Incorporación de nuevos empleados a la organización

Haga que la incorporación de nuevos empleados (a veces denominada NEO) sea una gran experiencia fomentando un entorno de trabajo híbrido integrado en el que los nuevos empleados puedan encontrar recursos importantes, conocer a personas de su organización y prepararse para tener éxito en su nuevo rol.

Al entrar en una nueva organización, saber dónde se encuentran los recursos, a quién acudir para obtener ayuda y cómo encontrar material formativo en un entorno organizado y personalizado ayudará a los nuevos empleados a operar de forma eficiente en la organización. Este artículo le guiará sobre cómo crear un entorno de incorporación acogedor para los nuevos empleados con las modernas herramientas de trabajo de Microsoft.

Cree una experiencia de incorporación virtual mediante:

• Planificación e implementación de una experiencia end-to-end basada en las herramientas, recursos e iniciativas de su organización
• Hacer de anfitrión un evento de bienvenida virtual para compartir recursos y presentar a los compañeros que se incorporan
• Uso de una plantilla de sitio de SharePoint para ofrecer una base inicial para los nuevos miembros del equipo
• Creación de una lista de verificación de incorporación personalizada con la plantilla de lista de verificación sobre incorporaciones laborales
• Mantenimiento de una experiencia de entrenamiento para nuevos miembros del equipo mediante Viva Learning
  

Información general sobre cómo crear una experiencia de incorporación laboral

Icono	Fase	Tareas
	Plan	- Ámbito de la audiencia - Acotar la experiencia de incorporación de empleados - Revisar las herramientas de incorporación de Microsoft 365 - Considere la posibilidad de crear una nueva comunidad de soporte técnico para empleados en Viva Engage
	Compilación	- Considerar la posibilidad de usar un evento en directo para dar la bienvenida y orientar a los nuevos miembros del equipo - Incluir asociados como gerentes de contratación, propietarios de negocios y recursos humanos en el proceso de planeación - Tener un plan para mantener el contenido NEO (New Employee Onboarding) en el tiempo - Crear un site de incorporación con la plantilla de incorporación de nuevos empleados - Personalizar una plantilla de lista de verificación de incorporación laboral en Microsoft 365 Lists - Preparar una encuesta para pedir comentarios al final del proceso de incorporación
	Lanzamiento	- Enviar invitaciones, instrucciones y recursos mediante Outlook Mail y Calender. - Recopilar información de cada plataforma usada para medir el rendimiento general del proceso de incorporación de empleados - Usar comentarios para informar a la siguiente sesión sobre incorporación laboral.

Planificar la experiencia de incorporación

Paso 1: Ámbito de su audiencia y objetivos	Paso 2: Perfilar la experiencia de incorporación	Paso 3: Revisar las herramientas Microsoft 365
-Determinar las necesidades y las dimensiones de la audiencia. -Definir resultados y objetivos deseados de la experiencia de incorporación laboral -Establecer tono y mensajería	-Establecer y perfilar temporalmente el proceso de incorporación laboral -Definir qué tareas de incorporación laboral deben completarse - Priorizar tareas de incorporación laboral - Organizar materiales de aprendizaje -Pedir comentarios de forma frecuente	- Elegir las herramientas de incorporación laboral que mejor se adapten a sus necesidades.

Consideraciones de planificación:

• Incluso antes del primer día del nuevo empleado en el trabajo, necesitará información sobre NEO antes del propio evento. Considere la posibilidad de una SharePoint de incorporación laboral previa que pueda ayudar a los nuevos empleados a recopilar los documentos adecuados y a prepararse para el evento NEO tan pronto como firmen su carta de oferta.
• Algunos empleados nuevos no pueden asistir al evento NEO en persona. Debe tenerse en cuenta si es mejor grabar previamente un evento que se pueda mostrar a las personas que no pueden asistir en persona o si se puede transmitir en directo el evento en persona y los nuevos empleados remotos pueden unirse online.
• Independientemente de que la asistencia al evento NEO se haga de forma presencial o remota, la audiencia NEO necesitará tener acceso a unos mismos recursos en dispositivos móviles y de escritorio.

Paso 1: Empezar determinando el perfil y las dimensiones de su audiencia

Los nuevos empleados tendrán diversos bagajes, roles y experiencia profesional. Algunos nuevos empleados podrán asistir a un evento en persona mientras que otros solo lo podrán hacer de forma remota. Algunas herramientas y recursos tendrán que ser accesibles desde dispositivos móviles. Los mismos recursos tendrán que estar disponibles independientemente del método de orientación de los nuevos empleados.

El tamaño del grupo de incorporación determinará las plataformas y los recursos que use. Obtenga más información sobre cómo definir el perfil de audiencia y el tamaño de la audiencia.

Grupos de 1 a 19	Grupos de 20 ó más
Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint Spaces	Office (PowerPoint, Word) SharePoint Teams Viva Learning Viva Connections SharePoint Spaces Viva Engage

Definir el resultado deseado y los contenidos prioritarios

Dedique tiempo a definir el aspecto correcto cuando se complete la orientación. En muchas organizaciones, la incorporación laboral ocurre para más de una sección de la empresa; considere la posibilidad de ofrecer una estructura de incorporación laboral que permita al nuevo empleado familiarizarse con la organización y el equipo con el que trabajarán. Considere la posibilidad de configurar módulos que guíen a los empleados a través del proceso de incorporación laboral y les permita conocer su progreso.

Tenga en cuenta el tono y el tipo de mensajes para el proceso de incorporación

Haga que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y felices de unirse a su organización. Use PowerPoint para preparar un mensaje bien elaborado que recoja los distintos beneficios y recursos que los nuevos empleados pueden aprovechar como miembros de su organización. Para presentarles la cultura de su empresa, presente el historial de la empresa, anécdotas divertidas y muchas más cosas..

Paso 2: Perfilar la experiencia de incorporación de empleados ideal

Desde el inicio y las actuaciones de orientación hasta el primer día del trabajo, el nuevo trayecto profesional del empleado tiene un gran impacto en su éxito. Cerciórese de que al nuevo empleado se le ofrecen las mejores herramientas para empezar perfilando la nueva experiencia de incorporación de empleados.

R: Establecer una escala temporal para el proceso de incorporación laboral

Determine cuánto tiempo debe tardar el proceso de incorporación en función del rol y el nivel de experiencia profesional. Piense en la frecuencia con la que los nuevos miembros del equipo deben realizar cursos de aprendizaje y asistir a eventos que los conecten con el liderazgo y el resto de la organización.

B. Definir el ámbito y el contenido y tareas más importantes

Cree entregas que le permitan saber que cada empleado ha alcanzado la competencia completa en un tema específico que sea importante para el trabajo. Puede ser información sobre la propia empresa, herramientas específicas, expectativas organizativas y mucho más.

C. Recopilar, priorizar y organizar recursos y contenidos

Al entrar en un nuevo entorno, comprender el orden en que deben completarse esas entregas puede suponer un punto ciego para los nuevos empleados. Ayúdeles a priorizar esas entregas en el proceso de incorporación laboral estableciéndolas de forma que se señalen prioridades. Ello podría ser tan simple como escribirlas para ellos o integrar Microsoft Lists. Obtenga información sobre cómo usar Microsoft Lists para ayudar a incorporar laboralmente a empleados.

D. Crear una experiencia de aprendizaje personalizada

¿Qué materiales de aprendizaje son necesarios para ayudar a que el nuevo emplea tenga éxito? Organice los módulos de aprendizaje para cada empleado de forma que les ayude a orientarlos en las necesidades organizativas, las necesidades del equipo y las herramientas con las que trabajarán diariamente. Obtenga más información sobre el uso de Viva Learning.

E. Obtener comentarios sobre la marcha

El objetivo de cada proceso de incorporación es garantizar que cada nuevo empleado se sienta totalmente preparado para tener éxito en su nuevo trabajo. Recibir comentarios sinceros una vez que los empleados terminen con el proceso de incorporación laboral es la mejor manera de llenar los espacios vacíos y mejorar la incorporación de los nuevos empleados. Descubra qué funcionó y qué podría servir para mejorar mediante la creación de encuestas sencillas y bien diseñadas. Obtenga más información sobre cómo obtener comentarios con Microsoft Forms.

Paso 3: Revisar las herramientas de incorporación laboral de Microsoft 365

Una gran opción es usar las reuniones en directo de Teams, eventos en directo y funciones de chat para dar la bienvenida a nuevos empleados y ofrecer una experiencia atractiva para quienes puedan asistir presencialmente y para quienes hayan de hacerlo de forma remota. Dirija a los usuarios a información y contactos en un site de comunicaciones SharePoint. Considere la posibilidad de usar un canal neo Viva Engage donde los nuevos usuarios puedan formular preguntas y obtener respuestas. Incluso puede considerar el uso de espacios SharePoint para formación virtual o tours por las instalaciones. A continuación, reúna todo con Viva Connections, que integra el contenido de SharePoint en Microsoft Teams.

• Reuniones en Microsoft Teams: las reuniones en Teams incluyen audio, vídeo y uso compartido de pantalla, y son excelentes para comunicarse con grupos de menos de 300 personas. Teams puede usarse para reuniones que se producen en persona, de forma remota o en una combinación ambas formas. Además, la reunión se puede grabar y compartir con nuevos empleados que no hayan podido asistir a la reunión.

• Site de comunicación SharePoint: cree un SharePoint de comunicación mediante la plantilla del site de incorporación de nuevos empleados. Use el sitio para dirigir a los nuevos empleados a los recursos, contactos y conversaciones pertinentes en nuevos empleados Viva Engage comunidades.

• Viva Engage canal: cree un canal de Viva Engage solo para nuevos empleados. Elija crear un canal NEO para toda la organización o región o crear canales para cada nuevo grupo de nuevos empleados. A continuación, use el elemento web Viva Engage en el sitio NEO de SharePoint para integrar la conversación con otros recursos y contactos.

• Microsoft Viva: los módulos Viva son experiencias personalizadas de los empleados que se muestran como aplicaciones en Microsoft Teams. Use Viva Connections para incorporar recursos y herramientas en un solo lugar. El contenido de la experiencia Viva Connections se puede dirigir a audiencias específicas. Use Viva Learning para seleccionar módulos de aprendizaje para cada empleado que le ayuden a orientarlos sobre las necesidades de la organización, las necesidades del equipo y las herramientas con las que trabajarán diariamente.

• SharePoint Spaces: use SharePoint Spaces para crear una plataforma envolvente que permita a los nuevos empleados realizar un recorrido virtual por el campus.

Cree la nueva experiencia de incorporación de empleados

Cree la experiencia de incorporación de empleados, una plataforma a la vez. Las herramientas que se enumeran aquí se pueden conectar entre sí, lo que proporciona un recorrido de incorporación completo y conectado para el nuevo empleado.

Crear un site de incorporación mediante SharePoint

Cree un site de comunicación interno que actúe como hogar para nuevos empleados. Ese site debe proporcionar recursos, entregas e información de la empresa de forma organizada. Ese site también debe contener la información más actualizada para garantizar que el nuevo empleado tenga todo lo necesario para tener éxito en su trabajo. Intente organizar los elementos de acción en este site de una manera que señale prioridades. Enumere las cosas que deben terminarse primero en la parte superior. Ello ayudará a los empleados a organizar su trabajo en su incorporación laboral lo mejor posible y le dará a cada nuevo empleado un mismo punto de partida.

Microsoft ofrece una plantilla site de comunicación SharePoint para la incorporación de nuevos empleados personalizable que puede ayudarle a empezar. Introducción a las plantillas de sites SharePoint

Use reuniones en directo para gestionar orientaciones virtuales para empleados.

Con la aparición del trabajo virtual, tener tiempo cara a cara con otras personas de la organización sigue siendo importante para garantizar de que los empleados puedan comunicarse con directivos y compañeros y para hacer preguntas máximamente relevantes. Use Microsoft Teams para administrar la orientación virtual para nuevos empleados.

Haga que este evento en directo sea divertido e interesante, ya que ofrece a los empleados la oportunidad de comunicarse entre sí en el cuadro de chat de Teams o permita que los empleados hagan preguntas ante la cámara o a través de los eventos en directo de preguntas y respuestas en Teams. Obtenga más información sobre los eventos en directo de Teams.

Ofrezca a los empleados un recorrido por el campus con SharePoint Spaces

SharePoint Spaces es una herramienta que proporciona experiencias online envolventes con elementos web 2D y 3D. Guíe a los nuevos empleados a través de un recorrido virtual de 360 grados por el campus. Incorpore vínculos útiles y elementos web que proporcionan información importante y ayudan al empleado a completar las tareas de incorporación laboral. Obtenga más información sobre SharePoint Spaces.

Ayude al nuevo empleado a priorizar los resultados con Microsoft Lists

Al entrar en un nuevo entorno, es importante comprender el orden en que deben completarse las tareas de incorporación. Ayúdeles a priorizar esas entregas en el proceso de incorporación laboral estableciéndolas de forma que se señalen prioridades. Considere la posibilidad de usar Microsoft Lists y Plantillas de lista y agregarlas como pestañas en el canal Nuevos empleados de Teams para facilitar el acceso. También puede integrar List en el nuevo site para incorporaciones laborales de SharePoint con el elemento web List.

Uso de Viva Connections e integración con otras experiencias de Microsoft Viva

Ayude a orientar a los nuevos empleados al proporcionarles la información, los recursos y las actualizaciones más importantes de la empresa con regularidad. Viva Connections es una plataforma digital basada en las funcionalidades existentes de Microsoft 365 que permite a las organizaciones personalizar las experiencias de los empleados y obtener acceso a la información más importante las herramientas y recursos más usados tanto en dispositivos móviles como de escritorio. Obtenga más información sobre cómo crear experiencias de incorporación mediante Microsoft Viva.

Integración de varios módulos Viva para crear una experiencia de incorporación enriquecida

En la imagen anterior, Viva Connections se usa para mostrar tarjetas que se integran con otras experiencias Viva. Cree una tarjeta que se vincule a Viva Insights para ayudar a los nuevos miembros del equipo a comprender cómo dedicar tiempo de forma productiva y ayudar a los administradores a proporcionar una mejor orientación sobre la administración del tiempo. Obtenga más información sobre Viva Insights y cómo ayuda a proteger y organizar el equilibrio entre el trabajo y la vida.

Una tarjeta independiente se integra con Temas, lo que ayuda a abordar un problema empresarial clave en muchas empresas, proporcionando la información a los usuarios cuando la necesitan. Por ejemplo, los nuevos empleados necesitan obtener mucha información nueva rápidamente y se encuentran con términos que no conocen al leer el contenido de la compañía. Obtenga más información sobre cómo los temas pueden ayudar con la administración del conocimiento.

Viva Learning es una aplicación de Microsoft Teams que permite a los usuarios detectar, recomendar y acceder a módulos de aprendizaje desde distintas plataformas para ayudar a los usuarios a obtener conocimientos en cualquier área de enfoque específica. Viva Learning extrae contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, Microsoft 365 Training y otros asociados. Use Viva Learning para seleccionar módulos de aprendizaje para cada empleado que le ayuden a orientarlos sobre las necesidades de la organización, las necesidades del equipo y las herramientas con las que trabajarán diariamente.

En Viva Learning, los administradores de una organización o equipo pueden asignar aprendizaje y realizar un seguimiento del progreso de aprendizaje de cada módulo. La Viva Learning vista principal agrega una gran variedad de información, incluido el contenido asignado de los sistemas de administración de aprendizaje, los aprendizajes recomendados, el contenido de tendencias y las bibliotecas de contenido del proveedor de aprendizaje. Más información sobre Viva Learning.

Más información sobre los módulos Viva:

Viva Learning	Temas	Viva Insights	Viva Connections
Destinar formación específica para nuevos empleados.	Los nuevos miembros del equipo pueden obtener información sobre términos populares, acrónimos, proyectos y mucho más.	Ayude a los nuevos miembros del equipo a utilizar el tiempo de forma productiva.	Proporcione un acceso sencillo a las ventajas, los materiales de aprendizaje y los recursos.

Creación de comunidades virtuales para nuevos empleados en Viva Engage

Ofrezca a los nuevos empleados la oportunidad de conectarse entre sí y crear una comunidad virtual de apoyo en Viva Engage. Viva Engage es una plataforma que conecta a líderes, comunicadores y empleados para crear comunidades, compartir conocimientos e interactuar en toda la organización. Viva Engage permite configurar una comunidad específicamente para nuevos empleados dentro de la plataforma organizativa.

Naturalmente, los empleados se encuentran con información en diferentes momentos del proceso del proceso de incorporación laboral. La creación de un espacio en que los nuevos empleados puedan crear una comunidad por sí mismos les da la oportunidad de compartir información a medida que se encuentran con ella. En este espacio virtual, los nuevos empleados pueden compartir recursos, compartir ideas y conocerse. También les ayuda a crear vínculos internos que pueden perdurar a lo largo de su carrera. Obtenga más información sobre cómo crear comunidades en Viva Engage.

Solicitar comentarios con Microsoft Forms

La mejor manera de optimizar la nueva experiencia de incorporación de empleados es solicitando comentarios. Comprenda qué ha funcionado mejor y qué podría hacerse mejor pidiendo comentarios después de que los nuevos empleados hayan completado todas las entregas.

Use formularios de Microsoft para crear encuestas breves que respondan a las preguntas que podrían perfilar la experiencia de incorporación laboral en el futuro. Obtenga más información sobre Microsoft Forms.

Iniciar la nueva experiencia de incorporación laboral de empleados

Use Outlook para invitar a todos los nuevos empleados a actuaciones de orientación. En este correo electrónico, escriba todos los recursos a partir de la página principal de Viva Connections que contiene vínculos al sitio de SharePoint nuevo empleado, la publicación de eventos de reunión en directo de orientación del nuevo empleado, objetivos de aprendizaje y mucho más. Asegúrese de incluir la información necesaria y la información de contacto directo importante.

Recopile información de cada plataforma sobre la marcha. Use estos conocimientos para informar a los administradores, los jefes de equipo y otras partes interesadas. Busque información como es la asistencia a eventos en directo, el alcance de la audiencia, el tráfico del site y mucho más. Use los comentarios recopilados de cada ciclo de incorporación laboral para perfilar el siguiente ciclo de incorporación.

Más recursos

Revisar los métodos y herramientas de comunicación de Microsoft 365

Introducción a las comunicaciones corporativas

Usar la plantilla de sitio de incorporación de nuevos empleados de SharePoint