Administración de sitios inactivos mediante la administración del ciclo de vida del sitio
La característica Administración del ciclo de vida del sitio de Microsoft SharePoint Premium - Administración avanzada de SharePoint le permite administrar sitios inactivos en todo el inquilino desde el Centro de administración de SharePoint.
Tipos de directivas de sitio inactivas
Puede configurar una directiva de sitio inactiva para detectar automáticamente sitios inactivos y notificar a los propietarios del sitio por correo electrónico. A continuación, los propietarios pueden confirmar si el sitio sigue activo. Al configurar una directiva de ciclo de vida de sitio, puede elegir entre una directiva de simulación y una directiva activa. La directiva de simulación se ejecuta una vez y genera un informe basado en los parámetros establecidos. Si se produce un error, debe eliminarlo y crear uno nuevo. También puede convertir una directiva de simulación en una directiva activa.
La directiva activa se ejecuta mensualmente, generando informes y enviando notificaciones a los propietarios del sitio para confirmar el estado del sitio. Si se produce un error durante un mes determinado, se volverá a ejecutar en la siguiente programación. La directiva activa aplica acciones en sitios inactivos que permanecen sin certificar por el propietario o administrador del sitio, siempre que la haya configurado para realizar acciones de cumplimiento.
Requisitos
La administración del ciclo de vida del sitio requiere una suscripción de Microsoft SharePoint Premium: Administración avanzada de SharePoint.
Creación de una directiva de sitio inactiva
Para crear una directiva de sitio inactiva, expanda Directivas y seleccione Administración del ciclo de vida del sitio en el Centro de administración de SharePoint:
Seleccione + Crear directiva y, a continuación, seleccione Siguiente.
Escriba los parámetros del ámbito de la directiva y seleccione Siguiente.
Actualización del ámbito de directiva de noviembre de 2024
- Durante el paso "Establecer ámbito de directiva", ahora puede seleccionar Incluir sitios con directivas de retención y retención.
- Antes de esta actualización, los sitios inactivos en estado de solo lectura o estados bloqueados se excluyeban del ámbito de la directiva. Ahora, todos los sitios de solo lectura y los sitios bloqueados se incluyen automáticamente en el ámbito de la directiva.
- Antes de esta actualización, los sitios inactivos sin propietario se excluyeban del ámbito de la directiva. A partir de noviembre de 2024, todos los sitios inactivos sin propietario se incluyen automáticamente en el ámbito de la directiva.
Asigne un nombre a la directiva, agregue una descripción (opcional) y seleccione un modo de directiva. Seleccione Siguiente.
Actualización de parámetros de noviembre de 2024 : durante este paso, ahora puede:
- Elija enviar correos electrónicos a los propietarios del sitio o a los administradores del sitio.
- Elija las acciones de cumplimiento si no hay ninguna respuesta de los propietarios o administradores del sitio después de tres notificaciones:
- Marque el sitio inactivo como de solo lectura.
- Marque el sitio inactivo como de solo lectura durante un período configurable (3, 6, 9 o 12 meses) seguido del archivado mediante el archivo de Microsoft 365. Para obtener más información sobre las soluciones de almacenamiento para contenido de SharePoint inactivo, vea Información general sobre el archivo de Microsoft 365.
Seleccione Listo. La directiva se ha creado y se puede ver y administrar desde el panel administración del ciclo de vida del sitio.
Notificaciones de sitio inactivas a propietarios de sitios o administradores de sitios
Las notificaciones informan a los propietarios de sitios o administradores de sitios de SharePoint cuando un sitio está inactivo durante un número especificado de meses. Para conservar el sitio, los destinatarios de la notificación deben seleccionar el botón Certificar sitio en el correo electrónico de notificación. Una vez certificado, la administración del ciclo de vida del sitio no comprueba la actividad del sitio durante un año.
Consulte la tabla siguiente para obtener más información sobre cómo se comporta la directiva de sitio inactivo en función de la acción de cumplimiento seleccionada:
| Acción de cumplimiento | Comportamiento de la directiva |
|---|---|
| No hacer nada | Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Después de este período, no se enviará ninguna notificación durante los próximos tres meses. Si el sitio permanece inactivo después de seis meses, se reanudan las notificaciones mensuales. El informe de ejecución de directivas muestra los sitios inactivos como sin acción por el propietario del sitio. Puede descargar este informe y filtrar los sitios marcados como sin acción. |
| Acceso de solo lectura | Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como certificado durante este período, el sitio pasa al modo de solo lectura. |
| Archivar sitios después del período de solo lectura obligatorio | Los propietarios del sitio o los administradores del sitio reciben notificaciones mensuales durante tres meses. Si los destinatarios de la notificación no marcan el sitio como certificado durante este período, el sitio pasa a un modo de solo lectura durante el número configurado de meses. Después del número configurado de meses, el sitio se archiva a través de Archivo de Microsoft 365. El archivo está sujeto al inquilino que habilita El archivo de Microsoft 365 en el Centro de microsoft Administración. |
Sugerencia
Antes de crear una directiva de sitio inactiva, compruebe las directivas de restricción de acceso al sitio que puedan interrumpir la atestación del sitio por el propietario del sitio correspondiente.
Modo de solo lectura
Una directiva de sitio inactiva configurada con la acción de aplicación de solo lectura envía notificaciones adicionales para informar a los propietarios del sitio o a los administradores del sitio cuando no hay ninguna respuesta.
Se envía una notificación cuando el sitio entra en modo de solo lectura.
Una vez que el sitio está en modo de solo lectura, se agrega el siguiente banner al sitio:
Eliminación del sitio del modo de solo lectura
Para quitar un sitio del modo de solo lectura en el Centro de administración de SharePoint, vaya a la página Sitios activos , seleccione el sitio y, a continuación, seleccione Desbloquear en el panel de página del sitio.
Los propietarios del sitio no pueden quitar un sitio del modo de solo lectura y deben ponerse en contacto con el administrador de inquilinos para quitar el modo de solo lectura.
Unarchive a site
Para desarchar un sitio en el Centro de administración de SharePoint, expanda Sitios y seleccione Sitios archivados. Seleccione el sitio que desea desarchivo y seleccione Reactivar.
Nota:
Solo los administradores de inquilinos pueden reactivar un sitio archivado.
Sitios administrados por varias directivas de sitio inactivas
Si un sitio se encuentra bajo varias directivas de sitio inactivas, los correos electrónicos de notificación no se repiten. Si se envió una notificación en los últimos 30 días desde cualquier directiva de sitio inactiva, el sitio permanece inactivo y no se envían más notificaciones. El informe de ejecución de directivas muestra el estado del sitio como "Notificado por otra directiva".
Ámbito de las directivas de sitio inactivas
Puede configurar parámetros para una directiva de sitio inactiva, como el período de tiempo inactivo, el tipo de plantilla, el origen de creación del sitio, las etiquetas de confidencialidad y la exclusión de hasta 100 sitios.
Actividades del sitio en el ámbito
Las directivas de sitio inactivas analizan la actividad en SharePoint y plataformas conectadas como Teams, Viva Engage (anteriormente Yammer) y Exchange para detectar la última actividad de un sitio.
| Tipo de plataforma | Actividades |
|---|---|
| SharePoint | Archivos vistos, archivos editados, archivos compartidos interna y externamente, archivos sincronizados, páginas vistas, páginas visitadas |
| Viva Engage (anteriormente Yammer) | Mensajes publicados, conversaciones de lectura, mensajes que le han gustado |
| Teams | Mensajes de canal publicados en un equipo en todos los canales, mensajes publicados en Teams y todos los canales, respondieron a mensajes, se mencionaron en mensajes, reaccionaron a los mensajes, enviaron mensajes urgentes, llevaron a cabo reuniones (periódicas, ad hoc, única vez) |
| Exchange | Correos electrónicos recibidos en el buzón de Exchange |
Plantillas de sitio en el ámbito
La administración del ciclo de vida del sitio revisa la actividad de los sitios de comunicación, los sitios clásicos, los sitios conectados a Teams y los sitios conectados a grupos con los siguientes tipos de plantilla de sitio:
| Tipo de sitio | Tipo de plantilla |
|---|---|
| Sitio de comunicación | SitePagePublishing#0 |
| Sitios clásicos | STS#0, STS#1, STS#2, WIKI#0, BLOG#0, SGS#0, SPS#0, SPSNEWS#0, ENTERWIKI#0, COMMUNITY#0, DEV#0, EXPRESS#0, EHS#1, EHS#2 |
| Sitio conectado a Teams | STS#3 o Group#0 |
| Sitio conectado a grupos | STS#3 o Group#0 |
Sitios fuera del ámbito
Los siguientes sitios se consideran fuera del ámbito y se excluyen de la detección de actividad de sitio:
- Sitios de OneDrive
- Sitios creados por usuarios del sistema
- Sitios de catálogo de aplicaciones
- Sitios raíz
- Sitios principales
- Sitios de administración de inquilinos
Reporting
Los sitios con inactividad durante seis meses se enumeran en el informe de ejecución de directivas. El informe está disponible para su descarga como un archivo .csv y le permite filtrar los sitios que los propietarios del sitio consideran no aptos.
En la tabla siguiente se describe la información incluida en el informe de ejecución de directivas:
| Column | Definición |
|---|---|
| Nombre del sitio | Nombre del sitio inactivo |
| URL | Dirección URL del sitio inactivo |
| Plantilla | Plantilla del sitio inactivo |
| Etiqueta de confidencialidad | Etiqueta de confidencialidad del sitio inactivo |
| Correos electrónicos del propietario del sitio | Email direcciones de los propietarios del sitio que reciben notificaciones por correo electrónico de actividad de sitio inactiva |
| Última actividad de sitio | Fecha de la última actividad detectada por la directiva de sitio inactiva en el sitio de SharePoint y las cargas de trabajo conectadas (Exchange, Viva Engage (anteriormente Yammer) o Teams). |
| Fecha de creación | Fecha en la que se creó el sitio inactivo |
| Almacenamiento usado | Almacenamiento consumido por el sitio inactivo |
| Estado de la acción | Estado del sitio (primera/segunda/tercera notificación enviada, Sitio en modo de solo lectura, Sitio archivado) |
| Directiva de retención aplicada | Si se aplica o no una directiva de retención al sitio |
| Número de propietarios del sitio | Número de propietarios de sitios para un sitio |
| Número de administradores del sitio | Número de administradores de sitio para un sitio |
| Número total de notificaciones | Número total de notificaciones enviadas a propietarios de sitios o administradores del sitio |
| Aplicado en | Fecha en la que se realizó la acción de cumplimiento (fecha en que se archivó el sitio o se puso en modo de solo lectura) |
| Duración en modo de solo lectura | Número de meses que el sitio está en el estado de solo lectura aplicado |