Administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio en Administración avanzada de Microsoft SharePoint le ayudan a mantener la gobernanza del sitio a escala. Estas directivas automatizan las tareas comunes de gobernanza, por lo que los sitios permanecen activos, se poseen correctamente y se revisan periódicamente a lo largo de su ciclo de vida.

Vídeo: Introducción a la administración avanzada de SharePoint

En el vídeo siguiente se proporciona información general sobre la administración del ciclo de vida del sitio de SharePoint:

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio no eliminan sitios de SharePoint directamente. En su lugar, las directivas notifican a los propietarios y administradores del sitio y realizan acciones en función de cómo configure las directivas.

A medida que su organización crea más sitios de SharePoint, sitios conectados a Microsoft Teams y sitios conectados a grupos de Microsoft 365, resulta cada vez más difícil para los administradores identificar manualmente sitios inactivos, sitios sin propietario o sitios que ya no cumplen los requisitos empresariales. Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio le ayudan a automatizar estos procesos de gobernanza mediante la supervisión de sitios, la notificación a los usuarios responsables, la recopilación de respuestas y la realización de acciones de cumplimiento cuando sea necesario.

Ventajas de la administración del ciclo de vida del sitio

Las directivas de administración del ciclo de vida del sitio le ayudan a:

  • Reduzca el número de sitios inactivos o abandonados.
  • Identifique y aborde los sitios que no tienen la propiedad suficiente.
  • Compruebe que los sitios siguen sirviendo a un propósito empresarial válido.
  • Mejore el cumplimiento de los requisitos de gobernanza de la organización.
  • Automatice los flujos de trabajo de notificaciones, informes y corrección.
  • Mantener un entorno de SharePoint más saludable y fácil de administrar.

Tipos de directivas de administración del ciclo de vida del sitio

La administración del ciclo de vida del sitio incluye tres tipos de directiva que abordan diferentes escenarios de gobernanza.

Captura de pantalla de las directivas de administración del ciclo de vida del sitio en el Centro de administración de SharePoint.

Tipo de directiva Objetivo
Directiva de propiedad del sitio Ayuda a garantizar que los sitios tengan el número necesario de propietarios o administradores de sitios.
Directiva de sitio inactivo Identifica los sitios que no están activos durante un período de tiempo especificado.
Directiva de atestación de sitio Solicita confirmación periódica de que un sitio sigue siendo necesario y cumple los requisitos de la organización.

Use estas directivas de forma independiente o conjunta para crear una estrategia completa de gobernanza del sitio.

Directivas de propiedad del sitio

Las directivas de propiedad del sitio ayudan a garantizar que cada sitio tenga personas responsables de administrarlo. Puede definir los requisitos de propiedad, incluidos:

  • Si la propiedad se basa en los propietarios del sitio, los administradores del sitio o ambos.
  • Número mínimo de propietarios o administradores necesarios para un sitio.
  • Qué usuarios reciben notificaciones cuando no se cumplen los requisitos de propiedad.

Por ejemplo, puede requerir que todos los sitios tengan al menos dos propietarios de sitios. Si un sitio cae por debajo de ese umbral, la directiva puede notificar a los destinatarios designados y solicitar una acción correctiva.

Las directivas de propiedad del sitio ayudan a reducir el riesgo de sitios sin propietario y a mejorar la continuidad administrativa cuando los usuarios cambian de roles o abandonan la organización.

Para obtener más información, vea Crear una directiva de propiedad de sitio de SharePoint.

Directivas de sitio inactivas

Las directivas de sitio inactivas ayudan a identificar sitios que ya no muestran una actividad empresarial significativa. La directiva evalúa la actividad en SharePoint y las cargas de trabajo conectadas, como Microsoft Teams, Exchange y Viva Engage, para determinar si un sitio permanece activo.

Cuando un sitio supera el umbral de inactividad configurado, la directiva puede notificar a los propietarios del sitio o a los administradores del sitio y solicitar confirmación de que el sitio todavía está en uso. Use directivas de sitio inactivas para:

  • Reducir la expansión del contenido.
  • Identificar espacios de colaboración abandonados.
  • Mejorar la administración del almacenamiento.
  • Compatibilidad con objetivos de gobernanza a largo plazo.

Para obtener más información, consulte Administración de sitios inactivos mediante directivas de sitio inactivas.

Directivas de atestación de sitio

Las directivas de atestación de sitios ayudan a las organizaciones a comprobar periódicamente que los sitios siguen siendo necesarios, relevantes para la empresa y cumplen los requisitos de gobernanza internos. A diferencia de las directivas de sitio inactivas, que se centran en la actividad detectada, las directivas de atestación de sitios solicitan una revisión explícita de los propietarios o administradores de sitios designados.

Use directivas de atestación para:

  • Confirme que todavía es necesario un sitio.
  • Valide la propiedad y la responsabilidad.
  • Revise el propósito del sitio y la justificación empresarial.
  • Compatibilidad con programas de gobernanza y cumplimiento.

Para obtener más información, vea Solicitud de atestaciones de sitio periódicas para sitios de SharePoint.

Ejecución de directivas y notificaciones

Todas las directivas de administración del ciclo de vida del sitio admiten dos modos de funcionamiento:

  • Modo de simulación : ejecuta la directiva una vez y genera un informe sin la aplicación continua.
  • Modo activo : ejecuta la directiva según una programación periódica, genera informes y envía notificaciones a los destinatarios designados.

Las notificaciones de directiva usan mensajes accionables de Outlook, por lo que los destinatarios pueden completar acciones de gobernanza directamente desde el correo electrónico. También puede configurar recursos de mensajería, guía y soporte técnico.

Acciones de cumplimiento

Después de varios intentos de notificación, las directivas de administración del ciclo de vida del sitio pueden realizar acciones de cumplimiento cuando no se recibe ninguna respuesta. Según el tipo de directiva, las acciones disponibles incluyen:

  • No realice ninguna acción y continúe con la generación de informes.
  • Establezca sitios en modo de solo lectura.
  • Archivo sitios después de un período de solo lectura configurable mediante Microsoft 365 Archivo.

Estas opciones de cumplimiento ayudan a las organizaciones a equilibrar el autoservicio de usuario con los requisitos de gobernanza.

Informes y supervisión

Cada ejecución de directiva genera informes que ayudan a los administradores a comprender los resultados de las directivas e identificar sitios que requieren atención. Los informes pueden incluir información como:

  • Estado de propiedad del sitio.
  • Estado de la actividad del sitio.
  • Historial de notificaciones.
  • Acciones de cumplimiento.
  • Metadatos del sitio y detalles de configuración.

Use estos informes para supervisar las tendencias de gobernanza y priorizar las actividades de corrección.

Muchas organizaciones logran los mejores resultados mediante la combinación de los tres tipos de directiva:

Juntas, estas directivas ayudan a mantener un entorno de SharePoint seguro, bien gobernado y sostenible.

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