Sugerencias de diseño para informes en Power BI Report Builder

SE APLICA A: Power BI Report Builder Power BI Desktop

Use las siguientes sugerencias para diseñar sus informes paginados en el Generador de informes de Power BI.

Diseñar informes

Un informe bien diseñado transmite información que lleva a emprender acciones. Identifique las preguntas que el informe ayuda a responder. Téngalas en cuenta al diseñar el informe.

• Para diseñar visualizaciones de datos efectivas, piense en cómo mostrar la información de manera que sea fácil de entender para el usuario del informe. Elija una región de datos que sea apropiada para los datos que quiere visualizar. Por ejemplo, un gráfico transmite de forma eficaz información de resumen y de conjunto mejor que una tabla que abarca muchas páginas de información detallada. Puede visualizar los datos de un conjunto de datos en cualquier región de datos, incluidos gráficos, mapas, indicadores, minigráficos, barras de datos y datos tabulares, con diversos diseños de cuadrícula basados en una tablix.

• Si piensa proporcionar el informe en un formato de exportación concreto, pruebe el formato en una fase temprana del diseño. La compatibilidad con las características varía en función del representador elegido.

• Cree diseños complejos en fases. Puede utilizar rectángulos como contenedores para organizar los elementos de informe. Puede crear regiones de datos directamente en la superficie de diseño para maximizar el área de trabajo. A continuación, a medida que complete cada una, arrástrela al contenedor de rectángulo. Si utiliza un rectángulo como un contenedor, puede colocar todo su contenido en un solo paso. Los rectángulos también ayudan a controlar cómo se representan los elementos de informe en cada página.

• Para que el informe esté más despejado, puede utilizar visibilidad condicional para elementos concretos del informe y permitir que el usuario decida si mostrarlos o no. Puede establecer la visibilidad en función de un parámetro o un comando de alternancia de cuadro de texto. Puede agregar cuadros de texto condicionales para mostrar los resultados provisionales de las expresiones. Si en un informe aparecen datos inesperados, puede mostrar estos resultados provisionales para facilitar la depuración de las expresiones.

• Cuando trabaje con elementos anidados en celdas o rectángulos de Tablix, puede establecer diferentes colores de fondo para el contenedor y los elementos contenidos. El color de fondo predeterminado es Ningún color. Los elementos con un color de fondo concreto se ven a través de los elementos que tienen el color de fondo establecido en Ningún color. Esta técnica puede ayudarle a seleccionar el elemento correcto para establecer propiedades de presentación, como la visibilidad de bordes en las celdas de Tablix.

Para más información acerca de lo que hay que tener en cuenta al diseñar el informe, consulte Planeamiento de un informe en Report Builder.

Convenciones de nomenclatura para informes, orígenes de datos y conjuntos de datos

Para los orígenes de datos y conjuntos de datos, utilice las convenciones de nomenclatura que documenten el origen de datos.

• Orígenes de datos. Si no desea dar un nombre a un servidor real o la base de datos debido a motivos de seguridad, utilice un alias que indique al usuario cuál es el origen de datos.

• Conjuntos de datos. Utilice un nombre que indique en qué origen de datos se basa.

Trabajar con datos

Como primer paso, obtenga todos los datos con los que desea trabajar para que aparezcan en el panel Datos de informe. Cuando ajuste las preguntas que el informe está diseñado para responder, piense cómo limitar los datos en los conjuntos de datos de informe a solo los necesarios.

• En general, incluya solo los datos que se van a mostrar en un informe. Use variables de consulta en las consultas de conjunto de datos para que el usuario pueda elegir los datos que quiere ver en el informe. Si va a crear conjuntos de datos compartidos, proporcione filtros basados en parámetros de informe para proporcionar la misma funcionalidad.

• Si tiene experiencia escribiendo consultas, tal vez desee agrupar los datos en el informe y no en la consulta para cantidades de datos intermedias. Si hace todos los grupos en la consulta, el informe suele ser una presentación del conjunto de resultados de la consulta. Por otro lado, para mostrar los valores agregados para grandes cantidades de datos en un gráfico o una matriz, no es necesario incluir datos detallados.

• Dependiendo de los requisitos, puede mostrar en el informe nombres y ubicaciones de orígenes de datos de informe, texto de comandos de consulta del conjunto de datos y valores de parámetro. Muchos usuarios nuevos se preguntan de dónde proceden los datos. Para que el informe esté más despejado, puede ocultar condicionalmente los cuadros de texto con este tipo de información y permitir que los usuarios elijan la posibilidad de verlos. Intente agregar esta información en la última página del informe. Establezca la visibilidad de los cuadros de texto en función de un parámetro que el usuario pueda cambiar.

Interacción con la superficie de diseño del informe

La superficie de diseño del informe no es WYSIWIG. Al colocar los elementos de informe en la superficie de diseño, su ubicación relativa afecta a cómo aparecen los elementos en la página del informe representado. Se conserva el espacio en blanco.

• Utilice líneas de ajuste y botones de diseño para alinear y organizar los elementos en la superficie de diseño del informe. Por ejemplo, puede alinear las partes superiores o los bordes de los elementos seleccionados, expandir un elemento para que su tamaño sea igual que el de otro elemento o ajustar el espaciado entre los elementos.

• Utilice las teclas de dirección para ajustar la posición y el tamaño de los elementos seleccionados en la superficie de diseño. Por ejemplo, las siguientes combinaciones de teclas son muy útiles:

  • Teclas de dirección: mover el elemento de informe seleccionado.

  • Ctrl+Teclas de dirección: desplazar el elemento de informe seleccionado.

  • Ctrl+Mayús+Teclas de dirección: aumentan o reducen el tamaño del elemento de informe seleccionado.

• Para agregar un elemento a un rectángulo, coloque la punta superior izquierda del mouse para que apunte a la ubicación inicial del elemento en el contenedor de rectángulo. Utilice los métodos abreviados de teclado para ayudar a colocar los objetos seleccionados. El rectángulo se expande automáticamente para que quepan los elementos que contiene.

• Si desea agregar varios elementos de informe a una celda del Tablix, primero agregue un rectángulo y, después, agregue los elementos.

  De forma predeterminada, cada celda de Tablix contiene un cuadro de texto. Al agregar un rectángulo a una celda, el rectángulo reemplaza al cuadro de texto. Por ejemplo, coloque indicadores anidados en un rectángulo en una celda de Tablix para contribuir a controlar cómo aumenta el tamaño de un gráfico o indicador cuando cambia el alto de la fila en que está la celda.

• Utilice el control Zoom para ajustar la vista de la superficie de diseño. Puede trabajar con la página entera o con secciones más pequeñas de la página.

• Para arrastrar campos desde el panel Datos de informe hasta el panel Agrupación, evite arrastrar el campo sobre otros elementos de informe en la superficie de diseño porque esto selecciona los demás elementos y anula la selección de la región de datos de tablix. Arrastre el campo hacia abajo el panel Datos de informe y, a continuación, al panel de agrupación.

Selección de elementos

Para seleccionar el objeto que desee en la superficie de diseño del informe, utilice la tecla ESC, el menú contextual, el panel Propiedades y el panel Agrupación.

• Presione ESC para recorrer la pila de elementos de informe que ocupan el mismo espacio en la superficie de diseño.

• En algunos elementos de informe, puede utilizar el menú contextual del botón secundario para seleccionar el elemento de informe o parte del elemento de informe que desee.

• El panel Propiedades muestra las propiedades de la selección actual.

• Para trabajar con grupos de filas y grupos de columnas en una región de datos de tablix, seleccione el grupo en el panel Agrupación.

Trabajo con tipos específicos de elementos de informe

Trabajar con parámetros

• El propósito principal de los parámetros de informe es filtrar los datos en el origen de datos y recuperar solo los necesarios para el informe.

• Para los parámetros de informe, busque un equilibrio entre permitir la interactividad y ayudar a un usuario a obtener los resultados que desea. Por ejemplo, puede establecer los valores predeterminado de un parámetro en valores que sabe que son habituales.

Trabajo con texto

• Cuando se pegan varias líneas en un cuadro de texto, el texto se agrega como una unidad de texto. Las unidades de texto solo pueden recibir formato como una unidad. Para dar formato por separado a cada línea, inserte una nueva línea presionando RETORNO en la unidad de texto según sea necesario. A continuación, puede aplicar formato y estilos a cada línea de texto independiente del cuadro de texto.

• Puede establecer propiedades de y acciones de formato en un cuadro de texto o en texto de marcador de posición del cuadro de texto. Si hay solo una línea de texto, resulta más eficiente establecer las propiedades en el cuadro de texto que en el texto.

Trabajo con expresiones

• Descripción de los formatos de expresiones simples y complejas. Puede escribir el formato de expresión simple directamente en los cuadros de texto, en el panel Propiedades o en ubicaciones de los cuadros de diálogo que acepten una expresión.

• Al crear una expresión, ayuda a crear cada parte de forma independiente y a comprobar su valor. A continuación, puede combinar todas las partes en una expresión final. Una técnica útil es agregar un cuadro de texto en una celda de la matriz, mostrar cada parte de la expresión y establecer la visibilidad condicional en el cuadro de texto. Para controlar el estilo de borde y el color cuando se oculta el cuadro de texto, coloque primero el cuadro de texto en un rectángulo y, a continuación, establezca el estilo de borde y el color del rectángulo de modo que coincidan con la matriz.

Trabajo con indicadores

• De forma predeterminada, un indicador muestra tres estados por lo menos. Después de agregar un indicador a un informe, puede configurarlo agregando o quitando estados. Para facilitar la visualización por parte de los usuarios, elija un indicador que varíe el color y la forma.

Control de la representación de elementos de informe en la página del informe

En la superficie de diseño de informe, los elementos de informe aumentan de tamaño para alojar el contenido del conjunto de datos, expresión, subinforme o texto asociados.

• Al colocar un elemento en la página del informe, la distancia entre el elemento y todos los elementos que comienzan a la derecha se convierte en la distancia mínima que se debe mantener cuando un elemento de informe crece horizontalmente. De igual forma, la distancia entre un elemento y el elemento que encima se convierte en la distancia mínima que se debe mantener cuando el elemento superior aumenta de tamaño verticalmente.

• Un elemento de informe aumenta de tamaño para dar cabida a sus datos y empuja a los elementos del mismo nivel (elementos dentro del mismo contenedor primario), para que no estorben, utilizando las siguientes reglas:

  • Cada elemento se desplaza hacia abajo para mantener el espacio mínimo entre él y los elementos que acaban por encima.

  • Cada elemento se desplaza hacia la derecha para mantener el espacio mínimo entre él y los que acaban a su izquierda. En los sistemas que utilizan distribuciones de derecha a izquierda, los elementos se mueven a la izquierda para mantener el espacio mínimo entre él y los elementos que acaban a su derecha.

  • Los contenedores aumenta de tamaño si los elementos secundarios aumentan de tamaño. Para un elemento seleccionado, en el panel Propiedades, la propiedad Parent identifica el contenedor del elemento. También puede usar el panel Esquema del documento para ver la jerarquía de los elementos de informe.

  • La barra de herramientas Diseño proporciona varios botones que ayudan a alinear bordes, centros y el espaciado de los elementos de informe. Para habilitar la barra de herramientas Diseño, en el menú Ver, elija Barras de herramientas y seleccione Diseño.

Si planea guardar el informe como archivo .PDF, el ancho del informe debe establecerse explícitamente en un valor que proporcione los resultados que se deseen en el formato de archivo de exportación. Por ejemplo, establezca el ancho de página del informe exactamente en 20,16 cm y los márgenes izquierdos y derecho a 1,27 cm.

Use Diseño de impresión y Configurar página en la barra de herramientas del visor de informes para representar un informe en una vista compatible con la impresión. Para ayudar a quitar páginas en blanco innecesarias, haga lo siguiente:

1. Quite todo el espacio en blanco adicional entre las regiones de datos y de los bordes del informe.

2. Reduzca los márgenes de página en el cuadro de diálogo Propiedades del informe .

3. Use rectángulos como contenedores para ayudar a controlar la manera en que los elementos de informe se representan en cada página.

4. En los encabezados de columna, cambie la propiedad del cuadro de texto WritingMode para que use texto vertical.

Para más información, consulte Eliminación de páginas en blanco al imprimir informes paginados.

La combinación de estas propiedades de comportamiento, el ancho y alto de los elementos de informe, el tamaño del cuerpo del informe, la definición del ancho y alto de página, la configuración de los márgenes del informe principal y la compatibilidad específica del representador determinan qué elementos de informe pueden estar juntos en una página representada.

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