Näytä ja muokkaa Excelissä Business Central

Kun sivut näyttävät tietueluettelon riveillä ja sarakkeissa, kuten asiakkaiden, myyntitilausten tai laskujen luettelon, voit viedä luettelon Microsoft Excel ja tarkastella sitä siellä. Sivusta riippuen Excelissä tarkastelemiseen on kaksi vaihtoehtoa. Kumpikin on käytettävissä Jaa-kuvakkeesta sivun yläreunassa. Voit valita sivulla joko Avaa Excelissä- tai Muokkaa Excelissä -toiminnon. Tässä artikkelissa selitetään nämä kaksi toimintoa.

Vinkki

Kun viet tietoja Business Central Sta Exceliin käyttämällä Avaa Excelissä tai Muokkaa Excelissä toimintoja, Voit nyt talousraportoinnin Excel-mallien/asettelujen avulla hyödyntää Agent Mode tietojen valmistelun ja analysoinnin tehostamiseksi. Agenttitilan avulla voit kuvata tehtäviä luonnollisella kielellä. Ohjeistasi riippuen Excel suorittaa tarvittavat puhdistus-, muuntamis- tai analyysivaiheet automaattisesti.

Avaa Excelissä

Avaa Excelissä -toiminnolla voit tehdä muutoksia tietueisiin Excelissä, mutta et voi julkaista muutoksia takaisin Business Central. Voit tallentaa muutokset vain Excel-tiedostoon vaikuttamatta Business Central tietoihin.

• Excel noudattaa sivulla olevia suodattimia, jotka rajoittavat näytettäviä tietueita. Excel-työkirjassa on samat rivit ja sarakkeet, jotka näkyvät sivulla Business Central.
• Tämä toiminto toimii sekä Windows että macOS:ssä.
• Jos organisaatiosi on määrittänyt OneDrive järjestelmätoiminnoille, Excel-työkirja avataan selaimeen käyttämällä Excelin verkkoversiota. Jos et käytä OneDrive järjestelmän ominaisuuksiin, työkirja ladataan laitteeseesi. Siellä voit avata työkirjan käyttämällä Excelin työpöytäsovellusta tai Excelin verkkosovellusta.

Vinkki

Entä raportit? No, voit viedä raportin tulokset Excel-tiedostoon koko tietojoukon tarkastelemista varten, kaikki sarakkeet mukaan lukien. Excel-tiedoston avulla voit tarkistaa, että raportti palauttaa odotetut tiedot. Jos haluat viedä raportin, suorita raportti ja valitse Lähetä kohteeseen>Microsoft Excel Asiakirja (vain tiedot) pyyntösivulla. Lisätietoja on kohdassa Raporttien käyttäminen – Raportin tallentaminen tiedostoon.

Muistio

Excelissä sarakkeiden kokonaisluvuissa on desimaalimerkki lopussa (kuten piste . tai pilkku ,), vaikka desimaalisymboli ei näy Business Centralissa. Desimaalierotin määräytyy laitteen alueasetusten mukaan. Business Central 10 voi näkyä Excelissä esimerkiksi muodossa 10. tai 10,. Muodon voi vaihtaa Excelissä valitsemalla ensin arvot ja sitten näppäinyhdistelmän Ctrl+1. Lue lisää lukumuodon muuttamisesta Excelissä kohdasta Lukujen muotoileminen.

Muokkaa Excelissä

Muokkaa Excelissä -toiminto on käytettävissä useimmissa luetteloissa, mutta ei kaikissa. Muokkaa Excelissä -toiminnolla teet muutoksia tietueisiin Excelissä ja julkaiset muutokset sitten takaisin Business Central. Kun Excel avautuu, näkyviin tulee Excel-apuohjelma-ruutu.

• Tämän toiminnon avulla Excel ottaa huomioon useimmat sivun suodattimet, jotka rajoittavat näytettäviä tietueita, joten Excel-työkirja sisältää lähes samat tietueet ja sarakkeet.
• Jos haluat saada uusimmat tiedot Business Central:stä, valitse Excelin apuohjelmassa Refresh.
• Jos organisaatiosi on määrittänyt OneDrive järjestelmätoiminnoille, Excel-työkirja avataan selaimeen käyttämällä Excelin verkkoversiota. Jos et käytä OneDrive järjestelmän ominaisuuksiin, työkirja ladataan laitteeseesi. Siellä voit avata työkirjan käyttämällä Excelin työpöytäsovellusta tai Excelin verkkosovellusta.

Ensimmäinen sisäänkirjautuminen

Edit Excelissä -toiminto edellyttää, että Business Central-apuohjelma asennetaan Exceliin. Joissakin tapauksissa järjestelmänvalvoja on saattanut määrittää apuohjelman asentumaan automaattisesti puolestasi. Tässä tapauksessa sinun tarvitsee vain kirjautua sisään, jotta voit Business Central Excel-apuohjelma -ruudussa käyttäjänimesi ja salasanasi kanssa. Muussa tapauksessa Uusi Office-apuohjelma -ruutu avautuu. Jos käyttäjä haluaa asentaa apuohjelman, valitse Luota tähän apuohjelmaan, joka asentaa apuohjelman suoraan Office-kaupasta.

Jos apuohjelma ei asennu, ota joko yhteyttä ylläpitäjään tai yritä asentaa se manuaalisesti. Lisätietoja on artikkelissa Apuohjelman asentaminen manuaalisesti omaan käyttöön.

Ympäristöjen ja yritysten välinen yhteistyö

Voit vaihtaa käytössä olevaa yritystä. Voit vaihtaa yrityksen valitsemalla Asetukset -kuvakkeen Excelin apuohjelmaruudussa ja valitsemalla yrityksen Yritys-kentästä.

Tärkeää

Kun muutat yritystä, varmista, että Ympäristö-kenttä ei ole tyhjä. Jos näin on, määritä se johonkin käytettävissä olevista vaihtoehdoista: muussa tapauksessa apuohjelma ei toimi oikein.

Jos apuohjelmaan tehdään muutoksia, yhteyden päivittäminen edellyttää sen lataamista uudelleen. Lataamiseen käytetään -valikkoa apuohjelman oikeassa yläkulmassa. Jos et voi ladata apuohjelmaa, keskustele järjestelmänvalvojan kanssa. Katso Hanki Excelin Business Central-apuohjelma jos olet järjestelmänvalvoja.

Muistio

Apuohjelma toimii verkkosivuston Excelissä (online) mistä tahansa laitteesta niin kauan kuin käytät sitä tuetussa selaimessa. Se toimii myös Windows Excel -sovelluksen (PC) kanssa, mutta ei macOS:n kanssa.

Paikallisen Business Central Muokkaa Excelissä toiminto on käytettävissä vain, jos järjestelmänvalvoja on määrittänyt Excel-apuohjelman ja se on käytettävissä vain verkkoasiakkaalle. Jos haluat lisätietoja Excel-apuohjelman asentamisesta, katso Excelin Business Central apuohjelman määrittäminen paikallisessa Business Central.

Rajoituksia käytettäessä Exceliä verkossa

Kun Muokkaa Excelissä -ohjelmaa käytetään luettelosivuilla, joilla on useita sarakkeita, tuloksena olevassa työkirjassa voi olla liian monta saraketta, jotta tiedostoa voisi tarkastella Excelissä verkossa. Business Central rajoittaa viedyn työkirjan automaattisesti 100 sarakkeeseen, kun OneDrive on määritetty järjestelmätoiminnoille.

Paranna tietotehtäviä agentin avulla Excelissä

Kun viet tietoja Business Central Exceliin käyttämällä Avaa Excelissä tai Muokkaa Excelissä toimintoja, Tai Excel-mallien/asettelujen avulla voit hyödyntää Agent Mode Excelissä tietojen valmistelun ja analysoinnin tehostamiseksi. Agenttitilan avulla voit kuvata tehtäviä luonnollisella kielellä. Ohjeistasi riippuen Excel hoitaa puhdistus-, muuntamis- tai analyysivaiheet automaattisesti.

Skenaario: Business Centralin tietojen siistiminen ja valmisteleminen

Agenttitila voi auttaa sinua valmistelemaan vietyjä luetteloita nopeasti, ennen kuin julkaiset muutokset takaisin Business Centraliin. Luonnollisen kielen ohjeiden avulla voit

• Poista kaksoiskappaleet, yhdenmukaista tekstin muotoilu tai korosta poikkeavuudet ja puuttuvat arvot.
• Täytä puuttuvat kentät, käytä yhdenmukaisia nimeämiskäytäntöjä tai tunnista odottamattomat poikkeavat arvot nimike-, toimittaja- tai hinnoittelutiedoissa.
• Järjestele laskentataulukot uudelleen, luo uusia johdettuja sarakkeita tai muotoile tiedot uudelleen tuontia varten kokoonpanopaketeiksi tai malleiksi.

Nämä ominaisuudet vähentävät manuaalista työtä ja auttavat varmistamaan laadukkaita ydintietoja ennen muutosten uudelleenjulkaisemista.

Skenaario: Liiketoimintatietojen tehokas analysointi

Kun olet vienyt tiedot Business Centralista, agenttitila voi auttaa sinua nopeuttamaan analyysia luomalla:

• Luonnollisella kielellä kirjoitetut yhteenvedot ja trendit.
• Kaaviot, pivot-taulukot ja koontinäytöt.
• Ehdollisen muotoilun säännöt korostavat tärkeitä malleja, kuten vanhentumissaldoja tai alhaista varastotasoa.

Voit luoda merkityksellisiä tietoja luomatta kaavoja tai monimutkaisia työkirjarakenteita.

Skenaario: iteratiivisten ja monivaiheisten työnkulkujen tuki

Agenttitila voi tehdä monivaiheisia tehtäviä, jotka muutoin edellyttäisivät useita manuaalisia toimintoja. Seuraavassa on joitakin esimerkkejä:

1. Vie kohdeluettelo Business Centralista.
2. Pyydä Exceliä puhdistamaan epäyhtenäiset kuvaukset.
3. Pyydä ryhmittelyä kohdeluokan mukaan ja luo myynnin trendien kaavio.
4. Muotoile tuloste uudelleen, jotta se voidaan valmistella tuontia varten uudelleen kokoonpanopakettiin.

Tämä keskusteleva ja toistuva käyttökokemus auttaa sinua tarkentamaan tuloksia vaiheittain tietämättä tiettyjä Excel-funktioita.

Skenaario: Excel-mallien muotoileminen talousraportteja varten

Agenttitila voi auttaa muotoilemaan talousraportin raakatulosteen Talousraportointi-ominaisuudesta.

Lisätietoja on artikkelissa Talousraporttien integrointi Exceliin.

Huomioitavaa tietojen käsittelyssä

Agenttitila suorittaa toimintoja vain Excelissä. Muutoksia ei kirjata takaisin Business Centraliin, ennen kuin julkaiset ne. Noudata organisaatiosi tietojen hallinnan käytäntöjä erityisesti käsiteltäessä luottamuksellisia tietoja.

Agenttitilan saatavuus

Agenttitilan saatavuus riippuu maasta/alueesta ja käyttöoikeudesta.

Saat lisätietoja artikkelista Usein kysyttyjä kysymyksiä – Agenttitila Excelissä

Aiheeseen liittyvät tiedot

Usein kysyttyjä kysymyksiä – Agenttitila Excelissä
Luettelotietojen analysoiminen analysointitilan avulla
Business Centralin käyttö

Löydä maksuttomat verkko-opetusmoduulit Business Centralissa