Solicitudes del interesado de Office 365 para el RGPD y la CCPA

Introducción a las solicitudes del interesado

En esta guía se describe cómo usar las características y herramientas administrativas de Office 365 que están disponibles de manera general para todos los clientes de Office 365. Estas herramientas le ayudan a encontrar datos personales o información personal para responder a los DSR y actuar al respecto. En concreto, esta guía incluye cómo buscar, acceder a ellos y actuar al respecto respecto a los datos personales o la información personal que reside en la nube de Microsoft.

Para ver las definiciones de terminología del RGPD, consulta el Reglamento general de protección de datos. Para obtener más información sobre el papel de Microsoft como procesador de datos, consulte Microsoft como procesador de datos.

Para obtener información general sobre el proceso de DSR, incluidos los pasos del ciclo de vida de DSR, cómo usar las guías específicas del producto y cómo se aplican los DSR dentro de inquilinos de Microsoft Entra ID, consulte Solicitudes del interesado y RGPD y CCPA.

Terminología adicional para esta guía

• Datos del cliente: Todos los datos, incluidos todos los archivos de texto, sonido, vídeo o imagen y el software que un cliente proporciona a Microsoft, o en su nombre, mediante el uso del servicio de empresa. Los datos del cliente incluyen (1) información identificable de los usuarios (por ejemplo, nombres de usuario e información de contacto en Microsoft Entra ID) y contenido del cliente que un cliente carga o crea en servicios específicos (por ejemplo, contenido del cliente en un documento de Word o Excel, o en el texto de un Exchange Online correo electrónico; contenido de cliente agregado a un sitio de SharePoint o guardado en una cuenta de OneDrive).
• Registros generados por el sistema: registros y datos relacionados generados por Microsoft que ayudan a Microsoft a proporcionar servicios empresariales a los usuarios. Los registros generados por el sistema contienen principalmente datos seudonimizados, como identificadores únicos (por lo general, un número generado por el sistema) que se usan para ofrecer los servicios empresariales a los usuarios, pero no pueden identificar a un individuo.

Uso de esta guía

Para ayudarle a buscar información relevante a su caso de uso, esta guía está dividida en cuatro partes.

• Parte 1: Responder a DSR sobre datos del cliente:los datos del cliente son datos que se producen y almacenan en Office 365 durante las operaciones cotidianas de su negocio. Algunos ejemplos de las aplicaciones de Office 365 más usadas que le permiten crear y editar datos son Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneNote. Office 365 también consta de aplicaciones como SharePoint, Microsoft Teams y Forms que le permiten colaborar mejor con otros usuarios. En la parte 1 de esta guía se describe cómo descubrir, rectificar, restringir, eliminar y exportar datos de Office 365 aplicaciones que se usan para crear y almacenar datos en Office 365 servicios en línea. Aborda los productos y servicios para los que Microsoft actúa como procesador de datos de su organización, por lo que la funcionalidad DSR se pone a disposición del administrador de inquilinos.

• Parte 2: Respuesta a los DSR con respecto a la información generada por Office 365: Office 365 proporciona determinadas conclusiones a través de servicios como Viva Personal Insights y Viva Manager. En la parte 2 de esta guía se explica cómo se genera esta información y cómo responder a las solicitudes del interesado relacionadas con ella.

• Parte 3: Responder a solicitudes de interesado sobre registros generados por el sistema: cuando usa servicios de Office 365 Enterprise, Microsoft genera información como registros de servicio que registran el uso o el rendimiento de las características de los servicios en línea. La mayoría de los datos de servicio generados contienen identificadores anónimos generados por Microsoft y por ello a esta categoría se la denomina registros generado por el sistema en este documento. Aunque estos datos no se pueden atribuir a un interesado específico sin el uso de información adicional, algunos de ellos pueden considerarse personales según la definición del RGPD para "datos personales". En la parte 3 de esta guía se describe cómo acceder a los registros generados por el sistema, eliminarlos y exportarlos.

• Parte 4: Recursos adicionales para ayudarle con las solicitudes del interesado: en la parte 4 de esta guía aparecen escenarios limitados en los que Microsoft es el responsable de los datos cuando se usan determinados servicios y productos de Office 365.

Nota:

En la mayoría de los casos, cuando los usuarios de su organización usan productos y servicios de Microsoft Office 365, usted es el controlador de los datos y Microsoft es el procesador. Como controlador de datos, usted es responsable de responder directamente al interesado. Para ayudarle con esto, las partes 1 a 3 de esta guía detallan las funcionalidades técnicas disponibles para su organización para responder a una solicitud de DSR. Sin embargo, en algunos escenarios limitados, Microsoft es el controlador de datos cuando las personas usan determinados productos y servicios de Office 365. En estos casos, la información de la parte 4 proporciona instrucciones sobre cómo los interesados pueden enviar solicitudes de DSR a Microsoft.

Microsoft Copilot para Microsoft 365 y datos personales

Microsoft Copilot para Microsoft 365 conecta modelos de lenguaje grande (LLM) a los datos de la organización. Cuando un inquilino usa Microsoft Copilot para Microsoft 365, el buzón del usuario almacena la información del mensaje y las respuestas generadas.

Abordar una DSR para datos personales relacionados con Copilot significa descubrir, ver, exportar y eliminar todos los datos personales en Copilot para Microsoft 365. Los administradores pueden usar herramientas de eDiscovery en el portal de Microsoft Purview.

Para obtener más información e instrucciones detalladas, consulta:

• Microsoft Purview admite la administración del cumplimiento para Copilot
• Buscar y eliminar datos de Microsoft Copilot para Microsoft 365 en eDiscovery (versión preliminar)
• Buscar y eliminar datos de Copilot para Microsoft 365 en eDiscovery
• Obtener más información sobre la retención de Copilot para Microsoft 365

Nubes nacionales de Microsoft 365

Los servicios de Microsoft Office 365 también están disponibles en los siguientes entornos de nube nacionales: Office 365 ofrecido por 21Vianet (China) y Office 365 Administración Pública de EE. UU. La mayoría de las instrucciones para administrar las solicitudes de los interesados descritas en este documento se aplican a estos entornos de nube nacionales. Sin embargo, debido a la naturaleza aislada de estos entornos, existen algunas excepciones. Cuando es importante para una subsección determinada, estas excepciones se indican en una nota correspondiente.

Implementaciones híbridas

Su organización podría estar compuesta por ofertas de Microsoft que sean una combinación de servicios basados en la nube y productos de servidor locales. En general, una implementación híbrida suele compartir cuentas de usuario (administración de identidades) y recursos (como buzones, sitios web y datos) que existen en la nube y en el entorno local. Entre los escenarios híbridos comunes se incluyen:

• Implementaciones híbridas de Exchange, en la que algunos usuarios tienen un buzón local y otros tienen buzones de Exchange Online.
• Implementaciones híbridas de SharePoint, en las que los servidores de archivos y sitios son locales y las cuentas de OneDrive están en Office 365.
• El sistema de administración de identidades local (Active Directory) que se sincroniza con Microsoft Entra ID, que es el servicio de directorio subyacente en Office 365.

Al responder a una solicitud de DSR, es posible que tenga que determinar si los datos que responden a una solicitud de DSR están en la nube de Microsoft o en su organización local, y luego tomar las medidas adecuadas para responder a esa solicitud. La Guía de solicitud del interesado de Office 365 (esta guía) proporciona instrucciones para responder a los datos basados en la nube. Para obtener instrucciones sobre los datos de su organización local, consulte RGPD para servidores locales de Office.

Parte 1: Responder a solicitudes del interesado sobre datos del cliente

Las instrucciones para responder a las solicitudes de interesado de los datos de clientes se dividen en las cuatro secciones siguientes:

• Uso de la búsqueda en eDiscovery para responder a DSR
• Usar una función integrada en la aplicación para responder a las solicitudes de interesado
• Responder a solicitudes de interesado de corrección
• Responder a solicitudes de DSR

Cómo determinar las aplicaciones de Microsoft 365 que podrían estar en el ámbito de una DSR para datos de cliente

Para ayudarle a determinar dónde buscar datos personales o qué buscar, identifique las aplicaciones de Microsoft 365 que las personas de su organización usan para crear y almacenar datos en Microsoft 365. Conocer esta información limita las aplicaciones de Microsoft 365 que están en el ámbito de una DSR y le ayuda a determinar cómo buscar y acceder a datos personales relacionados con una DSR. Esta información le ayuda a decidir si puede usar la búsqueda en eDiscovery o si necesita usar la funcionalidad desde la aplicación de la aplicación en la que se crearon los datos.

Una forma rápida de identificar las aplicaciones de Microsoft 365 que las personas de su organización usan para crear datos de clientes es determinar qué aplicaciones se incluyen en la suscripción de Microsoft 365 para empresas de su organización. Para ello, acceda a las cuentas de usuario en el portal de administración de Microsoft 365 y revise la información de licencia del producto. Para obtener más información, vea Asignación de licencias a usuarios.

Usar la búsqueda en eDiscovery para responder a los DSR

Al buscar datos personales dentro del conjunto más grande de datos que su organización crea y almacena en Microsoft 365, tenga en cuenta qué aplicaciones es más probable que los usuarios usaran para crear los datos que está buscando. Microsoft estima que más del 90 % de los datos de una organización que se almacenan en Microsoft 365 se crean en Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook. People lo más probable es que almacenen documentos creados en estas aplicaciones de Office, incluso si compraron las aplicaciones a través de Aplicaciones Microsoft 365 para empresas o una licencia perpetua de Office, en un sitio de SharePoint, en la cuenta de OneDrive de un usuario o en el buzón de Exchange Online de un usuario. Puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar (y realizar otras acciones relacionadas con DSR) en sitios de SharePoint, cuentas de OneDrive y buzones de Exchange Online (incluidos los sitios y buzones asociados con Grupos de Microsoft 365, Microsoft Teams, Tareas y Bloc de notas de clase) para buscar documentos y elementos de buzón que puedan ser relevantes para la DSR que está investigando. También puede usar la búsqueda para descubrir datos de clientes creados en otras aplicaciones de Office 365.

En la siguiente lista, se identifican las aplicaciones de Microsoft 365 que los usuarios usan para crear contenido creado por los clientes y que usted puede descubrir mediante la búsqueda. Esta sección de la guía DSR ofrece instrucciones sobre cómo descubrir, obtener acceso, exportar y eliminar datos creados con estas aplicaciones de Office 365.

Aplicaciones en las que puede usar la búsqueda en eDiscovery para encontrar datos de clientes:

• Tareas y Bloc de notas de clase
• Calendario
• Designer
• Excel
• Forms
• Loop
• Microsoft Lens
• OneNote
• Outlook/Exchange
• Contactos
• PowerPoint
• SharePoint y OneDrive
• Skype Empresarial
• Tareas
• Teams
• Tareas pendientes
• Vídeo
• Visio
• Word

Nota:

La búsqueda en eDiscovery no está disponible en Office 365 operado por 21Vianet (China). Esta limitación significa que no puede usar esta herramienta para buscar y exportar datos de clientes en las aplicaciones de Office 365 que se muestran en la tabla 1. Sin embargo, puede usar la herramienta de eDiscovery local en Exchange Online para buscar contenido en los buzones de usuario. Como alternativa, puede pedir al propietario de un documento que le ayude a buscar y realizar cambios o eliminaciones en el contenido o exportarlo si es necesario. Para obtener más información, consulte:

• Crear una búsqueda de eDiscovery local
• Configurar un centro de eDiscovery en SharePoint

Usar la búsqueda en eDiscovery para buscar datos personales

El primer paso para responder a una solicitud de derechos del interesado es buscar los datos de cliente que sean el objeto del DSR. Use Microsoft Purview eDiscovery para buscar datos personales entre todos los datos de su organización en Microsoft 365 o vaya directamente a la aplicación nativa donde se crearon los datos. Buscar y revisar los datos personales le ayuda a determinar si una DSR cumple los requisitos de su organización para atender o rechazar una solicitud del interesado.

Por ejemplo, después de buscar y revisar los datos personales, puede determinar que la solicitud no cumple los requisitos de su organización porque cumplirla podría afectar negativamente a los derechos y libertades de otros usuarios, o porque los datos personales están contenidos en un registro empresarial que su organización tiene un interés comercial legítimo en conservar.

Como se indicó anteriormente, Microsoft calcula que más del 90 % de los datos de una organización se crean con aplicaciones de Office, como Word y Excel. Estos datos significan que puede usar la búsqueda en eDiscovery en el portal de Microsoft Purview para buscar la mayoría de los datos relacionados con DSR.

En esta guía se presupone que usted o la persona que busca datos personales que responde a una solicitud de DSR está familiarizado con la búsqueda en eDiscovery en el portal Microsoft Purview o tiene experiencia en el uso de ella. Para obtener instrucciones generales sobre el uso de la búsqueda en eDiscovery, consulte Crear una búsqueda para un caso en eDiscovery. Asegúrese de que la persona que ejecuta las búsquedas tiene los permisos de eDiscovery necesarios en el portal de Microsoft Purview.

Después de encontrar los datos, puede realizar la acción específica para satisfacer la solicitud del interesado.

Buscar ubicaciones de contenido

Puede buscar en los siguientes tipos de ubicaciones de contenido mediante la búsqueda en eDiscovery.

• Buzones de correo de Exchange Online. Estos datos incluyen los buzones asociados a los Grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams.
• Carpetas públicas de Exchange Online.
• Sitios de SharePoint. Estos datos incluyen los sitios asociados a los Grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams.
• Cuentas de OneDrive.

Nota:

En esta guía se presupone que todos los datos relevantes para una investigación de DSR se almacenan en Office 365, es decir, se almacenan en la nube de Microsoft. Los datos almacenados en el equipo local de un usuario o en el entorno local en los servidores de archivos de la organización están fuera del ámbito de una investigación de DSR para los datos almacenados en Office 365. Para obtener instrucciones sobre cómo responder a solicitudes DSR de datos en organizaciones locales, consulte RGPD para servidores locales de Office.

Sugerencias para la búsqueda de ubicaciones de contenido

• Empiece por buscar todas las ubicaciones de contenido de la organización (lo que puede hacerse en una sola búsqueda) para determinar con rapidez qué ubicaciones de contenido contienen elementos que coinciden con la consulta. Después, puede volver a ejecutar la búsqueda y restringir el ámbito a las ubicaciones específicas que contienen elementos relevantes.
• Use las estadísticas de búsqueda para identificar las ubicaciones principales que contienen elementos que coinciden con la consulta de búsqueda. Consulta Ver estadísticas de palabras clave para resultados de búsqueda.
• En el registro de auditoría, busque la actividad reciente que el usuario al que se somete el DSR ha realizado en archivos y carpetas. La búsqueda en el registro de auditoría devuelve una lista de registros de auditoría que contienen el nombre y la ubicación de los recursos con los que el usuario interactuó recientemente. Es posible que pueda usar esta información para crear una consulta de búsqueda. Consulta Buscar el registro de auditoría en el portal de Microsoft Purview.

Crear consultas de búsqueda para encontrar datos personales

Es probable que la DSR que investiga contenga identificadores que pueda usar en la consulta de búsqueda de palabras clave para buscar datos personales. Estos son algunos identificadores comunes que puede usar en una consulta de búsqueda para buscar datos personales:

• Dirección de correo electrónico o el alias
• Número de teléfono
• Dirección de correo
• Número de id. de empleado
• Número de identificación nacional o versión de miembro de la UE del número de la Seguridad Social.

Lo más probable es que la DSR que está investigando tenga un identificador y otros detalles sobre los datos personales que son el asunto de la solicitud y que puede usar en una consulta de búsqueda.

Buscar solo una dirección de correo electrónico o un id. de empleado probablemente arroje muchos resultados. Para limitar el ámbito de la búsqueda y que devuelva el contenido más relevante para la DSR, agregue condiciones a la consulta de búsqueda. Al agregar una condición, se conecta lógicamente la palabra clave y una condición de búsqueda mediante el operador booleano Y . Este operador significa que solo se devuelven elementos que coinciden con la palabra clave y la condición en los resultados de la búsqueda.

Para obtener una lista completa de las condiciones que puede usar para limitar el ámbito de una búsqueda, incluidos el tipo de archivo, el tipo de mensaje y las condiciones de etiqueta de retención, consulte Usar el generador de condiciones para crear consultas de búsqueda en eDiscovery.

Sugerencia

La condición de etiqueta de retención es útil para las investigaciones de DSR porque es posible que su organización esté usando etiquetas para clasificar el contenido relacionado con la privacidad de los datos o que contiene datos personales o información confidencial. Por ejemplo, use la consulta compliancetag="personal data" para buscar todos los elementos con esa etiqueta aplicada.

Para obtener más información sobre las propiedades del correo electrónico y de los documentos, y sobre las condiciones de búsqueda, consulte los siguientes artículos:

• Buscar contenido en buzones en eDiscovery
• Buscar contenido en sitios en eDiscovery
• Buscar contenido en Microsoft Teams en eDiscovery
• Buscar y eliminar mensajes de chat de Microsoft Teams en eDiscovery

Buscar datos personales en listas, debates y Microsoft Forms de SharePoint

Además de buscar datos personales en documentos, puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar otros tipos de datos creados mediante aplicaciones nativas de SharePoint. Estos datos incluyen información creada mediante listas de SharePoint, debates y Microsoft Forms. Al ejecutar una búsqueda en eDiscovery para sitios de SharePoint (o cuentas de OneDrive) datos de listas, discusiones y formularios, los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda se devuelven en los resultados de la búsqueda.

Para obtener más información acerca de la búsqueda de datos de Microsoft Forms, vea Buscar formularios con eDiscovery.

Ejemplo de consultas de búsqueda

Estos son algunos ejemplos de consultas de búsqueda que usan palabras clave y condiciones para buscar datos personales en respuesta a un DSR.

Ejemplo 1

En este ejemplo se devuelven archivos de Excel en sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive que contienen la dirección de correo electrónico especificada. La búsqueda puede devolver archivos si la dirección de correo electrónico aparece en los metadatos del archivo.

pilar@contoso.com AND filetype="xlxs"

Ejemplo 2

En este ejemplo se devuelven archivos de Excel o de Word en sitios de SharePoint y cuentas de OneDrive que contienen el ID. de empleado o la fecha de nacimiento especificados.

(98765 OR "01-20-1990") AND (filetype="xlxs" OR filetype="docx")

Ejemplo 3

En este ejemplo se devuelven mensajes de correo electrónico que contienen el número de identificación especificado, que es un número de la seguridad social de Francia (INSEE).

"1600330345678 97" AND kind="email"

Trabajar con elementos sin indexar parcialmente en eDiscovery

Los elementos parcialmente indexados son elementos de buzón de Exchange y documentos en sitios de SharePoint y OneDrive que no se indexaron completamente para la búsqueda. En Exchange, un elemento no indexado normalmente contiene un archivo (de un tipo de archivo que no se puede indexar) adjunto a un mensaje de correo electrónico. Algunos elementos no se pueden indexar ni buscar y se devuelven como parcialmente indexados en una búsqueda de exhibición de documentos electrónicos.

Para más información, vea Elementos indexados parcialmente en eDiscovery.

Pasos siguientes

Después de encontrar los datos personales relevantes para la DSR, guarde la búsqueda específica que usó para encontrar los datos. Es probable que pueda reutilizar esta búsqueda para completar otros pasos en el proceso de respuesta de DSR, como obtener una copia, exportarla o eliminarla permanentemente.

Consideraciones adicionales para aplicaciones seleccionadas

En las siguientes secciones se describen los aspectos que debe tener en cuenta al buscar datos en las siguientes aplicaciones de Microsoft 365.

• Tareas y Bloc de notas de clase de OneNote
• Designer
• Microsoft Lens
• Microsoft To Do
• Configuración de experiencia de OneDrive y SharePoint
• Skype Empresarial

Microsoft Lens

Una persona que usa Microsoft Lens (una aplicación de cámara compatible con dispositivos que ejecutan iOS, Android y Windows) puede tomar una foto de pizarras, documentos impresos, tarjetas de presentación y otras cosas que contienen una gran cantidad de texto. Microsoft Lens usa tecnología de reconocimiento óptico de caracteres que extrae el texto de una imagen y lo guarda en un documento de Microsoft como un Word, PowerPoint y OneNote o en un archivo PDF. A continuación, los usuarios pueden cargar el archivo que contiene el texto de la imagen en su cuenta de OneDrive en Microsoft 365. Esto significa que puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar, acceder, eliminar y exportar datos en archivos creados a partir de una imagen de Microsoft Lens. Para obtener más información sobre Microsoft Lens, vea:

• Microsoft Lens para iOS
• Office Lens para Android
• Microsoft Lens para Windows

Configuración de la experiencia de OneDrive y SharePoint

Además de los archivos creados por el usuario almacenados en cuentas de OneDrive y sitios de SharePoint, estos servicios almacenan información sobre el usuario que usan los servicios para habilitar diversas experiencias. Los usuarios que aún están en su organización pueden acceder a gran parte de esta información mediante la funcionalidad integrada en el producto. La siguiente información proporciona instrucciones sobre cómo acceder, ver y exportar datos de aplicaciones de OneDrive y SharePoint.

Perfiles de usuario de SharePoint

El perfil de Microsoft 365 del usuario permite a los usuarios mantener las propiedades almacenadas en el perfil de usuario de SharePoint, incluida la fecha de nacimiento, el número de teléfono móvil (y otra información de contacto), sobre mí, los proyectos, las aptitudes y experiencia, las escuelas y la educación, los intereses y las aficiones.

users

Los usuarios pueden descubrir, acceder a los datos de perfil de usuario de SharePoint y rectificarlos mediante la experiencia de perfil de Microsoft 365 en Microsoft365.com. Consulte Editar su perfil en Microsoft 365 para obtener más información.

Otra manera de que los usuarios accedan a los datos de su perfil de SharePoint es navegar a la página de edición de perfil en su cuenta de OneDrive, a la que pueden acceder yendo a la ruta de acceso EditProfile.aspx en la URL de la cuenta de OneDrive. Por ejemplo, para un usuario user1@contoso.com, la cuenta de OneDrive del usuario está en:

https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user1\_contoso\_com/\_layouts/15/OneDrive.aspx

La dirección URL de la página de edición del perfil sería:

https://contoso-my.sharepoint.com/personal/user1\_contoso\_com/\_layouts/15/EditProfile.aspx

Las propiedades con origen en Microsoft Entra ID no se pueden cambiar en SharePoint. Sin embargo, los usuarios pueden ir a la página de su Cuenta seleccionando su foto en el encabezado de Office 365 y, a continuación, seleccionando Mi cuenta. Para cambiar las propiedades desde aquí es posible que los administradores deban explicar a los usuarios cómo descubrir, tener acceso o rectificar una propiedad de Perfil de usuario.

Administradores

Un administrador puede acceder a las propiedades del perfil y rectificarlas en el Centro de administración de SharePoint navegando a los perfiles de usuario, buscando al usuario y editando su perfil.

Las propiedades con origen en Microsoft Entra ID no se pueden cambiar en SharePoint.

Un administrador puede exportar todas las propiedades del perfil de usuario de un usuario mediante el cmdlet Export-SPOUserProfile en SharePoint PowerShell. Consulte Export-SPOUserProfile.

Para más información sobre los perfiles de usuario, vea Administrar perfiles de usuario en el Centro de administración de SharePoint.

Lista de información de usuario en sitios de SharePoint

Un subconjunto del perfil de usuario de SharePoint de un usuario se sincroniza con la lista de información de usuario de cada sitio que visite o tenga permisos para acceder. Las experiencias de SharePoint, como las columnas People en las bibliotecas de documentos, usan esta lista para mostrar información básica sobre el usuario, como el nombre del creador de un documento. Los datos de una lista de información de usuario coinciden con la información almacenada en el perfil de usuario de SharePoint y se rectifican automáticamente si se cambia el origen. Los datos de los usuarios eliminados se conservan en los sitios con los que interactuaron, con el fin de preservar la integridad de las referencias de los campos de columna de SharePoint.

Los administradores pueden controlar qué propiedades se pueden replicar dentro del Centro de administración de SharePoint editando cualquier propiedad de usuario y ajustando la opción de replicación de la configuración de directiva . No todas las propiedades admiten esta configuración. Para obtener más información, vea Administrar perfiles de usuario en el Centro de administración de SharePoint.

Un administrador puede exportar todas las propiedades de información de usuario de un usuario en un sitio determinado mediante el cmdlet Export-SPOUserInfo en SharePoint PowerShell. Consulte Export-SPOUserInfo.

Configuración de la experiencia de OneDrive

La experiencia de OneDrive de un usuario almacena información para ayudarle a encontrar y navegar por el contenido de su interés. Los usuarios pueden acceder a la mayor parte de esta información a través de las características del producto. Un administrador puede exportar la información mediante un script de PowerShell y comandos de SharePoint Client-Side Object Model (CSOM ).

Para más información sobre la configuración, cómo se almacenan y cómo exportarlas, consulte Exportar la configuración de la experiencia de OneDrive.

Búsqueda de OneDrive y SharePoint

La experiencia de búsqueda desde la aplicación en OneDrive y SharePoint almacena las consultas de búsqueda de un usuario durante 30 días para aumentar la relevancia de los resultados de búsqueda. Un administrador puede exportar consultas de búsqueda para un usuario mediante el cmdlet Export-SPOQueryLogs en SharePoint PowerShell. Para obtener más información, vea Export-SPOQueryLogs.

Tareas y Bloc de notas de clase de OneNote

Microsoft Teams para Educación ofrece dos características de colaboración que los profesores y los alumnos pueden usar para crear y almacenar datos personales: Tareas y Bloc de notas de clase de OneNote. Puede usar la búsqueda en eDiscovery para detectar datos en ambos.

Tareas

Los archivos de los alumnos asociados a una tarea se almacenan en una biblioteca de documentos en el sitio correspondiente de Teams SharePoint. Los administradores de TI pueden usar la búsqueda en eDiscovery para buscar archivos de alumnos relacionados con tareas. Por ejemplo, un administrador podría buscar en todos los sitios de SharePoint de la organización y usar el nombre del alumno y el nombre de la clase o tarea en la consulta de búsqueda para encontrar datos relevantes para una DSR.

Otros datos relacionados con las tareas no se almacenan en el sitio de SharePoint del equipo de clase, lo que significa que la búsqueda en eDiscovery no puede descubrirlos. Estos datos incluyen lo siguiente:

• Archivos que el profesor asigna a los estudiantes como parte de la tarea.
• Las calificaciones de los alumnos y los comentarios del profesor.
• La lista de documentos enviados para una tarea por cada alumno.
• Metadatos de tarea

Para este tipo de datos, es posible que un administrador de TI o un propietario de los datos (por ejemplo, un profesor) tenga que ir a la tarea en el equipo de clase para buscar los datos relevantes para una DSR.

Bloc de notas de clase de OneNote

El Bloc de notas de clase de OneNote se almacena en el sitio de SharePoint del grupo de clase. Cada alumno de una clase tiene un bloc de notas privado que se comparte con el profesor. También hay una biblioteca de contenido donde un profesor puede compartir documentos con los alumnos y un espacio de colaboración para todos los alumnos de la clase. Los datos relacionados con estas funcionalidades se pueden detectar mediante la búsqueda en eDiscovery.

Aquí tiene las instrucciones específicas para buscar un bloc de notas de clase.

1. Ejecute una búsqueda en eDiscovery con los siguientes criterios de búsqueda:

   • Buscar en todos los sitios de SharePoint
   • Incluya el nombre del equipo de clase como palabra clave de búsqueda; por ejemplo, "Biología 9C".

2. Obtenga una vista previa de los resultados y busque el elemento correspondiente al Bloc de notas de clase.

3. Seleccione ese elemento y, a continuación, copie la ruta de acceso de la carpeta que se muestra en el panel de detalles. Esta carpeta es la carpeta raíz del bloc de notas de clase.

4. Edite la búsqueda que creó en el paso 1 y reemplace el nombre de clase en la consulta de palabras clave por la ruta de acceso de carpeta del bloc de notas de clase. Preceda la ruta de acceso de la carpeta con la propiedad de sitio de ruta de acceso . Por ejemplo, path:<https://contosoedu.onmicrosoft.com/sites/9C> Biology/SiteAssets/9C Biology Notebook/. Asegúrese de incluir las comillas y la barra diagonal final.

5. Agregue una condición de búsqueda, seleccione la condición de tipo de archivo y use una para el valor del tipo de archivo. Esta condición devuelve todos los archivos de OneNote en los resultados de la búsqueda. La sintaxis de palabras clave resultante se vería así.

   path:"<https://contosoedu.onmicrosoft.com/sites/9C> Biology/SiteAssets/9C Biology Notebook/" AND filetype="one"
   

6. Vuelva a ejecutar la búsqueda. Los resultados de búsqueda deben incluir todos los archivos de OneNote del Bloc de notas de clase del equipo de clase.

Microsoft To Do

Las tareas, que se guardan en las listas de tareas pendientes en Microsoft To Do se guardan como tareas en el buzón de correo electrónico del usuario de Exchange Online. Puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar, acceder, eliminar y exportar tareas pendientes. Para obtener más información, consulte Configurar Microsoft To Do. Las tareas se pueden exportar mediante la descarga de PST descrita en Exportar resultados de búsqueda en eDiscovery.

Skype Empresarial

Aquí tiene información adicional sobre cómo acceder a datos personales, verlos y exportarlos en Skype Empresarial.

• Los archivos adjuntos a una reunión se conservan en la reunión real durante 180 días y, a continuación, se vuelven inaccesibles. Los participantes de la reunión pueden acceder a estos archivos si se unen a la reunión desde la convocatoria de reunión y, a continuación, ven o descargan el archivo adjunto. Para obtener más información, consulte la sección "Usar los datos adjuntos en la reunión" en Precargar datos adjuntos para una reunión de Skype Empresarial.
• Las conversaciones de Skype Empresarial se conservan en la carpeta Historial de conversaciones de los buzones de usuario. Puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar datos en las conversaciones de Skype en los buzones.
• Un sujeto interesado puede exportar sus contactos en Skype Empresarial. Para ello, seleccionan con el botón derecho un grupo de contactos en Skype Empresarial y seleccionan Copiar. Luego pueden pegar la lista de direcciones de correo electrónico en un texto o documento de Word.
• Si el buzón de correo de Exchange Online de un participante de la reunión se coloca en suspensión por litigio o se asigna a una directiva de retención de Office 365, los archivos adjuntos a una reunión se conservan en el buzón del participante. Puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar esos archivos en el buzón del participante si el período de retención del archivo no ha expirado. Para obtener más información sobre cómo conservar archivos, consulte Conservar archivos grandes adjuntos a una reunión de Skype Empresarial.

Designer

Designer es una aplicación de diseño gráfico basada en la nube con tecnología de IA que le ayuda a crear imágenes, gráficos, pósteres, pancartas, infografías y mucho más. Puedes descargar y guardar tus creaciones como JPEG, PNG, PDF, PPTX y MP4.

Para acceder a los datos de Designer, verlos y exportarlos, vaya al portal de Microsoft Purview para crear un caso y realizar una búsqueda siguiendo los pasos indicados en Más información sobre el flujo de trabajo de eDiscovery. Exportar los archivos de diseño del conjunto de revisión.

Puede encontrar archivos de diseño buscando todos los archivos que terminan en la extensión de archivo .design en SharePoint. Para obtener formas de buscar en sitios de SharePoint, consulte Buscar contenido en sitios en eDiscovery. Una vez que descargue el archivo de diseño:

• Actualice la extensión del archivo a .zip (cada archivo .design es un archivo zip válido).
• Extraiga el archivo .zip. El contenido extraído se estructura como se muestra en la siguiente imagen.

Designer contiene los siguientes tipos de archivo:

1. Design.json y design.json.rels: estos archivos contienen la especificación completa del contenido de diseño que usa las páginas y los medios. El archivo design.json tiene las siguientes propiedades:
   • Título: título del diseño
   • PageIds: enumera el nombre de archivo de cada página en el diseño (sin extensión). La definición de una página está disponible en ./pages/<pageId>.json.
2. Páginas: el directorio que describe cada página de un diseño como un JSON independiente. Cada página tiene uno o más elementos: grupos, formas, texto. A medida que crecen las capacidades de Designer, hay tipos de elementos adicionales disponibles en la página.
3. Medios: El directorio que contiene todos los medios, incluidas las imágenes (PNG, JPEG, SVG).

Proporcionar una copia de datos personales

Después de encontrar datos personales que puedan responder a una DSR, decida qué datos desea proporcionar al interesado. Por ejemplo, puede darles una copia del documento real, una versión redactada adecuadamente o una captura de pantalla de las partes que considere apropiado compartir. Para cada una de estas respuestas a una solicitud de acceso, recupere una copia del documento u otro elemento que contenga los datos de respuesta.

Cuando proporcione una copia al interesado, quite o redacte información personal sobre otros interesados y cualquier información confidencial.

Usar la búsqueda en eDiscovery para obtener una copia de los datos personales

Puede usar la búsqueda en eDiscovery de dos maneras para obtener una copia de un documento o elemento del buzón.

• Obtenga una vista previa de los resultados de la búsqueda y, a continuación, descargue una copia del documento o elemento. Este método es una buena manera de descargar algunos elementos o archivos.
• Exporte los resultados de búsqueda y, después, descargue una copia de todos los elementos devueltos por la búsqueda. Este método es más complejo, pero es una forma útil de descargar una gran cantidad de elementos que responden al DSR. También se incluyen informes útiles al exportar los resultados de la búsqueda. Puede usar estos informes para obtener más información sobre cada elemento. El informe Results.csv es útil porque contiene mucha información sobre los elementos exportados, como la ubicación exacta del elemento (por ejemplo, el buzón de mensajes de correo electrónico o la dirección URL de documentos o listas en sitios de SharePoint y OneDrive). Esta información le ayuda a identificar al propietario del elemento, en caso de que tenga que ponerse en contacto con él durante el proceso de investigación del DSR. Para obtener más información sobre los informes que se incluyen al exportar resultados de búsqueda, consulte Exportar resultados de búsqueda en eDiscovery.

Vista previa y descarga de elementos

Después de ejecutar una nueva búsqueda o abrir una búsqueda existente, obtenga una vista previa de cada elemento que coincida con la consulta de búsqueda para comprobar que está relacionado con la DSR que está investigando. Este proceso de comprobación también incluye las listas y páginas web de SharePoint que se devuelven en los resultados de la búsqueda. También puede descargar el archivo original si necesita proporcionárselo al interesado. En ambos casos, realice una captura de pantalla para satisfacer la solicitud del interesado de obtener la información.

Para obtener más información sobre la vista previa de los resultados de la búsqueda, consulte Evaluación y refinación de los resultados de búsqueda en eDiscovery.

Exportar y descargar elementos

También puede exportar los resultados de una búsqueda para obtener una copia de los mensajes de correo electrónico, documentos, listas y páginas web que contienen los datos personales. Este método es más complicado que la vista previa de los elementos. Consulte Exportar resultados de búsqueda en eDiscovery para obtener más información.

Exportar datos personales

El "derecho a la portabilidad de datos" permite a un interesado solicitar una copia electrónica de los datos personales en un "formato estructurado, de uso común y legible por máquina". El interesado también puede solicitar que su organización transmita estos archivos electrónicos a otro controlador de datos. Microsoft respalda este derecho de dos maneras:

• Ofrecer aplicaciones de Office 365 que guardan datos en formatos electrónicos nativos, legibles por máquina y de uso común. Si quiere informarse de los formatos de archivo de Office, consulte Formatos de archivo de Office: documentos técnicos.
• Permitir a su organización exportar los datos en el formato de archivo nativo o en un formato como CSV, TXT y JSON que se puede importar fácilmente a otra aplicación.

Para cumplir una solicitud de interesado de exportación, puede exportar documentos de Office en su formato de archivo nativo y exportar datos de otras aplicaciones de Office 365.

Exportar y descargar contenido mediante la búsqueda en eDiscovery

Al exportar los resultados de una búsqueda en eDiscovery, puede descargar elementos de correo electrónico como archivos PST o como mensajes individuales (archivos .msg). Al exportar documentos y listas desde sitios de SharePoint y OneDrive, las copias se exportan en los formatos de archivo nativos. Por ejemplo, las listas de SharePoint se exportan como archivos CSV y las páginas web se exportan como archivos .aspx o .html.

Cuando se complete el proceso de exportación, podrá acceder a los archivos en la ubicación de su equipo local donde los descargó. Descarga los resultados de una búsqueda en una carpeta con el nombre posterior a la búsqueda. Puede copiar documentos de los sitios a una subcarpeta denominada SharePoint. Los elementos del buzón se copian en una subcarpeta denominada Exchange.

Para obtener instrucciones detalladas paso a paso, consulte Exportar resultados de búsqueda en eDiscovery.

Para obtener información sobre cómo descargar un archivo PST completo, vea Exportar correos electrónicos, contactos y elementos de calendario a Outlook con un archivo .pst.

Descargar documentos y listas de SharePoint y OneDrive

Otra forma de exportar datos de SharePoint y OneDrive es descargar documentos y listas directamente desde un sitio de SharePoint o una cuenta de OneDrive. Necesita permisos asignados para tener acceso a un sitio. Luego, vaya al sitio y descargue el contenido. Vea:

• Descargar archivos y carpetas de OneDrive o SharePoint
• Exportar las listas de SharePoint a Excel

En el caso de algunas solicitudes de exportación DSR, es posible que quiera permitir que los interesados descarguen el contenido. Al habilitar esta opción, el interesado puede ir a un sitio de SharePoint o a una carpeta compartida y seleccionar Sincronizar para sincronizar todo el contenido de la biblioteca de documentos o de las carpetas seleccionadas. Vea:

• Permitir a los usuarios sincronizar archivos de SharePoint con el nuevo Cliente de sincronización de OneDrive
• Sincronizar archivos de SharePoint con el nuevo cliente de sincronización de OneDrive

Eliminación de datos personales

El RGPD incluye el "derecho de supresión" mediante la eliminación de datos personales de los datos de clientes de una organización. La eliminación de datos personales incluye la eliminación de documentos o archivos completos, o la eliminación de datos específicos dentro de un documento o archivo. Esta acción y proceso son como los descritos en la sección Rectificar de esta guía.

A medida que investiga o se prepara para eliminar datos personales en respuesta a una DSR, comprenda cómo funciona la eliminación y retención de datos en Office 365.

• Eliminación temporal frente a eliminación permanente: En los servicios de Office 365, como Exchange Online, SharePoint y OneDrive, el concepto de eliminación temporal y de eliminación permanente está relacionado con la recuperabilidad de un elemento eliminado. Por lo general, un elemento eliminado se puede recuperar durante un período limitado antes de quitarse permanentemente de la nube de Microsoft sin posibilidad de recuperación. En este contexto, un usuario o un administrador puede recuperar un elemento eliminado temporalmente durante un período de tiempo limitado antes de que se elimine de forma permanente. Cuando un elemento se elimina permanentemente, se marca para su eliminación permanente y se purga cuando el servicio de Office 365 correspondiente lo procesa. Aquí se indica cómo se desarrolla la eliminación temporal y la eliminación definitiva para elementos en buzones de correo y sitios (independientemente de si el elemento es eliminado por el propietario de los datos o por un administrador):

  • Buzones de correo: la eliminación temporal de un elemento se realiza cuando se elimina de la carpeta Elementos Eliminados o cuando un usuario elimina un elemento presionando Mayús + Supr. Cuando el elemento se elimina temporalmente, se mueve a la carpeta Elementos recuperables del buzón. En este momento, el usuario puede recuperar el elemento hasta que expire el período de retención de elementos eliminados. En Office 365, el período de retención de elementos eliminados es de 14 días, pero un administrador puede aumentarlo hasta 30 días. Una vez que expira el período de retención, el elemento se elimina de forma permanente y se mueve a una carpeta oculta denominada carpeta Purgas . El elemento se quitará (purgará) permanentemente de Office 365 la próxima vez que se procese el buzón. Los buzones se procesan una vez cada siete días.

  • Sitios de SharePoint y OneDrive: cuando se elimina un archivo o documento, se mueve a la papelera de reciclaje del sitio. La Papelera de reciclaje también se denomina papelera de reciclaje de primera etapa y es similar a la papelera de reciclaje en Windows. El elemento permanece en la papelera de reciclaje durante 93 días. Este período es el período de retención de elementos eliminados para los sitios de Office 365. Después de ese período, el elemento se mueve automáticamente a la papelera de reciclaje para la colección de sitios, que también se denomina papelera de reciclaje de segunda fase. Tenga en cuenta que los usuarios o administradores con los permisos adecuados también pueden eliminar elementos de la papelera de reciclaje de la primera etapa. En este momento, el elemento se elimina temporalmente. Un administrador de la colección de sitios en SharePoint, o el usuario o administrador en OneDrive aún pueden recuperarla. Cuando se elimina un elemento de la papelera de reciclaje de segunda fase, ya sea manual o automáticamente, se elimina de forma permanente y ni un usuario ni un administrador pueden acceder a él. El período de retención es de 93 días para las papeleras de reciclaje de primera y segunda etapa. Esto significa que la retención de la papelera de reciclaje de segunda fase comienza cuando se elimina el elemento por primera vez. Por lo tanto, el tiempo de retención máximo total es de 93 días para ambas papeleras de reciclaje.

Nota:

Comprender las acciones que dan lugar a la eliminación temporal o permanente de un elemento le ayuda a determinar cómo eliminar datos de una manera que cumpla con los requisitos del RGPD al responder a una solicitud de eliminación.

• Retenciones legales y directivas de retención: En Office 365, puede poner una "retención" en buzones y sitios. En resumen, esta suspensión significa que no se quita nada de forma permanente (se elimina de forma permanente) si un buzón o un sitio está en espera, hasta que expira el período de retención de un elemento o hasta que se quita la suspensión. Esta condición es importante en el contexto de la eliminación de contenido del cliente en respuesta a una DSR: si un elemento se elimina de forma permanente de una ubicación de contenido que está en suspensión, el elemento no se quita permanentemente de Office 365. Un administrador de TI podría recuperar el elemento. Si su organización tiene un requisito o una directiva de que los datos se eliminen permanentemente y no se puedan recuperar en Office 365 en respuesta a DSR, se debe quitar una suspensión de un buzón o sitio para eliminar permanentemente los datos de Office 365. Es probable que las directrices de respuesta a las DSR de su organización incluyan un proceso para determinar qué tiene prioridad: una solicitud de eliminación específica de un DSR o una situación de espera por razones legales. Si quita una suspensión para eliminar elementos, puede volver a implementarla después de eliminar el elemento.

Eliminar documentos en SharePoint y OneDrive

Después de encontrar el documento en un sitio de SharePoint o en una cuenta de OneDrive (siguiendo las instrucciones de la sección Descubrir de esta guía) que debe eliminarse, un delegado de privacidad de datos o un administrador de TI debe tener asignados los permisos necesarios para tener acceso al sitio y eliminar el documento. Si es necesario, también puede solicitar al propietario del documento que elimine el documento.

Este es el proceso general para eliminar documentos de sitios.

1. Vaya al sitio y busque el documento.
2. Elimine el documento. Al eliminar un documento de un sitio, se envía a la Papelera de reciclaje de primer nivel.
3. Vaya a la Papelera de reciclaje de primer nivel (la papelera de reciclaje del sitio) y elimine el mismo documento que eliminó en el paso anterior. El documento se envía a la Papelera de reciclaje de segundo nivel. En este momento, el documento se elimina temporalmente.
4. Vaya a la Papelera de reciclaje de segundo nivel (la Papelera de reciclaje de la colección de sitios) y elimine el mismo documento que eliminó de la Papelera de reciclaje de primer nivel. En este momento, el documento se elimina permanentemente.

Importante

No puede eliminar un documento que se encuentra en un sitio que está en espera (con una de las características de retención o suspensión legal en Office 365). En el caso de que una solicitud de eliminación de DSR tenga prioridad sobre una suspensión legal, la suspensión se quita del sitio antes de que un documento se pueda eliminar permanentemente.

Para obtener procedimientos detallados, vea los artículos siguientes.

• Eliminar un archivo, carpeta o vínculo de una biblioteca de documentos de SharePoint
• Eliminar elementos o vaciar la papelera de reciclaje de un sitio de SharePoint
• Eliminar elementos de la papelera de reciclaje de la colección de sitios
• Sección "Obtener acceso a los documentos de OneDrive del antiguo empleado" en Obtener acceso a los datos de un usuario anterior y realizar una copia de seguridad
• Eliminar archivos o carpetas en OneDrive
• Eliminar una lista de SharePoint
• Eliminar elementos de lista en SharePoint

Eliminar un sitio de SharePoint

Puede decidir que la mejor manera de responder a una solicitud de eliminación de DSR es eliminar un sitio de SharePoint completo. Al eliminar el sitio, se quitan todos los datos ubicados en él. Puede hacerlo ejecutando cmdlets en PowerShell de SharePoint.

• Use el cmdlet Remove-SPOSite para eliminar el sitio y moverlo a la papelera de reciclaje de SharePoint (eliminación temporal).
• Use los cmdlet Remove-SPODeletedsite para eliminar de forma permanente el sitio.

No puede eliminar un sitio en espera de eDiscovery o que esté asignado a una directiva de retención. Debe quitar el sitio de una directiva de retención o retención de eDiscovery para poder eliminarlo.

Eliminar un sitio de OneDrive

Del mismo modo, puede decidir eliminar el sitio de OneDrive de un usuario en respuesta a una solicitud de eliminación DSR. Si elimina la cuenta de Microsoft 365 del usuario, su sitio de OneDrive se conserva y se puede restaurar durante 30 días. Después de 30 días, el sitio se mueve a la papelera de reciclaje de SharePoint (eliminación temporal) y, después, después de 93 días, se elimina permanentemente (eliminación permanente). Para acelerar este proceso, puede usar el cmdlet Remove-SPOSite para mover el sitio de OneDrive a la papelera de reciclaje y, a continuación, usar el cmdlet Remove-SPODeletedSite para eliminarlo permanentemente. Al igual que con los sitios de SharePoint, no puede eliminar el sitio de OneDrive de un usuario si se asignó a una suspensión de exhibición de documentos electrónicos o a una directiva de retención antes de que se eliminara la cuenta del usuario.

Eliminar la configuración de experiencia de OneDrive y SharePoint

Además de los archivos creados por el usuario almacenados en cuentas de OneDrive y sitios de SharePoint, estos servicios almacenan información sobre el usuario que permite diversas experiencias. Anteriormente, este artículo documentaba esta información. Para obtener información sobre cómo acceder, ver y exportar datos de aplicaciones de OneDrive y SharePoint, vea la sección Consideraciones adicionales para aplicaciones seleccionadas en Uso de la búsqueda en eDiscovery para responder a DSR.

Eliminar un perfil de usuario de SharePoint

El perfil de usuario de SharePoint se elimina permanentemente 30 días después de eliminar la cuenta de usuario en Microsoft Entra ID. Sin embargo, puede eliminar de forma permanente la cuenta de usuario para quitar el perfil de usuario de SharePoint. Para obtener más información, consulte la sección Eliminar un usuario en esta guía.

Un administrador puede acelerar la eliminación del perfil de usuario de un usuario mediante el cmdlet Remove-SPOUserProfile en SharePoint PowerShell. Consulte Remove-SPOUserProfile. Esta acción requiere que el usuario se elimine al menos de forma temporal en Microsoft Entra ID.

Eliminar listas de información de usuario en sitios de SharePoint

Para los usuarios que abandonan la organización, estos datos permanecen en los sitios con los que han interactuado para mantener la integridad referencial de los campos de columna de SharePoint. Un administrador puede eliminar todas las propiedades de información de usuario de un usuario en un sitio determinado mediante el comando Remove-SPOUserInfo en PowerShell de SharePoint. Consulte Remove-SPOUserInfo para obtener información sobre cómo ejecutar este cmdlet de PowerShell.

De forma predeterminada, este comando conserva el nombre para mostrar del usuario y elimina propiedades como el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, las aptitudes y la experiencia, u otras propiedades que el comando haya copiado del perfil de usuario de SharePoint. Un administrador puede usar el parámetro RedactUser para especificar un nombre de usuario alternativo para mostrar en la lista de información del usuario. Este cambio afecta a varias partes de la experiencia del usuario y provoca la pérdida de información al consultar el historial de archivos del sitio.

La capacidad de redacción no elimina todos los metadatos o contenido que hacen referencia a un usuario de los documentos. Para obtener más información, consulte la sección Realizar cambios en el contenido de OneDrive y SharePoint en esta guía. Este método consiste en descargar, eliminar y, a continuación, cargar una copia redactada del archivo.

Eliminar la configuración de la experiencia de OneDrive

La forma recomendada de eliminar toda la información y la configuración de experiencia de OneDrive es quitar el sitio de OneDrive del usuario, después de reasignar los archivos conservados a otros usuarios. Un administrador puede eliminar estas listas mediante los comandos PowerShell Script y SharePoint Client-Side Object Model (CSOM ). Para obtener más información sobre la configuración, cómo se almacenan y cómo eliminarlos, consulte Eliminar la configuración de experiencia de OneDrive.

Consultas de búsqueda de OneDrive y SharePoint

Las consultas de búsqueda de un usuario que cree en la experiencia de búsqueda de OneDrive y SharePoint se eliminan automáticamente 30 días después de que el usuario cree la consulta.

Eliminar elementos de buzones de Exchange Online

Es posible que tenga que eliminar elementos de buzones de Exchange Online para satisfacer una solicitud de eliminación DSR. Un administrador de TI puede eliminar elementos del buzón de dos maneras, en función de si quiere eliminar los elementos de destino o no. Al igual que los documentos de los sitios de SharePoint o OneDrive, no puede eliminar permanentemente los elementos de un buzón que esté en espera de Office 365. Debe quitar la suspensión para poder eliminar el elemento. Debe determinar si la suspensión del buzón o la solicitud de eliminación DSR tiene prioridad.

Eliminar temporalmente elementos del buzón

Use eDiscovery para eliminar temporalmente los elementos que devuelve una búsqueda. Como se ha explicado más arriba, los elementos eliminados temporalmente van a la carpeta Elementos recuperables del buzón. Los elementos eliminados de forma permanente se eliminan permanentemente y no se pueden recuperar.

Para obtener instrucciones detalladas, consulte:

• Buscar y eliminar mensajes de correo electrónico en eDiscovery
• Elimine elementos de la carpeta Elementos recuperables de los buzones retenidos en eDiscovery

Eliminar permanentemente elementos retenidos de un buzón

Como se ha explicado más arriba, si elimina de forma permanente los elementos de un buzón en espera, no quita los elementos del buzón. El proceso mueve los elementos a una carpeta oculta en la carpeta Elementos recuperables (la carpeta Purgas ). Los elementos permanecen allí hasta que expira la duración de la retención del elemento o hasta que se quita la suspensión del buzón. Si se produce alguna de estas condiciones, los elementos se purgarán de Office 365 la próxima vez que se procese el buzón.

Su organización puede determinar que los elementos se eliminan permanentemente cuando la duración de la suspensión expira y cumple los requisitos para una solicitud de eliminación DSR. Sin embargo, si determina que los elementos del buzón deben eliminarse inmediatamente de Office 365, debe quitar la suspensión del buzón y, a continuación, eliminar de forma permanente los elementos del buzón. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Eliminar elementos de la carpeta Elementos recuperables de buzones en espera basados en la nube.

Nota:

Para eliminar elementos del buzón de forma permanente y satisfacer una solicitud de eliminación de DSR siguiendo el procedimiento del tema anterior, es posible que deba eliminar esos elementos mientras el buzón aún está en espera para que el proceso los mueva a la carpeta Elementos recuperables.

Eliminar un usuario

Además de eliminar datos personales en respuesta a una solicitud de eliminación de DSR, también puede cumplir con el "derecho al olvido" de un interesado eliminando su cuenta de usuario. Estos son algunos de los motivos por los que es posible que quiera eliminar un usuario:

• El interesado abandona (o está en proceso de abandonar) la organización.
• El interesado solicita que elimine los registros generados por el sistema que haya recopilado sobre ellos. Entre los ejemplos de datos en los registros generados por el sistema se incluyen los datos de uso de aplicaciones y servicios de Office 365, la información sobre las solicitudes de búsqueda realizadas por el interesado y los datos generados por productos y servicios como producto de la funcionalidad del sistema y la interacción de los usuarios u otros sistemas. Para obtener más información, consulte Parte 3: Responder a DSR para los registros generados por el sistema en esta guía.
• Desea impedir permanentemente que el interesado acceda a los datos o los procese en Office 365 (en lugar de restringir temporalmente el acceso mediante los métodos descritos en la sección Respuesta a solicitudes de restricción de DSR).

Después de eliminar una cuenta de usuario:

• El usuario ya no podrá iniciar sesión en Office 365 ni acceder a ninguno de los recursos de Microsoft de su organización, como su cuenta de OneDrive, los sitios de SharePoint o su buzón de correo de Exchange Online.
• Se eliminan los datos personales, como la dirección de correo electrónico, el alias, el número de teléfono y la dirección de correo postal asociados a la cuenta de usuario.
• Algunas aplicaciones de Office 365 eliminan información sobre el usuario. Por ejemplo, en Microsoft Flow, el usuario eliminado se elimina de la lista de propietarios para un flujo compartido.
• Los registros generados por el sistema sobre el interesado, a excepción de los datos que podrían poner en peligro la seguridad o la estabilidad del servicio, se eliminan 30 días después de eliminar la cuenta de usuario. Para más información, vea la sección Eliminar registros generados por el sistema.

Importante

Después de eliminar una cuenta de usuario, esa persona pierde la capacidad de iniciar sesión en Office 365 y la capacidad de iniciar sesión en cualquier producto o servicio para el que anteriormente dependía de una cuenta profesional o educativa. Esa persona tampoco puede iniciar ninguna solicitud de DSR a través de Microsoft directamente en los casos en los que Microsoft es el controlador de datos. Para obtener más información, consulte la sección Productos y servicios autenticados con un ID. de organización para los que Microsoft es responsable del tratamiento de datos) en la parte 4 de esta guía.

Nota:

Si es un cliente que actualmente participa en migraciones de FastTrack, al eliminar la cuenta de usuario no se elimina la copia de datos en poder del equipo de Microsoft FastTrack, que se conserva con el único fin de completar la migración. Si, durante la migración, desea que el equipo de Microsoft FastTrack elimine también la copia de datos, puede enviar una solicitud. En el curso ordinario de los negocios, Microsoft FastTrack elimina todas las copias de datos una vez completada la migración.

Al igual que la eliminación temporal y la eliminación permanente de datos descritas en la sección anterior sobre la eliminación de datos personales, también existe un estado de eliminación temporal y de eliminación permanente cuando se elimina una cuenta de usuario.

• Cuando se elimina inicialmente una cuenta de usuario (mediante la eliminación del usuario en el Centro de administración o en Azure Portal), la cuenta de usuario se elimina de forma temporal y se mueve a la Papelera de reciclaje de Azure durante un máximo de 30 días. En este momento, se puede restaurar la cuenta de usuario.
• Si elimina permanentemente la cuenta de usuario, se eliminará de forma permanente y se quitará de la papelera de reciclaje de Azure. En este momento, la cuenta de usuario no se puede restaurar y los datos asociados a la cuenta de usuario se quitan permanentemente de la nube de Microsoft. Al eliminar de forma permanente una cuenta, se eliminan los registros generados por el sistema sobre el interesado, excepto los datos que podrían poner en peligro la seguridad o la estabilidad del servicio.

Este es el proceso de alto nivel para eliminar usuarios de su organización.

• Eliminación temporal: elimine la cuenta de usuario a través del Centro de administración o de Azure Portal. La cuenta se envía a la papelera de reciclaje y se conserva en el estado de eliminación temporal durante 30 días, lo que le permite restaurarla. Después de 30 días, se elimina de forma permanente automáticamente. Para obtener instrucciones específicas, vea Eliminar usuarios de Microsoft Entra ID. También puede eliminar temporalmente una cuenta de usuario en el centro de administración. Consulte Elimine un usuario de su organización.
• Eliminación permanente: si no desea esperar 30 días, puede eliminar manualmente la cuenta de usuario de inmediato. Para saber cómo hacerlo, consulte Cómo eliminar permanentemente a un usuario recién eliminado.

No puede eliminar de forma permanente un usuario del Portal de administración de Office 365.

Nota:

En Office 365 ofrecido por 21Vianet (China), no puede eliminar permanentemente un usuario como se ha descrito anteriormente. Para eliminar permanentemente un usuario, puede enviar una solicitud a través del portal de administración de Office 365 en esta dirección URL. Vaya a Comercio, seleccione Suscripción ->Privacidad ->RGPD y escriba la información necesaria.

Quitar datos de Exchange Online

Al eliminar un usuario, tenga en cuenta lo que sucede con su buzón de correo de Exchange Online. Después de eliminar de forma permanente la cuenta de usuario (paso 3 del proceso anterior), el buzón del usuario eliminado no se purga automáticamente de Office 365. Tienen que pasar 60 días tras la eliminación permanente de la cuenta de usuario para poder eliminar su buzón definitivamente de Office 365. A continuación, puede ver el ciclo habitual del buzón de correo cuando se elimina la cuenta de usuario, junto con una descripción del estado de los datos del buzón durante ese tiempo:

• Día 1 a 30: Puede restaurar completamente el buzón restaurando la cuenta de usuario eliminada temporalmente.
• Día 31 a 60: Durante los 30 días posteriores a la eliminación permanente de la cuenta de usuario, un administrador de su organización puede recuperar los datos del buzón e importarlos en otro buzón. Esta característica proporciona a las organizaciones la capacidad de recuperar los datos del buzón de correo si es necesario.
• Día 61 a 90: Un administrador ya no puede recuperar los datos del buzón. Los datos del buzón se marcan para su eliminación permanente y los datos del buzón tardan hasta 30 días más en eliminarse de Office 365.

Si decide que el ciclo de vida de este buzón no cumple los requisitos de su organización para responder a una solicitud de eliminación de DSR, también puede ponerse en contacto con el Soporte técnico de Microsoftdespués de haber eliminado definitivamente la cuenta de usuario y solicitar a Microsoft que inicie el proceso manual de eliminar los datos de buzón de forma permanente. Este proceso para quitar permanentemente los datos del buzón se inicia automáticamente después del día 61 del ciclo de vida, por lo que no hay ninguna razón para ponerse en contacto con Microsoft después de este punto del ciclo de vida.

Usar la funcionalidad desde la aplicación para responder a los DSR

La mayoría de los datos del cliente proceden del uso de las aplicaciones descritas en la sección anterior. Sin embargo, Office 365 también ofrece muchas otras aplicaciones que los clientes pueden usar para producir y almacenar datos de clientes. Sin embargo, la búsqueda en eDiscovery no tiene actualmente la capacidad de encontrar datos creados en estas otras aplicaciones de Office 365. Para buscar datos generados por estas aplicaciones, usted o el propietario de los datos deben usar características o funciones en el producto para buscar datos que puedan ser relevantes para una DSR. La siguiente tabla identifica estas aplicaciones de Office 365.

Tabla 3: Aplicaciones con funcionalidad integrada en la aplicación que puede usarse para buscar datos del cliente:

• Acceso
• Aplicaciones empresariales para Office 365
• Educación
• Power Automate
• Forms
• Planner
• Power Apps
• Power BI
• Project
• Publisher
• Stream
• Sway
• Viva Engage
• Viva Glint
• Viva Learning
• Viva Pulse

Microsoft Access

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Access para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Access

Puede buscar registros en una base de datos de Access que puedan responder a una solicitud DSR. Para una investigación de DSR, busque registros relacionados con el interesado o busque registros que contengan datos específicos. Por ejemplo, puede buscar o ir a un registro que corresponda al interesado. O bien, puede buscar registros que contengan datos específicos, como datos personales sobre el interesado. Para obtener más información, consulte:

• Buscar registros en una base de datos de Access
• Crear una consulta de selección simple

Exportar

Después de encontrar los registros o campos relevantes para la solicitud DSR, puede exportar datos de una base de datos de Access a diferentes formatos de archivo. La solicitud de exportación DSR específica de un interesado puede determinar el formato de archivo de exportación que elija. También puede crear e imprimir un informe basado en un origen de registros o en una consulta de selección que haya creado para buscar los datos.

• Introducción a los informes en Access
• Exportar datos a Excel
• Exportar datos a un documento de Word
• Exportar datos a un archivo de texto mediante el Asistente para exportación
• Exportar datos a un archivo de texto con código VBA

Para obtener más información sobre los métodos de importación y exportación de datos de la base de datos de Access, consulte:

• Importar y exportar
• Uso de guardar como texto
• Cargar como texto

Eliminar

Puede eliminar un registro completo o solo un campo de una base de datos de Access. La forma más rápida de eliminar un registro de una base de datos de Access es abrir la tabla en la vista Hoja de datos, seleccionar el registro (fila) o únicamente los datos en un campo que desea eliminar y luego presionar Eliminar. También puede usar una consulta de selección que creó para buscar datos y, a continuación, convertirla en una consulta de eliminación. Para más información, vea:

• Eliminar uno o varios registros de una base de datos
• Crear y ejecutar una consulta de eliminación

Aplicaciones empresariales para Office 365

En esta sección se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en cada una de las siguientes aplicaciones empresariales para Office 365 para responder a solicitudes DSR.

• Bookings
• Listings
• Connections

Bookings

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Bookings para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos. Esta guía se aplica tanto a la aplicación independiente de Bookings como a Bookings cuando se accede a través del Centro de negocios.

Microsoft Bookings permite a los administradores, usuarios y personal con una licencia de Bookings en su organización configurar páginas de reserva para que los clientes puedan programar y realizar cambios en las citas. Los clientes reciben correos electrónicos de confirmación, actualizaciones, cancelaciones y correos electrónicos de recordatorios. Los propietarios de empresas y su personal también pueden reservar eventos en nombre de sus clientes con Bookings.

Los clientes, los administradores o el personal crean los siguientes tipos de datos:

• Información de contacto de clientes, asociados y amigos: estos datos contienen el nombre, el número de teléfono, la dirección de correo electrónico, la dirección y notas.

  • Puede crear manualmente contactos para cualquier persona con los clientes web, iOS y Android de Bookings.
  • Puede importar contactos para cualquier persona desde un dispositivo móvil de C1 a Bookings mediante los clientes iOS y Android de Bookings.
  • El flujo de trabajo de reservas crea automáticamente contactos para cualquier persona en el momento de crear la reserva, tanto si la reserva la crea un usuario en nombre de un cliente como si la crea el cliente mediante la página de reservas del propietario.

• Reserva de eventos : estos eventos son reuniones entre el propietario de la empresa o su personal designado y un cliente. El propietario de la empresa o el cliente crea estos eventos a través de la página de reservas públicas del propietario de la empresa. Los datos de estos eventos incluyen el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y cualquier otra información que el propietario de empresa recopile del cliente en el momento de la reserva.

• Email confirmaciones, cancelaciones y actualizaciones - Estos mensajes de correo electrónico son generados y enviados por el sistema en asociación con eventos de reserva específicos. Contienen datos personales sobre el personal programado para prestar el servicio pertinente. También contienen datos personales sobre el cliente que el propietario de la empresa o el cliente introduce en el momento de la reserva.

Todo el contenido de los clientes se almacena en el buzón de Exchange Online que hospeda la versión de Bookings de la organización. Este contenido se conserva siempre y cuando el propietario de la empresa y el cliente utilicen el servicio activamente, a menos que soliciten explícitamente que se eliminen los datos o que abandonen el servicio. Puede eliminar este contenido mediante la interfaz de usuario del producto, un cmdlet o mediante la eliminación del buzón de reservas correspondiente. Una vez iniciada la acción eliminada, los datos se eliminan dentro del período de tiempo establecido por el propietario de la empresa.

Si un cliente decide abandonar el servicio, se eliminará el contenido de su cliente después de 90 días. Para obtener más información sobre cuándo se elimina el contenido de un buzón después de eliminar una cuenta de usuario, vea Eliminar datos de Exchange Online.

Información identificable del usuario

la información de identificación del usuario (EUII) incluye información personal y de contacto sobre el personal que se programa en Bookings. El propietario de la empresa agrega esta información a las páginas de detalles del personal cuando configura Bookings y realiza actualizaciones después de la configuración. Contiene el nombre, las iniciales, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono del miembro del personal. Estos datos se almacenan en el buzón de Exchange Online que hospeda Bookings.

Estos datos se conservan mientras el miembro del personal esté activo en el servicio, a menos que el propietario de la empresa o un administrador los elimine explícitamente mediante la interfaz de usuario de la aplicación o eliminando el buzón de reserva correspondiente. Cuando el administrador inicia la eliminación de los datos del personal, o si el miembro del personal deja el servicio, sus detalles se eliminan de acuerdo con las directivas de retención de contenido del buzón de Exchange Online establecidas por el propietario o el administrador de la empresa.

Detectar y acceder

Bookings recopila y almacena los siguientes tipos de datos:

• Información de perfil de empresa: el contenido de cliente sobre la empresa que usa Bookings se recopila a través del formulario de información de la empresa de Bookings y, si el cliente utiliza Bookings junto con el Business Center, se sincroniza con el perfil de la empresa de Business Center. La única EUII asociada a estos datos es una dirección de correo electrónico de C1. Esta dirección es donde se envían las nuevas notificaciones de reserva y los correos electrónicos de actualización.
• Contactos de clientes: Puede crear contactos manualmente en los clientes web, iOS y Android de Bookings, o puede importarlos desde un dispositivo móvil. La página de reserva de autoservicio crea contactos automáticamente. Contienen EUII y se almacenan en el buzón de Bookings.
• Detalles del personal: el contenido del cliente incluye datos sobre el personal que es apto para prestar los servicios creados en clientes de la web de Bookings, de iOS y de Android. Los detalles del personal pueden contener el nombre, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.
• Eventos de reserva: se trata de reuniones con clientes y contenido de clientes relacionado que crea la empresa mediante un cliente web o una aplicación Android/iOS o que crea el cliente mediante una página pública de reservas (o una página de Facebook). Estos eventos pueden incluir el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico, el número de teléfono y detalles de la cita.
• Cancelaciones y actualizaciones por correo electrónico y correos electrónicos de aviso: se trata de mensajes de correo electrónico enviados por el sistema en asociación con las reservas. Contienen datos del personal y de los clientes que el propietario de la empresa o el cliente introducen en el momento de la reserva.

Exportar

Para exportar datos correspondientes al propietario de la empresa, al personal y a los clientes, usa la opción de informes disponible en Bookings y sigue las instrucciones para exportar Bookings .

Eliminar

Puede eliminar los siguientes tipos de datos de Bookings en respuesta a una solicitud de eliminación de DSR:

• Información de perfil de empresa y contactos: puede eliminar el buzón de Bookings en el Centro de administración. Después de eliminar el buzón, puede restaurarlo en un plazo de 30 días. Después de 30 días, la cuenta y el buzón correspondiente se eliminan permanentemente. Para obtener información detallada sobre cómo eliminar una cuenta de usuario, vea la sección Eliminar un usuario.
• Detalles del personal: puede eliminar personal desde el panel Bookings. Para eliminar permanentemente al personal, puede eliminar su cuenta de Office 365.
• Eventos de Bookings: Puede eliminar eventos de reservas desde el calendario de Bookings, lo que quita la información del cliente.
• Convocatorias de reunión, confirmaciones por correo electrónico, cancelaciones, actualizaciones y avisos por correo electrónico: Puede eliminarlos del calendario de Bookings, lo que quita la información del cliente.

Además, elimine los datos del propietario de la empresa y del personal eliminando la cuenta de usuario correspondiente. Para obtener más información, consulte la sección Eliminar un usuario .

Listings

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Listings para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Los propietarios de listados pueden conectar su negocio a Google, Bing, Yelp y Facebook para ver una vista agregada de calificaciones y reseñas. Listings recopila y almacena los siguientes tipos de datos:

• Valoraciones y opiniones de Google
• Valoraciones y opiniones de Bing
• Valoraciones y opiniones de Yelp
• Valoraciones y opiniones de Facebook

Acceso

Los propietarios de Listings pueden iniciar sesión en el panel de control de Listings para ver sus reseñas y clasificaciones.

Exportar

Para exportar datos correspondientes al propietario de la empresa, al personal y a los clientes, use el portal de privacidad de Business Center.

Eliminar

Si el propietario de un anuncio desea eliminar su información de anuncios, puede desconectarse del proveedor en la página de anuncios. Después de desconectarse, se elimina su información de listados.

Connections

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Connections para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Connections recopila y almacena los siguientes tipos de datos:

• Clientes y contactos que la empresa crea mediante el cliente web o la aplicación móvil (iOS, Android), o mediante la aplicación cuando se envía una campaña de marketing por correo electrónico a un contacto de la empresa. Los datos del cliente pueden incluir el nombre, la dirección, la dirección de correo electrónico y los números de identificación fiscal. Los contactos se comparten en todas las aplicaciones de Business Center.
• Clientes que se registran en la página de registro de Connections y guardan su información personal.
• Vínculos de campañas por correo electrónico

Access

El propietario de un Connections puede iniciar sesión en el panel de Connections y ver las campañas de correo electrónico que ha enviado.

Exportar

Para exportar datos correspondientes al propietario de la empresa, al personal y a los clientes, use el portal de privacidad de Business Center.

Eliminar

Una vez que un propietario de Connections envía una campaña de correo electrónico, no puede eliminar la campaña. Si hay algún borrador de campaña que quiera eliminar, puede iniciar sesión en el panel de Connections y eliminar las campañas de borrador.

Tareas y Bloc de notas de clase de OneNote

En esta sección se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación de las siguientes aplicaciones de Microsoft Education para responder a solicitudes DSR.

• Tareas
• Bloc de notas de clase

Tareas

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Forms para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar y acceder

Tareas almacena información que generan tanto los profesores como los alumnos. Parte de esta información se almacena en SharePoint y otra parte en una ubicación que no es de SharePoint.

Buscar datos de tareas almacenados en SharePoint

Los archivos de los alumnos asociados a una solicitud para su tarea se almacenan en una biblioteca de documentos denominada Trabajo del alumno. Los Files asociados con las tareas que crean los profesores y a los que los alumnos pueden acceder se almacenan en una biblioteca de documentos diferente denominada Class Files. Ambas bibliotecas de documentos se encuentran en el sitio de SharePoint correspondiente de la clase.

Un administrador puede usar la búsqueda en eDiscovery en el portal Microsoft Purview para buscar archivos de alumnos en las bibliotecas Trabajo de alumnos y Clase Files relacionados con envíos de tareas y archivos relacionados con tareas. Por ejemplo, un administrador podría buscar en todos los sitios de SharePoint de la organización y usar el nombre y la clase del alumno o el nombre de una tarea en la consulta de búsqueda para encontrar los datos relevantes para una solicitud DSR.

De forma similar, un administrador puede buscar archivos del profesor relacionados con las tareas para los archivos que un profesor distribuya a los alumnos. Por ejemplo, un administrador podría buscar en todos los sitios de SharePoint de la organización y usar el nombre y la clase del profesor o el nombre de una tarea en la consulta de búsqueda para encontrar los datos relevantes para una solicitud del interesado.

Para obtener más información, consulte:

• Documentación sobre la administración de tareas
• Uso de la búsqueda en eDiscovery para responder a los DSR (en esta guía)

Buscar datos de tareas no almacenados en SharePoint

Los siguientes tipos de datos de Tareas no se almacenan en el sitio de SharePoint del grupo de clase y, por lo tanto, no se pueden detectar mediante la búsqueda en eDiscovery. Estos datos incluyen los siguientes tipos de datos:

• Las calificaciones de los alumnos y los comentarios del profesor.
• La lista de documentos enviados para una tarea por cada alumno.
• Detalles de la tarea, como la fecha en que vence.

Para buscar datos, un administrador o un profesor deben ir a la tarea en el sitio del grupo de clase para buscar los datos que puedan ser relevantes para una solicitud DSR. El administrador puede agregarse a sí mismo como propietario de la clase y ver todas las tareas de esa clase.

Incluso si un estudiante ya no forma parte de una clase, puede que sus datos estén presentes en la clase y marcados como «ya no está inscrito». En este caso, un alumno que envía una solicitud de DSR debe proporcionar al administrador la lista de clases en las que se inscribió formalmente.

Exportar

Puede exportar datos de las Tareas de un alumno concreto para todas las clases en las que este esté inscrito con un script de PowerShell que obtenga la lista de clases del alumno y, a continuación, usar otro script de PowerShell para exportar los datos. Vea:

• Configurar tareas para Teams
• Obtener una lista de clases de un alumno específico
• Exportar datos de alumnos y profesores de tareas

Si se quita al alumno del sitio de clase de grupo, el administrador puede volver a agregar al alumno al sitio antes de ejecutar el script de exportación. O bien, el administrador puede usar el archivo de entrada del script para identificar todas las clases en las que se inscribió el alumno. También puede usar el script de exportación de Tareas para exportar los datos de envíos de todas las tareas a las que un profesor tiene acceso.

Eliminar

Puede eliminar datos de las Tareas de un alumno concreto para todas las clases en las que este esté inscrito con un script de PowerShell que obtenga la lista de clases del alumno y, a continuación, usar otro script de PowerShell para eliminar los datos. Haga esto antes de quitar al alumno de la clase. Vea:

• Configurar tareas para Teams
• Obtener una lista de clases de un alumno específico
• Eliminar datos de alumnos de tareas

Si se quita al alumno del sitio de clase de grupo, el administrador puede volver a agregar al alumno al sitio antes de ejecutar el script de exportación. O bien, el administrador puede usar el archivo de entrada del script para identificar todas las clases en las que se inscribió el alumno. No puede usar el script de eliminación de Tareas para eliminar los datos del profesor porque todas las Tareas se comparten en el sitio de la clase. Como alternativa, un administrador debe agregarse al sitio del grupo de clase y, a continuación, eliminar una tarea específica.

Bloc de notas de clase

Anteriormente en esta guía aprendió a buscar contenido en Bloc de notas de clase. Vea la sección Bloc de notas de clase de OneNote. También puede usar la búsqueda en eDiscovery para exportar datos de un bloc de notas de clase. Como alternativa, un administrador o el interesado pueden exportar datos de un bloc de notas de clase.

Power Automate

Power Automate proporciona herramientas y recursos para ayudarle a responder a solicitudes de corrección, exportación o eliminación de datos personales que residen en la nube de Microsoft. Para obtener más información, consulte Responder a solicitudes DSR de datos de clientes de Power Automate para habilitar a los usuarios derechos RGPD para los datos de clientes recopilados al usar la infraestructura de Power Automate en su organización.

Forms

Las secciones siguientes explican cómo usar la función integrada en la aplicación en Microsoft Forms acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Los usuarios de Forms pueden ir https://forms.office.com y seleccionar Mis formularios para ver los formularios que han creado. También pueden seleccionar Compartido conmigo para ver los formularios que otros usuarios han compartido a través de un vínculo. Si hay muchos formularios que ordenar, los usuarios pueden usar la barra de búsqueda integrada en el producto para buscar formularios por título o autor.

Para determinar si es probable que residan Microsoft Forms un lugar donde es probable que residan datos personales que respondan a su DSR:

• Pida al interesado que busque en su lista Compartidos conmigo para determinar qué usuarios ("propietarios de los formularios") enviaron los formularios al interesado.
• Pida a los propietarios de los formularios que seleccionen Colaborar o Duplicar en la barra de navegación superior y le envíen un vínculo a un formulario específico para que pueda verlo y determinar si es importante para su DSR.

Access

Después de encontrar los formularios relevantes, puede acceder a las respuestas al formulario seleccionando la pestaña Respuestas . Obtenga más información sobre cómo comprobar los resultados de una prueba o de un formulario.

Para proporcionar sus datos al interesado:

• Para revisar los resultados de respuesta en Excel, seleccione la pestaña Respuestas y, a continuación, haga clic en Abrir en Excel.
• Para enviar al interesado una copia del formulario, tome capturas de pantalla de las preguntas y respuestas relevantes que se muestran en la solicitud en formato de texto enriquecido o envíe una copia de Excel de los resultados.
• Si comparte solo partes del resultado de la encuesta a través de Excel, elimine ciertas filas o columnas o redacte las secciones restantes antes de compartirlas.
• Para proporcionar una réplica de todo el formulario, vaya a Colaborar o Duplicar>Obtener un vínculo para duplicar (en Compartir como plantilla).

Eliminar

El propietario puede eliminar permanentemente cualquier encuesta, cuestionario, cuestionario o sondeo. Para respetar un DSR "olvídame" y eliminar un formulario en su totalidad, busque el formulario en la lista y elimínelo. Después de eliminar un formulario, no se puede recuperar. Para obtener más información, vea Eliminar un formulario.

Exportar

Para exportar las preguntas y respuestas de un formulario a un archivo de Excel, abra el formulario, seleccione la pestaña Respuestas y a continuación, seleccione Abrir en Excel.

Planner

Las secciones siguientes explican cómo usar la función integrada en la aplicación en Microsoft Planner para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos. Los datos de Planner incluyen datos principales de tareas, planes y cubos, como títulos, descripciones, fechas, etc. Los comentarios sobre una tarea son conversaciones almacenadas en Exchange. Los datos adjuntos cargados se almacenan en SharePoint. Consulte esas cargas de trabajo para obtener información sobre cómo descubrir o exportar comentarios o datos adjuntos.

Detectar

Los usuarios de Planner pueden ir al sitio de Planner para ver los planes y tareas asignados a ellos. Cuando un administrador busca contenido en nombre de un usuario, puede usar el proceso descrito en la sección "Exportar" para buscar contenido relacionado con el usuario.

Acceso

El mismo proceso para detectar datos también proporciona acceso a los datos, ya sea a través del sitio de Planner o del proceso de exportación.

Eliminar

Puede eliminar de forma manual la información personal de un usuario tanto otorgándose a sí mismo permisos de acceso a los planes de los que forma parte el usuario como iniciando sesión como el usuario para realizar los cambios. Para obtener más información, vea Eliminar datos de usuario en Microsoft Planner.

Exportar

Puede usar un script de PowerShell para exportar los datos de un usuario desde Planner. Al exportar los datos, se exporta un archivo JSON independiente para cada plan del que forma parte el usuario. Para obtener más información, consulte Exportar datos de usuario de Microsoft Planner.

Power BI

Las siguientes secciones explican cómo usar la función integrada en la aplicación de Microsoft Power BI para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Puede buscar contenido en las distintas áreas de trabajo de Power BI, incluidos paneles, informes, libros y conjuntos de datos. Cada tipo de área de trabajo contiene un campo de búsqueda que puede usar para buscar en esa área de trabajo. Consulte Buscar y ordenar contenido en el servicio de Power BI.

Acceso

Puede imprimir paneles, informes y objetos visuales de los informes de Power BI para crear una copia física. No es posible imprimir informes completos y solo puede imprimir una página a la vez. Para ello, vaya a un informe, utilice el campo de búsqueda para buscar datos específicos y, a continuación, imprima esa página. Vea Imprimir desde el servicio Power BI.

Eliminar

Para eliminar libros, informes y paneles, consulte Eliminar casi cualquier cosa en el servicio Power BI.

La eliminación de un panel, informe o libro no elimina el conjunto de datos subyacente. Dado que Power BI se basa en una conexión dinámica con los datos de origen subyacentes para ser completo y preciso, debe eliminar los datos personales en el origen. Por ejemplo, si ha creado un informe de Power BI que está conectado a Microsoft Dynamics 365 for Sales como origen de datos activos, debe realizar las correcciones necesarias en los datos de Dynamics 365 for Sales.

Después de eliminar los datos, use las funcionalidades de actualización de datos programada en Power BI para actualizar el conjunto de datos almacenado en Power BI. Después de la actualización, los datos eliminados ya no aparecen en ningún informe o panel de Power BI que haya usado esos datos. Para ayudar a cumplir con los requisitos del RGPD, ten en marcha directivas para asegurarte de que estás actualizando los datos con un ritmo adecuado.

Exportar

Para facilitar una solicitud de portabilidad de datos, puede exportar paneles e informes de Power BI:

• Puede exportar los datos subyacentes de paneles e informes a un archivo de Excel estático. Para obtener más información, consulte el vídeo Imprimir desde el servicio Power BI. Con Excel, puede editar los datos personales que se incluirán en la solicitud de portabilidad y guardarlos en un formato legible por máquina que se use habitualmente, como .csv o .xml.
• Puede exportar (descargar) un informe desde el servicio Power BI en Office 365 a un archivo .pbix si se publicó originalmente con Power BI Desktop. A continuación, puede importar este archivo a Power BI Desktop y publicarlo (exportarlo) en el servicio de Power BI de otra organización. Para obtener más información, vea Exportar un informe del servicio Power BI a Desktop.

Power Apps

Las siguientes secciones explican cómo usar la función integrada en la aplicación de Microsoft Power Apps para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos. Los siguientes pasos indican cómo puede un administrador transferir las aplicaciones y los recursos que dependen de ellas a nuevos propietarios alterando lo menos posible el funcionamiento de la empresa.

Detectar

Power Apps es un servicio para crear aplicaciones que puede compartir y usar dentro de su organización. Como parte del proceso de creación o ejecución de una aplicación, almacena varios tipos de recursos y datos en el servicio Power Apps, incluidas aplicaciones, entornos, conexiones, conectores personalizados y permisos.

Para facilitar una solicitud de DSR relacionada con Power Apps, use las operaciones de administración expuestas en los cmdlets de PowerShell del Centro de Administración de Power Apps y del Centro de Administración de Power Apps.

Para obtener más información sobre cómo buscar datos personales, consulte Detectar datos personales de Power Apps.

El servicio Power Apps también incluye Common Data Service For Apps, que permite a los usuarios almacenar datos en entidades estándar y personalizadas dentro de una base de datos de Common Data Service. Puede ver los datos almacenados en estas entidades desde el portal de Power Apps Maker y usar las funcionalidades de búsqueda en el producto de Búsqueda avanzada para buscar datos específicos en la entidad. Para saber cómo descubrir datos personales en el Common Data Service, consulte Descubrir datos personales en Common Data Service.

Access

Los administradores pueden asignarse privilegios para acceder y ejecutar las aplicaciones y los recursos asociados (incluidos flujos, conexiones y conectores personalizados) mediante el Centro de Administración de Power Apps o los cmdlets de PowerShell para Administración de Power Apps.

Después de obtener acceso a la aplicación del usuario, puede usar un explorador web para abrir la aplicación. Después de abrir una aplicación, puede realizar un recorte de pantalla de los datos. Consulte Usar Power Apps en un explorador web.

Eliminar

Dado que las aplicaciones de Power Apps pueden ser una parte esencial de las operaciones diarias de su organización, cuando un usuario abandona la organización y se elimina su cuenta de Microsoft 365, el administrador debe determinar si desea eliminar las aplicaciones propiedad del usuario o reasignarlas a nuevos propietarios. Este proceso ayuda a su organización a realizar la transición de aplicaciones a nuevos propietarios y evitar interrupciones en su negocio para las aplicaciones que podrían usarse para procesos comerciales compartidos.

En el caso de los datos compartidos, como en las aplicaciones, los administradores deben decidir si eliminan permanentemente los datos compartidos de ese usuario o los mantienen reasignándose los datos a sí mismos o a otra persona dentro de su organización. Consulte Eliminar datos personales de Power Apps.

Cualquier dato que un usuario almacenó en una entidad en una base de datos de Common Data Service For Apps también debe ser revisado y (si lo desea) eliminado por un administrador mediante las capacidades del producto. Consulte Eliminar datos personales de usuario de Common Data Service.

Exportar

Los administradores pueden exportar datos personales almacenados para un usuario dentro del servicio Power Apps mediante los cmdlets de PowerShell del Centro de Administración de Power Apps y del Centro de Administración de Power Apps. Consulte Exportar datos personales de Power Apps.

También puede usar las funcionalidades de búsqueda integradas en el producto de Búsqueda avanzada para buscar los datos personales de un usuario en cualquier entidad. Para obtener más información sobre cómo exportar datos personales en Common Data Service, consulte Exportación de datos personales de Common Data Service.

Conexiones y conectores personalizados en Power Apps

Las conexiones requieren que los usuarios proporcionen credenciales para conectarse a las API, las aplicaciones de SaaS y los sistemas de desarrollo personalizado. El usuario que establece la conexión es el propietario de estas conexiones y puede administrarlas dentro del producto. Después de reasignar las aplicaciones de Power Apps, un administrador puede usar cmdlets de PowerShell para enumerar y eliminar estas conexiones como parte de la eliminación de datos de usuario.

Los conectores personalizados permiten a las organizaciones ampliar las capacidades de Power Apps conectándose a sistemas en los que no está disponible un conector listo para usar. El autor de un conector personalizado puede compartir el conector con otros usuarios de la organización. Después de recibir una solicitud para eliminar un DSR, un administrador debe considerar la posibilidad de reasignar la propiedad de estos conectores para evitar interrupciones en la empresa. Para acelerar este proceso, un administrador puede usar los cmdlets de PowerShell para listar, reasignar o eliminar conectores personalizados.

Project Online

Las siguientes secciones explican cómo usar la función integrada en la aplicación de Microsoft Project Online para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar y acceder

Puede usar la búsqueda en eDiscovery para buscar en el sitio de SharePoint asociado a un proyecto. Al crear un proyecto, puede elegir crear un sitio de SharePoint asociado. La búsqueda en eDiscovery no busca los datos de un proyecto real en Project Online, solo el sitio asociado. La búsqueda en eDiscovery busca metadatos sobre proyectos, como las personas mencionadas en el asunto. Sin embargo, esta información puede ayudarle a encontrar y acceder al proyecto que contiene los datos relacionados con la DSR.

Sugerencia

La dirección URL de la colección de sitios de la organización donde hay sitios asociados con Proyectos es https://<your org>.sharepoint.com/sites/pwa. Por ejemplo, https://contoso.sharepoint.com/pwa. Puede usar esta colección de sitios específica como ubicación de la búsqueda y, después, el nombre del proyecto en la consulta de búsqueda. Además, un administrador de TI puede usar la página Colecciones de sitios del Centro de administración de SharePoint para obtener una lista de colecciones de sitios de PWA en la organización.

Eliminar

Puede eliminar información sobre un usuario del entorno de Project Online. Para obtener más información, vea Eliminar datos de usuario de Project Online.

Exportar

Puede exportar el contenido de un usuario específico desde el entorno de Project Online. Estos datos se exportan a varios archivos en formato JSON. Para obtener instrucciones paso a paso, vea Exportar datos de usuario desde Project Online. Para obtener información detallada sobre los archivos que se exportan, consulte Definiciones de objetos JSON de exportación de Project Online.

Publisher

Las secciones siguientes explican cómo usar la función integrada en la aplicación en Microsoft Publisher para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Use la característica de búsqueda desde la aplicación para buscar texto en un archivo de Publisher de la misma manera que puede hacerlo en la mayoría de las aplicaciones de Office. Para obtener más información, vea Buscar y Reemplazar texto.

Access

Después de encontrar los datos, haga una captura de pantalla de estos o cópielos y péguelos en un archivo de texto o de Word para proporcionárselos al interesado. También puede guardar una publicación como un archivo PDF, XPS o Word. Vea:

• Guardar una publicación como un documento de Word
  • Guardar como o convertir una publicación a .pdf o .xps utilizando Publisher

Exportar

Puede proporcionar a un interesado el archivo de Publisher real o, como se ha explicado anteriormente, guardar una publicación como un archivo de Word, PDF o XPS. Vea:

• Guardar una publicación como un documento de Word
  • Guardar como o convertir una publicación a .pdf o .xps utilizando Publisher

Eliminar

Puede eliminar el contenido de una publicación, eliminar páginas completas o eliminar un archivo completo de Publisher. Para obtener más información, vea Agregar o eliminar páginas.

Stream

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Stream para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Para descubrir contenido generado o cargado en Stream que podría ser relevante para una solicitud de interesado, un administrador de Stream puede ejecutar un informe de usuario para determinar qué videos, descripciones de videos, grupos, canales o comentarios cargó, creó o publicó un usuario de Stream. Para obtener instrucciones sobre cómo crear un informe, vea Administrar datos de usuario en Microsoft Stream. La salida del informe está en formato HTML y contiene hipervínculos que puede usar para navegar a los vídeos de posible interés. Si desea ver un vídeo que tiene un conjunto de permisos personalizados y no forma parte de los usuarios originales a los que está destinado el vídeo, puede verlo en modo de administrador. Consulte Funcionalidades de administrador en Microsoft Stream.

Access

En función de la naturaleza de la solicitud del interesado, use una copia del informe descrito anteriormente para ayudar a satisfacer una solicitud del interesado. El informe de usuario incluye el nombre y el id. único del usuario de Stream, una lista de vídeos cargados por el usuario, una lista de vídeos a los que el usuario tiene acceso, una lista de canales que creó el usuario, una lista de todos los grupos de los que es miembro el usuario y una lista de todos los comentarios que el usuario dejó en los vídeos. El informe también muestra si el usuario ha visto cada vídeo que aparece en el informe de usuario. Si desea proporcionar al interesado acceso a un vídeo para satisfacer una solicitud de DSR, puede compartir el vídeo.

Exportar

Vea la sección Obtener acceso de Stream.

Eliminar

Para eliminar o editar vídeos o cualquier otro contenido de Stream, un administrador de Stream puede seleccionar Ver en modo de administrador para realizar la función necesaria. Consulte Funcionalidades de administrador en Microsoft Stream. Si un usuario abandona la organización y quiere impedir que su nombre aparezca junto a los vídeos que ha cargado, puede quitarlo o reemplazarlo por otro. Consulte Administrar usuarios eliminados en Microsoft Stream.

Sway

Las secciones siguientes explican cómo usar la función integrada en la aplicación en Microsoft Sway para buscar, acceder, exportar y eliminar datos personales.

Detectar

Solo el propietario y aquellos a quienes el autor permita pueden ver el contenido creado con Sway (que se encuentra en www.sway.com). Para obtener más información, consulte Configuración de privacidad en Sway. Para determinar si Sway es un lugar donde es probable que residan datos personales que respondan a su DSR, pida al Interesado y a los usuarios de la organización que probablemente hayan generado contenido sobre el Interesado que busquen sus Sways y compartan con usted cualquier Sway que pueda contener datos personales que respondan a la solicitud del Interesado. Para informarse sobre cómo compartir un Sway, vea «compartir un Sway desde su cuenta profesional» en este artículo sobre Compartir su Sway.

Access

Si encuentra datos personales en un Sway que desea compartir con el interesado, puede proporcionar al interesado acceso a los datos a través de varios medios. Puede proporcionar al interesado una copia de la versión en línea de Sway (como se ha descrito anteriormente). Puede tomar capturas de pantalla de la parte relevante del Sway que desee compartir. También puede imprimir o descargar el Sway para Word o convertirlo en un PDF. En la siguiente sección se describe cómo descargar un Sway.

Eliminar

Para obtener información sobre cómo eliminar un Sway, vea la sección "¿Cómo eliminar mi Sway?" en Configuración de privacidad en Sway.

Exportar

Para exportar un Sway, abra el Sway que desea descargar, seleccione la serie de puntos (puntos suspensivos) en la esquina superior derecha, seleccione Exportar y, después, elija Word o PDF.

Whiteboard

OneDrive y Azure almacenan contenido de Whiteboard. OneDrive es el almacenamiento predeterminado para todas las pizarras nuevas, excepto en algunos casos e inquilinos donde Azure almacena las pizarras iniciadas en Surface Hub o dispositivos de Sala de Microsoft Teams. Azure almacena Whiteboards creadas originalmente en Azure.

Todas las pizarras pasan al almacenamiento de OneDrive. Según el plan de desarrollo de Microsoft 365, las pizarras que se encuentran actualmente en Azure se mueven a OneDrive.

Consulte las instrucciones de DSR siguientes para:

• Whiteboard almacenado en OneDrive
• Whiteboard almacenado en Azure

Whiteboard almacenado en OneDrive

Los usuarios crean pizarras en su carpeta de OneDrive. SharePoint aún no es compatible. Este proceso se aplica a todas las pizarras creadas en las aplicaciones independientes de Whiteboard y en las reuniones, chats y canales de Microsoft Teams. Las pizarras que se inician desde Surface Hub se almacenan en Azure, aunque se moverán a OneDrive de acuerdo con la hoja de ruta.

Puede usar las herramientas de OneDrive existentes para satisfacer las solicitudes de los interesados (DSR) para RGPD. Los archivos de Whiteboard se mueven de la misma manera que el resto del contenido de OneDrive.

Detectar

Los usuarios almacenan archivos de Whiteboard (archivos .whiteboard) en su cuenta de OneDrive. Puede preguntar al interesado o a otros usuarios si las pizarras que han creado contienen datos personales aplicables a una solicitud de DSR. Pueden compartir una pizarra con usted o puede obtener una copia de ella para entregarla al interesado.

Para acceder a Whiteboards y transferirlas:

1. Conceder acceso a la cuenta de OneDrive del usuario. Consulte la sección "Obtener acceso a los documentos de OneDrive del empleado anterior" en Obtener acceso y hacer una copia de seguridad de los datos de un usuario anterior.
2. Vaya a la carpeta de datos de la aplicación Whiteboard en la cuenta de OneDrive del usuario y copie el archivo . Archivos de Whiteboard de las pizarras que desea transferir.
3. Otorgue acceso a la cuenta de OneDrive del interesado y, a continuación, vaya a la carpeta de datos de la aplicación Whiteboard.
4. Pegue los archivos .whiteboard que copió en el paso anterior.

Access

Si encuentra datos personales en una pizarra que sean relevantes para una solicitud de acceso DSR, puede proporcionar al interesado acceso a una pizarra de varias formas:

• Realizar capturas de pantalla de las partes importantes de una pizarra.
• Cargue una copia del archivo .whiteboard en la cuenta de OneDrive del interesado. Consulte la sección anterior para conocer los pasos para acceder a los archivos .wbx y transferirlos.
• Exportar una copia de pizarra como archivo .png.

Exportar

Si obtiene una copia de una pizarra, puede exportarla.

1. Seleccione Compartir y luego seleccione Exportar una copia. Puede exportar una pizarra a un archivo de imagen (.png).

Eliminar

Puede concederse acceso a la cuenta de OneDrive del usuario y, después, eliminar las pizarras.

1. Conceder acceso a la cuenta de OneDrive del usuario. Consulte la sección "Obtener acceso a los documentos de OneDrive del empleado anterior" en Obtener acceso y hacer una copia de seguridad de los datos de un usuario anterior.
2. Vaya a la carpeta de datos de la aplicación Whiteboard y, a continuación, elimine el contenido.

Transferir Whiteboard cuando un usuario abandona la empresa

Para conservar los archivos de OneDrive de un usuario anterior, incluidos los archivos .whiteboard, primero otorgue acceso a su OneDrive y, a continuación, mueva los archivos que desea conservar. Para obtener instrucciones detalladas, vea Paso 5: Conceder acceso a otro empleado a los datos de OneDrive y Outlook.

Administrar pizarras movidas

Cuando el nuevo propietario vea el archivo .whiteboard en su OneDrive, podrá abrir, editar, cambiar el nombre o eliminar el archivo de la carpeta Whiteboards en Mi Files.

Whiteboard almacenado en Azure

Puede administrar este contenido almacenado en Azure mediante cmdlets de PowerShell de Whiteboard. Finalmente, deberá migrar o eliminar Whiteboards almacenadas en Azure a OneDrive.

Si un administrador recibe una solicitud DSR de datos en la nueva aplicación Whiteboard, puede usar Whiteboard PowerShell para agregarse a sí mismo (o a otros usuarios) como propietario de las pizarras de un usuario. Este paso permite a un administrador realizar acciones como el acceso, la exportación y la eliminación de pizarras. Use el cmdlet Set-WhiteboardOwner para agregarse a sí mismo o a otro usuario como propietario de una pizarra, o bien use el cmdlet Invoke-TransferAllWhiteboards para transferir la propiedad de todas las pizarras de un usuario específico a un nuevo propietario. Para obtener información sobre el uso de estos cmdlets y la instalación del módulo Whiteboard PowerShell, consulte la referencia de cmdlets de Microsoft Whiteboard . Una vez que usted u otra persona tenga la propiedad de una pizarra, consulte Exportar, transferir o eliminar pizarras para conocer los pasos para exportar y eliminar una pizarra.

Lienzo de tinta

Ink Canvas almacena lienzos (archivos .canvas) en contenedores de SharePoint Embedded (SPE), los lienzos pueden incluir dibujos e imágenes con lápiz. En las secciones siguientes se explica cómo buscar, acceder, exportar y eliminar datos personales.

Detectar

El propietario de la aplicación puede usar la galería de aplicaciones para cargar y revisar los lienzos almacenados en SPE. 

Access

Si un lienzo contiene datos personales que responden a una solicitud de acceso de DSR, el usuario puede proporcionar al interesado acceso de varias maneras:

Capture capturas de pantalla de las partes relevantes del lienzo. 

• Exporte una copia del lienzo como un archivo .html. Si un lienzo contiene datos personales que responden a una solicitud de acceso de DSR, el usuario puede proporcionar al interesado acceso de varias maneras:

  1. Capture capturas de pantalla de las partes relevantes del lienzo. 

  2. Exporte una copia del lienzo como un archivo .html. 

Exportar

En la galería de aplicaciones, un usuario puede seleccionar el botón Exportar lienzo para exportar lienzos almacenados en SPE como HTML independiente. La exportación convierte los objetos de lienzo a HTML con SVG integrado. 

Eliminar

El usuario puede usar la herramienta lazo o selección para seleccionar una región específica para eliminarla de la aplicación. El usuario también puede eliminar todo el lienzo mediante el botón Eliminar lienzo .

Acciones de Administración (Cmdlets de PowerShell)

Los cmdlets de PowerShell de Ink Canvas permiten a un administrador de espacios empresariales descubrir, acceder, exportar (como HTML), eliminar y transferir lienzos de usuario almacenados en contenedores de SharePoint Embedded (SPE). 

Si un administrador recibe una solicitud DSR de datos en la nueva aplicación Ink Canvas, puede usar PowerShell de Ink Canvas para agregarse a sí mismo (o a otros usuarios) como propietario de los lienzos de un usuario. Este paso permite a un administrador realizar acciones como el acceso, la exportación y la eliminación de lienzos. Use el Set-InkCanvasOwner para agregarse a sí mismo o a otro usuario como propietario de una pizarra, o bien use el Invoke-TransferAllInkCanvases para transferir la propiedad de todos los lienzos de un usuario específico a un nuevo propietario.

Para obtener más información sobre el uso de estos cmdlets y sobre la instalación del módulo de PowerShell de Ink Canvas, consulte la referencia de cmdlets de PowerShell de Ink Canvas . 

Viva Engage

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad integrada en la aplicación en Microsoft Viva Engage para acceder a datos personales, buscarlos, exportarlos y eliminarlos.

Detectar

Desde el Centro de administración de Viva Engage, un administrador verificado de Viva Engage puede exportar datos relacionados con un usuario específico. La exportación incluye los mensajes y archivos que el usuario publicó y modificó, así como información sobre artículos y grupos que creó. Cuando ejecuta una exportación de datos específicos del usuario, también recibe un mensaje en la bandeja de entrada con los datos de actividad de la cuenta del usuario que puede proporcionar al usuario, si así lo desea. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Administrar solicitudes de interesados RGPD en Viva Engage Enterprise.

Las exportaciones específicas del usuario son para una sola red. Si el usuario está en una red externa de Viva Engage, deberá exportar los datos para esa red externa y para la red doméstica.

Para acceder a los datos no incluidos en la exportación de datos, tome capturas de pantalla del perfil del usuario, la configuración, la pertenencia a grupos, los mensajes marcados, los usuarios seguidos y los artículos seguidos. Los usuarios o administradores pueden recoger esta información. Para obtener más información, consulte Información general de seguridad y cumplimiento en Viva Engage.

Obtener acceso y exportar

Puede ver los datos de los archivos exportados, incluido el texto completo de los mensajes y el contenido de los archivos. También puede seleccionar vínculos en los archivos exportados para ir directamente a los mensajes y archivos publicados en Viva Engage, y a grupos, artículos creados por el usuario, mensajes que le gustaron al usuario, mensajes en los que el usuario está@mentioned, sondeos que el usuario votó y vínculos que agregó el usuario.

La exportación de datos por usuario no incluye lo siguiente:

• El perfil del usuario:

  • Si el usuario tiene una identidad de Viva Engage, el usuario tiene control total de su perfil. Para obtener información sobre cómo ver y modificar el perfil, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage.
  • Si el usuario tiene una identidad de Office 365, el perfil de usuario de Viva Engage se extrae automáticamente de Office 365, que obtiene la información de perfil de Microsoft Entra ID. Los usuarios de Viva Engage pueden cambiar temporalmente sus perfiles en Viva Engage, pero estos cambios se sobrescriben cuando hay un cambio en Microsoft Entra ID, por lo que debe ver y cambiar los datos del directorio en Microsoft Entra ID. Consulte Administrar usuarios de Viva Engage en todo su ciclo de vida desde Office 365 y Agregar o cambiar la información de perfil de un usuario en Microsoft Entra ID.

• Configuración del usuario:

  • El usuario puede ver y cambiar su propia configuración. Para obtener información sobre cómo ver y modificar la configuración de usuario, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage. Un administrador puede ver esta información y hacer capturas de pantalla, pero no puede cambiarla. Vaya a la configuración de Viva Engage >Personas y luego seleccione el nombre del usuario.
  • La pertenencia a grupos del usuario, los mensajes marcados, los usuarios seguidos y los artículos seguidos.
  • Un administrador puede ver esta información y hacer capturas de pantalla, pero no puede cambiarla. Vaya a la configuración de Viva Engage >Personas y luego seleccione el nombre del usuario.

Para obtener instrucciones sobre cómo exportar datos, consulte Administrar solicitudes de interesados RGPD en Viva Engage. Debe ejecutar una exportación por usuario para cada red de Viva Engage de la que sea miembro el usuario.

Viva Engage tiene una configuración de retención de datos que elimina datos de forma permanente o temporal cuando un usuario elimina un mensaje o un archivo. Si establece esta retención en la eliminación temporal, la exportación incluirá los datos que un usuario eliminó. Si establece la configuración de retención de datos de Viva Engage en una eliminación permanente, la exportación no incluye la información eliminada porque ya no se almacena en Viva Engage.

Eliminar

Los administradores comprobados de Viva Engage pueden ejecutar una eliminación compatible con el RGPD a través del centro de administración de Viva Engage si reciben una DSR. Esta opción se llama Eliminar Usuario, y suspende al usuario durante 14 días y luego elimina todos sus datos personales, excluyendo los archivos y mensajes. Si el usuario es un usuario invitado, debe realizar esta acción para cada red externa de la que sea miembro el invitado.

Nota:

Si un administrador quiere quitar los archivos y mensajes de un usuario durante la ventana de 14 días, debe realizar una exportación a nivel de usuario para identificar los archivos y mensajes y, a continuación, decidir cuáles eliminar, ya sea mediante la eliminación del producto o mediante un script de PowerShell. Después del periodo de 14 días, el administrador ya no puede asociar al usuario con sus archivos o mensajes.

Cuando elimina un usuario mediante la opción Borrar usuario, la bandeja de entrada de Viva Engage de todos los administradores de red y administradores verificados recibe una notificación. La opción Borrar usuario elimina el perfil de Viva Engage del usuario, pero no elimina su perfil de Office 365 ni Microsoft Entra.

Para obtener pasos detallados para quitar un usuario, consulte Administrar solicitudes de los interesados de RGPD en Viva Engage.

Viva Pulse

Los clientes empresariales pueden usar Viva Pulse para enviar encuestas de empleados ligeras y fáciles de implementar. Microsoft procesa los datos en nombre del cliente (inquilino) según sea necesario para proporcionar el servicio solicitado, tal como se indica en los términos del producto. 

El contenido también está disponible a través de una integración con Viva Learning, que el administrador de Viva Pulse puede desactivar. El cliente designa administradores de Viva Pulse, que administran la configuración relacionada con el servicio y el acceso a las características. Los administradores de Viva Pulse también pueden actuar sobre las solicitudes de eliminación de datos personales de los usuarios en el servicio, como se describe en las siguientes secciones.

En las secciones siguientes se explica cómo usar la funcionalidad desde la aplicación en Microsoft Viva Pulse y el Centro de administración de Microsoft 365 para habilitar los derechos RGPD del interesado. Los clientes crean y ven contenidos a través de las interfaces web y de Teams de Viva Pulse.

Obtener acceso y exportar

La aplicación y el Centro de administración de Microsoft 365 implementan el acceso y la exportación. Los autores de encuestas pueden exportar datos personales en forma de informes, resultados de encuestas y conversaciones en la aplicación a un PDF en cualquier momento después de la generación del informe. El autor exporta las respuestas sin procesar como archivos .csv.

Los administradores de Viva Pulse pueden exportar todos los datos de encuestas y plantillas dentro de un intervalo de fechas especificado o datos de informes específicos para autores de encuestas específicos. Para obtener información detallada sobre la exportación de datos de administración, consulte Exportar datos de pulsos.

Objeción

Tanto los sujetos de la encuesta como los encuestados pueden oponerse al procesamiento al no participar.

Restriction

El autor debe compartir manualmente los resultados de la encuesta. La visibilidad predeterminada para personas distintas del autor solo es posible cuando un usuario de Viva Pulse configura a otro usuario para que actúe como su delegado dentro de la aplicación, o cuando se utilizan plantillas de encuesta específicas y los resultados se incluyen en el panel de Insights. La mensajería en la aplicación hace que el autor de la encuesta sea consciente de cualquier intercambio automático de datos.

Por último, los administradores y los usuarios con privilegios elevados pueden identificar a los usuarios y sus respuestas en determinadas circunstancias.

Rectificación

Los encuestados pueden corregir comentarios y cambiar las respuestas hasta que envíen sus respuestas. El Centro de administración de Microsoft 365 también se puede usar para realizar correcciones.

Eliminar

Los clientes pueden eliminar encuestas asociadas con usuarios en la aplicación. Además, todos los datos personales se eliminan cuando se quita un usuario del espacio empresarial en el Centro de administración de Microsoft 365 o cuando expira una suscripción.

Como administrador, puede eliminar las solicitudes y respuestas anteriores de Pulse de un usuario en nombre del usuario. La eliminación de los datos de un usuario es una eliminación permanente y no queda ningún registro de los datos del usuario. Solo puede eliminar los datos de un usuario a la vez y no hay límite en cuanto a cuántas veces se pueden eliminar los datos de un usuario. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Administrar datos de Viva Pulse.

Los administradores de Viva Pulse pueden eliminar conversaciones o mensajes en la aplicación del informe de un autor. Los datos creados por un delegado en nombre del usuario para el que actúa como delegado son propiedad del delegador y no se ven afectados por los datos del delegado eliminado.

Viva Glint

Los clientes empresariales de Microsoft usan Viva Glint para obtener información sobre el estado del compromiso de su organización y la eficacia de los comentarios. Ofrece orientación sobre pasos prácticos para mejorar el compromiso de los empleados dentro de su organización. Los clientes también pueden usar la característica de comentarios 360 de Viva Glint para ayudar a los usuarios a recopilar comentarios de varios evaluadores, de modo que puedan comprender mejor cómo sus percepciones de sus fortalezas y oportunidades se alinean con las percepciones de los proveedores de comentarios.

Obtener acceso y exportar

Es posible que los usuarios del servicio no estén alineados o asociados con una cuenta de Microsoft Entra ID para el inquilino del cliente. El propio servicio cumple la funcionalidad de vista y acceso para estos usuarios. El servicio envía la información por correo electrónico directamente al usuario bajo la dirección del Cliente. La portabilidad o exportación de datos se ofrece como parte de una solicitud de acceso o visualización del interesado mediante la funcionalidad desde la aplicación. El Cliente elige qué datos personales envía el servicio en una exportación CSV directamente al interesado.

Para obtener más información sobre el acceso y la exportación, consulte Respuestas de la encuesta sin procesar de Access Viva Glint.

Objeción

El cliente puede responder directamente a las solicitudes de objeción de datos personales. El interesado no está obligado a participar o responder a ninguna encuesta o pregunta.

Restriction

El cliente puede responder directamente a las solicitudes de restricción de datos personales. El cliente puede restringir el procesamiento posterior de datos personales almacenados o de origen en las configuraciones de informes, vista, acceso o edición. Por ejemplo, un Cliente puede optar por restringir la inclusión de un atributo de usuario de los informes mientras conserva los datos personales para otros fines.

Rectificación

Los interesados pueden corregir los datos personales mediante la funcionalidad desde la aplicación de Viva Glint o a través del Centro de administración de Microsoft 365.

Eliminar

La eliminación puede realizarse mediante la funcionalidad desde la aplicación o mediante el Centro de administración de Microsoft 365 cuando se quita o elimina un usuario de la organización. Cuando se elimina un espacio empresarial completo del servicio Microsoft 365, Viva Glint recibe una señal cuando se debe eliminar la organización. En ese momento, los datos se eliminan permanentemente después de 90 días.

Para obtener más información sobre la eliminación de datos de usuario en Viva Glint, consulte Eliminar datos de usuario de Viva Glint.

Viva Learning

Los clientes empresariales ofrecen Viva Learning para facilitar a los usuarios encontrar, descubrir, compartir y acceder a contenidos de aprendizaje. Las organizaciones configuran y ponen a disposición el contenido de aprendizaje dentro del flujo de trabajo natural de los usuarios.

Obtener acceso y exportar

Los interesados pueden ver y exportar datos personales mediante la funcionalidad desde la aplicación o el Centro de administración de Microsoft 365.

Objeción

Los administradores de inquilinos pueden desactivar el servicio para usuarios individuales.

Restriction

Los usuarios pueden elegir que no se les realice un seguimiento para el aprendizaje recomendado en el producto o el administrador del espacio empresarial puede desactivar el procesamiento para usuarios individuales.

Eliminar

Los datos relacionados con los usuarios se eliminan cuando se quita al usuario del inquilino en el Centro de administración de Microsoft 365 o cuando expira la suscripción.

Datos de la organización en Microsoft 365

Los datos de la organización hacen referencia a los datos de los empleados que cargan los roles de administrador de Microsoft 365 de su organización mediante la característica Datos de la organización en Microsoft 365 .

Acceso y exportación

Un usuario puede acceder a los datos de la organización que un administrador de espacio empresarial carga y almacena en el perfil de usuario de Microsoft 365 y exportarlos mediante la función de exportación de datos de la tarjeta de perfil. Para obtener más información, consulte Exportar datos de su tarjeta de perfil.

Editar

Un usuario puede ponerse en contacto con el administrador de la organización para actualizar sus datos de la organización. Para obtener más información, consulte ¿Con quién debo ponerme en contacto si necesito cambiar mi información en Microsoft 365?

Un administrador de inquilinos puede actualizar los valores de uno o más atributos en los datos de la organización de los usuarios. Para actualizar los valores, un administrador de inquilinos puede usar Centro de administración de Microsoft 365 sección Interfaz de usuario/Usuarios activos o cargar un nuevo archivo .csv a través del Centro de administración de Microsoft 365 que contenga atributos actualizados para los usuarios a los que desea afectar. En ese archivo, incluya solo a los usuarios cuyos datos organizativos quiera actualizar y asegúrese de incluir todos los atributos que quiera que formen parte de su perfil de usuario de Microsoft 365. Si incluye un atributo en el archivo, pero deja vacío el valor de ese atributo para un usuario, se elimina el valor actual de ese atributo para el usuario. Para obtener más información, consulte Actualizar datos de organización del usuario.

Eliminar

Un usuario puede ponerse en contacto con el administrador de la organización para eliminar sus datos de la organización. Para obtener más información, consulte ¿Con quién debo ponerme en contacto si necesito cambiar mi información en Microsoft 365?.

Un administrador de inquilinos puede eliminar los valores de uno o más atributos en los datos de la organización de los usuarios. Para eliminar los valores, un administrador de inquilinos puede usar Centro de administración de Microsoft 365 sección de interfaz de usuario/usuarios activos o cargar un nuevo archivo .csv a través del Centro de administración de Microsoft 365 para los usuarios a los que desea afecta. En ese archivo, la columna Microsoft_PersonEmail debe tener un valor y todos los atributos que deben eliminarse deben establecerse en vacío (para el tipo de cadena, establecido en ", y para el tipo de entero, establecido en -1). Mantenga todos los demás atributos sin cambios. Para obtener más información, consulte Eliminar datos de organización del usuario.

Cuando carga nuevos datos de organización para un usuario, los datos de organización ingeridos anteriormente por el usuario se eliminan en un plazo de siete días.

Responder a solicitudes de rectificación de DSR

Si un interesado le pide que rectifique los datos personales que residen en los datos de su organización almacenados en Office 365, usted y su organización deberán determinar si es apropiado atender la solicitud. Si decide atender la solicitud, rectificar los datos puede incluir acciones como editar, redactar o quitar datos personales de un documento u otro tipo o elemento. La forma más sencilla de hacerlo es pedir al propietario de los datos que use la aplicación de Office 365 adecuada para realizar el cambio solicitado. Otra opción es que un administrador de TI de la organización realice el cambio. Este cambio probablemente requiera que el administrador de TI (u otras personas de su organización con los privilegios adecuados, como un administrador de colección de sitios de SharePoint) se asigne a sí mismo o a otra persona que trabaje en DSR los permisos necesarios para obtener acceso al documento o a la ubicación de contenido donde se encuentra el documento para realizar el cambio directamente en el documento.

Solicitar que el propietario de los datos realice el cambio aprobado

La manera más directa de rectificar los datos personales es pedir al propietario de los datos que realice el cambio. Después de localizar los datos que son objeto de la DSR, puede proporcionar la siguiente información para que pueda realizar el cambio.

• La ubicación y el nombre de archivo (de documentos y otros archivos) del elemento que debe modificarse. Localizar los datos en cuestión es parte del proceso de descubrimiento que se explicó anteriormente.

Es posible que quiera considerar la posibilidad de implementar un proceso de confirmación en el que usted u otra persona involucrada en la investigación de DSR compruebe que se realizó el cambio solicitado.

Obtenga acceso a un sitio de SharePoint o una cuenta de OneDrive para realizar cambios

Si el propietario de los datos no puede cumplir la solicitud de rectificación del interesado, un administrador de TI o de SharePoint de su organización puede acceder a la ubicación del contenido y realizar los cambios necesarios. O bien, un administrador puede asignarle a usted u otro responsable de privacidad de datos los permisos necesarios.

SharePoint

Para asignar permisos de administrador o propietario a un sitio de SharePoint para que usted u otra persona pueda acceder a ese documento y editarlo, vea

• Administrar los administradores de una colección de sitios

• Editar y administrar los permisos para una lista o una biblioteca de SharePoint

OneDrive

Un administrador de SharePoint o un administrador de inquilinos puede acceder a la cuenta de OneDrive de un usuario mediante el Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Obtener acceso a los datos de un usuario anterior y hacer una copia de seguridad de ellos.

Obtenga acceso a un buzón de correo de Exchange Online para realizar cambios en los datos

Los administradores pueden asignarse a sí mismos los permisos necesarios para abrir y editar (o eliminar) los elementos del buzón de otro usuario, como si fueran el propietario del buzón. Los administradores también pueden asignar estos permisos a otro usuario. Para más información, vea:

• Conceder permisos de buzón a otro usuario en Office 365
• Obtener acceso al buzón de otra persona

Si coloca el buzón del usuario en una suspensión legal o lo asigna a una directiva de retención, todas las versiones del buzón se conservan hasta que expire el período de retención o se quite la suspensión del buzón. Esta retención significa que si cambia un elemento del buzón en respuesta a una solicitud de rectificación de DSR, el elemento original (antes del cambio) se conserva y almacena en una carpeta oculta en la carpeta Elementos recuperables del buzón del usuario.

Realizar cambios en el contenido de OneDrive y SharePoint

Los administradores o propietarios de datos pueden realizar cambios en documentos, listas y páginas de SharePoint. Tenga en cuenta las siguientes consideraciones al realizar cambios en el contenido de SharePoint:

• La actualización de un documento guarda una nueva versión del documento, que contiene la revisión. Las versiones anteriores del documento no se actualizan. Esto significa que es posible que el interesado de una solicitud de rectificación de DSR persista en versiones anteriores del artículo. Puede eliminar versiones anteriores de un artículo y, a continuación, quitarlas permanentemente de Office 365. Consulte la sección Eliminación de documentos en SharePoint y OneDrive en esta guía.

• Para redactar completamente un archivo de SharePoint de forma que se quite todos los seguimientos de un interesado del archivo, incluidas todas las versiones del archivo y toda la actividad registrada realizada por el interesado, debe realizar los siguientes pasos:

  1. Descargue una copia del archivo en su equipo local.
  2. Elimine permanentemente el archivo de SharePoint eliminando el archivo y, luego, eliminándolo de la papelera de reciclaje de primera y segunda etapa. Consulte la sección Eliminación de documentos en SharePoint y OneDrive en esta guía.
  3. Haga las revisiones en la copia del documento en el equipo local.
  4. Cargue el archivo revisado en la ubicación original de SharePoint.

• Puede editar datos en listas de SharePoint. Consulte Agregar, editar o eliminar elementos de lista.

Los administradores de TI también pueden corregir algunas propiedades personales asociadas con un documento:

La información del usuario del perfil de usuario de SharePoint o Microsoft 365 a menudo se asocia con documentos de OneDrive y SharePoint para representar a esa persona. Por ejemplo, el nombre de un usuario aparece en una columna Creado por o Modificado por People de un documento o elemento de lista. Puede rectificar esta información de usuario de varias formas, dependiendo de la fuente:

• Rectificar las propiedades de usuario en su propio Active Directory local. Para los clientes que sincronizan propiedades de usuario, como el nombre para mostrar del usuario, el nombre y otras propiedades de un AD local, rectifique esas propiedades allí. Las propiedades asignadas correctamente fluyen a Microsoft 365 y, después, a OneDrive y SharePoint.
• Rectificar las propiedades de usuario en el centro de administración. Los cambios realizados en la información de la cuenta se reflejan automáticamente en las experiencias de OneDrive y SharePoint. Para obtener información, consulte Agregar o cambiar la información de perfil de un usuario en Microsoft Entra ID. Para las propiedades con origen en Microsoft 365, no puede realizar cambios en el lado de SharePoint.
• Rectifique las propiedades del usuario en la experiencia del perfil de usuario de SharePoint del Centro de administración de SharePoint En la pestaña perfiles de usuario del Centro de administración de SharePoint, los administradores pueden hacer clic en Administrar perfiles de usuario y buscar las propiedades de un usuario para editarlas. Luego pueden elegir editar las propiedades del usuario.
• Rectifique las propiedades de usuario en un origen personalizado. Las propiedades de perfil personalizado de SharePoint se pueden sincronizar desde un origen personalizado a través de Microsoft Identity Manager (MIM) u otro método.

Este cambio no afecta a todas las experiencias que podrían conservar la información anterior. Por ejemplo, el nombre del usuario como texto en el documento.

Realizar cambios en el contenido de Power BI

Power BI se basa en los datos de origen subyacentes que se usan en sus paneles e informes para que sean completos y precisos, por lo que debe corregir los datos de origen inexactos o incompletos en el origen. Por ejemplo, si ha creado un informe de Power BI que se conecta a Dynamics 365 for Sales como origen de datos activo, debe realizar correcciones en los datos de Dynamics 365 for Sales.

Después de realizar estos cambios, puede aprovechar las funcionalidades de actualización de datos programadas para actualizar el conjunto de datos almacenado en Power BI de modo que los datos revisados se reflejen en los activos de Power BI dependientes. Para ayudar a cumplir con los requisitos del RGPD, ten en marcha directivas para asegurarte de que estás actualizando los datos con un ritmo adecuado.

Realizar cambios en el contenido de Viva Engage

Para los mensajes, un usuario puede modificar un mensaje para corregir cualquier inexactitud. Se puede solicitar una lista de todos los mensajes a un administrador superior de Viva Engage y, a continuación, seleccionar un vínculo en el archivo para revisar cada mensaje.

En el caso de los archivos, un usuario puede editar un archivo determinado para rectificar cualquier imprecisión. Se puede solicitar una lista de todos los archivos publicados a un administrador superior de Viva Engage y, a continuación, acceder a los archivos en Viva Engage. Los archivos que se exportan a la carpeta Archivos se pueden ver buscando el archivo por número. Por ejemplo, para un archivo denominado 12345678.ppx en la exportación, use el cuadro de búsqueda de Viva Engage para buscar 1235678.ppx. O bien, vaya a https://www.viva-engage.com/<network_name>/#/files/<file_number>; por ejemplo, https://www.viva-engage.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678.

Para los datos a los que el usuario puede acceder a través de su perfil y configuración, es posible realizar todos los cambios necesarios.

• El perfil del usuario:

  • Si el usuario tiene una identidad de Viva Engage, el usuario tiene control total de su perfil. Para obtener información sobre cómo ver y modificar el perfil, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage.
  • Si el usuario tiene una identidad de Office 365, el perfil de usuario de Viva Engage se extrae automáticamente de Office 365, que obtiene la información de perfil de Microsoft Entra ID. Los usuarios de Viva Engage pueden cambiar temporalmente sus perfiles en Viva Engage, pero estos cambios se sobrescriben cuando hay un cambio en Microsoft Entra ID, por lo que el mejor lugar para ver y cambiar los datos del directorio es Microsoft Entra ID. El usuario debe solicitar que Microsoft Entra ID se actualice. Consulte Administrar usuarios de Viva Engage en todo su ciclo de vida desde Office 365 y Agregar o cambiar la información de perfil de un usuario en Microsoft Entra ID.

• Configuración del usuario:

  • El usuario puede cambiar su propia configuración. Para obtener información sobre cómo ver y modificar la configuración de usuario, consulte Cambiar mi perfil y configuración de Viva Engage.
  • La pertenencia a grupos del usuario, los mensajes marcados, los usuarios seguidos y los artículos seguidos. El usuario puede cambiar esta información; consulte Sugerencias para organizarse en Viva Engage.

Responder a solicitudes de restricción de DSR

Estas son las formas de restringir el tratamiento de datos en Office 365:

• Elimine una licencia de aplicación de Office 365 para evitar que los usuarios accedan a los datos a través de una aplicación.
• Impedir que los usuarios accedan a su cuenta de OneDrive.
• Desactivar el procesamiento de los datos por parte de un servicio de Office 365.
• Quite temporalmente los datos de SharePoint y OneDrive y consérvelos en el entorno local.
• Restrinja temporalmente todo el acceso a un sitio de SharePoint.
• Impedir que un usuario inicie sesión en Office 365.

Si más adelante su organización determina que una restricción ya no es aplicable, puede poner fin a la restricción revirtiendo los pasos que tomó para restringirla. Por ejemplo, reasignar licencias, volver a activar un servicio o permitir que un usuario inicie sesión en Office 365.

Quitar la licencia de una aplicación de Office 365

Como se ha explicado más arriba, todos los usuarios reciben licencias para todas las aplicaciones de Office 365 que su organización incluye en su suscripción a Microsoft 365 para empresas. Si necesita restringir el acceso a los datos sujetos a una DSR, un administrador de TI puede desactivar temporalmente la licencia de un usuario para una aplicación mediante el portal de administración de Office 365. Si un usuario intenta usar esa aplicación, recibe una notificación de producto sin licencia o un mensaje que indica que ya no tiene acceso. Para obtener más información, consulte Quitar las licencias de los usuarios en Office 365 para empresas.

Notas:

• Para impedir que un usuario acceda a Viva Engage, primero debe exigir la identificación de Office 365 para un usuario de Viva Engage y, a continuación, quitar la licencia de Viva Engage del usuario.

• En los escenarios que aprovechan Power BI, puede restringir el acceso a la aplicación de proveedor (ISV) de software independientes incrustado en el contenido.

Impedir que los usuarios accedan a su cuenta de OneDrive

Quitar la licencia de SharePoint de un usuario no le impide acceder a su cuenta de OneDrive, si existe. Debe quitar los permisos del usuario a su cuenta de OneDrive. Quite al usuario como propietario de una colección de sitios de su cuenta de OneDrive. En concreto, quite el usuario de los grupos Administrador de la colección de sitios principal y Administradores de colecciones de sitios de su perfil de usuario. Vea la sección "Agregar y quitar administradores en una cuenta de OneDrive" en Administrar perfiles de usuario en el Centro de administración de SharePoint.

Desactivar un servicio de Office 365

Puede desactivar un servicio de Office 365 para atender una solicitud DSR para restringir el procesamiento de datos. Este cambio afecta a todos los usuarios de toda la organización e impide que todos usen el servicio o accedan a los datos del mismo.

La forma más rápida de desactivar un servicio es usar PowerShell de Office 365 y quitar la licencia de usuario correspondiente de todos los usuarios de la organización. Este cambio impide que cualquier persona acceda a los datos de ese servicio. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Deshabilitar el acceso a los servicios con el PowerShell de Office 365 y siga los procedimientos para deshabilitar los servicios de Office 365 para los usuarios desde un único plan de licencias.

Nota:

Para Viva Engage, además de eliminar la licencia de Viva Engage de las cuentas de usuario, también debe deshabilitar la capacidad de los usuarios para iniciar sesión en Viva Engage aplicando el uso de sus credenciales de Office 365 al iniciar sesión. Para obtener instrucciones detalladas, consulte Desactivar el acceso de Viva Engage para usuarios de Microsoft 365.

Quitar temporalmente datos de sitios de SharePoint o OneDrive

Puede quitar temporalmente datos personales de Office 365 para restringir el procesamiento de datos personales en respuesta a una DSR. Cuando su organización determina que ya no se aplica la restricción, puede volver a importar los datos a Office 365.

Dado que la mayoría de los documentos de Office se encuentran en un sitio de SharePoint o OneDrive, este es un proceso de alto nivel para quitar documentos de los sitios y, a continuación, reimportarlos.

1. Obtenga una copia del documento que es el asunto de la solicitud de restricción. Es posible que tenga que solicitar acceso al sitio o pedir al administrador de su organización o al administrador de una colección de sitios que le proporcione una copia del documento.
2. Almacene el documento en una ubicación local (por ejemplo, un servidor de archivos o un recurso compartido de archivos) o en otra ubicación que distinta al inquilino de Office 365 en la nube de Microsoft.
3. Elimine (purgue) permanentemente el documento original de Office 365 siguiendo los pasos de eliminación de documentos descritos en Eliminar documentos en SharePoint y OneDrive.
4. Cuando la restricción ya no se aplique, vuelva a cargar la copia del documento que almacenó localmente en el sitio en Office 365.

Importante

El procedimiento anterior no funciona si el documento se encuentra en un sitio que está en suspensión (con una de las características de retención o suspensión legal de Office 365). En el caso de que una solicitud de restricción para una DSR tenga prioridad sobre una suspensión legal, la suspensión debe quitarse del sitio antes de que un documento se pueda eliminar permanentemente. Además, el historial de documentos de los documentos eliminados se quita permanentemente.

Restricción temporal del acceso a sitios de SharePoint

Un administrador de SharePoint puede impedir temporalmente que todos los usuarios tengan acceso a una colección de sitios de SharePoint bloqueando la colección de sitios (mediante el comando Set-SPOSite -LockState en SharePoint PowerShell). Esta acción impide que los usuarios tengan acceso a la colección de sitios y a cualquier contenido o dato que se encuentre en el sitio. Si determina que los usuarios deberían poder tener acceso al sitio, el administrador puede desbloquear el sitio. Para obtener más información sobre cómo ejecutar este cmdlet de PowerShell, consulte Set-SPOSite.

Impedir que un usuario inicie sesión en Office 365

Un administrador de TI también puede impedir que un usuario inicie sesión en Office 365. Esta acción impide que el usuario acceda a cualquier servicio en línea de Office 365 y que procese los datos almacenados en Office 365. Para obtener más información, vea Bloquear el acceso de un antiguo empleado a los datos de Office 365.

Parte 2: Respuesta a los DSR con respecto a la información generada por Office 365

El conjunto de servicios de Microsoft de Office 365 incluye servicios en línea que proporcionan información a los usuarios y organizaciones que deciden usarlos.

• Viva Personal Insights proporciona información a usuarios individuales.
• Viva Manager, Leader y Advanced Insights proporcionan información a las organizaciones.

Estos servicios se describen en la siguiente sección:

Viva Personal Insights

Viva Personal Insights proporciona estadísticas para ayudar a los usuarios a comprender cómo pasan su tiempo en el trabajo. Para ayudar a los usuarios a comprender mejor los datos que aparecen en su panel personal y cómo se calculan los datos, diríjalos al panel de Viva Personal Insights.

Obtener acceso y exportar

Si su organización usa Viva Personal Insights, Microsoft genera información para todos los usuarios. Los Viva Personal Insights derivan de los encabezados de reuniones y mensajes del buzón del usuario. Los usuarios pueden ir al panel de Conclusiones de Viva Personal mientras han iniciado sesión en su cuenta de Microsoft 365 para ver la información que se genera sobre cómo pasan su tiempo en el trabajo. Pueden tomar capturas de pantalla de Viva Personal Insights si quieren tener copias permanentes de su información.

Rectificar

Todas las conclusiones generadas por Viva Personal Insights proceden de los elementos de correo y calendario del usuario. Por lo tanto, la única manera de rectificar los datos es cambiar el correo electrónico de origen o los elementos del calendario.

Restringir

Para restringir el procesamiento de un usuario específico, puede decidir no participar de Viva Personal Insights. Para obtener más información, consulte Configurar Viva Personal Insights.

Eliminar

Todo el contenido del buzón, incluidos los datos de Viva Personal Insights, se purga al "eliminar permanentemente" una cuenta de usuario de Active Directory. Para obtener más información, vea la sección Eliminar un usuario de esta guía.

Viva Manager, Leader e Insights avanzado

Al usar Viva Manager, Leader y Advanced Insights, las organizaciones pueden aumentar los datos de Office 365 con sus propios datos empresariales para obtener información sobre la productividad de la organización, los patrones de colaboración y el compromiso de los empleados. En este artículo se explica el control que su organización tiene sobre los datos que procesan Viva Manager, Leader y Advanced Insights, y quién tiene acceso a esos datos.

Para ayudarle con los DSR en Viva Manager, Leader y Advanced Insights:

1. Determine si su organización usa Viva Manager, Leader y Advanced Insights. Para obtener más información, vea Asignación de licencias a usuarios. Si su organización no usa Viva Manager, Leader y Advanced Insights, no hay ninguna otra acción.
2. Si su organización usa Viva Manager, Leader y Advanced Insights, vea quién en su organización ha sido asignado al rol de Viva Manager, Leader y administrador de Advanced Insights. También debe determinar si el buzón del interesado tiene licencia para Viva Manager, Leader y Advanced Insights. Si es necesario, pida al Viva Manager, al Leader y al administrador de Advanced Insights que se pongan en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para gestionar las siguientes solicitudes de DSR:

Obtener acceso y exportar

Los informes de Viva Manager, Leader y Advanced Insights que cree pueden contener datos personales de usuarios con licencia de su organización para Viva Manager, Leader y Advanced Insights, en función de la información que su organización usó para complementar los datos de Office 365. El Viva Manager, el líder y el administrador de Insights avanzado deben revisar esos informes para determinar si contienen datos personales de un usuario. Si un informe contiene los datos personales de un usuario, usted debe decidir si desea proporcionar una copia de ese informe al usuario. Viva Manager, Leader y Advanced Insights le permiten exportar el informe.

Rectificar

Como se ha explicado anteriormente, Viva Manager, Leader y Advanced Insights usan datos de Office 365 con los datos de la organización que proporcione para generar informes de su interés. No puede rectificar los datos de Office 365 porque se basan en las actividades de calendario y correo electrónico de un usuario. Sin embargo, puedes rectificar los datos de la organización que cargues en Viva Manager, Leader y Advanced Insights para generar el informe. Para rectificar estos datos, corrija los datos de origen, cárguelos y vuelva a ejecutar el informe para generar un nuevo informe de Viva Manager, Leader y Advanced Insights.

Restringir

Para restringir el procesamiento de un usuario específico, elimine su licencia de Viva Manager, Leader y Advanced Insights.

Eliminar

Si un interesado quiere que se elimine de un informe o conjunto de informes de Viva Manager, Leader y Advanced Insights, puede eliminar el informe. Usted es responsable de eliminar los usuarios de los datos de la organización que utilizó para generar el informe y volver a cargar los datos. Todos los datos sobre el usuario se quitan cuando una cuenta de usuario se "elimina permanentemente" de Microsoft Entra ID.

Para quitar los datos personales de un interesado, un administrador puede seguir los siguientes pasos:

1. Quite la licencia de Viva Manager, Leader y Advanced Insights del interesado.
2. Elimine la entrada de Microsoft Entra para el interesado. Para obtener más información, consulte Eliminar un usuario.
3. Póngase en contacto con el soporte técnico y abra un vale para una solicitud de eliminación de usuario de solicitud del interesado (DSR). En este vale, identifique al interesado mediante su nombre principal de usuario (UPN).
4. Exporte una copia de los datos de RR. HH. del sistema de RR. HH. de la empresa (consulte Exportar datos), elimine la información del interesado de ese archivo de datos de RR. HH. y, a continuación, cargue el archivo de datos de RR. HH. editado en formato .csv en Viva Manager, Leader y Advanced Insights (consulte Cargar datos de la organización).

Parte 3: Respuesta a los DSR para registros generados por el sistema

Microsoft también le ofrece la posibilidad de acceder, exportar y eliminar registros generados por el sistema que podrían considerarse personales según la definición amplia de "datos personales" del RGPD. Entre los ejemplos de registros generados por el sistema que podrían considerarse personales en virtud del RGPD se incluyen:

• Datos de uso del servicio de productos, como registros de actividad de usuario.
• Solicitudes de búsqueda de usuarios y datos de consultas.
• Datos generados, procesados y almacenados por productos y servicios como resultado de la funcionalidad del sistema y la interacción de los usuarios u otros sistemas

No puede restringir ni rectificar los datos de los registros generados por el sistema. Los datos de los registros generados por el sistema incluyen acciones fácticas realizadas en la nube de Microsoft y datos de diagnóstico. Modificar estos datos comprometería el registro histórico de acciones y aumentaría los riesgos de fraude y seguridad.

Acceso y exportación de registros generados por el sistema mediante Azure Portal

Microsoft proporciona una manera de acceder a los datos de los clientes y exportarlos para las aplicaciones de Microsoft 365. El administrador de inquilinos es la única persona dentro de su organización que puede acceder a los registros generados por el sistema asociados con el uso de productos y servicios de Microsoft 365 por parte de un usuario determinado.

Los datos recuperados para una solicitud de exportación están en un formato legible por máquina y vienen en archivos que le permiten saber a qué servicios están asociados los datos. Los datos recuperados no incluyen datos que puedan poner en peligro la seguridad o la estabilidad del servicio. Este proceso protege la información potencialmente confidencial al requerir que un administrador autentique y descargue los datos directamente. Microsoft almacena este paquete de exportación durante un máximo de 30 días y, a continuación, lo quita. Los administradores deben descargar los datos dentro del período de 30 días o se requiere una nueva solicitud de exportación para regenerar el paquete. El proceso de exportación genera instrucciones para descargar el paquete y están disponibles en el blob de Azure creado o especificado durante la solicitud de exportación inicial. 

Para completar la exportación de datos de clientes, debe habilitar la configuración de Microsoft 365 Exchange Online. El administrador de inquilinos es la única persona dentro de su organización que puede acceder a los datos del cliente y exportarlos. 

Para acceder a registros generados por el sistema y exportarlos:

1. Inicie sesión en el Azure Portal y busque Privacidad de usuario.

2. En la sección Solicitud para exportar datos de usuario, seleccione Agregar solicitud de exportación.

3. Completar la solicitud de exportación de datos:

   • Tipo de usuario: escriba la dirección de correo electrónico del usuario de Microsoft Entra que solicitó la exportación. Puede buscar por nombre o correo electrónico el usuario de Microsoft Entra que solicitó la exportación.
   • Destino de exportación: seleccione el contenedor de almacenamiento para almacenar los registros y datos exportados.

4. Seleccione Crear. La solicitud de exportación pasa al estado Pendiente. Puede ver el estado del informe en Privacidad> del usuarioAdministrar solicitudes de usuario.

   • Dentro de la exportación, el administrador de inquilinos recibe instrucciones con pasos adicionales para completar el proceso de exportación de datos.

Importante

Dado que los datos personales pueden proceder de varios sistemas, es posible que el proceso de exportación tarde hasta 30 días.

Notificar sobre los problemas de exportación o eliminación

Si tiene problemas al exportar o eliminar datos desde Azure Portal, diríjase a la hoja de Azure portalAyuda + soportey envíe un nuevo vale en Administración de suscripción>Solicitudes de privacidad y cumplimiento para suscripciones>Hoja de privacidad y solicitudes RGPD.

Nota:

Cuando exporta datos desde Azure Portal, la exportación no incluye datos generados por el sistema para algunas aplicaciones. Para exportar datos para estas aplicaciones, consulte Pasos adicionales para exportar datos de registro generados por el sistema.

En la lista siguiente se resume el acceso y la exportación de registros generados por el sistema:

• ¿Cuánto tiempo tarda en completarse una solicitud de exportación mediante Azure Portal?: Esta duración puede depender de varios factores. Normalmente se completa en uno o dos días, pero puede tardar hasta 30 días.

• ¿En qué formato está la salida?: La salida son archivos estructurados legibles por máquina como XML, CSV, texto o JSON.

• ¿Quién tiene acceso a Azure Portal para enviar solicitudes de acceso a los datos generados por el sistema?: Los administradores de inquilinos de Microsoft 365 tienen acceso a Azure Portal.

• ¿Qué datos devuelven los resultados de la exportación?: Los resultados contienen registros generados por el sistema que Microsoft almacena. Los datos exportados pertenecen a varios servicios Microsoft, como Office 365, Azure y Dynamics. Los resultados no incluyen datos que puedan poner en peligro la seguridad o la estabilidad del servicio.

• ¿Cómo se devuelven los datos al usuario?: Los datos se exportan a la ubicación de almacenamiento de Azure de su organización. Los administradores de su organización deciden cómo mostrar o devolver estos datos a los usuarios.

• ¿Cómo son los datos de registro generados por el sistema?: En el ejemplo siguiente se muestran los datos en formato JSON:

  [{
  "DateTime": "2024-04-28T12:09:29-07:00",
  "AppName": "Excel",
  "Action": "EditDocument",
  "IP": "",
  "DevicePlatform": "Windows",
  "BrowserType": "Edge",
  "Location": "US",
  "EventName": "Office.Excel.Online.UserAction.EditDocument"
  }]
  

Para más información sobre los datos de diagnóstico relacionados con el cliente y con el servicio para las aplicaciones y servicios de Microsoft 365 (como Word, PowerPoint, Excel y Microsoft Copilot), consulte Descripción de los eventos de diagnóstico de Microsoft 365 en los datos exportados.

Los datos de uso de productos y servicios de algunos de los servicios más usados por Microsoft, como Exchange Online, SharePoint, Skype Empresarial, Viva Engage y Grupos de Office 365 también se pueden recuperar mediante la búsqueda en el registro de auditoría de Office 365 en el portal de Microsoft Purview. Para obtener más información, consulte Uso de la herramienta de búsqueda de registros de auditoría de Office 365 en las investigaciones de DSR en el Apéndice A. El uso del registro de auditoría puede interesarle, ya que puede asignar permisos a otras personas de su organización (como el responsable de cumplimiento) para buscar en el registro de auditoría y obtener acceso a estos datos.

Eliminar registros generados por el sistema

Para eliminar los registros generados por el sistema que recupera una solicitud de acceso, quite al usuario del servicio y elimine permanentemente su cuenta de Microsoft Entra. Para obtener instrucciones sobre cómo eliminar permanentemente un usuario, consulte la sección Eliminar un usuario de esta guía. La eliminación permanente de una cuenta de usuario es irreversible.

La eliminación permanente de una cuenta de usuario quita los datos del usuario de los registros generados por el sistema, excepto los datos que podrían poner en peligro la seguridad o estabilidad del servicio, para casi todos los servicios de Office 365 en un plazo de 30 días.

Una excepción que supera este plazo de 30 días, es la eliminación permanente de la cuenta de usuario de Exchange Online, que tarda más de 30 días. Este retraso se debe a la naturaleza crítica del contenido de Exchange Online y para evitar la pérdida accidental de datos. Exchange Online coloca intencionadamente los datos en un estado de espera durante un máximo de 60 días tras la eliminación definitiva de una cuenta de usuario. Para eliminar permanentemente los datos de Exchange Online de un usuario en un período de 30 días, elimine permanentemente la cuenta de usuario en Microsoft Entra ID y, a continuación, póngase en contacto con el Soporte técnico de Microsoft para solicitar que el archivo de Exchange Online del usuario Los datos se eliminen manualmente fuera del proceso de eliminación programado. Para obtener más información, consulte Quitar datos de Exchange Online.

Eliminar la cuenta de un usuario no quita los registros generados por el sistema para Viva Engage. Para quitar los datos de estas aplicaciones, consulte una de las siguientes opciones:

• Viva Engage: Administrar las solicitudes de los interesados de RGDP en Viva Engage

Nubes nacionales

En las siguientes nubes nacionales, un administrador de TI global tiene que realizar este procedimiento para exportar registros de datos generados por el sistema:

• Office 365 Administración Pública para los EE. UU.: vaya al Portal de administración de Office 365 y envíe una solicitud al Soporte técnico de Microsoft.
• Office 365 ofrecido por 21Vianet (China): vaya al Portal de administración de Office 365 operado por 21Vianet y después a Comercio>Suscripción>Privacidad>RGPD y escriba la información necesaria.

Parte 4: Recursos adicionales para ayudarle con las solicitudes del interesado

Guías de solicitudes de interesados para otros servicios empresariales de Microsoft

Esta guía está dedicada a cómo buscar y actuar sobre los datos personales para responder a los DSR al usar productos, servicios y herramientas administrativas de Office 365. Vaya al Portal de confianza del servicio de Microsoft para obtener acceso a guías similares para otros servicios empresariales de Microsoft.

Soporte técnico de Microsoft

Los datos de soporte técnico son los datos que usted y sus usuarios proporcionan a Microsoft si su organización o sus usuarios interactúan con Microsoft para recibir soporte técnico relacionado con Office 365 u otros productos y servicios de Microsoft (por ejemplo, para resolver el comportamiento inesperado del producto). Algunos de estos datos pueden contener datos personales. Para más información, vea Solicitudes de los interesados del soporte técnico y los servicios profesionales de Microsoft para el RGPD

Productos y servicios autenticados con un ID. de organización para los que Microsoft es controlador de datos

Las partes 1 a 3 de esta guía abarcan los productos y servicios para los que Microsoft es procesador de datos de su organización y, por lo tanto, la funcionalidad DSR se pone a disposición del administrador de inquilinos. Existen diversas circunstancias en las que los usuarios de su organización pueden usar su cuenta profesional o educativa (también denominada Microsoft Entra ID) para iniciar sesión en productos y servicios de Microsoft para los que Microsoft es controlador de datos. Para todos estos productos y servicios, los usuarios deben iniciar sus propias solicitudes de interesados directamente a Microsoft mediante el portal del centro de respuestas de privacidad y Microsoft rellenará las solicitudes directamente al usuario. Los productos y los servicios que impliquen almacenamiento de contenido creado por el usuario permiten a los usuarios acceder, exportar, rectificar y eliminar el contenido que han creado como parte de la funcionalidad inherente a los productos. Entre los escenarios en los que se aplica esta condición se incluyen los siguientes:

• Servicios en línea conectados opcionales: Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas ofrece al usuario varios servicios en línea conectados opcionales. La lista de servicios y los controles de usuario relacionados se enumeran en Experiencias conectadas opcionales. Puede decidir si desea permitir que los usuarios usen estos servicios. Para obtener más información, vea Formas en que los administradores pueden administrar servicios de los responsables de los datos en Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas. Si estos servicios opcionales realizan un tratamiento de datos personales, Microsoft es el responsable de los datos para estos servicios. Los datos de servicio necesarios recopilados a través de estas experiencias conectadas opcionales están disponibles a través de las solicitudes del interesado (DSR).
• Los comentarios de los usuarios: si los usuarios deciden enviar comentarios sobre productos y servicios de Microsoft, Microsoft es un poseedor de datos de los mismos en la medida en que contengan datos personales. Microsoft cumple las solicitudes de interesados de los datos recopilados por Microsoft (incluyendo comentarios administrados por los subprocesadores de Microsoft) excepto en aquellos casos en los que Microsoft haya advertido a los usuarios que no incluyan datos personales durante el proceso de recolección de comentarios. Excepciones: si Microsoft ha indicado a los usuarios que no incluyan datos personales durante el proceso de recopilación de comentarios, Microsoft confía en esa instrucción y supone que no se proporcionan datos personales. Los usuarios que crean una cuenta independiente con proveedores de servicios de comentarios de terceros deben completar su DSR directamente con esos proveedores.
• Windows autenticado mediante una cuenta profesional o educativa: Si su organización compra licencias de Windows y los usuarios se autentican en Windows proporcionado por la organización con su cuenta profesional o educativa, Microsoft actúa como controlador de datos.
• Productos o servicios adquiridos por el usuario: Si permite a sus usuarios, actuando en su capacidad individual, adquirir productos o servicios de Microsoft que usan Microsoft Entra ID para la autenticación (por ejemplo, complementos de Office o aplicaciones disponibles en una Microsoft Store), Microsoft podría ser un controlador de datos. Para estos productos o servicios de Microsoft, los usuarios tendrán que ponerse en contacto con Microsoft directamente para iniciar una solicitud de derechos del interesado.

Importante

Si elimina un usuario habilitado a través de Microsoft Entra ID, su (antiguo) usuario pierde la capacidad de iniciar sesión en cualquier producto o servicio para el que anteriormente dependía de una cuenta profesional o educativa. Además, Microsoft ya no puede autenticar al usuario en relación con una solicitud DSR para productos o servicios para los que Microsoft es controlador de datos. Si desea permitir que un usuario inicie DSR en estos servicios, indique al usuario que lo haga antes de eliminar la cuenta de Microsoft Entra del usuario.

Cuentas personales

Si los usuarios usan cuentas de Microsoft (es decir, cuentas personales) para adquirir productos y servicios de Microsoft para su propio uso y para los que Microsoft es responsable del tratamiento, pueden iniciar solicitudes de DSR mediante el panel de privacidad de Microsoft.

Otros productos de terceros

Si su organización, o los usuarios que actúan a título individual, adquieren productos o servicios de terceros y usan su cuenta profesional o educativa de Microsoft para la autenticación, dirija las solicitudes de los interesados al tercero correspondiente.

Apéndice A: Preparar investigaciones de solicitudes de interesados

Para ayudar a su organización a preparar investigaciones de solicitudes de terceros con servicios de Office 365, considere las siguientes recomendaciones:

• Use la herramienta de casos de eDiscovery de DSR en el portal de Microsoft Purview para administrar las investigaciones de DSR.
• Configure límites de cumplimiento para limitar el ámbito de las búsquedas de eDiscovery.
• Use la herramienta de búsqueda de registros de auditoría en las investigaciones de DSR.

Usar la herramienta de caso de solicitudes de interesado para administrar investigaciones de solicitudes de interesado

Use la herramienta DSR case en el portal Microsoft Purview para administrar las investigaciones de DSR. Con la herramienta de casos de DSR puede:

• Crear un caso independiente para cada investigación de DSR.

• Use la búsqueda integrada para buscar todo el contenido relacionado con un tema de datos específico. Al crear un caso e iniciar la búsqueda, la herramienta busca en estas ubicaciones de contenido:

  • Todos los buzones de correo de la organización, incluidos los buzones asociados a todos los Microsoft Teams y Grupos de Microsoft 365
  • Todos los sitios de SharePoint y las cuentas de OneDrive de la organización
  • Todos los sitios de Microsoft Teams y sitios de grupo de Microsoft 365 de su organización
  • Todas las carpetas públicas de Exchange Online

• Revise la consulta de búsqueda predeterminada y vuelva a ejecutar la búsqueda para restringir los resultados de búsqueda.

• Controle quién tiene acceso al caso agregando personas como miembros del caso. Solo los miembros pueden acceder al caso y cada miembro solo puede ver sus casos en la lista de casos en la página de casos de DSR en el portal Microsoft Purview. Además, puede asignar permisos diferentes a distintos miembros del mismo caso. Por ejemplo, podría permitir que algunos miembros solo vean el caso y los resultados de una búsqueda y permitir que otros miembros creen búsquedas y exporten resultados de búsqueda.

• Cree trabajos de exportación para exportar los resultados de la búsqueda como respuesta a una solicitud de exportación de DSR. Puede exportar todo el contenido devuelto por la búsqueda en eDiscovery. También se exportan otros datos de Office 365 relacionados con el interesado.

• Cree trabajos de exportación para exportar los resultados de la búsqueda como respuesta a una solicitud de exportación de DSR. Puede exportar todo el contenido devuelto por la búsqueda en eDiscovery. También puede exportar registros generados por el sistema para el servicio de roaming de Office.

• Elimine los casos cuando se complete el proceso de investigación de DSR. Esta acción quita todas las búsquedas de eDiscovery y todos los trabajos de exportación asociados con el caso.

Para obtener más información, consulte Administrar solicitudes de sujetos de datos RGPD con la herramienta de casos DSR en el portal de Microsoft Purview.

Importante

Un Administrador de eDiscovery puede ver y administrar todos los casos de DSR de su organización. Para obtener más información sobre los distintos roles relacionados con eDiscovery, consulte Asignar permisos de eDiscovery a posibles miembros del caso.

Configurar límites de cumplimiento para limitar el ámbito de las búsquedas de eDiscovery

Implementar límites de cumplimiento mediante la funcionalidad de filtrado de permisos de búsqueda en el portal de Microsoft Purview. Los límites de cumplimiento crean límites de búsqueda lógica dentro de una organización que controlan y limitan las ubicaciones de contenido (por ejemplo, buzones de Exchange Online y sitios de SharePoint) en las que un administrador de TI o un responsable de cumplimiento normativo pueden buscar. Los límites de cumplimiento son útiles para las organizaciones multinacionales que necesitan respetar los límites geográficos, las organizaciones gubernamentales que necesitan separar diferentes agencias y las organizaciones empresariales que se segregan en unidades de negocio o departamentos. En todos estos escenarios, use los límites de cumplimiento en las investigaciones de DSR para limitar los buzones y sitios en los que pueden buscar las personas implicadas en la investigación.

Use los límites de cumplimiento junto con los casos de eDiscovery para limitar las ubicaciones de contenido que se pueden buscar en una investigación a esas ubicaciones solo dentro de la agencia o unidad de negocio.

Una descripción general de alto nivel acerca de cómo implementar límites de cumplimiento (junto a casos de eDiscovery) en investigaciones de solicitudes de interesado.

• Determine las agencias de su organización que desea designar como límite de cumplimiento.
• Determine qué atributo de objeto de usuario de Microsoft Entra ID utilizar para definir el límite de cumplimiento (por ejemplo, país o región, CountryCode o Departamento).
• Cree un grupo de rol de administrador en el portal de Microsoft Purview para cada límite de cumplimiento copiando el grupo de rol de administrador de eDiscovery integrado.
• Agregue miembros a cada grupo de roles como administradores de exhibición de documentos electrónicos.
• Cree un filtro de permisos de búsqueda para cada límite de cumplimiento, de modo que los miembros del grupo de roles correspondiente solo puedan buscar ubicaciones de contenido dentro de esa agencia.

Nota:

Actualmente, debe realizar un paso adicional para OneDrive y presentar una solicitud de Soporte técnico de Microsoft para que el atributo se sincronice con las cuentas de OneDrive.

Para obtener instrucciones detalladas, consulte Configurar los límites de cumplimiento para investigaciones de eDiscovery en Office 365.

Usar la herramienta de búsqueda de registro de auditoría en investigaciones de solicitudes de interesado

Los administradores de TI pueden usar la herramienta de búsqueda de registros de auditoría en el portal de Microsoft Purview para identificar documentos, archivos y otros recursos de Office 365 que los usuarios crearon, accedieron, cambiaron o eliminaron. La búsqueda de este tipo de actividad puede ser útil en las investigaciones de DSR. Por ejemplo, en SharePoint y OneDrive, los eventos de auditoría se registran cuando los usuarios realizan estas actividades:

• Acceso a un archivo
• Modificar un archivo
• Mover un archivo
• Cargar o descargar un archivo

Puede buscar el registro de auditoría para actividades específicas, tipos de actividades, actividades que realiza un usuario específico y otros criterios de búsqueda. Además de las actividades de SharePoint y OneDrive, también puede buscar actividades en Flow, Power BI y Microsoft Teams. Los registros de auditoría se conservan durante 90 días. Por lo tanto, no puede buscar actividades de usuario que se hayan producido hace más de 90 días. Para obtener una lista completa de las actividades auditadas y cómo buscar en el registro de auditoría, consulte Buscar en el registro de auditoría en el portal de Microsoft Purview.

Sugerencia

Para evitar la limitación de 90 días mencionada anteriormente y mantener un historial actualizado de los registros de auditoría de su organización, exporte todas las actividades en un programa periódico (por ejemplo, cada 30 días) para tener un registro continuo de los registros de auditoría de su organización.