros compatibles con Power BI

Power BI admite la importación de libros creados en Excel 2007 y versiones posteriores o la conexión a ellos. Algunas características que se describen en este artículo solo están disponibles en versiones posteriores de Excel. Los libros deben ser .xlsx o tipo de archivo .xlsm y ser inferior a 1 GB.

Libros con rangos o tablas de datos

Si el libro tiene hojas de cálculo sencillas con rangos de datos, asegúrese de dar formato a esos intervalos como tablas para sacar el máximo partido de los datos en Power BI. Al crear informes en Power BI, las tablas y columnas con nombre en el panel Campos facilitan mucho la visualización de los datos.

Libros con modelos de datos

Un libro puede contener un modelo de datos que tenga una o varias tablas de datos cargadas en él mediante tablas vinculadas, Power Query, Obtener & transformación en Excel o Power Pivot. Power BI admite todas las propiedades del modelo de datos, como relaciones, medidas, jerarquías e indicadores clave de progreso (KPI).

Nota

No se pueden compartir libros con modelos de datos en inquilinos de Power BI. Por ejemplo, un usuario que inicia sesión en Power BI con una contoso.com cuenta no puede compartir un libro de Excel con un usuario que inicie sesión con una woodgrovebank.com cuenta.

Libros con conexiones a orígenes de datos externos

Si el libro de Excel se conecta a un origen de datos externo, una vez que el libro se encuentra en Power BI, puede crear informes y paneles basados en datos de ese origen conectado. También puede configurar la actualización programada para conectarse automáticamente al origen de datos y obtener actualizaciones. Ya no es necesario actualizar manualmente mediante Obtener datos en Excel. Visualizaciones en informes y iconos de panel que se basan en la actualización del origen de datos automáticamente. Para más información, consulte Actualización de datos en Power BI.

Libros con tablas PivotTables y gráficos

Tanto si las tablas dinámicas como los gráficos aparecen en Power BI depende de dónde guarde el archivo del libro y de cómo decida obtener el archivo en Power BI. En el resto de este artículo se explican las opciones.

Tipos de datos

Marque los datos como tipos de datos específicos en Excel para mejorar la experiencia de Power BI. Power BI admite los siguientes tipos de datos:

  • Número entero
  • Número decimal
  • Moneda
  • Date
  • Verdadero o falso
  • Texto

Carga simplificada en Power BI

Hay una nueva experiencia simplificada para cargar archivos en el servicio Power BI. En el área de trabajo donde desea agregar el archivo, seleccione la opción Cargar junto a Nuevo en la parte superior de la página. En el menú desplegable, seleccione:

  • OneDrive para la Empresa para conectarse a los archivos almacenados en el OneDrive para la Empresa.
  • SharePoint para conectarse a archivos en cualquier sitio de SharePoint al que tenga acceso.
  • Vaya a cargar archivos desde el equipo.

Captura de pantalla de las opciones del menú Cargar.

Si decide cargar un archivo local, Power BI agrega una copia del archivo al área de trabajo. Si usa las opciones de OneDrive para la Empresa o SharePoint, Power BI crea una conexión al archivo. A medida que realice cambios en el archivo en SharePoint, Power BI puede sincronizar automáticamente esos cambios una vez por hora.

Este método de carga es fácil de usar y las opciones de OneDrive para la Empresa y SharePoint usan la misma interfaz de selección de archivos que muchos otros productos de Microsoft. En lugar de tener que escribir una dirección URL directa en un sitio de SharePoint, puede seleccionar uno de los sitios a través de la sección Acceso rápido o los vínculos Más lugares .

Al cargar un archivo de Excel, el elemento de libro aparece en Power BI como lo haría en Excel Online, como se muestra en la siguiente imagen:

Captura de pantalla de un libro de Excel que aparece en Power BI.

Si no tiene una suscripción, las opciones de OneDrive para la Empresa y SharePoint están deshabilitadas, pero todavía puede seleccionar Examinar para obtener archivos locales del equipo. En la imagen siguiente se muestran las opciones de suscripción deshabilitadas, con la opción Examinar resaltada.

Captura de pantalla de los servicios de suscripción deshabilitados.

Si desea importar datos de un archivo de Excel en un conjunto de datos de Power BI, use la experiencia Obtener datos . Para obtener más información, vea Importar o conectarse a un libro de Excel mediante Obtener datos.

No puede usar Cargar para obtener archivos de cuentas personales de OneDrive, pero puede seguir usando la experiencia Obtener datos para libros en cuentas personales de OneDrive.

Preparación del libro para Power BI

Vea este útil vídeo para aprender más acerca de cómo asegurarse de que los libros de Excel están listos para Power BI.

Nota

Es posible que en este vídeo se usen versiones anteriores de Power BI Desktop o del servicio Power BI.

Dónde guardar el archivo del libro

La ubicación en la que guarda el archivo del libro marca la diferencia.

  • Local. Si guarda el archivo del libro en una unidad del equipo u otra ubicación de su organización, puede cargar el archivo en Power BI. El archivo permanece realmente en la unidad de origen, por lo que Power BI no importa realmente el archivo. Power BI realmente crea un nuevo conjunto de datos y carga datos y cualquier modelo de datos del libro en el conjunto de datos.

    Excel también tiene una característica Publicar en el menú Archivo . El uso de Publish es eficazmente el mismo que el uso de Obtenerarchivos>de datos>local de Power BI. Si realiza cambios periódicamente en el libro, a menudo es más fácil actualizar el conjunto de datos en Power BI.

  • OneDrive - Empresa. Iniciar sesión en OneDrive para la Empresa con la misma cuenta que Power BI es la manera más eficaz de mantener el trabajo en Excel y el conjunto de datos, los informes y los paneles de Power BI sincronizados. Tanto Power BI como OneDrive están en la nube, por lo que Power BI se conecta al archivo de libro en OneDrive una vez por hora. Si Power BI encuentra algún cambio, actualiza automáticamente el conjunto de datos, los informes y los paneles de Power BI.

    Al igual que con guardar en una unidad local, también puede usar Publicar en Excel para actualizar el conjunto de datos y los informes de Power BI inmediatamente. De lo contrario, Power BI se sincroniza automáticamente, normalmente dentro de una hora.

  • OneDrive- Personal. Si guarda los archivos de libro en su cuenta personal de OneDrive, obtendrá muchas de las mismas ventajas que con OneDrive para la Empresa. La mayor diferencia es que, al conectarse por primera vez al archivo mediante Get Data>Files>OneDrive – Personal, debe iniciar sesión en su OneDrive con su cuenta Microsoft, que puede ser diferente de la cuenta que usa para iniciar sesión en Power BI.

    Al iniciar sesión en su OneDrive con su cuenta Microsoft, asegúrese de seleccionar la opción Mantener la sesión iniciada . Después, Power BI puede conectarse al archivo de libro cada hora y asegurarse de que el conjunto de datos y los informes de Power BI están sincronizados.

  • SharePoint: sitios de grupo. Guardar los archivos de Power BI Desktop en sitios de grupo de SharePoint es muy similar a guardar en OneDrive para la Empresa. La diferencia más importante es cómo se conecta al archivo desde Power BI. Puede especificar una dirección URL o conectarse a la carpeta raíz.

Importación o conexión desde OneDrive para la Empresa

Si guarda los archivos del libro en OneDrive para la Empresa, tiene un par de maneras de explorar los datos en Power BI, Importar o Conectar.

Captura de pantalla de OneDrive para trabajar o escuela, en la que se muestra la opción importar o conectarse a datos de Excel.

Importar datos de Excel en Power BI

Al elegir Importar, Power BI importa los datos admitidos en tablas y cualquier modelo de datos en un nuevo conjunto de datos de Power BI.

Puede continuar la edición del libro. Al guardar los cambios, Power BI los sincroniza con el conjunto de datos en Power BI, normalmente en aproximadamente una hora. Si necesita una satisfacción más inmediata, puede seleccionar Publicar para exportar los cambios. Las visualizaciones de informes y paneles también se actualizan en función de los siguientes desencadenadores de actualización:

Iconos de informe Los iconos de panel
Abra el informe después de que expire la memoria caché. Abra el panel después de actualizar la memoria caché.
Seleccione Actualizar en el informe. Seleccione Actualizar en el panel.
Automáticamente para iconos anclados cuando se actualiza la memoria caché, si el panel ya está abierto.

Nota

Las páginas de informe ancladas no tienen la característica de actualización automática.

Elija la opción Importar si usó Obtener & datos de transformación o Power Pivot para cargar datos en un modelo de datos.

Conexión, administración y visualización de datos de Excel en Power BI

Al elegir Conectar, el libro aparece en Power BI como lo haría en Excel Online. Pero también tiene algunas características excelentes que le ayudarán a anclar elementos de las hojas de cálculo a los paneles.

No puede editar el libro en Power BI, pero si necesita realizar cambios, puede seleccionar Editar y, a continuación, editar el libro en Excel Online o abrirlo en Excel en el equipo. Los cambios se guardan en el libro en OneDrive.

Elija la opción Conectar si solo tiene datos en hojas de cálculo o tiene rangos, tablas dinámicas y gráficos que desea anclar a los paneles.

En Excel 2016 y versiones posteriores, también puede usar carga depublicación> de archivos>. Es esencialmente lo mismo. Para obtener más información, vea Publicar en Power BI desde Microsoft Excel.

Importación o conexión mediante Obtener datos

En lugar de usar la opción Cargar del área de trabajo, puede usar Obtener datos para importar o conectarse a un libro de Excel.

  1. En la parte inferior del panel de navegación de Power BI, seleccione Obtener datos.

    Captura de pantalla de Obtención de datos en el panel de navegación.

  2. En Archivos, seleccione Obtener.

    Captura de pantalla del icono Archivos, en la que se muestra el botón Obtener.

  3. Busque y seleccione el archivo.

    Captura de pantalla de los iconos Archivo local, OneDrive - Empresa, OneDrive - Personal y SharePoint - Sitios de grupo.

  4. Si el archivo de libro está en sitios de grupo de OneDrive o SharePoint, seleccione Importar o Conectar.

Libros de Excel locales

Para cargar un archivo de Excel local en Power BI:

  1. Seleccione Obtener datos, seleccione Obtener en Archivos y, a continuación, seleccione Archivo local.

  2. Vaya a la ubicación donde guardó el libro de Excel, seleccione el archivo y seleccione Abrir.

    Captura de pantalla del icono Archivo local, en la que se muestra cómo navegar para seleccionar los libros de Excel.

  3. Seleccione Cargar.

    Captura de pantalla del cuadro de diálogo Archivo local, en la que se muestra la selección Cargar.

Una vez cargado el libro, puede encontrarlo en el panel de navegación de la sección Libros del área de trabajo y en la lista de contenido del área de trabajo.

Captura de pantalla de la sección Libros, en la que se muestra el libro de Excel.

Los libros de Excel locales se abren en Excel Online en Power BI. A diferencia de los libros de Excel almacenados en sitios de grupo de OneDrive o SharePoint, no se pueden editar archivos de Excel locales en Power BI.

Publicación desde Excel en el sitio de Power BI

El uso de la característica Publicar en Power BI de Excel es lo mismo que el uso de Obtener datos en Power BI para importar o conectarse al archivo. Para obtener más información, vea Publicar en Power BI desde Microsoft Excel.

Nota

Si carga un libro de Excel conectado a un cubo de SQL Server Analysis Services local (SSAS), no podrá actualizar el modelo de datos subyacente en el servicio Power BI.

Solución de problemas y limitaciones

  • Si el archivo de libro es demasiado grande, consulte Reducir el tamaño de un libro de Excel para verlo en Power BI.

  • Al elegir Importar, Power BI importa solo los datos que forman parte de una tabla con nombre o un modelo de datos. Si el libro no contiene tablas con nombre o modelos de datos de Excel, es posible que vea el error Error: No hemos encontrado ningún dato con formato de tabla. Para importar desde Excel a la servicio Power BI, debe dar formato a los datos como una tabla. Para corregir el libro y volver a importarlo, vea Error: No hemos encontrado ningún dato en el libro de Excel.

  • La carga de libros de Excel en un área de trabajo de Power BI no es compatible con los clientes de la nube soberana.

  • La actualización programada de libros de Excel con conexiones a modelos tabulares de SSAS locales a través de una puerta de enlace no funcionará.

Pasos siguientes

  • Explore los datos. Una vez que obtenga datos e informes del archivo en Power BI, puede hacer clic con el botón derecho en el nuevo conjunto de datos y seleccionar Explorar. Si decide conectarse a un archivo de libro en OneDrive, el libro aparece en Informes. Al seleccionar el libro, se abre en Power BI igual que si estuviera en Excel Online.

  • Programar actualización. Si el libro de Excel se conecta a orígenes de datos externos o se importa desde una unidad local, puede configurar la actualización programada para asegurarse de que el conjunto de datos o el informe siempre están actualizados. En la mayoría de los casos, la configuración de la actualización programada es fácil de realizar. Para más información, consulte Actualización de datos en Power BI para más información.

  • Publicación en Power BI desde Microsoft Excel