Sularahahalduse ülevaade

See artikkel annab ülevaate rakenduse Microsoft Dynamics 365 Commerce kassa (POS) sularahahalduse võimalustest. See annab ka juhiseid sularaha jälgimise võimaluse seadistamiseks kahepoolsete tehingute jaoks.

Märkus.

Taustateabe saamiseks rakenduse Commerce sularahahaldusvõimaluste kohta vt Vahetuste ja sularahasahtlite haldamine.

Sularahahaldus on füüsiliste poodide jaemüüjate põhifunktsioone. Jaemüüjad tahavad, et nende poodidel oleksid süsteemid, mis aitavad tagada täieliku jälgitavuse ja aruandekohustuse sularaha ning selle liikumise poe kõikides kassades ja kassapidajate juures. Nad peavad suutma vastavusse viia kõik erinevused ja määrama aruandekohustuse.

Rakendus Dynamics 365 Commerce pakub kassarakenduses sularahahalduse võimalusi. Jaemüüjatel on kaks sularahahalduse võimalust:

• Ühepoolsed sularahatehingud – see valik võimaldab jaemüüjatel kaupluse sularaha kokku viia, kuid see ei lase neil täpselt määrata vastutust sularaha lahknevuste korral. Pärast ühepoolset sularahatehingut ei nõua see enam tegevust, kuna seda peetakse lõpetatuks.
• Kahepoolsed sularahatehingud – see suvand võimaldab sularaha jälgimise võimalusi, mis jõustab kahepoolsed sularahatehingud ja aitab määrata vastutust kõigi sularaha liikumiste eest. Kui kassapidaja sooritab toimingu (nt Maksevahendi eemaldamine), peab teine ​​raha saav kassapidaja selle toimingu kooskõlastama, et tehingu summa oleks õige.

Seadistage sularaha jälgimise funktsionaalsus

Sularaha jälgitavuse funktsionaalsuse seadistamiseks, konfigureerides kaupluste funktsionaalsuse profiili, järgige järgmisi etappe.

1. Commerce headquartersis, mingeJaemüük ja kaubandus > Kanali seadistus > POS seadistus > POS profiilid > Funktsiooniprofiilid.
2. Valige funktsionaalsusprofiil, mis on lingitud kauplustega, mille jaoks soovite sularaha jälgimise funktsiooni seadistada.
3. Funktsiooniprofiili jaotise Funktsioonid all Täpsem sularahahaldus seadke suvand Luba sularaha jälgitavus valikule Jah.

Märkus.

Sularaha jälgimise funktsionaalsuse kasutamiseks peate esmalt kaupluse jaoks seadistama ühe või mitu seifi. See seadistus on nõutav, kuna süsteem eeldab, et toimingute Algussumma deklareerimine ja Turvaline langetamine jaoks valitakse seif.

Seifi seadistamine

Saate kaupluse jaoks määrata ja hallata mitut seifi.

Commerce headquartersis seifi seadistamiseks tehke järgmist.

1. Minge jaotisse Jaemüük ja kaubandus > Kanalid > Kauplused > Kõik kauplused.
2. Valige väljal Jaemüügikanali ID selle poe jaemüügikanali ID, mille jaoks soovite seifi seadistada.
3. Valige tegevuspaani vahekaardil Seadistus grupis Häälesta suvand Seifid.
4. Valige lehel Seifi deklaratsioon suvand Uus.
5. Sisestage seifi nimi väljale Nimi.
6. Korrake samme 4 ja 5 iga täiendava seifi puhul, mille soovite lisada.
7. Käivitage 1070 kanali konfiguratsioon jaotamise ajakava töö, et sünkroonida turvalised konfiguratsioonid kanali andmebaasiga.

Kuidas sularahahaldust käsitletakse, kui sularaha jälgimisfunktsioon on lubatud

Sarahahaldust käsitletakse järgmistel viisidel, kui sularaha jälgimisfunktsioon on lubatud:

• Kasutaja, kes käivitab toimingu Deklareeri algsumma, peab sisestama sularaha allika. Kasutaja saab otsida kaupluses määratletud saadaolevaid seife. Seejärel saavad nad valida seifi, millest sularaha välja võetakse, et selle saaks registrisse kanda.
• Kasutajal, kes käivitab toimingu Pakkumise eemaldamine, palutakse teha valik avatud ujuva sisestuse tehingute loendist. Kui vastavat vahetusraha kirjet süsteemis pole, saab kasutaja luua mitteseotud väljamakse kande.
• Kasutajal, kes käivitab toimingu Ujuv olem, palutakse teha valik avatud maksevahendi eemaldamise tehingute loendist. Kui vastavat väljamakset süsteemis pole, saab kasutaja luua mitteseotud vahetusraha kirje kande.
• Kasutaja, kes teostab Turvaline langemine toimingu, peab valima seifi, kuhu sularaha langeb.

Tehingu vastavusseviimine

Kui kasutaja otsustab vahetuse sulgeda, kontrollib süsteem, et vahetuses poleks vastavusse viimata sularahahalduse tehinguid. Vahetust ei saa sulgeda, kui selles on vastavusse viimata tehinguid.

Tehinguid saab vastavusse viia kas süsteemi kaudu automaatselt või kasutaja kaudu käsitsi.

Automaatse tehingu vastavusseviimine

Tehingute automaatne vastavusseviimine toimub siis, kui süsteem viis vastavusse tehingud automaatselt pärast konkreetsete toimingute tegemist.

Näiteks teeb kasutaja vahetuses A sularahahaldustoimingu (nt Maksevahendi eemaldamine), et saata 20 dollarit vahetusele B. Kui vahetuses B olev kasutaja sooritab toimingu Ujukisestuse ja valib tehingu, need kaks tehingut viiakse automaatselt vastavusse.

Käsitsi tehingu vastavusseviimine

Käsitsi tehingute vastavusse viimine on nõutav, kui tehingute automaatset vastavusseviimist ei toimu.

Eelmise näite puhul, kui kasutaja vahetuses B ei soorita toimingut Ujuksisestus või ei vali ajal õiget tehingut. Toimingu Ujukisestus eemaldamise toiming jääb vastavusse viimata ja nõuab käsitsi vastavusseviimist.

Käsitsi vastavusseviimiseks vahetuses või vahetuste vahel saavad kasutajad, kellel on vajalikud load, teha toimingu Vahetuste haldamine. Vaade Halda vahetusi võimaldab hõlpsalt vaadata vahetusi, mille tehingud on vastavusse viimata. Kasutaja saab valida vahetuse ja seejärel valida Vastavusseviimine, et vaadata vastavusse viidud ja vastavusse viimata tehingute loendit eraldi vahekaartidel. Kasutajad saavad valida kas vastavusse viimata tehingud ja need vastavusse viia või valida varem vastavusse viidud tehingud ja need vastavusest välja viia. Kui vastavusseviimise ajal valitud tehing tasakaalu ei lähe, peab kasutaja sisestama tasakaalustamata vastavusse viimise põhjuse kirjelduse. Kasutaja saab jätkata tehingute vastavusse ja vastavusest välja viimist, kuni vahetus suletakse. Tehinguid ei saa aga pärast vahetuse lõpetamist uuesti vastavusse viia.

Seifihaldus

Rakenduses Dynamics 365 Commerce saab sularaha vastavusse viimist teha ainult vahetuse tasemel. Sularaha haldamiseks seifis peate seifi vahetuse kaudu haldama.

Oluline

Seifihaldus nõuab spetsiaalset registrit, mida ei kasutata ühegi müügitehingu jaoks.

Äriprotsessi näide raha haldamiseks seifi abil

Järgmine näide kirjeldab sularahahalduse äriprotsessi, mis kasutab seifi.

Päeva alguses deklareerib kaupluse juhataja algsumma seifis. Siin on etapid, mida kaupluse juhataja peab järgima.

1. Avage seifi jaoks selleks mõeldud registris vahetus.
2. Avage toiming Halda seifi, valige seif ja seejärel valige Deklareeri algsumma.
3. Sisestage summa ja seejärel valige Salvesta.

Kui kassapidaja on valmis päeva alustama, avab ta vahetuse ja saab kaupluse juhataja vahendusel seifist algsumma. Siin on etapid, mida kassapidaja ja kaupluse juhataja peavad järgima.

1. Kassapidaja avab vahetuse registris (nt vahetus A).
2. Kaupluse juhataja läheb toimingule Halda seifi spetsiaalses seifiregistris, teostab Maksevahendi eemaldamine ning valib eemaldamiseks õige koguse ja vahetuse. On oluline, et vahetus oleks avatud registris, kuhu seifist raha üle viiakse.
3. Kassa võtab raha, sooritab toimingu Deklareeri algsumma nende registris ja valib algsumma kajastamiseks varem loodud tehingu. Need toimingud käivitavad kahe tehingu automaatse vastavusseviimise.

Seejärel teeb kassapidaja päeva jooksul regulaarseid müügitehinguid.

Kui kassasahtlis on üle määratud limiidi sularaha, teavitatakse kassapidajat sularaha ülejäägist ja ta sooritab seifi langetamise. Siin on etapid, mida kassapidaja ja kaupluse juhataja peavad järgima.

1. Kassapidaja annab raha poe juhatajale. Teise võimalusena laseb kassapidaja raha valides Seifi langetamine, sisestades summa ja valides seifi, kuhu raha panna.
2. Kaupluse juhataja loeb raha üle ja läheb siis toimingule Halda seifi spetsiaalses seifiregistris.
3. Kaupluse juhataja valib seifi, valib Ujuksisend ja valib seejärel varasemalt loodud tehingu. Need toimingud käivitavad kahe tehingu automaatse vastavusseviimise.

Päeva lõpus viskab kassapidaja kogu kassasahtlis oleva sularaha seifi, deklareerib maksevahendaja ja suleb pimesi vahetuse. Siin on etapid, mida kassapidaja peab järgima.

1. Valige Seifi langemine, sisestage summa ja valige seif, kuhu raha panna.
2. Valige Maksevahendaja deklaratsioon ja seejärel valige 0 (null) kui summa.
3. Vahetuse pimesi sulgemiseks valige Sule pimesi.
4. Andke raha kaupluse juhatajale või pange see seifi.

Juhataja viib viimase seifi langemise tehingu vastavusse, sooritab pangakonto langemie ja sulgeb mõlemad vahetused (kassa vahetus ja seifi vahetus). Siin on etapid, mida kaupluse juhataja peab järgima.

1. Avage spetsiaalses seifiregistris toiming Halda seifi.
2. Valige seif, valige Ujuksisend ja seejärel valige varem loodud tehing. Need toimingud käivitavad kahe tehingu automaatse vastavusseviimise.
3. Valitud seifi jaoks valige Panga langemine ja seejärel valige raha, mis tuleb panka panna.
4. Väljuge toimingust Halda seifi ja seejärel valige seifi saldo deklareerimiseks Maksevahendaja deklaratsioon.
5. Avage toiming Halda vahetusi, valige kassapidaja jaoks pimesi suletud vahetus ja seejärel sulgege vahetus. Seifi spetsiaalse registri vahetus näitab nüüd üht ühildamata tehingut (Deklareeri algsumma), mis tehti seifi jaoks. Kuna raha lisatakse eeldatavasti välisest allikast (nt pangast), ei saa seda tehingut automaatselt vastavusse viia. See tuleb käsitsi vastavusse viia. Kaupluse juhataja valib vastavusse viimata tehingu ja sulgeb seejärel vahetuse.

Olulised märkused seifi haldamise kohta

• Päeva lõpus seifi jäänud raha ei kandu automaatselt üle järgmisele päevale. Kaupluse juhataja peab järgmisel päeval deklareerima seifis oleva algsumma.
• Kõigi seifiga seotud toimingute jaoks peab kasutaja kasutama toimingut Halda seifi. Muud võimalust seifi valimiseks ei ole, mille jaoks sularahatehingud salvestatakse. Toimingud Algussumma deklareerimine, Ujuvsisestud, Maksevahendaja eemaldamine ja Panga langemime tuleb teha toimingu Halda seifi kontekstis.
• Enne seifiga seotud vahetuse sulgemist peab kasutaja tegema Maksevahendaja deklaratsiooni toimingu spetsiaalses seifiregistris. See toiming on ainus, mida seifi kontekstis ei ilmu. Seetõttu pole see toimingus Halda seifi saadaval. Kui sama registrit kasutatakse mitme seifi haldamiseks, peaks maksevahendaja deklaratsioon olema kõigis neis seifides oleva raha summa.
• Seifi toimingut Algussumma deklareerimine ei viida automaatselt vastavusse. See tuleb käsitsi vastavusse viia.
• Toiming Algsumma deklareerimine on toimingus Halda seifi saadaval kahel tasemel: vahetuse tase ja seifi tase. Seifi algsumma deklareerimiseks selle seifi eriregistris peab kasutaja käivitama toimingu Algsumma deklareerimine toimingus Halda seifi. Toimingut Algsumma deklareerimine saab kasutada vahetuse tasemel, kui selle registriga seotud kassasahtlis on lisaraha.
• Raha üleviimiseks mõlemas suunas seifi ja vahetuse vahel tuleb vahetus avada raha saatvas või vastuvõtvas registris. Eelmises seifi haldamise näites peab vahetus A olema avatud, enne kui raha saab seifist sellesse vahetusse üle viia.
• Kui sularaha jälgimisfunktsioon on sisse lülitatud, saab kasutaja teha seifi langetamise, valides ühes tehingus ühe maksevahendaja tüübi. Kui kassasahtlis on mitu maksevahendajat (nt sularaha USA dollarites [USD], sularaha Kanada dollarites [CAD] ja tšekk), peab kasutaja sooritama ühe seifi langetamise iga maksevahendaja tüübi kohta.
• Süsteem toetab rahaliste maksete ja pangakontode väljamaksete sisestamist vastavatele pearaamatu (GL) kontodele, nagu on määratletud Commerce headquartersi lehel Maksevahendaja (Kauplus > Makseviisid > Maksevahendaja). Kui toimingut Panga langetamine kasutatakse raha teisaldamiseks seifist panka, vähendatakse raha seifi GL-st ja suurendatakse pangakonto GL-st. Kuigi seifi pandud summad registreeritakse seifi GL-s, ei uuenda seifist välja viidud raha seda GL-i. Muid sularahahalduse tehinguid (nt Ujuvsisestus ja Maksevahendaja eemaldamine) ei registreerita üheski konkreetses GL-s.

Kauplusesisese rahastuse vastavusseviimine

Kui sularahahalduse tehinguid töödeldakse peakorteris, siis parameetrid, mis on määratletud jaotises Avaldus/sulgemine lehel Kõik kauplused kasutatakse nende tehingute kontrollimiseks. Kui aga kasutaja lubab peakorteris rahalise vastavusseviimise funktsiooni, näeb kassa kasutaja nende valideerimiste tulemust kassas, kui ta üritab vahetust sulgeda.

Peakorteri finantskontrolli funktsioonide seadistamiseks järgige järgmisi etappe.

1. Lülitage tööruumis Funktsioonihaldus sisse funktsioon Jaemüügi väljavõtted – vähehaaval toimuv.
2. Määrake vastava kaupluse kassafunktsiooni profiilis suvandi Luba finantsvastavusseviimine kaupluses väärtuseks Jah.

Lisateavet rahastuse vastavusseviimise funktsionaalsuse kohta leiate jaotisest Rahastuse vastavusseviimine kaupluses.

Sularahahaldus mitme valuuta jaoks

Jaemüüjad saavad kassa seadistada nii, et see aktsepteeriks tehingu eest tasumiseks mitut valuutat, kuid tavaliselt saab tagastatud muudatuse esitada ainult kaupluse vaikevaluutas.

Nt jaemüüja konfigureerib oma USA kaupluse vaikevaluutaks USA dollarid (USD), kuid klient maksab tehingu eest eurodes (EUR). Tehingu jaoks tagastatud muudatused saab esitada ainult kaupluse vaikevaluutas USD. Selle stsenaariumi korral oleks kassasahtlis tööpäeva alguses ainult USD, kuid tööpäeva lõpus oleks kassasahtlis mitu valuutat (USD ja EUR).

Mõned jaemüüjad otsustavad oma müügikohtade täiustamist, et võimaldada kassapidajatel vahetusraha tagastada pakutavas valuutas, kuid selleks on vaja sularahahaldustoiminguid, näiteks Deklareeri algsumma, Ujukmaksevahendaja ja Eemalda maksevahendaja, et toetada ka välisvaluutasid, et jaemüüjad saaksid arvesse võtta valuuta liikumisi erinevate tehingute lõikes.

Commerce’i versiooniga 10.0.38 toetavad kõik sularahahaldustoimingud lisaks kaupluse vaikevaluutale ka välisvaluutasid.

Mitme valuuta sularahahalduse konfigureerimiseks, et jälgida erinevate tehingute valuuta liikumisi, järgige neid etappe.

1. Commerce headquartersis avage Jaemüük ja kaubandus > Kanalid > Kauplused > Kõik kauplused.
2. Valige kauplus, mille jaoks soovite lubada sularahahalduse mitmes valuutas.
3. Valige vahekaart Seadistus ja seejärel valige Sularaha deklaratsioon kaupluse jaoks erinevates valuutades toetatud nimiväärtuste avamiseks, nagu on näidatud järgmisel näitepildil.
4. Lisage jälgitavate valuutade jaoks nõutavad nimiväärtused koos kaupluse vaikevaluutaga.
5. Minge kaupluse üksikasjade vormile ja määrake Algsumma arvutamine konfiguratsiooni Summa, nagu on näidatud järgmisel näitepildil.
6. Käivitage töö 1070 - kanali konfigureerimine.
7. Liikige kaupluse kassa juurde, mille jaoks soovite lubada sularahahalduse mitmes valuutas.
8. Käivitage toiming Deklareeri algsumma.
9. Valige Arv toetatud nimiväärtuste avamiseks.
10. Valige filtri sümbol, valige soovitud valuuta, sisestage algsumma ja seejärel valige Salvesta.
11. Kõigi soovitud valuutade algsumma lisamiseks korrake ülaltoodud protsessi. Etapis 5 kirjeldatud konfiguratsioon tagab, et algsumma arvutamiseks lisatakse mitme valuuta erinevad summad. Tehingu kohta saab lisada ainult ühe valuutasumma nii, et ühe tehinguga mitme valuuta algsummade lisamine põhjustab tõrke. Sarnased kogemused kehtivad ka toimingud Ujukmaksevahendaja ja Eemalda maksevahendaja.
12. Tööpäeva jooksul saate sularahasaldo kassasahtlitest eemaldada, kasutades toiminguid Seifi langemine ja Panga langemine.
13. Tööpäeva lõpus saate kõigi valuutade kogusummade registreerimiseks kasutada toimingut Maksevahendaja deklareerimine. Toiming Maksevahendaja deklareerimine toetab andmete salvestamist mitmes valuutas ühe tehinguga, nii et kogusummasid ei ole vaja salvestada ühe valuuta kaupa korraga.