Cómo la seguridad de campo afecta a la sincronización entre CRM y CRM para Outlook

 

Publicado: noviembre de 2016

Se aplica a: Dynamics CRM 2015

La protección de un campo en Microsoft Dynamics 365 con seguridad de nivel de campo puede afectar a la sincronización entre Dynamics 365 y Microsoft Dynamics CRM para Outlook. Tenga en cuenta el escenario siguiente.

Nota

No se recomienda proteger un campo en Dynamics 365 cuando el campo está configurado para sincronización. Se recomienda NO proteger campos de sincronización. Si decide proteger campos de sincronización, debe realizar lo siguiente:

1. Proteja el campo usando seguridad de nivel de campo.Más información: vea "Establecer seguridad de nivel de campo" a continuación.

2. Cambie la dirección de sincronización de manera que la sincronización no intente actualizar o escribir el campo durante la sincronización.Más información:Controlar la sincronización de campos entre CRM y Outlook o Exchange

Escenario: Impedir a los usuarios cambiar el puesto

La empresa Contoso desea promover la entrada de datos coherente. Mientras el personal de ventas está trabajando fuera, es fácil que creen diferentes entradas de datos para describir lo mismo. Por ejemplo, el mismo puesto podría introducirse como "Administrador de construcción", "Encargado" o "Administrador de emplazamiento". Para evitar esto, el campo Puesto está protegido. Este tiene consecuencias para la sincronización.

Establezca seguridad de nivel de campo

John, el administrador de Dynamics 365 para Contoso, establece seguridad en varios campos.

Llevó a cabo los pasos siguientes:

1. Vaya a Configuración > Personalizaciones.

2. Elija Personalizar el sistema.

3. Expanda Entidades > Contacto.

4. Elija Campos y seleccione jobtitle. Hay muchos campos Contacto, por lo que deberá avanzar varias páginas.

5. Elija Editar.

6. Para Seguridad de campo, elija Habilitar > Guardar y cerrar.

7. Elija Publicar todas las personalizaciones.

John también protegió los siguientes campos Contacto para que no se muestren en Dynamics 365: ftpsiteurl, governmentid

Cree y configure un perfil de seguridad de campo

John crea un perfil de seguridad de campo y asigna los integrantes del equipo de ventas al perfil.

Hizo lo siguiente para crear el perfil de seguridad de campo:

1. Vaya a Configuración > Seguridad.

2. Elija Perfiles de seguridad de campo.

3. Cree un perfil. Elija Nuevo y escriba un nombre.

4. Elija Guardar y cerrar.

5. Elija el nuevo perfil > Usuarios > Agregar

6. Seleccione usuarios y después elija Seleccionar > Agregar.

Establecer permisos de campo

Con un perfil de seguridad de campo creado y usuarios agregados al perfil, John ahora puede establecer permisos en los campos para que coincidan con los requisitos de la organización.

1. Vaya a Configuración > Seguridad.

2. Elija Perfiles de seguridad de campo > su perfil.

3. Elija Permisos de campo > el campo a proteger > Editar

4. Cambie la configuración de seguridad para que coincida con los requisitos de la compañía y después elija Aceptar > Guardar y cerrar.

Qué ve el usuario

Nancy, comercial en Contoso, usa Dynamics CRM para Outlook y crea un nuevo contacto y lo sigue en Dynamics 365.

Cuando Nancy sincroniza con Dynamics 365, observa que el campo Puesto ha desaparecido del contacto. Esto se debe a que Nancy no posee derechos de actualización para el campo Puesto.

El administrador de Nancy, con derechos de la actualización en el campo Puesto, rellena el campo con el puesto correcto: Administrador de construcción.

Nancy sincroniza de nuevo con Dynamics 365 y ahora el campo Puesto está en el contacto con el título correcto.

Ver también

Configurar CRM para Outlook
Seguridad de nivel de campo

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