Microsoft Office 365: Impulse la productividad de su empresa
Office 365 es el siguiente paso en la evolución de las herramientas de negocios, que entrega una productividad basada en nube que complementa la experiencia de Office en el escritorio.
Joshua Hoffman
El corazón de la productividad empresarial se encuentra en el trabajador de la información. Nunca una persona ha sido capaz de hacer tanto, tanto de manera independiente como en colaboración con otros. Y nunca antes las TI han tenido que entregar tal capacidad. Los trabajadores de la información exigen la capacidad de comunicar información fundamental de negocio con hojas de cálculo, presentaciones y documentos enriquecidos; la capacidad de compartir esa información de manera rápida y segura con soluciones de comunicaciones confiables; y la capacidad de colaborar con colegas, clientes y socios por igual.
Aunque el conjunto de productos Office siempre ha entregado soluciones para satisfacer los desafíos del trabajador de la información, tales desafíos han seguido evolucionando. El panorama de la tecnología y las comunicaciones ha continuado variando también. Y el paquete de Office sigue evolucionando, al entregar las herramientas más integrales para ayudar a liberar el potencial del usuario y maximizar la productividad de negocio.
El paquete Office 365 será el siguiente paso en esta evolución. Office 365 lleva la productividad de Office a la nube y entrega productividad basada en la nube en sus términos. Aquí examinaremos las características y capacidades de Office 365, los beneficios que entrega y lo que necesita saber para estar preparado para la transición en su organización. (Para leer más acerca de Office 365 e inscribirse para el programa beta, visite la página Office 365 Beta.)
Office Online
Office 365 proporciona un paquete de aplicaciones basadas en la nube para complementar y mejorar la experiencia de escritorio de Office por parte del cliente. La primera entre ellas es SharePoint Online. En lugar de implementar y administrar SharePoint de manera interna, SharePoint Online le proporciona una experiencia hospedada total. Usted y sus usuarios de negocio en cualquier parte podrán obtener acceso a las capacidades enriquecidas de colaboración, administración de la información y business intelligence de SharePoint.
SharePoint Online le proporciona acceso a sitios para:
- Administrar y compartir archivos y documentos importantes (Mis sitios)
- Mantener equipos sincronizados y administrar proyectos importantes (Sitios de equipo)
- Mantenerse actualizado con la información y las novedades de la empresa (Sitios de intranet)
- Compartir documentos de manera segura con clientes y socios (Sitios de extranet)
- Promocionar y comercializar su empresa mediante un sitio web de uso público
Puede obtener acceso a SharePoint Online directamente desde dentro de las aplicaciones de cliente de Office 2010, incluidos Word, Excel y PowerPoint. Puede crear documentos como siempre lo ha hecho y guardarlos en las áreas de trabajo en línea de SharePoint.
Desde allí, puede obtener acceso a documentos con SharePoint Online a través de la Web y también compartirlos con otras personas ya sea dentro o fuera de la organización mediante controles de permisos granulares. Con el portal web de SharePoint Online y Office Web Apps, también puede cocrear y colaborar de manera simultánea en documentos en tiempo real (ver Figura 1). Esto elimina la necesidad de enviar y recibir revisiones por correo electrónico constantemente.
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Figura 1 Colaboración en línea mediante Office 365
Mediante Mis sitios de SharePoint, SharePoint Online permite que sus usuarios agreguen intereses, habilidades y capacidades a sus perfiles en línea, lo cual facilita que encuentren expertos en la materia al interior de la organización. Esto no solo mejora la productividad empresarial, sino también la expansión de redes sociales y profesionales dentro de la empresa. SharePoint Online también admite el etiquetado social enriquecido, con lo cual asegura que los usuarios y las comunidades puedan organizar la información de las manera que mejor se ajusten a su empresa.
Comunicaciones en tiempo real
Office 365 también proporciona una infraestructura de comunicaciones sólida y hospedad, mediante Exchange Online and Lync Online. Exchange Online proporciona correo electrónico, calendario, contactos e infraestructura de tareas, así como toda la funcionalidad de una implementación interna de Exchange, incluida información presencial, publicación de datos libres/no disponibles y MailTips.
Puede obtener acceso a los servicios de Exchange Online de varias maneras, incluido el cliente de escritorio completo de Outlook y Outlook Web App (ver Figura 2) y dispositivos móviles mediante Exchange ActiveSync. Outlook Web App proporciona completa funcionalidad en todos los explorados, incluidos Internet Explorer, Safari y Firefox.
En cuanto a dispositivos móviles, admite Windows Phone, dispositivos de la serie E y N de Nokia, dispositivos Palm, iPhone and iPad de Apple y algunos dispositivos Android. Exchange Online también es compatible con dispositivos BlackBerry en determinados planes. Este nivel de compatibilidad interplataformas le asegura un acceso en cualquier lugar y en cualquier momento a información de negocio fundamental.
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Figura 2 Acceso a correo electrónico mediante Outlook Web App
Lync Online le permite obtener acceso a una versión hospedada de Microsoft Lync Server, el sucesor de Microsoft Office Communications Server. Proporciona una plataforma de comunicaciones confiable, segura y en tiempo real, junto con un cúmulo de capacidades de última generación.
Lync Online le proporciona comunicaciones en cualquier lugar y en cualquier momento mediante mensajería instantánea, llamadas de audio y video, reuniones en línea y conferencias web (ver Figura 3). Puede moverse sin problemas entre conversaciones de mensajería instantánea y reuniones en línea ad hoc; llevar a cabo presentaciones en línea a clientes o socios mediante el uso compartido de audio, video y pantalla; invitar contactos externos a participar en reuniones en línea; y ver el estado presencial de otros usuarios dentro de Lync y otras aplicaciones de Office.
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Figura 3 Uso compartido de audio, video y aplicaciones con Microsoft Lync
Exchange Online y Lync Online admiten un modelo de implementación de coexistencia. Esto facilita la integración se servicios internos y hospedados. La coexistencia le ofrece la flexibilidad para migrar a servicios basados en la nube a su propio ritmo. Puede mantener a algunos usuarios en servicios hospedados internamente, mientras migra a otros a Office 365. Puede leer la página Asistente de implementación de Exchange de la biblioteca de TechNet para obtener más información acerca de la arquitectura de implementación de coexistencia.
Aprovisionamiento y administración
Con Office 365, usted paga según lo que necesita por usuario. Existen tres niveles de suscripción disponibles: Office 365 para empresas, Office 365 para la pequeña empresa y Office 365 para educación. Cada uno entrega el conjunto adecuado de servicios basado en el tamaño y los requisitos de su organización. Puede aprovisionar fácilmente nuevos usuarios conforme van apareciendo. También puede administrar usuarios existentes con un panel de administración de TI (ver Figura 4).
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Figura 4 Panel de administración de TI de Office 365
El panel de administración de TI le permite agregar usuario nuevos, restablecer contraseñas, ajustar niveles de suscripción, crear grupos de seguridad, administrar solicitudes de servicio y así sucesivamente. También puede delegar control administrativo en un nivel granular. Esto le permite proporcionar acceso a sus colegas a funciones administrativas determinadas según las funciones de los usuarios. Por ejemplo, puede otorgar el acceso administrativo del departamento legal a los buzones de los usuarios.
Office 365 también incluye licencias y administración de pago por uso de Office Professional Plus. Esto incluye la versión más reciente de las aplicaciones de escritorio de Office con Office Web Apps integrado. Usted y sus usuarios pueden tener acceso a documentos, correo electrónico, calendarios u otros documentos de Office desde prácticamente cualquier dispositivo.
Office 365 está pensado para cambiar la manera en que los usuarios crean, administran y comparten información fundamental para la empresa. Al llevar la experiencia familiar de Office a la nube, proporcionar acceso entre plataformas y dispositivos, y proporcionar licencias y capacidades de implementación flexibles, Office 365 puede ayudar a que su empresa se mantenga al día con un entorno cada vez más global y móvil.
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Joshua Hoffman* es el anterior editor en jefe de TechNet Magazine. Actualmente es un autor y consultor independiente que proporciona asesoría sobre tecnología y marketing orientado a públicos específicos. Hoffman también trabaja como editor en jefe en ResearchAccess.com, un sitio dedicado al crecimiento y enriquecimiento de la comunidad de investigación de mercado. Reside actualmente en Nueva York.*