Implementación de gasto completo
Con la implementación de gasto completo, puede utilizar capacidades de gestión de gastos adicionales por medio de los siguientes recursos:
- Soporte para gastos que sean tanto del proyecto como no.
- Directivas de gastos regionales o globales por categoría de gasto.
- Integración de tarjetas de crédito.
- Flujos de trabajo de registro y aprobación automáticos.
- Desglose de recibos.
- Captura de recibos y reconocimiento óptico de caracteres (OCR).
Definir directivas de gastos
Puede definir directivas que sus trabajadores deben seguir al introducir y enviar informes de gastos y solicitudes de viaje. La implementación de directivas de gastos puede serle útil para gestionar de forma efectiva los gastos.
Por ejemplo, puede establecer una directiva de gastos para estancias en hoteles de Nueva York, en la que se establezca que el gasto por noche no puede superar los 250,00 USD. Si un trabajador presenta un informe de gastos o una solicitud de viaje en la que la tarifa de la habitación supera este importe, el sistema notificará al trabajador que ha superado el importe admitido por la directiva del gasto. Puede configurar el mensaje que recibirá el trabajador cuando defina la directiva.
Puede definir tres tipos de directivas:
- Advertencia: permite al trabajador enviar un informe de gastos o una solicitud de viaje, pero se marcará el gasto para todos los aprobadores y para los informes posteriores.
- Error: requiere que el trabajador revise el gasto para cumplir la directiva antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.
- Justificación: requiere que el trabajador o un gerente introduzcan una justificación por la que se supera el importe establecido en la directiva antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.
Consejos para crear directivas
Algunas sugerencias que pueden serle útiles para crear nuevas directivas para la gestión de gastos:
Las directivas tienen una fecha de vigencia, lo que significa que una directiva no se aplicará si se crea con una fecha posterior a la fecha en que se produjo el gasto. Por ejemplo, supongamos que crea hoy una directiva nueva para imponer un gasto máximo de comida de 50,00 USD. Todos los gastos que se introdujeron ayer no se regirán por esta directiva.
Al crear una directiva para una categoría de gastos que se pueda detallar, debería sopesar agregar una condición para el tipo de línea de gasto. Es posible que algunas directivas, como exigir un recibo, no tengan sentido para las líneas detalladas. En este caso, la directiva solo se aplicará a la línea de encabezado o en una línea no detallada.
De forma predeterminada, las directivas de gestión de gastos se evalúan conforme a la entidad de origen. En los escenarios de empresas vinculadas, puede configurar la directiva para que se evalúe según a la entidad de destino (entidad prestataria) en su lugar. Para aplicar las directivas en la entidad de destino, active la directiva Evaluar la política de gestión de gastos de acuerdo con la característica de entidad jurídica prestataria en el espacio de trabajo Administración de características.
Para obtener más información, consulte Directivas de informes de gastos y reglas de dietas.
Importar transacciones con tarjeta de crédito
Las transacciones con tarjeta de crédito relacionadas con gastos se pueden configurar para que se importen automáticamente de acuerdo con una programación periódica. O bien, las transacciones se pueden importar manualmente según sea necesario.
Las transacciones con tarjeta de crédito se importan por medio de la entidad de datos transacciones con tarjeta de crédito.
- En la página transacciones con tarjeta de crédito, seleccione Importar transacciones. Si abre la administración de datos por primera vez, el sistema deberá actualizar la lista de entidades de datos para que pueda continuar.
- En el campo Nombre, introduzca una descripción única del trabajo de importación.
- En el campo Formato de datos de origen, seleccione el formato del archivo que contiene las transacciones con tarjeta de crédito que quiere importar.
- Seleccione Cargar y luego busque y seleccione el archivo que desee importar.
- Una vez que haya cargado el archivo, valide la asignación del archivo de transacciones con tarjeta de crédito y las columnas de la entidad de datos transacciones con tarjeta de crédito. Para ello, seleccione el vínculo Ver asignación en el mosaico. Si se producen errores de asignación o si debe cambiar la asignación, introduzca los cambios de asignación desde la pestaña Visualización de asignación o la pestaña Detalles de la asignación.
- Para automatizar las transacciones con tarjeta de crédito, seleccione Crear trabajo de datos periódico. A continuación, podrá establecer la periodicidad que define la frecuencia con la que se deben importar las transacciones con tarjeta de crédito.
- Cuando haya terminado, seleccione Aceptar.
- Para importar ahora el archivo seleccionado, seleccione Importar.
- Si se producen errores durante la importación, puede consultar el registro de ejecución o los datos de almacenamiento provisional para ver los errores que debe corregir para ayudar a garantizar que la importación se realice correctamente.
Configurar flujos de trabajo
Un flujo de trabajo es un proceso de negocio en el que se define cómo fluye un documento por el sistema. En un flujo de trabajo también se indica quién debe completar una tarea o aprobar un documento.
Los siguientes tipos de flujos de trabajo están disponibles:
- Aprobación automática del informe de gastos: flujos de trabajo de aprobación de informes de gastos.
- Registro automático de informe de gastos: flujos de trabajo de registro automático de informes de gastos.
- Elemento de línea de gastos: flujos de trabajo de aprobación de elementos de línea en informes de gastos.
- Registro automático de elemento de línea de gasto: flujos de trabajo de registro automático de elementos de línea en informes de gastos.
- Solicitud de viaje: flujos de trabajo de aprobación de solicitudes de viaje.
- Solicitud de anticipo: flujos de trabajo de aprobación para las solicitudes de anticipos.
- Devolución de impuestos de IVA: flujos de trabajo de aprobación para la devolución del impuesto sobre el valor añadido (IVA).
Para obtener más información, consulte Flujos de trabajo de gestión de gastos.
Delegación de gastos
Un delegado de gastos puede crear y gestionar informes de gastos en lugar de otro empleado.
Para configurar un usuario como delegado de gastos, debe completar los pasos siguientes.
- Vaya a Gestión de gastos > Configuración > General > Delegados.
- En la página Delegados, seleccione Nuevo y luego seleccione al empleado para el que se definirá un delegado.
- Introduzca el alias del usuario delegado y a continuación introduzca las fechas inicial y final del período de delegación.
Si la clave de gestión de características Habilitar la página de lista de delegados de gastos está habilitada, la página de lista Gastos que se me han delegado estará disponible. Vaya a Gestión de gastos > Mis gastos > Gastos que se me han delegado.
Un delegado puede filtrar y realizar búsquedas rápidamente en informes de gastos ya existentes que se les haya delegado. El delegado también puede crear rápidamente un informe de gastos nuevo para otros usuarios seleccionando Nuevo informe de gastos.
Los delegados pueden crear y gestionar informes de gastos para otros empleados; para ello, tienen que ir a Gestión de gastos > Mis gastos > Informes de gastos y seleccionar Abrir gastos de otros usuarios.
OCR o captura de recibos
La característica OCR es útil para que los empleados puedan crear automáticamente transacciones de gastos introducidas manualmente a partir de recibos.
Para utilizar la característica de OCR de recibos, siga los pasos que indicamos a continuación:
- Habilite Informes de gastos reinventados en Administración de características.
- Cree un informe de gastos.
- Agregue una línea de gastos.
- Vaya a la pestaña Recibos.
- Seleccione el recibo en su equipo y a continuación elija Cargar. Tras haber cargado el recibo, los valores de este se extraerán automáticamente.
- Puede crear una nueva línea de gastos netos a partir del recibo o hacerla coincidir con una línea de gastos ya existente.
Para obtener más información y ver un vídeo de demostración, consulte Procesamiento de recibos de gastos.