Implementar grupos de Microsoft 365

Nota

El nuevo y mejorado centro de administración de Power Platform ya está en versión preliminar pública. Hemos diseñado el nuevo centro de administración para que sea más fácil de usar, con una navegación orientada a tareas que le ayuda a lograr resultados específicos más rápido. Iremos publicando documentación nueva y actualizada a medida que el nuevo centro de administración de Power Platform pase a estar disponible de forma general.

Nota

A partir de febrero de 2022, la compatibilidad con Grupos de Microsoft 365 (anteriormente conocidos como Grupos de Office) y Yammer en Dynamics 365 quedará obsoleta. Esto afectará a los clientes que utilizan Microsoft 365 Groups y/o Yammer para la colaboración en Dynamics 365. Recomendamos que los clientes hagan la transición a Microsoft Teams para funcionalidades de colaboración más avanzadas. Para obtener información sobre la integración de Dynamics 365 con Teams, consulte Integre aplicaciones de Customer Engagement en Dynamics 365 con Microsoft Teams.

Si tiene preguntas sobre la obsolescencia, comuníquese con su Microsoft representante del servicio al cliente o Microsoft Partner.

Los grupos de Microsoft 365, disponibles con las aplicaciones de Dynamics 365, proporciona un nuevo entorno para la colaboración con usuarios de Microsoft 365 que no usan aplicaciones de participación del cliente (Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation), como Dynamics 365 Sales y Customer Service. Por ejemplo, use grupos de Microsoft 365 cuando un equipo de ventas tenga una oportunidad importante que necesita entrada de varias personas que no tienen acceso a aplicaciones de Customer Engagement. Los grupos de Microsoft 365 proporcionan una sola ubicación para compartir documentos, conversaciones, reuniones y notas. Puede habilitar Grupos de Microsoft 365 para cualquier entidad.

Propina

Revise lo siguiente para ver una introducción rápida a Grupos de Microsoft 365:

• Obtener más información acerca de grupos

Requisitos

Se requiere lo siguiente para usar Grupos de Microsoft 365 con aplicaciones de Customer Engagement:

• Aplicaciones de interacción con el cliente

• Esta característica requiere que tenga una suscripción de Microsoft 365 o de servicio en línea, como SharePoint Online o Exchange Online.

• Para usar el almacenamiento de documentos con Grupos de Microsoft 365, necesitará SharePoint Online y acceso al bloc de notas de OneNote del grupo.

• Exchange Online

• Para usar el almacenamiento de documentos con Grupos de Microsoft 365, necesitará SharePoint Online y acceso al bloc de notas de OneNote del grupo.

Aprovisionar grupos de Microsoft 365

Grupos de Microsoft 365 es una solución que puede aprovisionar desde su centro de administración de Microsoft 365.

Nota

Los usuarios deben tener un buzón de Exchange Online configurado para usar Grupos de Microsoft 365. Exchange Online ya está configurado correctamente para las organizaciones como parte de Microsoft 365. También necesita habilitar la integración de SharePoint basada en servidor para ver documentos en un grupo de Microsoft 365; no necesita usar la integración de SharePoint, solo configurar la conexión con SharePoint Online. También se requiere integración de SharePoint basada en servidor para habilitar el bloc de notas OneNote de grupo.

More information: Configurar aplicaciones de involucración del cliente para usar SharePoint Online

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.

2. Seleccione Recursos>Aplicaciones de Dynamics 365.

3. Seleccione Office365Groups y después Instalar.

Una vez completada la instalación de la solución, ya puede configurar Grupos de Microsoft 365.

Nota

Al instalar una solución, el sitio se desconecta en modo de mantenimiento por un tiempo corto. Le recomendamos que instale la solución cuando perjudique menos a los usuarios.

Comprobar los privilegios requeridos

Se requiere el privilegio de seguridad, Extensiones ISV, para poder usar Grupos de Microsoft 365. Puede agregar o quitar este privilegio desde roles de seguridad personalizados o predeterminados para satisfacer las necesidades de su negocio. Si un usuario no tiene este privilegio, no podrá ver el elemento Grupos de Microsoft 365 en el menú de navegación de un registro.

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform como administrador (administrador del servicio o administrador delegado).

2. En el menú lateral izquierdo, seleccione Entornos, y luego seleccione un entorno.

3. Seleccione Configuración>Usuarios y permisos>Roles de seguridad.

4. Elija el rol de seguridad que desea comprobar y después seleccione la pestaña Personalización.

5. El la sección Privilegios diversos, revise el ajuste de privilegios Extensiones ISV. Si el rol de seguridad no dispone del privilegio Extensiones ISV, selecciónelo para establecerlo en Organización.

6. Seleccione Guardar y cerrar.

Configurar Grupos de Microsoft 365

Una vez que aprovisione Grupos de Microsoft 365, puede habilitar esta solución para cualquier entidad. La pertenencia al grupo de seguridad está asociada a la entidad. Puede configurar Grupos de Microsoft 365 en aplicaciones de Customer Engagement.

1. En la aplicación web, vaya a Configuración () >Configuración avanzada.

2. Seleccione Configuración>Grupos de Office 365.

3. En la página Configuración de integración de grupos de Microsoft 365, seleccione Agregar entidad y elija una entidad en la lista desplegable. Repita este paso para cada entidad que desee habilitar, incluidas las entidades personalizadas.

4. Opcionalmente, puede seleccionar Crear automáticamente para que se cree automáticamente un grupo nuevo para una entidad cuando se cree un registro nuevo para dicha entidad. Sin embargo, le recomendamos que elija esta opción solo para entidades que generalmente requieren la colaboración de grupos grandes.

5. Cuando haya agregado todas las entidades que desea habilitar para Grupos de Microsoft 365, seleccione Publicar todo.

Todas las personalizaciones del sistema pendientes se publicarán, incluidas las que haya guardado pero no publicado en otra área.

Ahora ya puede usar Grupos de Microsoft 365. Consulte Colaborar con sus compañeros usando grupos de Microsoft 365.

Use Conectores de Microsoft 365 para grupos

Use los Conectores de Microsoft 365 para grupos para conectar grupos de Microsoft 365 nuevos o existentes con aplicaciones de Customer Engagement para que el grupo reciba notificaciones cuando se publiquen nuevas actividades. Para configurarlo, siga estos pasos:

Propina

Revise el siguiente blog de: Conector de Dynamics CRM Online para grupos de Microsoft 365

1. Inicie sesión en su Microsoft 365 Outlook.

2. Cree o elija un grupo de Microsoft 365.

3. Seleccione Conectar sus aplicaciones.

   

4. Desplácese hasta Dynamics 365 y, a continuación seleccione Agregar.

5. Si tiene acceso a más de un entorno, elija qué instancia se conectará con este grupo de Microsoft 365. Si solo tiene acceso a un entorno, este paso se omitirá y avanzará al siguiente paso.

6. Elija el registro al que desea conectar este Grupo de Microsoft 365 y, a continuación, seleccione Guardar.

   

   Una vez conectado, el conector aparece en la parte superior de la lista de conexión con un resumen de registros conectados.

   

   Para eliminar un registro conectado, seleccione Ver y, a continuación, seleccione Quitar.

   

Nota

Tenga en cuenta lo siguiente sobre los Conectores de Microsoft 365 para grupos:

• Solo se admiten registros de cuenta, cliente potencial y oportunidad.
• Puede conectar hasta cinco registros.
• Solo las actividades de tipo de tarea se envían al grupo como tarjetas de conector.
• La actividad aparece como nueva conversación en un formato de tarjeta en el grupo.
• Los campos de la tarjeta mostrados en la conversación del grupo no se pueden personalizar.
• No es necesario hacer nada en las aplicaciones de involucración del cliente para que el conector funcione.
• Para obtener información confidencial, debe conectar el registro a un grupo privado donde solo los miembros aprobados puedan ver contenido. Para grupos públicos, todas las personas de la organización tienen acceso a ver contenido. Vea "Grupos públicos y privados de Microsoft 365" en Obtener más información acerca de grupos.

Aviso de privacidad

Cuando un usuario aprovecha la característica de grupos de Microsoft 365 para conectar un grupo de Office a aplicaciones de Customer Engagement, los datos (incluidas conversaciones y documentos nuevos) se almacenarán en el sistema de Exchange y/o SharePoint y se compartirán con los integrantes del grupo de Office, incluso aunque no tengan licencia o autorización de aplicaciones Dynamics 365 for Customer Engagement. Los usuarios solo podrán compartir los datos a los que tengan acceso, y los administradores podrán limitar los datos que se compartan limitando los privilegios de acceso de sus usuarios.

Consulte también

Colaborar con sus compañeros usando grupos de Microsoft 365
Blog de CRM: conector de Dynamics CRM Online para grupos de Microsoft 365
Configurar aplicaciones de involucración del cliente para usar Exchange Online