Flujo de trabajo de solicitudes de derechos del interesado para datos en Microsoft 365
Nota
Este artículo proporciona orientación para cumplir las solicitudes de derechos del interesado para los datos en el entorno de Microsoft 365 de su organización. Para obtener información sobre las solicitudes de derechos del interesado para datos que van más allá de Microsoft 365, empiece en Obtener información sobre las solicitudes de derechos del interesado para los datos que van más allá de Microsoft 365 (versión preliminar).
Las solicitudes de derechos del interesado para los datos de Microsoft 365 incorporan herramientas de flujo de trabajo sólidas y de automatización para ayudarle en cada fase del cumplimiento de la solicitud. Una vez creada una solicitud en el sistema, nos ocupamos de identificar y recopilar datos y proporcionamos herramientas para facilitar el análisis colaborativo.
Al crear una solicitud, la información que proporcione se usa para buscar coincidencias sobre el interesado en el entorno de Microsoft 365 de su organización. Se cumplen los elementos coincidentes para que revise, tome decisiones sobre qué incluir y desvíe la información según sea necesario. Varios usuarios pueden colaborar en estos pasos dentro de la interfaz de solicitudes de derechos del asunto. La página de detalles de cada solicitud proporciona el estado de las etapas de progreso y una guía sobre los siguientes pasos que debe realizar.
Funcionalidades clave
Lanzamiento inmediato de la evaluación de datos
Priva usa las capacidades básicas de Microsoft 365 para identificar los tipos de datos personales de los datos de su organización. Tan pronto como cree una solicitud, la solución se pone inmediatamente a trabajar identificando los archivos, correos electrónicos, sitios y chats que contienen los datos personales del interesado. Los elementos de contenido se recuperan en unas pocas horas, dependiendo de la cantidad de datos. Si esperamos encontrar un gran volumen, le proporcionamos la oportunidad de refinar sus parámetros de búsqueda antes de recopilar los datos.
Ayuda para priorizar el contenido a revisar
Es posible que tenga que revisar una gran cantidad de datos recopilados para la solicitud del interesado. Proporcionamos información en la pantalla de detalles de cada solicitud y sugerimos qué elementos priorizar para su revisión. Los elementos prioritarios incluyen archivos que pueden ser confidenciales o elementos que contienen más de los datos personales de una persona. Estos elementos resaltan el contenido que podría necesitar redacción u otras consideraciones especiales de tratamiento.
Herramientas de edición y colaboración integradas en Teams para facilitar la revisión de datos
Tan pronto como cree la solicitud, se configurará automáticamente un canal dedicado de Teams para esa solicitud. Agregar partes interesadas relevantes como solicitud de colaboradores los invita al chat para ayudar a analizar y tomar decisiones sobre los elementos recuperados. Con las herramientas de redacción integradas dentro de la solicitud, los colaboradores pueden marcar archivos en una pantalla de revisión junto a la lista de elementos. Si cierto contenido requiere una acción de seguimiento adicional, puede aplicar etiquetas definidas por su organización para ayudar a identificar los elementos y realizar la acción más adelante.
Informes generados automáticamente
Cuando haya terminado de revisar los datos y decidir qué incluir para la solicitud, generamos informes para usted. Los informes incluyen cualquier paquete de datos relevante que envíe al interesado, registros de auditoría y un resumen de los archivos etiquetados para que pueda completar las acciones de seguimiento necesarias.
Ampliación e integración con la estrategia de solicitud de temas
Amplíe las capacidades de automatización mediante una de las plantillas integradas de Power Automate para configurar flujos de tareas comunes, como configurar avisos de calendario o crear registros de sus solicitudes en ServiceNow. También puede usar la API de solicitud de derechos de asunto de Microsoft 365 para introducir la automatización de la estrategia de derechos del tema existente.
Etapas de progreso para las solicitudes
Cada solicitud pasa por varias etapas. Algunas etapas progresan automáticamente, y otras etapas se avanzadan manualmente después de completar ciertos pasos, como revisar archivos.
Estimación de datos: Antes de recuperar los datos, Priva calcula la cantidad de datos que espera encontrar. Según la cantidad de datos, la solicitud puede o no pasar automáticamente a la siguiente fase de recuperación de datos. Puede establecer una solicitud para hacer una pausa en la fase de estimación antes de recopilar datos; obtenga más información sobre la estimación y recuperación de datos.
Recuperar datos: todos los archivos, correos electrónicos, chats, imágenes y otros elementos de contenido se juntan. Una vez completada esta fase, la solicitud pasa automáticamente a la siguiente fase de revisión de datos. Obtenga más información en Estimación y recuperación de datos.
Revisar datos: los colaboradores revisan todos los datos recopilados, deciden cuáles pertenecen a la solicitud y realizan tareas como desmarcar contenido y agregar notas del caso. Obtenga más información sobre cómo revisar los datos de una solicitud de derechos del interesado. Después de finalizar la revisión de datos, avance manualmente a la siguiente fase para generar informes.
Nota
Las solicitudes de eliminación implican una substage de aprobación adicional en el paso de datos de revisión. Consulte los detalles en Crear y administrar una solicitud de eliminación.
Generar informes: cuando se realiza la revisión de datos, un usuario avanza manualmente a este paso. Priva genera los informes finales, que incluyen el paquete de datos para compartir con el interesado, y los informes internos de los registros de la organización. Obtenga más información sobre cómo generar informes.
Cerrar la solicitud: cuando haya finalizado todo el trabajo, cierre la solicitud para indicar que se considera completada. Obtenga más información sobre cómo generar informes para que pueda atender y cerrar la solicitud.
Información sobre la página de detalles de la solicitud
Según el portal que use, abra la página de detalles de una solicitud yendo a una de las siguientes ubicaciones:
Inicie sesión en el portal de Microsoft Priva (versión preliminar) y seleccione Solicitudes de derechos de asunto. En Datos de Microsoft 365 en el panel de navegación izquierdo, selecciona Solicitudes de Microsoft 365 y, a continuación, selecciona una solicitud de la lista para abrir su página de detalles.
Inicie sesión en el portal de cumplimiento de Microsoft Purview y seleccione Solicitudes de derechos de asunto en el panel de navegación izquierdo. Seleccione un nombre de solicitud de la lista para abrir su página de detalles.
La página de detalles de la solicitud proporciona detalles sobre las propiedades de la solicitud, los resultados de búsqueda y el estado de la solicitud. La página de detalles es el centro para trabajar y colaborar en la administración de los archivos encontrados, la creación de informes y exportaciones y la finalización de la solicitud. Encuentre detalles sobre lo que hay en cada pestaña de la página:
- Pestaña Información general
- Pestaña Datos recopilados
- Pestaña Notas
- Pestaña Colaboradores
- Pestaña Informes
- Pestaña Historial
Pestaña Información general
La pestaña Información general de la página de detalles de la solicitud proporciona detalles sobre la solicitud, un indicador de progreso que muestra el paso actual e información clave sobre los datos encontrados. Esta página tiene tarjetas de estado individuales explicadas a continuación.
Detalles
La tarjeta de detalles muestra información básica para orientar a la solicitud, como la fecha límite, la fecha de creación, la descripción y el reglamento de privacidad relacionado.
Progreso
La tarjeta De progreso enumera cada paso del proceso: Estimación de datos, Recuperar datos, Revisar datos, Generar informes y Cerrar la solicitud. Un círculo azul relleno junto al paso indica el paso en el que estás actualmente. Una marca de verificación dentro del círculo azul significa que el paso está completo. Un círculo vacío en blanco significa que el paso aún no ha comenzado.
Resumen de estimación de datos
La tarjeta de resumen Estimación de datos se muestra cuando la solicitud se pausa en la fase de estimación de datos. Muestra la ubicación y el número de elementos que se espera que recupere la búsqueda.
Número total de elementos encontrados
La tarjeta Número total de elementos encontrados muestra el número de elementos de contenido encontrados y sus ubicaciones en Microsoft 365.
Elementos prioritarios para revisar
El mosaico Prioridad de los elementos a revisar muestra los elementos que puede que quiera priorizar al iniciar la revisión de datos. El mosaico muestra un recuento de elementos que pertenecen a las siguientes categorías:
- Confidencial: estos elementos tienen aplicada una etiqueta de confidencialidad . Por ejemplo, un documento de Word con una etiqueta "Altamente confidencial".
- Datos de varias personas: estos elementos contienen los datos personales de más de una persona. Si desea incluir estos elementos como parte del paquete de datos final, debe des redactar los datos irrelevantes de los archivos. Para que Priva identifique elementos con datos de varias personas, su organización debe configurar la coincidencia de datos para las solicitudes de derechos del interesado.
- Registro: estos elementos tienen aplicada una etiqueta de retención . Si incluye cualquiera de estos elementos como parte de una solicitud de eliminación, no se eliminarán como parte del flujo de trabajo de eliminación.
Cómo localizar los elementos prioritarios:
En primer lugar, asegúrese de que ha habilitado su vista de ellos en la tabla de elementos recopilados de datos siguiendo los pasos siguientes:
- En la pestaña Datos recopilados , seleccione Personalizar columnas en la parte superior de la lista de elementos.
- En el panel flotante Editar columnas , active la casilla junto a Tipos de prioridad.
- Seleccione Aplicar. La lista de elementos tendrá ahora una columna Tipos de prioridad .
Ahora puede identificar los elementos de prioridad y encontrarlos ordenando la columna Tipo de prioridad para agrupar tipos similares.
Pestaña Datos recopilados
Cuando se han identificado todos los elementos que coinciden con la configuración de búsqueda, se recopilan y se presentan en la pestaña Datos recopilados . Junto a la lista de elementos hay una pantalla de vista previa para revisar cada elemento, realizar redacciones y marcar elementos como incluir o excluir. Lea más detalles sobre el paso de revisión y colaboración de datos.
Pestaña Notas
La pestaña Notas permite a los colaboradores escribir notas sobre el trabajo realizado en la solicitud. Estas notas son visibles para todos los usuarios que trabajen en la solicitud, pero no se incluirán en el informe final ni se compartirán con el interesado.
Pestaña Colaboradores
La pestaña Colaboradores muestra todos los usuarios a los que se ha invitado a colaborar en los datos recopilados y en cualquier canal de Teams asociado a la solicitud. El creador de la solicitud aparece automáticamente como colaborador. Invite a nuevos colaboradores seleccionando el comando Agregar colaborador y escribiendo el nombre de un usuario para seleccionarlo de una lista. Obtenga más información sobre la colaboración para la revisión de datos.
Pestaña Informes
La pestaña Informes muestra todos los informes que se generan automáticamente al avanzar a la fase Informes generados . Los informes se dividen en dos categorías: informes para que los comparta con el interesado e informes destinados al uso interno de la organización. Obtenga detalles sobre cómo trabajar con informes.
Pestaña Historial
La pestaña Historial resume los eventos de nivel superior de la solicitud, incluidos los cambios en la fase de progreso y los agregados para el número de elementos incluidos, excluidos, deseditos y etiquetados.
Pasos siguientes
Visita Crear una solicitud de derechos de asunto para obtener información sobre cómo se indica con tu primera solicitud.