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Guía básica para la administración de registros

  • Artículo

En este artículo:

  • Antes de comenzar

  • Creación del sitio del centro de registros

  • Conexión de sitios de documentos activos al sitio del centro de registros

  • Configuración de sitios de documentos activos para la administración de registros

Un registro es un documento u otra entidad electrónica o física de una organización que sirve como prueba de una actividad o transacción realizada por la organización y que necesita ser conservado o retenido durante un período de tiempo. La administración de registros es el proceso por el que una organización:

  • Determina qué tipos de información deben considerarse registros.

  • Determina cómo los documentos activos que se convertirán en registros deben controlarse mientras están en uso y determina cómo deben recopilarse una vez que se declare que sean registros.

  • Determina de qué manera y durante cuánto tiempo cada tipo de registro debe conservarse para cumplir los requisitos de las disposiciones regulatorias, empresariales o legales.

  • Investiga e implementa soluciones tecnológicas y procesos de negocio para ayudar a garantizar que la organización cumple con sus obligaciones de administración de registros de una forma rentable y no intrusiva.

  • Realiza tareas relacionadas con registros tales como la eliminación de registros expirados o el almacenamiento y la protección de los registros relacionados con eventos externos tales como demandas.

Microsoft Office SharePoint Server 2007 incluye características de administración de registros que pueden servir de ayuda para que la organización cumpla sus requisitos regulatorios y legales, y para que administre la información corporativa.

Esta página de guía básica proporciona vínculos a artículos web, notas del producto, cursos, entradas de blog y herramientas para guiarle en la implementación de las características de administración de registros de su sitio basado en Office SharePoint Server 2007. Los recursos presentados en esta página se organizan en el orden en que debe implementar las características de administración de registros de su sitio:

  1. Creación del sitio del centro de registros.

  2. Conexión de sitios de documentos activos al sitio del centro de registros.

  3. Configuración de sitios de documentos activos para la administración de registros.

Además de los recursos de esta página de guía básica, use las siguientes páginas de guía básica para obtener más información acerca de las características relacionadas:

Antes de comenzar

Antes de implementar la administración de registros mediante Office SharePoint Server 2007, revise los siguientes temas introductorios acerca de las funcionalidades de administración de registros de Office SharePoint Server 2007 y las opciones de configuración disponibles para los arquitectos de sitios, diseñadores, creadores y programadores:

Creación del sitio del centro de registros

Para administrar los registros en Office SharePoint Server 2007, los diseñadores de sitios y los administradores de registros planean, crean e implementan un sitio del centro de registros. Este sitio, basado en la plantilla del sitio del centro de registros, contiene características que sirven para implementar el plan de archivo y administrar los registros mientras se encuentran retenidos.

Siga estos pasos para implementar el sitio del centro de registros:

  1. Cree un sitio del centro de registros.

  2. Basándose en el plan de archivos, cree una biblioteca de documentos independiente para almacenar cada tipo de registro.

  3. Defina columnas en las bibliotecas de documentos para contener y mostrar los metadatos de los registros.

  4. Implemente directivas de administración de información que definan los períodos de retención y las especificaciones de auditoría para ayudar a que la empresa cumpla sus obligaciones regulatorias y asócielas a bibliotecas de documentos.

  5. Implemente la tabla de distribución de registros, que asigna cada tipo de registro a la biblioteca adecuada en el sitio del centro de registros.

Nota

Un método alternativo para implementar el sitio del centro de registros consiste en crear tipos de contenido para cada tipo de registro, que incluyen las columnas para metadatos junto con las directivas de información. Sin embargo, dado que se recomienda almacenar un solo tipo de registro para cada biblioteca de documentos, resulta más sencillo hacerlo asociando las columnas y las directivas de administración de información directamente a las bibliotecas de documentos.

Creación de un sitio del centro de registros

Siga los pasos del artículo que se indica a continuación para crear el sitio del centro de registros:

Creación de bibliotecas de documentos

Cree una biblioteca de documentos independiente para cada tipo de registro que desee conservar. El siguiente recurso describe el método para crear bibliotecas de documentos:

Definición de columnas

Cuando un registro se envía a la biblioteca de documentos de destino:

  • Los nombres y los valores de cada columna de metadatos asociados al registro se guardan junto con el registro en un archivo XML, en una carpeta de propiedades oculta que se crea en la biblioteca de destino.

  • Los valores de los metadatos se copian para que coincidan con las columnas de la biblioteca de destino.

Para cada columna de metadatos de un tipo de registro, defina una columna en la biblioteca de documentos de destino que coincida con el nombre y el tipo de la columna entrante. Para especificar que la columna debe enviarse con el registro y que debe tener asociado un valor de datos, configure la columna para que requiera datos. El siguiente recurso describe el método para crear columnas en bibliotecas de documentos para conservar registros:

Implementación de directivas de administración de información

Una directiva de administración de información es un conjunto de reglas empresariales para un tipo de contenido. Para obtener una introducción a las directivas de administración de información, vea Planeación de directivas de administración de información.

Cree una directiva de administración de información de colección de sitios independiente para cada conjunto de tipos de registros que requiera un solo conjunto de características de directiva. Por ejemplo, todos los registros que sean contratos podrían requerir el mismo conjunto de características de directiva. Asocie cada directiva de administración de información de colección de sitios a las bibliotecas de documentos correspondientes. Los siguientes recursos describen los métodos para crear directivas de administración de información de colección de sitios y para asociarlas a bibliotecas de documentos:

Implementación de la tabla de distribución de registros

La tabla de distribución de registros es una lista del sitio del centro de registros que muestra cada tipo de registro que puede enviarse al sitio y especifica la biblioteca en la que se va a almacenar. Cuando se envían archivos al sitio del centro de registros, esta lista se usa para dirigir el archivo entrante y sus metadatos hasta su ubicación correspondiente. Los siguientes recursos describen métodos para configurar la tabla de distribución de registros:

Conexión de sitios de documentos activos al sitio del centro de registros

Una granja de servidores que ejecute Office SharePoint Server 2007 puede conectarse a un único sitio del centro de registros. Para obtener más información, vea los siguientes recursos:

Configuración de sitios de documentos activos para la administración de registros

Descarga de este libro

En este tema se incluye el siguiente libro descargable para facilitar la lectura y la impresión:

Vea la lista completa de los libros disponibles en la sección de libros descargables para Office SharePoint Server 2007.

Vea también

Conceptos

Guía básica para la administración de documentos
Guía básica para flujos de trabajo

Otros recursos

Simplificación de la administración de registros mediante SharePoint Server 2007 Workflow