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Cómo suscribirse a un informe (Administrador de informes)

Puede suscribirse a un informe para recibirlo automáticamente. Una suscripción especifica el tipo de entrega, la hora de entrega, formato de salida del informe y, para los informes que tienen campos de entrada de parámetros, cualquier valor de parámetro definido por el usuario que debería utilizarse en la copia del informe que se recibe. Reporting Services incluye la entrega por correo electrónico del servidor de informes y la entrega a recursos compartidos de archivos, pero la elección de tipos de entrega disponibles puede variar dependiendo de cómo esté configurado su servidor de informes.

Nota

Reporting Services incluye también una extensión de entrega de la biblioteca de documentos de SharePoint, pero ese tipo de entrega solamente se puede especificar en las suscripciones creadas en un sitio de SharePoint para los informes que se ejecutan en un servidor de informes configurado para el modo integrado de SharePoint. Para obtener instrucciones, vea Cómo crear y administrar suscripciones (Reporting Services en el modo integrado de SharePoint).

En este tema se ofrecen instrucciones para crear una suscripción de correo electrónico y una suscripción de entrega a recursos compartidos de archivos.

Antes de que pueda suscribirse a un informe, hay que configurar el origen de datos del informe de modo que utilice credenciales almacenadas o ninguna credencial. Para obtener más información, vea Cómo almacenar credenciales para un origen de datos (Administrador de informes). De lo contrario, el botón Nueva suscripción no está disponible.

En este tema no se explica cómo crear una suscripción controlada por datos. Para obtener instrucciones acerca de cómo crear una suscripción controlada por datos, vea Tutorial: Crear una suscripción controlada por datos o la ayuda en línea para la página de creación de una suscripción controlada por datos del Administrador de informes.

Para crear una suscripción a recursos compartidos de archivos

  1. Inicie el Administrador de informes.

  2. En el Administrador de informes, navegue por la página Contenido hasta el informe al que desea suscribirse. Haga clic en el informe para abrirlo.

  3. Haga clic en la ficha Suscripciones y, a continuación, en Nueva suscripción.

  4. En Entregado por, seleccione Recurso compartido de archivos de Windows.

  5. En Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo para el informe.

  6. Seleccione Agregar una extensión de archivo cuando se crea el archivo. Esta opción agrega una extensión de archivo de tres caracteres al nombre del archivo. La extensión de archivo está determinada por el formato de salida de informes seleccionado.

  7. En el cuadro de texto Ruta de acceso, escriba una ruta UNC (Convención de nomenclatura universal) para una carpeta existente en la que desee entregar los informes (por ejemplo, \\<nombreDeServidor>\<misInformes>). Incluya dos barras diagonales inversas al comienzo de la ruta de acceso. No escriba una barra diagonal inversa al final.

  8. En Formato de representación, seleccione un formato de salida de informes para la entrega de archivos. Elija el formato correspondiente a la aplicación de escritorio que utilizará para abrir el informe. Evite formatos que no representen los informes en una sola secuencia o que especifiquen una interactividad no admitida en un archivo estático (por ejemplo, HTML 4.0).

  9. En los cuadros de texto Nombre de usuario y Contraseña, especifique las credenciales necesarias para obtener acceso al recurso compartido de archivos, con el formato <dominio>\<nombreDeUsuario> para el nombre de usuario.

  10. Especifique las opciones de sobrescritura. Si hace clic en No sobrescribir el archivo si existe una versión anterior, la entrega no se realizará cuando se detecte que el archivo ya existe. Si hace clic en Incrementar los nombres de archivo conforme se agregan versiones más recientes, el servidor de informes agrega un número al nombre del archivo para distinguirlo de otros archivos existentes que tengan el mismo nombre.

  11. Especifique cuándo desea que se entregue el informe:

    • Para programar una hora de entrega, haga clic en Cuando termina la ejecución del informe programado y después en el botón Seleccionar programación. Se abre una página de programación.

    • Para seleccionar una programación compartida predefinida que ya tenga la fecha, hora e información de periodicidad que desea utilizar, haga clic en Según una programación compartida y, a continuación, seleccione la programación que se va a utilizar.

    • Para entregar el informe cuando una instantánea de informe se actualice con una versión más reciente, haga clic enCuando se actualiza el contenido del informe. Si se suscribe a un informe que recupera los datos en intervalos programados, la programación utilizada para actualizar los datos determina cuándo se procesa su suscripción.

      Nota

      Esta opción solo está disponible para instantáneas que ya están asociadas a una programación de actualización.

  12. En el caso de informes con parámetros, especifique los parámetros que se van a utilizar en el informe de esta suscripción. Los parámetros pueden ser diferentes de los que se utilizaron para ejecutar el informe a petición o en otras operaciones programadas.

El informe se entrega como un archivo estático. Si el informe contiene características interactivas, como por ejemplo, vínculos a otras filas y columnas, éstas no estarán disponibles.

Para crear una suscripción de correo electrónico

  1. En el Administrador de informes, navegue por la página Contenido hasta el informe al que desea suscribirse. Haga clic en el informe para abrirlo.

  2. Haga clic en la ficha Suscripciones y, a continuación, en Nueva suscripción.

  3. En Entregado por, seleccione Correo electrónico. Si este tipo de entrega no está disponible, su servidor de informes no se ha configurado para las suscripciones de correo electrónico.

  4. En el cuadro de texto Para, el nombre del destinatario del campo Para: se rellena automáticamente mediante su cuenta de usuario de dominio. La configuración del servidor de informes determina si el campo Para se rellena automáticamente mediante su cuenta de usuario. Para obtener más información sobre cómo cambiar las direcciones de correo electrónico de la configuración, vea Configurar un servidor de informes para la entrega por correo electrónico.

    Nota

    Dependiendo de sus permisos, podrá escribir la dirección de correo electrónico donde desea recibir el informe. Para especificar varias direcciones de correo electrónico, sepárelas con un punto y coma (;). También puede escribir direcciones de correo electrónico adicionales en los cuadro de texto CC, CCO y Responder a. Esto requiere que tenga permiso para administrar todas las suscripciones.

  5. Seleccione las opciones de entrega del siguiente modo:

    • Para incrustar o adjuntar una copia del informe, seleccione Incluir informe. El formato del informe lo determina el formato de representación de informes seleccionado. No elija esta opción si cree que el tamaño del informe superará el límite definido para el sistema de correo electrónico.

    • Para incluir en el cuerpo del mensaje de correo electrónico la dirección URL del informe, seleccione Incluir vínculo.

    Nota

    Si desactiva estas dos opciones, solo se enviará el texto de la notificación de la línea Asunto.

  6. Elija un formato de representación en el cuadro de lista Formato de representación. Esta opción está disponible si selecciona Incluir informe para incrustar o adjuntar una copia del informe.

    • Para incrustar el informe en el cuerpo del mensaje de correo electrónico, seleccione Archivo web.

    • Para enviar el informe como datos adjuntos, elija cualquiera de los otros formatos de representación.

  7. Seleccione una prioridad del cuadro de lista Prioridad. En Microsoft Exchange, esta configuración establece una marca para el nivel de importancia del mensaje de correo electrónico.

  8. Especifique cuándo desea que se entregue el informe:

    • Para programar una hora de entrega, haga clic en Cuando termina la ejecución del informe programado y después en Seleccionar programación. Se abre una página de programación.

    • Para seleccionar una programación compartida predefinida que ya tenga la fecha, hora e información de periodicidad que desea utilizar, haga clic en Según una programación compartida y, a continuación, seleccione la programación que se va a utilizar.

    • Para entregar el informe cuando una instantánea de informe se actualice con una versión más reciente, haga clic enCuando se actualiza el contenido del informe. Si se suscribe a un informe que recupera los datos en intervalos programados, la programación utilizada para actualizar los datos determina cuándo se procesa su suscripción.

    Nota

    Esta opción solo está disponible para instantáneas que ya están asociadas a una programación de actualización.

  9. En el caso de informes con parámetros, especifique los parámetros que se van a utilizar en el informe de esta suscripción. Los parámetros especificados pueden ser diferentes de los que se utilizaron para ejecutar el informe a petición o en otras operaciones programadas.