Microsoft Project: Planee mejor con Microsoft Project
Planificación y ejecutado planes de proyecto, volviendo a utilizar Excel podría impedir su progreso. Quizás le convenga aprender Microsoft Project.
Eric Uyttewaal
Vienen de proyectos de ti te fast and furious. Usted puede esperar para crear programaciones de Microsoft Project con poca o ninguna formación. Como empezar a explorar Microsoft Project, descubrirá pronto esta aplicación requiere aprender nuevos términos de gestión de proyecto, y una nueva interfaz de la aplicación que se le supone conocer estos términos. ¿Es realmente vale la pena su tiempo para hacer esto?
Después de un rato, también obtendrá que usted debería adoptar el pensamiento disciplinado de gestión de proyectos. Esta disciplina espera que revelan el verdadero estado de su proyecto. Incluso espera pronosticar cuando el proyecto se completará. ¿Realmente desea hacer esto? ¿Qué beneficios obtendrá de conquistar este nuevo mundo de gestión de proyectos? Es cierto que aprender la gestión de proyectos y Microsoft Project pagará, incluso cuando se utiliza Microsoft Excel como alternativa.
7 Pasos para el proyecto de aptitud
Aquí hay siete principales tareas que tendrá que aprender a cosechar los beneficios reales de Microsoft Project como una herramienta de programación de proyecto.
**1.**Diferenciar la programación original de la programación de previsión. Hay en realidad dos "programaciones" que mantendremos en Microsoft Project: el plan original y el plan de previsión. Puede capturar la programación original en Microsoft Project como un conjunto de fechas de plazo estático (y quizás más tarde como el "plan de base").
La segunda programación: la programación de previsión — es un modelo dinámico del proyecto. Las fechas son continuamente a calcular y reforecast cuando se introduce información de progreso o realizar otros cambios. El plan de previsión ayuda a identificar los Bajones relativa a la programación original. Porque se trata de un modelo dinámico, también le ayuda a encontrar maneras de reducir rápidamente la posposición.
**2.**Estimar las duraciones de tareas. Es difícil estimar. A veces le ayuda a hacer suposiciones, tales como, "Podrá obtener recursos en este proyecto de nivel superior". Microsoft Project espera que usted para estimar la duración de cada tarea.
**3.**Identificar las relaciones entre tareas ("dependencias").Mayoría de las tareas depende de otro ser completado. La tarea de Imprimir informe depende de la finalización de la tarea de escribir informe, por ejemplo.
Microsoft Project espera identificar todas las relaciones entre tareas para crear el modelo de previsión. Es necesario introducir estas dependencias en la herramienta de programación. Cuando Microsoft Project sabe las relaciones entre las tareas y sus duraciones, se puede calcular y continuar Recalcular las fechas de la tarea dependiente, que resulta en la programación de previsión.
**4.**Microsoft Project para calcular y predecir las fechas en el modelo de previsión de confianza. Muchos usuarios se sienten intimidados por dejar una herramienta calcular fechas cuando se supone cumplir plazos duros. No te preocupes: Si diferenciar la programación original de la programación de previsiones, no cambia las fechas prometidas de la programación original. Ya habría guardado esas fechas como un conjunto de fechas de plazo (o fechas de referencia) que estén bien protegidos desde la fecha (re) cálculos. Si bien establecido las relaciones, puede confiar en Microsoft Project para calcular fechas.
**5.**Supervisar las tareas más importantes ("tareas críticas") que determinan la duración del proyecto. No es necesario seguir de cerca todas las tareas en su agenda para llevar su proyecto el tiempo. Sólo necesita monitor cierta fecha de finalización de las tareas que afectan el proyecto. Estas son llamadas las "tareas críticas" en términos de gestión de proyecto técnico. Microsoft Project se pondrán de relieve estas tareas críticas para usted y mano a usted en un plato, que hace su proyecto de trabajo más fácil.
**6.**Actualice regularmente su plan de previsión. La programación original debe permanecer estático. No necesita actualizaciones salvo que renegociar los plazos acordados. Es necesario mantener la programación de previsión, de lo contrario dejará de previsión. Si usted no actualice su agenda, perderá el modelo de proyecto dinámico.
Este modelo dinámico es lo que le ayuda a calcular el deslizamiento y permite probar si escenarios para compensar esos Bajones. Con el calendario previsto, puede mostrar a los interesados cómo se desplegará el proyecto en realidad. Es necesario mantener esto actualizado.
**7. Tomar acciones correctivas cuando se produce el deslizamiento.**Si desea más de sus proyectos por venir el tiempo, se comprometen a mediante la programación de previsiones en Microsoft Project. Esto le ayudará a identificar y abordar desliz tan pronto como sea posible. El plan de previsión sólo tiene problemas visibles. Es para tomar acción y cambiar el curso de su proyecto.
¿Por qué convertirse en proyecto competentes?
Puede esperar un gran muchos beneficios de Microsoft Project por encima de lo que algo como Excel puede hacer por usted. Aquí es un puñado de ellos:
**Puede probar que está sobrecargado con trabajo.**Si has tenido demasiadas tareas o proyectos que vierten sobre TI, puede utilizar la programación prevista para demostrarlo a los encargados. Una vez que su unidad de negocio líderes reconocen que hay un problema de carga de trabajo, puede utilizar Microsoft Project 2010 como una herramienta para hacer su carga de trabajo razonable nuevamente. El modelo dinámico permite desarrollar rápidamente qué pasaría si los escenarios.
**Puede probar que su proyecto es personal.**Es fácil de demostrar a los encargados que algo tiene que ocurrir: obtener más personal, obtener más tiempo o menos calidad.
**Puede probar que su proyecto es escasamente.**Cuando se genera la programación prevista desde el suelo, obtener una estimación de la mano de obra y los costos para cada tarea del equipo. Si la previsión para ese proyecto que supere el presupuesto muestra derecho desactivado el murciélago, sabrá que necesita más recursos. El detalle adicional ofrece ideas de cómo puede hacer el proyecto saludable.
**Serás capaz de pronosticar mejor el proyecto y evitar sorpresas de última hora.**Cuando modelos de previsión no cumplan los plazos necesarios, puede tomar acciones correctivas para resolver las tareas del proyecto crítica desde un tiempo necesario, gastos y personal punto de vista.
**Ahorrará tiempo como jefe de proyecto.**Microsoft Project es más eficiente que Excel para mantener actualizada su agenda. En Excel, tienes que constantemente y manualmente ajustar fechas para reflejar el estado más reciente de su proyecto. Tienes que cambiar fechas aún más cuando es necesario anticipar con exactitud su proyecto. De hecho, en un proyecto de tres meses, podría guardar 56 horas de esfuerzo de programación si se programa el proyecto en Microsoft Project.
Si desea mantener su plan de previsión actualizada en Excel, debe revisar el inicio y la fecha de fin de 50 tareas, en promedio, por cada revisión de la programación. Esto le llevará dos horas cada vez, dos horas de esfuerzo durante el cual fácilmente podría cometer errores. Como resultado, personas que programación en Excel suele dejar su deslizamiento de programación obsoleta, y luego pierden su herramienta de reporting, así como su modelo de previsión.
**Serás un gestor de proyectos más eficaces.**Si has establecido con precisión todas las relaciones entre tareas, encontrará muchas trayectorias paralelas de relaciones en su programación. Sólo uno de esos caminos paralelos determina la duración del proyecto, la "ruta crítica". Utilizando conceptos como ruta crítica hará que un Gerente de proyecto más eficaz. Sabrá en cualquier momento las tareas que pueden causar caídas y que no se puede.
También obtendrá mejor estimación. Porque fácilmente puede mantener su programación actualizada en Microsoft Project, podrás comparar qué estimaciones eran demasiado bajas y cuáles eran demasiado altos. Voy a ser mejor en la tarea difícil de estimar y obtener un firme agarre sobre su futuro.
En definitiva, pasarás menos tiempo con Microsoft Project que va con Excel. También podrá aumentar sus posibilidades de éxito del proyecto.
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Eric Uyttewaal es un PMP, MVP de Microsoft Project. Él es el Presidente de ProjectPro Corp., una empresa especializada en Microsoft Project y Project Server y el autor de "Previsión de programación con Microsoft Project 2010" (ProjectPro Corp., 2010). Si desea leer más sobre la predicción proyectos con Microsoft Project, por favor visita projectprocorp.com/products.php.