Crear experiencias de aprendizaje y formación para los empleados

Obtenga información sobre cómo crear una experiencia de aprendizaje y formación que mantenga a los empleados y miembros del equipo actualizados con aptitudes importantes y las competencias necesarias para el éxito profesional.

En este artículo se muestra cómo crear una solución de entrenamiento que incluye un sitio de entrenamiento duradero, aprendizaje en línea, eventos de entrenamiento virtual, información y comentarios de promoción y seguimiento para mejorar la experiencia a lo largo del tiempo.

Cree una experiencia de aprendizaje y formación al hacer lo siguiente:

• Realizar un inventario de todas las necesidades de la organización, los objetivos de aprendizaje y las metas e identificar escalas de tiempo importantes
• Elegir las mejores herramientas que se ajusten a las metas y objetivos de aprendizaje y formación de su organización
• Mantener a los empleados al día sobre las fechas y oportunidades importantes de aprendizaje y formación
• Iniciar una experiencia accesible y escalable asegurándose de que los empleados sepan cómo acceder a los módulos, cursos y recursos y solicitando comentarios para realizar mejoras a lo largo del camino

Información general sobre cómo crear una experiencia de aprendizaje y formación para los empleados

Planear	Compilar	Lanzamiento
- Comprender las necesidades de su organización - Enumerar todos los objetivos de aprendizaje - Personalizar la experiencia en función del rol y la etapa profesional - Identificar escalas de tiempo - Definir objetivos y resultados	- Elegir las mejores herramientas para su experiencia de aprendizaje y formación - Asegurarse de que todos los usuarios puedan acceder a herramientas y recursos - Crear un lugar donde los empleados con objetivos de aprendizaje similares puedan conectarse	- Establecer fechas límite realistas - Notificar a los empleados acerca de las próximas oportunidades e iniciativas de aprendizaje y formación - Recopilar información de cada plataforma usada para medir la eficacia general de la experiencia de aprendizaje y formación

Planear una experiencia de aprendizaje y formación

Consideraciones de planificación:

• Para algunas profesiones y disciplinas, pueden existir órdenes federales o estatales que exijan un aprendizaje y una formación específica. Asegúrese de estar al tanto de estas fechas para informar sobre la práctica de su organización.

• Los empleados tienen horarios variados y ocupados. Asegúrese de notificar a los empleados más de una vez sobre los próximos aprendizajes requeridos antes de la fecha de vencimiento para asegurarse de que son los más importantes.

• Según la organización, es posible que los empleados trabajen en varias regiones y zonas horarias. Para los eventos de aprendizaje en vivo, elija horarios que se adapten a la mayoría de los empleados.

Paso 1: comprender las necesidades de su organización	Paso 2: enumerar y clasificar todos los objetivos de aprendizaje	Paso 3: definir objetivos y resultados	Paso 4: revisar las herramientas de aprendizaje y formación de Microsoft 365

Paso 1: comprender las necesidades de su organización

Realice un inventario de todos los departamentos, equipos y disciplinas de la organización. ¿Existe alguna orden de formación continua legalmente requerida para algún grupo de empleados en su organización? ¿Cuántos? ¿Hay una amplia variedad de disciplinas y áreas de experiencia en toda la organización? ¿Hay un presupuesto determinado que debe establecerse y cumplirse para los recursos de aprendizaje y formación? Dedique tiempo a hacer una lista de todos los factores para obtener una visión completa de lo que se necesita.

Paso 2: enumerar y clasificar todos los objetivos de aprendizaje

Ahora que ha enumerado sus necesidades organizativas, identifique los objetivos de aprendizaje de cada grupo de empleados. Separe el aprendizaje necesario del aprendizaje sugerido o recomendado. Identifique las escalas de tiempo para completarse en función de las necesidades de la organización. Establezca puntos iniciales y líneas de finalización para cada módulo o experiencia.

Paso 3: definir objetivos y resultados

Cada organización tiene su propia variación de aptitudes técnicas y flexibles que deben conservarse y mantenerse con el tiempo. Estas habilidades pueden ir desde aprender a utilizar las herramientas relacionadas con el trabajo y los recursos internos hasta conocer los entresijos de la cultura y las directivas de la empresa. Defina lo que debe priorizarse como objetivos de aprendizaje y resultados de los empleados de su organización, priorice estos objetivos y comience a asignar módulos de curación y materiales de aprendizaje que mejor satisfagan estos objetivos y resultados deseados.

Paso 4: revisar las herramientas de aprendizaje y formación de Microsoft 365

• Usa Viva Learning para exponer todo el contenido de aprendizaje en un solo lugar. Traiga contenido de aprendizaje de Microsoft, SharePoint de su organización y los sistemas de administración de aprendizaje que su organización ya usa en Viva Learning para que los empleados puedan acceder fácilmente al contenido de aprendizaje y aprendizaje que necesitan sin salir de Microsoft Teams.

• Cura las listas de reproducción de entrenamiento personalizadas en SharePoint con Caminos de aprendizaje. Reúne contenido personalizado y contenido de entrenamiento de Microsoft para crear listas de reproducción de aprendizaje y entrenamiento. Use elementos web de Learning Pathways con destinatarios de audiencia para asegurarse de que los empleados vean el contenido más relevante para ellos.

• Crear una página de aterrizaje de aprendizaje y desarrollo con SharePoint. Cree un sitio de comunicación de SharePoint con la Plantilla de sitio de comunicación de SharePoint de aprendizaje central. Use el sitio para dirigir a los empleados a los eventos, las noticias y la información sobre el aprendizaje requerido y los recursos extracurriculares.

• Use Microsoft Teams para mantener eventos de aprendizaje en directo. Las reuniones en Teams incluyen audio, vídeo y pantalla compartida, y son ideales para comunicarse con grupos de menos de 300 personas. Teams puede usarse para reuniones que se producen en persona, de forma remota o en una combinación ambas formas. Además, la reunión se puede grabar y compartir con nuevos empleados que no hayan podido asistir a la reunión.

• Proporcione una oportunidad para que los empleados aprendan entre sí en Viva Engage.Cree un canal de Viva Engage solo para nuevos empleados. Elija crear un canal NEO para toda la organización o región o crear canales para cada nuevo grupo de nuevos empleados. A continuación, use el elemento web Viva Engage en el sitio NEO de SharePoint para integrar la conversación con otros recursos y contactos.

Cree la experiencia de aprendizaje y formación

Cree la experiencia de aprendizaje y formación de una plataforma a la vez. Las herramientas enumeradas aquí pueden conectarse entre sí, proporcionando un viaje de aprendizaje y formación completo y conectado para todos los empleados.

Revisión de las herramientas de aprendizaje y formación

Usar Viva Learning para que el contenido de aprendizaje sea fácilmente accesible desde Teams

Viva Learning en Microsoft Teams permite a los usuarios detectar, recomendar y acceder a módulos de aprendizaje desde distintas plataformas para ayudar a los usuarios a obtener conocimientos en cualquier área de enfoque específica. Viva Learning extrae contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn y Microsoft 365 Training. También puede agregar el propio contenido personalizado de su organización desde SharePoint e integrar Viva Learning con sistemas de administración de aprendizaje y proveedores de contenido de terceros que ya use. Use Viva Learning para asegurarse de que cada uno de los empleados tenga los conocimientos necesarios para las necesidades de la organización, las necesidades del equipo y las herramientas con las que trabajarán diariamente.

En Viva Learning, los administradores de una organización o equipo pueden recomendar el aprendizaje y el seguimiento del progreso de aprendizaje de cada módulo. La Viva Learning vista principal agrega una gran variedad de información, incluido el contenido asignado de los sistemas de administración de aprendizaje, los aprendizajes recomendados, el contenido de tendencias y las bibliotecas de contenido del proveedor de aprendizaje. Más información sobre Viva Learning

Conservación y destino de listas de reproducción de entrenamiento personalizadas con Caminos de aprendizaje

Caminos de aprendizaje es una solución de aprendizaje personalizable a petición en SharePoint que reúne listas de reproducción de entrenamiento de Microsoft 365 y listas de reproducción personalizadas creadas por su organización. Muestre las listas de reproducción de caminos de aprendizaje en cualquier sitio de su organización mediante el elemento web caminos de aprendizaje de Microsoft 365 y use la segmentación de audiencia para asegurarse de que todas las personas que las necesiten vean las listas de reproducción.

Empiece a trabajar con caminos de aprendizaje y aprovisione fácilmente caminos de aprendizaje para empezar a usar el portal de caminos de aprendizaje personalizables.

Crear una página de aterrizaje de aprendizaje y desarrollo mediante SharePoint

Crear un sitio de comunicación interna que actúe como página principal de la experiencia de aprendizaje y formación. Este sitio debe presentar los recursos, los resultados y los objetivos de aprendizaje de forma organizada. También debe contener la información más actualizada para asegurarse de que el empleado tenga todo lo necesario para tener éxito. Intente organizar los elementos de acción en este site de una manera que señale prioridades. Enumere las cosas que deben terminarse primero en la parte superior. Esto ayudará a los empleados a organizar su aprendizaje y formación de la mejor manera posible.

Microsoft ofrece una nueva plantilla de sitio de comunicación SharePoint de aprendizaje central personalizable que puede ayudarle a empezar. Introducción a plantillas de sitio de SharePoint.

Usar Teams para organizar eventos de aprendizaje en directo

Muchas experiencias de aprendizaje requieren aprendizaje práctico. Algunas experiencias se mantienen mejor en entornos en directo en los que los empleados pueden formular preguntas y obtener instrucciones en tiempo real. Con la aparición del trabajo virtual, tener tiempo cara a cara con otras personas de la organización sigue siendo importante para asegurarse de que los empleados puedan comunicarse con los instructores de aprendizaje y otros compañeros y hacer preguntas de actualidad. Use Microsoft Teams para administrar experiencias de aprendizaje y formación en directo.

Haga que este evento en directo sea divertido e interesante, ya que ofrece a los empleados la oportunidad de comunicarse entre sí en el cuadro de chat de Teams o permita que los empleados hagan preguntas ante la cámara o a través de los eventos en directo de preguntas y respuestas en Teams.

Grabe cada sesión para que los empleados puedan revisar el material de aprendizaje más adelante o para que los futuros empleados también puedan experimentar la sesión. Haga que esta grabación esté disponible a través del sitio de Aprendizaje y entrenamiento de SharePoint o a través de la plataforma de Viva Learning. Obtenga más información sobre los eventos en directo de Teams.

Proporcionar una oportunidad para que los empleados aprendan entre sí en las comunidades en Viva Engage

Ofrezca a los empleados que tienen objetivos de aprendizaje similares la oportunidad de conectarse entre sí y crear una comunidad virtual de apoyo en Viva Engage. Viva Engage es una plataforma que conecta a líderes, comunicadores y empleados para crear comunidades, compartir conocimientos e interactuar en toda la organización. Viva Engage le permite configurar una comunidad específicamente para empleados dentro de las mismas materias o similares.

Naturalmente, los empleados obtienen información en momentos diferentes en su proceso de aprendizaje y formación. La creación de un espacio en que los nuevos empleados puedan crear una comunidad por sí mismos les da la oportunidad de compartir información a medida que se encuentran con ella. En este espacio virtual, los nuevos empleados pueden compartir recursos, compartir ideas y conocerse. También les ayuda a crear vínculos internos que pueden perdurar a lo largo de su carrera. Obtenga más información sobre cómo crear comunidades en Viva Engage.

Asegúrese de que todas las herramientas y experiencias sean accesibles

Asegúrese de que cada experiencia de aprendizaje y formación sea accesible mediante la incorporación de procedimientos recomendados de accesibilidad en todas las herramientas relevantes de Microsoft 365. Asegúrese de que todo en la experiencia de aprendizaje y formación esté visible y etiquetado correctamente. Use texto alternativo para imágenes y gráficos. Incorpore transcripciones en vídeos y material de aprendizaje.

Comparta esta experiencia con las personas adecuadas. Asegúrese de que los empleados sepan cómo acceder a todas las herramientas necesarias en la experiencia de aprendizaje. Use todas las opciones de uso compartido, como correo electrónico, mensajes de Teams, publicaciones de Viva Engage, elementos web de SharePoint, Viva Learning y Viva Connections para aumentar el reconocimiento y aumentar la accesibilidad.

Asegúrese de que todos los empleados e instructores tienen acceso a todas las herramientas y recursos. Tenga en cuenta las necesidades únicas de todos los participantes para asegurarse de que la experiencia de aprendizaje y formación sea exitosa. Manténgase informado sobre las zonas horarias específicas de todas las partes interesadas para asegurarse de que todas las escalas de tiempo y los resultados sean viables para todos los participantes.

Por último, haga el punto de partida y el punto final de cada oportunidad de entrenamiento. Revise su experiencia para asegurarse de que los empleados sepan exactamente por dónde empezar y cuándo se ha completado correctamente la experiencia. Esto se puede hacer dentro de la experiencia o planeando generar un correo electrónico a través de Outlook que les permita saber cuándo han terminado cada objetivo de aprendizaje y si se requiere algo más de ellos.

Inicie una experiencia de aprendizaje y formación

Una vez planificada la experiencia de aprendizaje y formación y seleccionadas las herramientas, es el momento de poner en marcha la experiencia.

Notifique a los empleados de la próxima formación

Cree conciencia sobre la próxima formación enviando un correo electrónico en Outlook o agregando una publicación de noticias en SharePoint para correr la voz en varias plataformas. Informe a los empleados si la formación es obligatoria o sugerida. Enumere los detalles importantes de la formación, como la fecha de vencimiento y los objetivos de aprendizaje. Asegúrese de que todos los empleados sepan cómo acceder al módulo o la experiencia de aprendizaje.

Recopilar conclusiones para determinar el éxito

Recopile información de cada plataforma sobre la marcha. Use estos conocimientos para informar a los administradores, los jefes de equipo y otras partes interesadas. Busque información como la asistencia a eventos en directo, el alcance del público, el tráfico del sitio, la finalización del módulo y mucho más.

Mantenga su experiencia actualizando las cosas con frecuencia, proporcionando la información más actualizada y relevante en todas las plataformas. Obtenga más información sobre el mantenimiento de sus sitios de comunicación de SharePoint y sobre cómo mantener actualizadas las publicaciones de noticias de SharePoint.

Solicite comentarios sobre la experiencia de aprendizaje y formación a menudo con Microsoft Forms. Use estos comentarios para determinar qué se debe mejorar o modificar para la siguiente experiencia de aprendizaje y formación.

Más recursos

Introducción a las comunicaciones corporativas

Introducción a Viva Learning

Usar la plantilla de sitio central de Aprendizaje de SharePoint