Agregar, bloquear o quitar un usuario Viva Engage

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Como administrador de red o comprobado, puede agregar, bloquear o quitar Viva Engage usuarios y definir qué campos incluir en sus perfiles.

Para acceder al centro de administración de Viva Engage para administrar usuarios:

  • En Microsoft 365, vaya a Administración>Viva Engage.

  • O bien, en Viva Engage, seleccione el icono de configuración de Viva Engage y, a continuación, seleccione Editar configuración de Administración de red.

Invitar a los usuarios a Viva Engage

Use este procedimiento solo para invitar a los empleados con un correo electrónico de la empresa a Viva Engage.

  • Si aplica la identidad de Microsoft 365 en la red, todos los usuarios de Microsoft 365 con una licencia de Viva Engage se crean como usuarios pendientes en Viva Engage.
  • Si no aplica la identidad de Microsoft 365, los usuarios deben seleccionar el icono de Viva Engage de Microsoft 365 o iniciar sesión en Viva Engage para unirse a la red.
  • Si invita a un usuario a un grupo que no tiene ninguna licencia de Viva Engage, ese usuario se suspende en Viva Engage y se quita de la lista de miembros del grupo. No recibirán correos electrónicos de anuncio.

Si la red Viva Engage está en modo nativo, debe realizar esta acción en Microsoft Entra portal de administración de usuarios.

Si la red de Viva Engage no está en modo nativo, siga estos pasos:

  1. En Viva Engage, seleccione el icono de configuración y seleccione Editar configuración de administrador de red. Esta selección abre el Centro de administración de Yammer.

  2. En el Centro de administración de Yammer, seleccione Usuarios>invitar a usuarios.

  3. Escriba direcciones de correo electrónico individuales y, a continuación, seleccione Invitar.

  4. Además, puede seleccionar Importar una libreta de direcciones e importar un archivo CSV exportado desde una aplicación de correo electrónico, como Outlook o Apple Mail. El archivo CSV debe incluir una única dirección de correo electrónico en cada línea.

Nota:

Si su organización usa más de un dominio de Internet para las direcciones de correo electrónico y desea agregar usuarios de otros dominios a la red, considere la posibilidad de realizar una consolidación de red Viva Engage. Para obtener más información, vaya a Migración de red: Consolidar varias redes Viva Engage.

Administración de usuarios pendientes

Un usuario pendiente es alguien que ha sido invitado a una red Viva Engage pero que nunca ha iniciado sesión. Los usuarios pendientes se pueden agregar a las comunidades y recibir correos electrónicos de notificación de anuncio de los administradores de la comunidad. Al igual que en todos los productos de Office, los usuarios pendientes están visibles en la lista de miembros de la comunidad.

Para dejar de recibir anuncios de una comunidad determinada, los usuarios pueden iniciar sesión en Viva Engage y salir de la comunidad. O bien, pueden seguir el vínculo de cancelación de suscripción en el correo electrónico para cancelar la suscripción de todos los correos electrónicos Viva Engage.

Invitar a invitados

Invitar a contactos externos con direcciones de correo electrónico fuera de su dominio (por ejemplo, consultores, contratistas o asociados). Los dominios de correo electrónico de invitado no se agregan a la lista de dominios autorizados para la red.

  1. En Viva Engage, seleccione el icono de configuración y seleccione Editar configuración de administrador de red para ir al Centro de administración de Yammer.

  2. En el Centro de administración de Yammer, seleccione Invitadosde invitación deusuarios>.

  3. Escriba direcciones de correo electrónico individuales. Los usuarios invitados, incluidos los activos y los pendientes, aparecen en esta página.

    Captura de pantalla de la lista de invitados pendientes.

Al igual que con otros usuarios, los nombres y perfiles de los usuarios invitados permanecen en blanco hasta que aceptan sus invitaciones y completan el registro. Las cuentas de usuario invitado se pueden eliminar en cualquier momento, pero sus contribuciones a la red permanecen.

Para obtener más información sobre los invitados, consulte Preguntas más frecuentes sobre mensajería externa.

Quitar usuarios

Puede desactivar o quitar permanentemente usuarios activos, usuarios pendientes e invitados.

Si la red de Viva Engage está en modo nativo, solo use la página Quitar usuarios del portal de Administración para procesar una solicitud del interesado para el RGPD. Antes de continuar, revise las solicitudes de RGPD o las solicitudes de RGPD para todos los Office 365. Para quitar un usuario de la red de Viva Engage, vaya al Portal de administración de usuarios de Microsoft Entra.

Si la red de Viva Engage no está en modo nativo, siga estos pasos:

  1. En Viva Engage, seleccione el icono de configuración y seleccione Editar configuración de administrador de red para ir al Centro de administración de Yammer.

  2. En el Centro de administración de Yammer, seleccione Usuarios>Quitar usuarios.

  3. Escriba el nombre de un usuario existente.

  4. Seleccione una acción para realizar:

    • Desactive este usuario:

      • Si el usuario no tiene credenciales de Microsoft Entra, esta opción impide que el usuario inicie sesión hasta que el usuario vuelva a comprobar su dirección de correo electrónico. Sin acceso a su cuenta de correo electrónico verificada, no pueden volver a iniciar sesión en Viva Engage. La información del perfil de usuario, los mensajes y las cargas de archivos permanecen. Esta puede ser una opción útil para los empleados del contrato de salida, ya que se pueden renovar cuando regresen. Los usuarios desactivados pueden reactivar su cuenta en un plazo de 90 días habilitando su cuenta de correo electrónico e iniciando sesión en Viva Engage, donde reciben un correo electrónico con vínculos para reactivarse. Después de 90 días, la cuenta se elimina permanentemente.

      • Si el usuario tiene credenciales Microsoft Entra, use primero esta acción para desactivar al usuario y, a continuación, siga las instrucciones de Bloquear usuarios.

    • Quite permanentemente este usuario y conserve los mensajes: Esta opción le permite quitar al usuario y conservar los mensajes y el contenido que publicó.

    • Quite permanentemente este usuario y los mensajes: Esta opción le permite quitar el usuario y todos los mensajes que publicó. Esto no se puede invertir.

    • Borre este usuario. Borre su nombre e información personal, pero deje sus mensajes. (No se puede deshacer después de 14 días): Esta opción desactiva al usuario durante 14 días para que el administrador pueda evaluar archivos y mensajes antes de que el usuario se elimine permanentemente.

    Todas las opciones de eliminación eliminan los datos siguientes:

    • Quién sigue a la persona, qué conversaciones y artículos está siguiendo y quién los sigue

    • Marcadores, preferencias de idioma, configuración de notificaciones y actividad de cuenta

    • Perfil del usuario

    • Pertenencia a grupos

    • Organigrama

    • La lista de redes de las que eran miembros

    Las tres primeras opciones de eliminación conservan el nombre del usuario en Viva Engage datos almacenados y muestran usuarios desactivados en la página Quitar usuarios, desde la que puede reactivar o eliminar un usuario. Solo la opción Borrar este usuario quita el nombre del usuario.

    Captura de pantalla de la lista de usuarios desactivados.

Bloquear usuarios

Un usuario con una dirección de correo electrónico bloqueada no puede unirse a la red Viva Engage a menos que un administrador desbloquee la dirección.

Si la red de Viva Engage está en modo nativo, debe bloquear a los usuarios del portal de administración de usuarios de Microsoft Entra.

Si la red de Viva Engage no está en modo nativo, bloquee a los usuarios mediante una de las siguientes opciones:

  • Bloquee el usuario en el Centro de administración de Yammer:

    1. En Viva Engage, seleccione el icono de configuración y seleccione Editar configuración de administrador de red para ir al Centro de administración de Yammer.

    2. En el Centro de administración de Yammer, seleccione Usuarios>bloquear usuarios.

    3. Escriba la dirección de correo electrónico del usuario que se va a bloquear. Si escribe varias direcciones de correo electrónico, sepárelas con comas o saltos de línea.

    Si el usuario que selecciona está en estado suspendido en Viva Engage, el bloqueo de esa dirección de correo electrónico coloca al usuario en un estado eliminado.

    Sugerencia

    Dado que Viva Engage es más eficaz cuando cada publicación procede de un usuario individual, es posible que considere la posibilidad de bloquear las direcciones de correo electrónico de grupo.

  • Bloquee el usuario quitando su licencia y plan de servicio y quitando el icono de Viva Engage de Office 365:

Administrar miembros de la comunidad en Viva Engage

¿Puedo cancelar la suscripción de Viva Engage?