Administrar reglas de consulta

Como administrador global o administrador de SharePoint en Microsoft 365, puede mejorar los resultados de búsqueda en la experiencia de búsqueda clásica mediante la creación y administración de reglas de consulta. Las reglas de consulta ayudan a las búsquedas a responder a la intención de los usuarios.

En una regla de consulta, se especifican condiciones y acciones asociadas. Cuando una consulta cumple las condiciones de una regla de consulta, el sistema de búsqueda realiza las acciones especificadas en la regla para mejorar la relevancia de los resultados de la búsqueda. Esto podría deberse a la restricción de resultados o al cambio del orden en que se muestran los resultados. Cuando se cumple la condición de regla de consulta, una acción asociada podría ser mostrar un elemento específico en la parte superior de los resultados de la búsqueda. Supongamos que tiene un sitio de intranet en el que todos los eventos de la empresa se mantienen en una biblioteca y que quiere promover un seminario de primeros auxilios. Para ello, cree una regla de consulta que coloque el curso de primeros auxilios entre los primeros resultados de la búsqueda cuando alguien busque "curso" o "evento".

Una regla de consulta puede especificar los tres tipos de acciones siguientes:

• Promover un resultado de búsqueda para que aparezca por encima de los resultados clasificados. Por ejemplo, para la consulta "licencia por enfermedad", una regla de consulta podría especificar un resultado determinado, como un vínculo a un sitio que tenga una declaración de directiva de empresa con respecto al tiempo de espera del trabajo.
• Agregue uno o varios grupos de resultados de búsqueda, denominados bloques de resultados. Por ejemplo, para una consulta que contiene "Informe de ventas de Fabrikam", una regla de consulta podría reconocer "Fabrikam" como cliente y, a continuación, mostrar un bloque de resultados con resultados pertinentes sobre Fabrikam desde el sistema de administración de relaciones con clientes (CRM).
• Cambie la clasificación de los resultados de la búsqueda. Por ejemplo, para una consulta que contiene "cuadro de herramientas de descarga", una regla de consulta podría reconocer la palabra "download" como un término de acción y aumentar los resultados de búsqueda que apuntan a un sitio de descarga determinado en la intranet.

Puede crear reglas de consulta en distintos niveles: para todo el inquilino, para una colección de sitios o para un sitio. Al crear reglas de consulta en el nivel de inquilino, las reglas de consulta se pueden usar en todas las colecciones de sitios. Al crear reglas de consulta en el nivel de colección de sitios, las reglas se pueden usar en todos los sitios de la colección de sitios. Al crear reglas de consulta en el nivel de sitio, las reglas solo se pueden usar en ese sitio.

Puede configurar reglas de consulta para uno o varios orígenes de resultados y puede especificar un período de tiempo para cuando la regla de consulta esté activa.

SharePoint ofrece tanto la experiencia de búsqueda clásica como la moderna. Solo las reglas de consulta que devuelven resultados promocionados pueden afectar a la experiencia de búsqueda moderna. Las reglas de consulta que realizan reescrituras de consultas no se admiten para experiencias modernas. Es posible que los usuarios vean estos resultados promocionados en la pestaña Todos de la página de resultados de búsqueda cuando busquen en todo SharePoint. Obtenga más información sobre las diferencias entre las experiencias de búsqueda clásica y moderna en SharePoint.

Importante

En diciembre de 2021, las reglas de consulta con resultados promocionados quedaron en desuso para las consultas con ámbito de organización en favor de las respuestas Bookmark y Q&A en las experiencias de búsqueda modernas. Algunos ejemplos de consultas con ámbito de organización son SharePoint Home y Office.com.

Los resultados promocionados seguirán funcionando para todas las experiencias de búsqueda clásicas y para sitios y sitios centrales con experiencias de búsqueda modernas. Los resultados promocionados también seguirán funcionando en entornos en los que las respuestas Bookmark y Q&A no están disponibles.

Promover un resultado de búsqueda

Puede agregar varios resultados promovidos individuales. Cuando hay más de un resultado promovido, se puede especificar la clasificación relativa.

1. Vaya a la página Administrar reglas de consulta del inquilino, de una colección de sitios o de un sitio:

• Para un inquilino, en el nuevo Centro de administración de SharePoint, seleccione Más características. En Buscar, seleccione Abrir y, en la página de administración de búsqueda, seleccione Administrar reglas de consulta.

• Para una colección de sitios, en la colección de sitios, seleccione y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio. En Administración de colecciones de sitios, seleccione Reglas de consulta de búsqueda.

• Para un sitio, seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio. En Buscar, seleccione Reglas de consulta.

2. En la página Administrar reglas de consulta , en la lista Seleccionar un origen de resultados , seleccione un origen de resultados para la nueva regla de consulta.

3. Seleccione Nueva regla de consulta.

4. En la página Agregar regla de consulta, en la sección Información general, en el campo Nombre de regla, escriba el nombre de la regla de consulta.

5. Seleccione esta opción para expandir la sección Contexto .

6. En la sección Contexto , realice una de las siguientes acciones:

• Para aplicar la regla de consulta a todos los orígenes de resultados, seleccione Todos los orígenes.

• Para aplicar la regla de consulta a uno o más orígenes de resultados concretos, seleccione Uno de estos orígenes. De forma predeterminada, se selecciona el origen de resultados que especificó anteriormente. Para agregar un origen de resultados a la regla de consulta, seleccione Agregar origen, seleccione un origen de resultados en el cuadro de diálogo y, a continuación, seleccione Guardar.

7. En la sección Condiciones de consulta , realice una de las siguientes acciones:

• Seleccione una de las condiciones que se muestran en Información general sobre las condiciones que activan una regla de consulta.

  Nota:

  La regla se desencadena cuando cualquier condición es true.

  Para agregar más condiciones, seleccione Agregar condición alternativa.

• Seleccione Quitar condición para configurar esta regla de consulta para que se active para cada consulta que los usuarios escriban en el nivel en el que va a crear la regla y, a continuación, vaya al paso siguiente. Por ejemplo, si va a crear esta regla para una colección de sitios, seleccione Quitar condición si desea que esta regla se active para cada consulta que los usuarios escriban dentro de cualquier cuadro de búsqueda de la colección de sitios.

8. En la sección Acciones, especifique la acción que se realizará cuando se active la regla de consulta. Especifique una de las opciones siguientes:

• Para promover resultados individuales de modo que aparezcan en la parte superior de los resultados de búsqueda, seleccione Agregar resultado promocionado (en Productos de SharePoint 2010, esto se denomina Best Bets). En el cuadro de diálogo, en el campo Título , escriba el nombre que desea asignar a este resultado promocionado. En el campo Dirección URL, escriba la dirección URL del resultado que debe promocionarse. Elija Representar la dirección URL como un banner en lugar de como un hipervínculo. Seleccione Guardar.

  Puede agregar varios resultados promovidos individuales. Cuando haya más de un resultado promocionado, especifique la clasificación relativa.

• Para promover un grupo de resultados de búsqueda, seleccione Agregar bloque de resultados. Para obtener más información, vea Crear y mostrar un bloque de resultados un poco más abajo.

• Para cambiar los resultados de búsqueda clasificados, seleccione Cambiar resultados clasificados cambiando la consulta. Para obtener más información, vea Cambiar los resultados de búsqueda clasificados cambiando la consulta un poco más abajo.

9. Para activar la regla de consulta durante un período de tiempo determinado, seleccione Publicación y, a continuación, especifique el período.

10. Seleccione Guardar.

Crear y mostrar un bloque de resultados

Un bloque de resultados contiene un subconjunto pequeño de resultados que están relacionados a una consulta de una forma particular. De la misma forma que los resultados individuales, puede promover un bloque de resultados o clasificarlo con otros resultados de la búsqueda.

Al configurar una condición de consulta para un bloque de resultados, se usan variables de consulta. Las variables de consulta son como marcadores de posición para los valores que aún no conoce al especificar la consulta. Sin embargo, cuando se ejecuta la consulta, esta información está disponible y el sistema la usa para enviar la consulta al índice. Por ejemplo, {User.Name} significa el nombre para mostrar del usuario que escribió la consulta. {searchBoxQuery}, que representa la consulta que un usuario escribió en un cuadro de búsqueda. Cuando se usa el Generador de consultas para configurar la consulta, se muestra una lista de variables de consulta. (Vea el paso 3 en el procedimiento que aparece a continuación).

1. En el paso 9 del procedimiento Crear una regla de consulta, en la página Agregar regla de consulta , en la sección Acciones , haga clic en Agregar bloque de resultados.

2. Escriba el título que aparecerá en el bloque de resultados en el campo Título de la sección Título del bloque.

3. Configure la consulta que proporcione los resultados para el bloque. En la sección Consulta , haga clic en Iniciar generador de consultas y, en la pestaña BASICS , haga lo siguiente:

• Seleccione qué contenido buscar; para ello, seleccione un origen de resultados en la lista desplegable de la sección Seleccionar una consulta .

• Especifique la consulta. En Variables de consulta en SharePoint Server 2013 encontrará una lista de las variables de consulta disponibles. Puede seleccionar variables de consulta predefinidas en la lista desplegable Filtro de palabras clave y, a continuación, agregarlas al cuadro de texto Consulta haciendo clic en Agregar filtro de palabras clave.

• Si corresponde, use los filtros de propiedades para realizar consultas en el contenido de las propiedades administradas que se establecieron como consultables en el esquema de búsqueda. Puede seleccionar propiedades administradas en la lista desplegable Filtro de propiedad. Haga clic en Agregar filtro de propiedades para agregar el filtro a la consulta.

  Nota:

  Las propiedades administradas personalizadas no se muestran en la lista Filtro de propiedades . Para agregar una propiedad administrada personalizada a la consulta, en el cuadro de texto Consulta, escriba el nombre de la propiedad administrada personalizada seguida de la condición de consulta, por ejemplo MyCustomColorProperty:Green.

4. Especifique cómo se ordenarán los resultados de la búsqueda en el bloque de resultados. La ordenación de los resultados de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas. En la pestaña ORDENAR , en la lista desplegable Ordenar por, seleccione una propiedad administrada y, a continuación, seleccione Descendente o Ascendente. La lista solo contiene propiedades administradas que se establecen como ordenables en el esquema de búsqueda. También puede ordenar por clasificación. Para agregar más niveles de ordenación, haga clic en Agregar nivel de ordenación.

5. Si decide ordenar por clasificación, opcionalmente puede definir reglas para cambiar dinámicamente el orden de los resultados. En la sección Ordenación dinámica, defina cuándo se cambiará la clasificación; para hacerlo, seleccione una condición en la lista desplegable y, después, especifique si quiere promover o disminuir el nivel del resultado. Para agregar más reglas, haga clic en Agregar reglas de ordenación dinámica.

6. Obtenga una vista previa de la consulta final que ejecutará el elemento web búsqueda de contenido, en la pestaña PRUEBA . La vista previa se basa en la plantilla de consulta original donde las variables dinámicas se sustituyen por los valores actuales. En la consulta, puedan realizarse otros cambios como parte de las reglas de consulta. Haga clic en Mostrar más para mostrar más información.

• El texto Consulta muestra la consulta final que ejecutará el elemento web búsqueda de contenido. Se basa en la plantilla de consulta original, donde las variables dinámicas se reemplazan por los valores actuales. Es posible que termine realizando otros cambios en la consulta como parte de las reglas de consulta.

• En el cuadro Plantilla de consulta se muestra el contenido de la plantilla de consulta que se aplica a la consulta.

• La sección Variables de la plantilla de consulta muestra las variables que se aplicarán a la consulta y los valores de las variables que se aplican a la página actual. Si quiere comprobar el efecto de estas variables en la consulta, pruebe con otros valores. Haga clic en el botón Consulta de prueba para obtener una vista previa de los resultados de búsqueda.

7. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo de compilación de la consulta .

8. Defina el origen de resultados donde se aplicará este bloque de resultados. Use la lista desplegable Buscar este origen en la sección Consulta .

9. En la lista desplegable Elementos , seleccione cuántos resultados se mostrarán en el bloque de resultados.

10. Haga clic para expandir la sección Configuración.

    El bloque de resultados solo muestra el número de resultados de búsqueda que especificó en el paso anterior. Sin embargo, puede agregar un vínculo Mostrar más en la parte inferior del bloque de resultados que mostrará todos los resultados de la búsqueda para el bloque de resultados. Para agregar un vínculo Mostrar más , seleccione El vínculo "Más" va a la siguiente dirección URL y, a continuación, escriba una dirección URL. Puede usar variables de consulta en esta dirección URL, por ejemplo, http://www.<site>/search/results.aspx?k={subjectTerms}.

11. Haga clic en Aceptar.

Cambiar los resultados de búsqueda clasificados cambiando la consulta

El modelo de clasificación calcula un orden de clasificación de los resultados de búsqueda. Puede cambiar esta clasificación promocionando o disminuyendo el nivel de los elementos dentro de los resultados de búsqueda. Por ejemplo, para una consulta que contiene "cuadro de herramientas de descarga", puede crear una regla de consulta que reconozca la palabra "download" como un término de acción. Una vez hecho esto, puede cambiar los resultados de búsqueda clasificados y esto promoverá la dirección URL de un sitio de descarga específico en la intranet.

También puede cambiar dinámicamente el orden de los resultados de la búsqueda, en función de varias variables, como la extensión de nombre de archivo o palabras clave específicas. Al cambiar los resultados de búsqueda clasificados cambiando la consulta, verá que los resultados se recortan y se pueden refinando. Además, los resultados de la búsqueda no se muestran si el documento ya no está allí.

1. En el paso 9 del procedimiento Crear una regla de consulta, en la página Agregar regla de consulta , en la sección Acciones , haga clic en Cambiar resultados clasificados cambiando la consulta. Aparece el cuadro de diálogo compilar la consulta

2. En la pestaña BASICS , haga lo siguiente:

• Seleccione qué contenido buscar; para ello, seleccione un origen de resultados en la lista desplegable de la sección Seleccionar una consulta .

• Especifique la consulta. En Variables de consulta en SharePoint Server 2013 encontrará una lista de las variables de consulta disponibles. Puede seleccionar variables de consulta predefinidas en la lista desplegable Filtro de palabras clave y, a continuación, agregarlas al cuadro de texto Consulta haciendo clic en Agregar filtro de palabras clave.

• Si corresponde, use los filtros de propiedades para realizar consultas en el contenido de las propiedades administradas que se establecieron como consultables en el esquema de búsqueda. Puede seleccionar propiedades administradas en la lista desplegable Filtro de propiedad. Haga clic en Agregar filtro de propiedades para agregar el filtro a la consulta.

3. Especifique cómo se ordenarán los resultados de la búsqueda en el bloque de resultados. La ordenación de los resultados de búsqueda distingue mayúsculas de minúsculas. En la pestaña ORDENAR , en la lista desplegable Ordenar por, seleccione una propiedad administrada y, a continuación, seleccione Descendente o Ascendente. La lista solo contiene propiedades administradas que se establecen como ordenables en el esquema de búsqueda. También puede ordenar por clasificación. Para agregar más niveles de ordenación, haga clic en Agregar nivel de ordenación.

4. Si decide ordenar por clasificación, opcionalmente puede definir reglas para cambiar dinámicamente el orden de los resultados. En la sección Ordenación dinámica, defina cuándo se cambiará la clasificación; para hacerlo, seleccione una condición en la lista desplegable y, después, especifique si quiere promover o disminuir el nivel del resultado. Para agregar más reglas, haga clic en Agregar reglas de ordenación dinámica.

5. Obtenga una vista previa de la consulta final que ejecutará el elemento web búsqueda de contenido, en la pestaña PRUEBA . La vista previa se basa en la plantilla de consulta original donde las variables dinámicas se sustituyen por los valores actuales. En la consulta, puedan realizarse otros cambios como parte de las reglas de consulta. Haga clic en Mostrar más para mostrar más información.

• El texto Consulta muestra la consulta final que ejecutará el elemento web búsqueda de contenido. Se basa en la plantilla de consulta original, donde las variables dinámicas se reemplazan por los valores actuales. Es posible que termine realizando otros cambios en la consulta como parte de las reglas de consulta.

• En el cuadro Plantilla de consulta se muestra el contenido de la plantilla de consulta que se aplica a la consulta.

• La sección Variables de la plantilla de consulta muestra las variables que se aplicarán a la consulta y los valores de las variables que se aplican a la página actual. Si quiere comprobar el efecto de estas variables en la consulta, pruebe con otros valores. Haga clic en el botón Consulta de prueba para obtener una vista previa de los resultados de búsqueda.

6. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compilar consulta .

7. Haga clic en Guardar.

Hacer que una regla de consulta sea inactiva en un sitio

Las reglas de consulta que se crean en el nivel de inquilino se heredan mediante colecciones de sitios y sitios. Del mismo modo, las reglas de consulta que se crean en el nivel de colección de sitios son heredadas por los sitios de la colección de sitios. Si no desea que una regla de consulta se aplique a un sitio que la herede, puede hacer que la regla de consulta esté inactiva para el sitio.

1. En el sitio, seleccione el y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, en la sección Buscar, haga clic en Reglas de consulta.

3. En la página Administrar reglas de consulta, en el menú Seleccionar un origen de resultados, seleccione el origen de resultados que contiene la regla de consulta que desea definir como inactiva.

4. En la columna Nombre, apunte a la regla de consulta que desea definir como inactiva, haga clic en la flecha que aparece y, a continuación, haga clic en Definir como inactiva.

Clasificación de reglas de consulta para una colección de sitios

Cuando hay varias reglas de consulta activas para un inquilino, una colección de sitios o un sitio, se puede activar más de una regla para una consulta que se realiza en ese nivel. De forma predeterminada, las reglas no se activan en un orden determinado. Sin embargo, si desea controlar el orden en que se activan las reglas, debe agregar las reglas de consulta que cree a los grupos de consultas. Para ello, seleccione las reglas que se van a agregar a un grupo y, a continuación, especifique el orden en que se activarán las reglas del grupo si se desencadenan. También puede evitar que las reglas de consulta que se clasifican en el nivel más bajo de un grupo se activen aunque se desencadenen.

1. En la colección de sitios, seleccione y, a continuación, seleccione Configuración del sitio. Si no ve La configuración del sitio, seleccione Información del sitio y, a continuación, seleccione Ver toda la configuración del sitio.

2. En la página Configuración del sitio, vaya a la sección Administración de la colección de sitios y haga clic en Buscar reglas de consulta.

3. En la página Administrar reglas de consulta, en el menú Seleccionar un origen de resultados, seleccione el origen de resultados que contiene las reglas de consulta que desea agrupar.

4. Para cada consulta que ha creado y que desee agregar a un grupo, apunte a la regla y seleccione la casilla de verificación.

   Nota:

   Las reglas de consulta que ha creado para esta colección de sitios se listan en la sección Definidas para esta colección de sitios.

5. Haga clic en Ordenar reglas seleccionadas.

6. En el cuadro de diálogo Ordenar reglas seleccionadas , realice una de las siguientes acciones y, a continuación, haga clic en Aceptar:

• Seleccione Mover reglas a un grupo nuevo con este nombre y, a continuación, escriba un nombre para el grupo.

• Seleccione Mover reglas al grupo existente y seleccione un grupo en la lista.

7. En la página Administrar reglas de consulta :

• Para cambiar el orden en el que se activará una regla de un grupo si se desencadena, cambie el orden numérico de la regla.

• Para evitar que se activen las reglas de consulta que se clasifican en el nivel más bajo del grupo, vaya a la fila de la regla de consulta del grupo que debe activarse en último lugar y, a continuación, en la columna Acciones , en la lista Continuar o detener , seleccione Detener.

Información general sobre las condiciones que activan una regla de consulta

Condición de consulta	Descripción	Configuración	Ejemplo
Coincidencia exacta de la consulta con la palabra clave	La regla de consulta se desencadena cuando una consulta coincide exactamente con una palabra o frase que especifique.	En el cuadro de texto La consulta coincide exactamente con una de estas frases, escriba una o más frases separadas por punto y coma.	Escriba "imagen; pic" en la caja. La regla de consulta se desencadena cuando un usuario escribe "picture" o "pic" en un cuadro de búsqueda. La regla no se activa si un usuario escribe "pictures" o "sunny picture".
La consulta contiene término de acción	La regla de consulta se desencadena cuando una consulta contiene un término para algo que el usuario quiere hacer. El término debe aparecer al principio o al final de la consulta.	Escriba el término de acción que hace que se active la regla de consulta mediante una de las siguientes acciones: Seleccione El término de acción es una de estas frases y escriba una o más frases.	Escriba la palabra "descargar" en el cuadro Término de acción es una de estas frases . Cuando un usuario escribe "descargar hoja de datos de Contoso Electronics" en un cuadro de búsqueda, es probable que el usuario no esté buscando un documento que contenga las palabras "download", "Contoso", "Electronics" y "datasheet". En su lugar, lo más probable es que el usuario quiera descargar una hoja de datos de Contoso Electronics. Se activa la regla de consulta y solo se envían al índice de búsqueda las palabras "Contoso", "Electronics" y "datasheet".
Consulta más común en el origen	La regla de consulta se desencadena si los usuarios envían con frecuencia esta consulta desde otro origen que ya ha especificado.	En La consulta es más probable que se use en esta lista de origen , seleccione un origen de resultados.	Ha seleccionado Resultados de vídeo local en la lista. La regla de consulta se desencadena si un usuario escribe la palabra "training" en un cuadro de búsqueda y si esa palabra ya se había escrito con frecuencia en un cuadro de búsqueda en la vertical Vídeos.
Tipo de resultado con clics frecuentes	La regla de consulta se desencadena si otros usuarios hacen clic con frecuencia en un tipo de resultado determinado después de escribir la misma consulta.	En la lista Tipo de resultado de coincidencia de resultados que se ha hecho clic habitualmente , seleccione un tipo de resultado.	Ha seleccionado SharePoint MicroBlog Post en la lista. Si los usuarios hacen clic con frecuencia en una publicación de microblog en los resultados de la búsqueda, considere la posibilidad de configurar la publicación de microblog más reciente como primer resultado promocionado y la siguiente publicación de microblog más reciente como segundo resultado promocionado (en la sección Acciones ).
Coincidencia de texto de consulta avanzada	Quiere usar una frase o una entrada de diccionario que haga que se active la regla de consulta y, a continuación, definir condiciones más detalladas para cuando se active la regla de consulta.	Escriba la frase o el término que hace que se active la regla de consulta mediante una de las siguientes acciones: Seleccione Consulta contiene una de estas frases y escriba una o varias frases.	Seleccionó Consulta contiene una de estas frases y, a continuación, eligió Inicio de las coincidencias de consulta, pero no toda la consulta. La regla de consulta se desencadena solo si la frase está al principio de una consulta, no si está al final.