Saapuvat asiakirjat

Ulkoinen liiketoiminta-asiakirja saattaa voi tulla yritykseesi sähköpostin liitteenä tai paperiversiona, jonka voit skannata tiedostoon. Tämä skenaario on tyypillinen ostoille, joissa saapuvat asiakirjatiedostot edustavat kulujen maksukuitteja tai pieniä ostoja.

Saapuvat asiakirjat -sivulla voit käyttää erilaisia toimintoja, joilla voit tarkistaa kulutositteita, hallita OCR-tehtäviä ja muuntaa saapuvia asiakirjatiedostoja manuaalisesti tai automaattisesti sekä siirtää niistä tietoja asiakirjoihin tai kirjanpitoriveille. Ulkoisia tiedostoja voi liittää missä tahansa prosessin vaiheessa myös kirjattuihin asiakirjoihin ja muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin.

Käyttöskenaario

Voit rekisteröidä kauppakumppaneilta saatuja tiedostoja tai paperikopioita Business Centraliin ja luoda asiakirjatietueita. Esimerkiksi osto- tai myyntilasku, hyvityslasku tai päiväkirjarivi.

Lataa vastaanotetut tiedostot – tai ota valokuva käyttämällä laitteen kameraa – ja luo ulkoisia asiakirjoja kuvaavat merkinnät. Vaihtoehtoisesti PDF- tai kuvatiedostojen avulla voit käyttää OCR (External Optical Character Recognition) -palvelua, joka luo elektronisia asiakirjoja, jotka voidaan muuntaa Business Centralin tietueiksi.

Huomautus

Ulkoiset palveluntarjoajat tarjoavat OCR-ominaisuuden. Valitse organisaatiolle ja/tai maalle/alueelle sopiva huoltopaketti. Etsi palvelut, jotka ovat yhteensopivia Business Centralin kanssa ja tietoja saatavilla olevista ominaisuuksista osoitteessa AppSource.microsoft.com.

Kun esimerkiksi saat PDF-muotoisen laskun toimittajalta, voit lähettää sen OCR-palveluun Saapuvat asiakirjat -sivulta. Jotkin OCR-palveluntarjoajat voivat vaihtoehtoisesti käsitellä tiedostoja, jotka on välitetty erilliseen sähköpostiosoitteeseen, mikä sitten luo automaattisesti liittyvän saapuvan asiakirjan. Jonkin sekunnin kuluttua saat tiedoston takaisin OCR-palvelusta sähköisenä laskuna, jonka voit muuntaa toimittajan ostolaskuksi.

Vinkki

Luo saapuvat asiakirjatietueet Business Centralissa suoraan toimittajien lähettämistä sähköposteista käyttämällä Outlook-apuohjelmaa. Lisätietoja on kohdassa Business Centralin käyttäminen yrityssähköpostina Outlookissa.

Saapuvan asiakirjan ominaisuudet

Saapuvien asiakirjojen käsittely voi muodostua seuraavista pääaktiviteeteista:

• Ulkoisten asiakirjojen tallentaminen Business Central -kohteeseen luomalla rivejä Saapuvat asiakirjat - sivulle seuraavilla tavoilla:
  • Manuaalisesti tietokoneesta tai puhelimesta jollakin seuraavista tavoista:
    • Käytä Luo tiedostosta -painiketta, lataa tiedosto ja täytä tarvittavat kentät Saapuva asiakirja -sivulla.
    • Käytä Uusi-painiketta ja täytä tarvittavat kentät Saapuva asiakirja -sivulla. Liitä tämän jälkeen tiedosto manuaalisesti.
    • Käytä tabletista tai puhelimesta Luo kamerasta -painiketta ja luo uusi saapuva asiakirja käyttäen laitteen omaa kameraa.
  • Automaattinen tallennus tapahtuu vastaanottamalla asiakirja OCR-palvelusta sähköisenä asiakirjana sen jälkeen, kun olet ladannut tai lähettänyt liittyvän PDF- tai kuvatiedoston OCR-palveluun. Rahoituksellisia tietoja -pikavälilehden tiedot täytetään automaattisesti Saapuva asiakirja -sivulla.
• Muunna PDF- tai kuvatiedostot ulkoisessa OCR-palvelussa sähköisiksi asiakirjoiksi, jotka voidaan muuntaa Business Centralin asiakirjatietueiksi.
• Luo saapuville asiakirjatietueille uusia asiakirjoja tai yleisen päiväkirjan rivejä syöttämällä tiedot samalla kun luet ne saapuvista asiakirjatiedostoista.
• Liitä saapuvia asiakirjatiedostoja missä tahansa tilassa oleviin osto- ja myyntiasiakirjoihin (myös kirjauksesta muodostuviin toimittaja-, asiakas- ja pääkirjamerkintöihin).
• Tarkastele saapuvia asiakirjatietueita ja niiden liitteitä mistä tahansa osto- tai myyntiasiakirjasta. Tilikartta-sivulta voi myös etsiä kaikki pääkirjamerkinnät, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita.

Huomautus

Liitteet-välilehden Kortit ja asiakirjoihin liitetyt tiedostot eivät sisälly Saapuvat asiakirjat - sivulle. Lue lisätietoja kohteesta Korttien ja asiakirjojen liitteiden, linkkien ja muistioiden hallinta

Vastaanottaja	Katso
Määritä Saapuvat asiakirjat -ominaisuus ja OCR-palvelu.	Saapuvien asiakirjojen määrittäminen
Luo saapuvat asiakirjatietueet manuaalisesti tai automaattisesti esimerkiksi ottamalla paperikuitista valokuvan.	Saapuvien asiakirjatietueiden luominen
Muunna PDF- ja kuvatiedostot OCR-palvelun avulla sähköisiksi asiakirjoiksi, jotka voi sitten muuntaa Business Centralissa esimerkiksi ostolaskuiksi. Kouluta OCR-palvelu niin, että se välttää virheitä seuraavalla kerralla, kun palvelu käsittelee samanlaisia tietoja.	OCR:n käyttäminen PDF- ja kuvatiedostojen muuttamiseen sähköisillä asiakirjoilla
Yhdistä saapuva asiakirjatiedosto mihin tahansa kirjaamattomaan myynti- tai ostoasiakirjaan ja mihin tahansa asiakas-, toimittaja- tai pääkirjamerkintään asiakirjasta tai merkinnästä käsin tai poista saapuva asiakirjatiedosto mainituista näistä kohteista.	Saapuvien asiakirjatietueiden luominen suoraan asiakirjoista ja tapahtumista
Tilikartta- ja Pääkirjanpidon tapahtumat -sivujen hakutoiminnon avulla voit etsiä pääkirjanpidon tapahtumia kirjatuille asiakirjoille, joilla ei ole saapuvia asiakirjatietueita. Tämän jälkeen voit keskitetysti muodostaa yhteyden olemassa oleviin tietueisiin tai luoda uusia tietueita ja niihin liittyviä asiakirjatiedostoja.	Kirjattujen asiakirjojen etsiminen ilman saapuvia asiakirjatietueita
Saat paremman yleiskuvan määrittämällä saapuvien asiakirjatietueiden tilaksi Käsitelty, kun haluat poistaa ne oletusnäkymästä.	Useiden saapuvien asiakirjatietueiden hallinta

Katso myös

Ostaa
Kirjattujen asiakirjojen muokkaaminen
Tietojen sähköinen vaihto
Business Central ja OneDrive liiketoiminnan integrointi
Business Centralin käyttäminen Outlookin Business-saapuneet-kansiona
Asiakirjojen ja sähköpostien lähettäminen
Business Centralin käsitteleminen

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä