Jaa

Raporttien suorittaminen ja tulostaminen Business Centralissa

  • Artikkeli

Raporttien avulla voit kerätä ja näyttää tietoja tiettyjen ehtojen perusteella. Se järjestää ja esittää tiedot helposti luettavassa muodossa, jonka voit tulostaa tai tallentaa tiedostona. Sovelluksen avulla voi käyttää monenlaisia raportteja. Raporteissa on yleensä avattuna olevan sivun sisältöön liittyviä tietoja. Esimerkiksi Asiakas-sivun raportit koskevat 10 suurinta asiakasta, myyntitilastoja ja niin edelleen.

Huomautus

Eräajot ja XMLportit toimivat käytännössä samalla tavoin kuin raportit, mutta niitä käytetään enemmän tietojen käsittelyyn tai vientiin. Luo muistutukset -eräajo luo esimerkiksi muistutusasiakirjoja, jotka lähetetään asiakkaille, joilla on erääntyneitä maksuja. Tässä artikkelissa viitataan pääsiassa raportteihin, mutta vastaavat tiedot koskevat myös erätöitä ja XMLporteja.

Aloittaminen

Voit etsiä raportteja valituilta sivuilta, luetteloista ja Kortit Raportit-valikosta . Hakua Lamppu, joka avaa Kerro-ominaisuuden. voidaan käyttää myös, kun halutaan löytää raportteja nimeltä. Kun haluat yleiskuvan sisäisistä raporteista, voit käyttää liiketoimintayksiköissä, lajiteltuina luokkien mukaan, lisätietoja on kohdassa Käytettävissä olevat raportit Business Centralissa.

Kun valitset raportin, näkyviin tulee pyydetty sivu, jonka otsikkona on raportin nimi. Sivulla voit määrittää useita asetuksia ja suodattimia, jotka määrittävät sisällytettävät tiedot. Seuraavissa osissa kerrotaan, kuinka pyyntösivua käytetään raportin luomiseen, esikatseluun ja tulostamiseen.

Oletusarvojen käyttäminen esimääritetyissä asetuksissa

Useimmat raportin pyyntösivut sisältävät Käytä oletusarvoja -kentän. Tämän kentän avulla voit valita raportille ennalta määritettyjä asetuksia, jotka automaattisesti määrittävät asetukset ja suodattimet. Valitse tapahtuma avattavasta luettelosta. Näet vaihtoehtojen ja suodattimien raportin pyyntösivulla muuttuvan vastaavasti.

Viimeksi käytetyt asetukset ja suodattimet -kirjaus on aina saatavilla. Tämä merkintä määrittää raportin käyttämään niitä asetuksia ja suodattimia, joita käytettiin, kun ajoit raportin edellisen kerran.

Käytä oletusarvoja -kentästä saadaan nopea ja luotettava tapa luoda raportteja, jotka sisältävät oikeat tiedot. Kun olet valinnut tapahtuman, voit muuttaa mitä tahansa vaihtoehtoa ja suodatinta ennen raportin esikatselua tai tulostamista. Tekemäsi muutokset eivät tallennu ennalta määritettyjen asetusten tapahtumaan, mutta ne tallennetaan Viimeksi käytetyt asetukset ja suodattimet -tapahtumaan.

Huomautus

Järjestelmänvalvoja määrittää ja hallinnoi tavallisesti esimääritettyjä asetuksia. Lisätietoja on kohdassa Raporttien ja erätöiden tallennettujen asetusten hallinta.

Raportteihin sisällytettävien tietojen määrittäminen

Muuta tai rajoita raportin tietoja Asetukset- ja Suodattimet-kohdissa olevien kenttien avulla. Voit määrittää raportin suodattimet käytännössä samalla tavoin kuin luetteloiden suodattimet. Katso lisätietoja Suodattaminen-osasta.

Varoitus

Raportin pyyntösivun Suodatus-pikavälilehdessä on raporttien yleinen suodatustoiminto. Nämä suodattimet ovat valinnaisia.

Joissakin raporteissa ei huomioida tällaisia suodattimia, mikä tahansa suodatin on asetettu Suodatin-pikavälilehdessä , raportin tuotos on sama. Eri raporteissa ohitettavista kentistä ei ole mahdollista luoda luetteloa, joten sinun on kokeiltava erilaisten suodattimien käyttöä.

Esimerkki: Kun käytät Luo muistutuksia -eräajoa, viimeksi lähetetyn muistutustason Asiakastapahtumat-kentän suodatinta ei huomioida, koska eräajolle on määritetty suodattimet.

Raportin esikatselu

Raportin esikatselussa voit nähdä, miltä raportti näyttää ennen tulostamista. Esikatselu ei perustu pyyntösivun Tulostin-kentässä valittuun tulostimeen. Se on selaimen hallinnassa. Esikatselun jälkeen voit palata pyyntösivulle ja tehdä muutoksia asetuksiin ja suodattimiin tarpeen mukaan.

Raportin pyyntösivun esikatseluvalinnat riippuvat raportista. Joten joissakin raporteissa voit valita esiversio, kun taas toisille vaihtoehto on esiversio & Sulje. Molemmat vaihtoehdot avaavat raportin esikatselun. Erona on, että Esikatselu pitää pyyntösivun avoinna, joten voit palata siihen, tehdä muutoksia, esikatsella uudelleen tai tulostaa. Kun taas esiversio & Sulje pyyntösivu suljetaan, raportti on avattava uudelleen muutosten tekemiseksi tai tulostamiseksi.

Huomautus

Jos käytät Business Central 2020 -julkaisuaalto 1 tai sitä aiempia, ainoa vaihtoehto on esiversio, joka sulkee esiversio pyyntösivun, kuten edellä kuvattiin esiversio & Close -ohjelmassa.

Esikatselun käyttäminen

Raportin esiversion valikkorivin avulla voi:

  • siirtyä sivuilla

  • lähentää ja loitontaa

  • muuttaa sivulle sopivaksi

  • Valitse teksti

    Voit kopioida raportista tekstiä ja liittää sen toisaalle, kuten Business Centralin sivulle tai Microsoft Wordiin. Esimerkiksi hiirtä käytettäessä painetaan hiiren ykköspainiketta ja pidetään sitä painettuna kohdassa, josta halutaan aloittaa. Liu'uta hiirtä valitaksesi vähintään yhden sanan, lauseen tai kappaleen. Valitse sitten hiiren oikea painike ja valitse Kopioi. Voit nyt liittää valitun tekstin haluamaasi kohtaan.

  • Panoroi asiakirja

    Voit siirtää näkyvissä olevaa raportin aluetta kaikkiin suuntiin, joten saat näkyviin myös raportin muut alueet. Panorointi on kätevää, jos olet lähentänyt tekstiin yksityiskohtia tarkastelemaan. Paina esimerkiksi hiiren ykköspainiketta pitkään raportin esikatselussa ja valitse sitten raportin osa siirtämällä hiirtä.

  • Ladata PDF-tiedosto tietokoneessa tai verkossa.

  • Tulostus

Raportin tallentaminen tiedostoon

Voit tallentaa raportin PDF-tiedostona, Microsoft Word -asiakirjana, Microsoft Excel -työkirjana tao XML-asiakirjana valitsemalla Lähetä kohteeseen -kohdan ja tekemällä valinnan. Tiedosto ladataan tietokoneellesi.

Jos organisaatio on määrittänyt OneDriven järjestelmän virheitä varten, lataamisen sijaan Excel-työkirjat ja Word-asiakirjat avataan selaimessa käyttämällä Exceliä tai Wordia verkossa.

Vinkki

Microsoft Excel -asiakirja (vain tiedot)- ja XML-asiakirja-vaihtoehdot ovat enimmäkseen edistyneitä tarkoituksia varten. Näitä asetuksia käytetään tavallisesti yksityiskohtaisten tietojen analysoinnin tekemiseen. Lisätietoja on kohdassa Raporttitietojen analysointi Excelillä ja XML:llä.

Voit myös käyttää Microsoft Excel -asiakirja (vain tiedot) -kohtaa, kun haluat luoda uusia Excelin asetteluita tietylle raportille. LIsätietoja on kohdassa Excel-asetteluiden käyttäminen.

Raportin ajoittaminen myöhempää tai jaksoittaista ajoa

Voit aikatauluttaa yksittäisen tai toistuvan raportin ajon tietylle päivämäärälle ja kellonajalle. Aikataulutetut raportit syötetään työjonoon ja käsitellään aikataulutettuna aikana vastaavasti kuin muut työt. Valitse Aikataulu-vaihtoehto , kun olet valinnut Lähetä kohteeseen, ja syötä sitten tiedot, kuten tulostin sekä aika ja päivämäärä. Raportti lisätään tämän jälkeen työjonoon ja suoritetaan määritettynä ajankohtana. Kun raportti on käsitelty, kohde poistetaan työjonosta. Lue lisätietoja kohdasta Tehtävien aikatauluttaminen työjonojen avulla.

Kun raportti aikataulutetaan suoritettavaksi, se voidaan määrittää suoritettavaksi esimerkiksi joka torstai määrittämällä Seuraavan suorituspäivän kaava -kentän arvoksi D4. Lisätietoja on Päivämäärän kaavojen käyttäminen -osassa.

Voit tallentaa raportin tiedostoon (kuten Excel-, Word- tai PDF-tiedostoon), tulostaa sen tai vain luoda raportin. Jos tallennat raportin tiedostoon, käsitelty raportti lähetetään Oman Roolikeskuksesi Raportin Saapuneet-kansioon . Lisätietoja on kohdassa Raporttien jakaminen ja vieminen Saapuneet raportit -toiminnon avulla

Aikataulutettujen toistuvien raporttien hallinta

Eräajot luovat työjonon tapahtumat - sivulla hallinnoituja aikataulutettuja raportteja. Näet kunkin raportin tilan ja muut tiedot sivulla. Voit myös pysäyttää ja jatkaa raportin erätyötä sekä luoda raportin tarvittaessa.

Työjonon tapahtumat -sivulla voit myös muuttaa joitakin raportin parametreja, kuten tulostuksen tiedostotyyppiä, toistumista, suorituspäivämäärää sekä aloitus- ja lopetusaikoja. Ennen aiemmin luodun ajoitetun raportin muokkaamista täytyy kuitenkin asettaa raportin työjono estoon seuraavasti:

  1. Lamppu, joka avaa Kerro-ominaisuuden 1.Valitse kuvake, syötä Työjonon tapahtumat ja valitse sitten liittyvä linkki.
  2. Valitse haluamasi raportti Työjonon tapahtumat - sivulta.
  3. Valitse Aseta estossa - toiminto.
  4. Avaa aikataulutettu raportti ja muokkaa sitä valitsemalla sen tila (Pidossa).

Kun olet muokannut raportin vaihtoehtoja, toista kaksi ensimmäistä vaihetta ja jatka raportin luontia valitsemalla Aseta tilaksi Valmis .

Lisätietoja työjonojen hallinnasta on kohdassa Työjonojen käyttäminen ajoitustehtäviin.

Raportin tulostaminen

Voit tulostaa raportin valitsemalla Tulosta raporttipyyntösivulla tai esiversio sivun valikkorivillä.

Kun raportti käyttää Excel-asettelua, tulostimessa ei näy Tulostin-kenttää tai Tulosta - tai esiversio napainia. Sen sijaan näkyvissä on Lataus-vaihtoehto. Jos haluat tulostaa, valitse Lataa ja avaa sitten ladattu tiedosto Excelissä ja tulosta sieltä.

Tulostin

Tulostin-kentässä raportin pyyntösivulla näkyy, mille tulostimelle raportti tulostetaan. Tulostimen voi vaihtaa valitsemalla tulostimen luettelossa.

Huomautus

(Selaimen käsittelemä) -vaihtoehto ilmaisee, että raportille ei ole määritetty tulostinta. Tässä tapauksessa selain käsittelee tulosteen ja näyttää vakiotulostusvaiheet. Voit valita tietokoneeseesi yhdistetyn paikallisen tulostimen. (Käsitellään selaimessa) -vaihtoehto ei ole käytössä Business Central -mobiilisovelluksessa tai Microsoft Teamsin sovelluksessa.

Vinkki

Oletustulostimeksi valittu tulostin määritetään Tulostimen valinnat -sivulla. Lisätietoja oletustulostimen vaihtamisesta on Oletustulostimien määrittäminen -osassa.

Koskien erityisesti Business Centralin Thaimaalaista versioita, Tulosta painike ei voi tulostaa raportteja oikein, johtuen tulostettavien PDF tiedostojen palvelun rajoituksista. Sen sijaan, raportin voi avata Wordilla, ja tallentaa sen tulostettavaan PDF muotoon.

Voit myös pyytää järjestelmänvalvojaa luomaan Wordin raporttiasettelun käytetyimmille raporteillesi. Lisätietoja on kohdassa Raporttien ja asiakirjojen asettelujen hallinta.

Raportin asettelun vaihtaminen

Raportin asettelu määrittää, mitä raportissa näytetään, miten se on järjestetty ja mitä tyyliä siinä käytetään. Voit muuttaa asettelua seuraavilla tavoilla:

  • Kun olet määrittämässä raportin suoritusta, pyyntösivulla on näkyvissä nykyinen asettelu Raportin asettelu -kentässä. Voit siirtyä väliaikaisesti toiseen asetteluun valitsemalla Raporttiasettelu-kentän ja valitsemalla sitten raportin käytettävissä olevien asettelujen luettelosta.
  • Jos haluat muuttaa raportin käyttämää oletusasettelua, siirry Raportin asettelut- tai Raportin asettelun valinta -sivulle.

Lisätietoja on kohdassa Raportin käyttämän asettelun määrittäminen. Jos haluat myös mukauttaa omaa raporttiasetteluasi, katso Aloita asettelun luominen.

Numeroiden, päivämäärien ja kellonaikojen kielen ja muodon muuttaminen

Tekstin kieli sekä numeroiden, päivämäärien ja aikojen muoto perustuvat oletusarvoisesti työkieleesi ja alueasetuksiin, jotka on määritetty Omat asetukset - sivulla. Voit kuitenkin muuttaa kieltä ja alueasetusta tapauskohtaisesti, kun esikatselet, tulostat tai lähetät raportin. Määritä pyyntösivulla Kieli - ja Muoto-alue-asetukset haluamallasi tavalla. Korttisivuilla voit myös määrittää asiakkaiden ja toimittajien oletusarvoisesti käytettävän kielen ja alueasetuksen.

Sen mukaan, missä olet määrittänyt kielen ja muodon asetukset, Business Central määrittää asetukset käytettäväksi seuraavassa järjestyksessä:

  1. Asetukset, jotka määrität raporttia luotaessa.
  2. Asiakirjassa määritetyt asetukset, jotka ovat peräisin asiakkaan tai toimittajan asetuksista.
  3. Raportti AL -objektissa määritetyt asetukset.
  4. Omat asetukset -kohdassa määritetyt asetukset.

Lisätietoja Omat asetukset - sivusta on kohdassa Perusasetusten muuttaminen.

Lisäasetukset

Tulostimen resursseja hallitaan luodun raportin Lisäasetukset-pikavälilehden kentissä. Näitä asetuksia ei yleensä tarvitse muuttaa, ellei sinulla ole suurta raporttia. Jos raportti ylittää nämä rajoitukset ja yrität esikatsella tai tulostaa, näyttöön tulee sanoma, jossa kerrotaan, mikä rajoitus on ylitetty. Tämän jälkeen voit muuttaa asetuksia raportin mukaisiksi. Jokaisella kentällä on kuitenkin seuraavat maksimiarvot, josta sinun tulee olla tietoinen:

Kenttä Maksimiarvo
Hahmonnuksen enimmäisaika 12:00:00
Rivien enimmäismäärä 1000000
Asiakirjojen enimmäismäärä 500

Huomautus

Enimmäisarvot voivat olla erilaiset Business Central on-premises -versiossa, ja järjestelmänvalvoja voi muuttaa niitä. Lisätietoja on Business Central Serverin määrittäminen - raportit -osassa. Yhteenveto raportin rajoituksista Business Central Onlinessa on kohdassa Toimintarajat.

Katso myös

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä