Saapuvien asiakirjatietueiden luominen suoraan asiakirjoista ja tapahtumista

Voit tallentaa ulkoisia yritysasiakirjoja Business Central liittämällä asiakirjatiedostot liittyviin saapuviin asiakirjatietueisiin. Vaikka asiakirja (kuten ostolasku) ei olisi ollut alun pitäen saapuva asiakirjatietue, voit silti luoda ja yhdistää siihen saapuvan asiakirjatietueen myöhemmin. Voit myös liittää saapuvia asiakirjatiedostoja kirjattuihin osto- ja myyntiasiakirjoihin sekä toimittaja-, asiakas- ja pääkirjanpidon tapahtumiin käyttämällä Saapuvat asiakirjatiedostot -tietoruutua esimerkiksi Kirjatut ostolaskut- ja Toimittajatapahtumat-sivuilla.

Tilikartta- ja Pääkirjanpidon tapahtumat -sivujen hakutoiminnon avulla voit etsiä pääkirjanpidon tapahtumia kirjatuille osto- ja myyntiasiakirjoille, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita. Tämän jälkeen voit keskitetysti muodostaa yhteyden olemassa oleviin tietueisiin tai luoda uusia tietueita ja niihin liittyviä asiakirjatiedostoja. Lisätietoja on kohdassa Sellaisten kirjattujen asiakirjojen etsiminen, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita.

Seuraavassa kuvataan, kuinka voit liittää tiedoston toimittajatapahtumaan tai olemassa olevaan ostolaskuun, jota ei ole luotu saapuvasta asiakirjatietueesta. Tiedoston liittäminen kirjattuihin osto- tai myyntiasiakirjoihin toimii vastaavalla tavalla.

Vinkki

Asiakirjoja, kuten osto- ja myyntitarjouksia ja -tilauksia arkistoitaessa asiakirjojen arkistoitujen versioiden on sisällettävä saapuva asiakirja, joka liitettiin ennen arkistointia. Kun Ostoluetteloarkisto-sivu avataan valitsemalla luki Arkistoitujen versioiden määrä -kentässä, Saapuva asiakirja -tietoruutu sisältää alkuperäisen asiakirjan liitteet.

Saapuvan asiakirjatietueen luominen ja yhdistäminen ostolaskusta

1. Valitse oikeasta yläkulmasta Haku (Alt+Q), kirjoita Ostolaskut ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse sen ostolaskun rivi, johon haluat liittää tiedoston, ja valitse sitten Luo saapuva asiakirja tiedostosta -toiminto.

3. Vaihtoehtoisesti voit valita sen ostolaskun rivin, johon haluat liittää tiedoston, ja valita sitten Liitä tiedosto-toiminnon.

4. Tee Lisää tiedosto -sivulla jokin seuraavista vaiheista liittääksesi tiedoston, joka vastaa kyseistä saapuvaa asiakirjaa:

   • Vedä tiedosto laitteen tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa.

Luo ja yhdistä saapuva asiakirjatietue toimittajan pääkirjanpidon tapahtumasta

1. Valitse oikeasta yläkulmasta Haku (Alt+Q), kirjoita Toimittajakirjaukset ja valitse sitten liittyvä linkki.

2. Valitse sen toimittajatapahtuman rivi, johon haluat liittää tiedoston, ja valitse sitten Luo saapuva asiakirja tiedostosta -toiminto.

3. Vaihtoehtoisesti voit valita sen toimittajatapahtuman rivin, johon haluat liittää tiedoston, ja valita sitten Liitä tiedosto-toiminnon.

4. Tee Lisää tiedosto -sivulla jokin seuraavista vaiheista liittääksesi tiedoston, joka vastaa kyseistä saapuvaa asiakirjaa:

   • Vedä tiedosto laitteen tiedostonhallinnasta valintaikkunaan.
   • Valitse Selaa napsauttamalla -linkki, etsi tiedosto ja valitse sitten Avaa.

Saapuvan asiakirjan tietueen ja kirjatun asiakirjan yhteyden poistaminen

Voit poistaa liitetiedostot kirjaamattomista asiakirjoista milloin tahansa poistamalla saapuvan asiakirjan tietueen. Jos asiakirja on kirjattu, liitos saapuvan asiakirjan tietueeseen on poistettava ensin.

1. Valitse oikeassa yläkulmassa Haku (Alt+Q), kirjoita Saapuvat asiakirjat ja valitse sitten liittyvä linkki.
2. Valitse sen saapuvan asiakirjatietueen rivi, joka on liitetty poistettavaan kirjattuun asiakirjaan, ja valitse sitten Poista viite tietueeseen -toiminto.

Yhteys kirjattuun asiakirjaan poistetaan. Voit nyt liittää toisen saapuvan asiakirjatietueen kirjattuun asiakirjaan tässä artikkelissa kuvatulla tavalla.

Aiheeseen liittyvät tiedot

Saapuvien asiakirjatietueiden luominen
OCR:n käyttö PDF- ja kuvatiedostojen muuntamiseen sähköeiksi tiedostoiksi
Etsi lähetetyt asiakirjat ilman saapuvia asiakirjatietueita
Saapuvat asiakirjat
Osto
Business Centralin käyttö

Löydä maksuttomat verkko-opetusmoduulit Business Centralissa