Määritä säilytyskäytännöt

Tämä artikkeli kuvaa, miten Järjestelmänvalvojat voivat määrittää säilytyskäytäntöjä ja määrittää, kuinka usein vanhentuneita tietoja poistetaan lokimerkintöjä ja arkistoituja tietueita sisältävistä taulukoista. Esimerkiksi lokitapahtumien puhdistaminen voi helpottaa merkityksellisempien tietojen käyttöä. Käytännöt voivat poistaa tietoja vanhenemispäivän perusteella tai voit lisätä suodattimia, jotka sisältävät vain tietyt vanhentuneet tiedot.

Pakolliset määritykset ja käyttöoikeudet

Ennen kuin voit luoda säilytyskäytäntöjä, sinun on määritettävä sisällytettävät taulukot ja ajat säilyttääksesi tiedot.

Asennus	Kuvaus
Sallitut taulukot	Tarjoamme luettelon taulukoista, jotka voit sisällyttää säilytyskäytäntöihin. Jos haluat lisätä taulukkoja laajennuksesta säilytyskäytäntöihin, kehittäjän on lisättävä taulukot luetteloon. Lisätietoja on kohdassa Laajennuksen sisällyttäminen säilytyskäytäntöön.
Retentiojaksot	Määrittää ajanjaksot, joiden tiedot säilytetään käytännön taulukoissa. Jaksot määrittävät, kuinka usein tiedot poistetaan.

Lisäksi sinulla täytyy olla SUPER-käyttöoikeudet tai säilytystapojen asetukset käyttöoikeuksien joukko. Käyttäjät, joilla on säilytyskäytännön asetukset, voivat määrittää taulukoille säilytyskäytännöt. Se on totta, vaikka heillä ei olisi taulukoiden luku- ja poisto-oikeuksia. Työjonomerkintä on suoritettava käyttäjänä, jolla on oikeus lukea ja poistaa tietoja. Älä myönnä säilytyskäytännön määritysoikeuksia käyttäjille, joiden ei sallita poistaa tietoja.

Muistio

Jos käytät Business Central -yrityksen tiloissa ja haluat kokeilla säilytyskäytäntöjä Cronus-demotietokannassa, sinun täytyy tehdä muutamia asioita. Esittely-yritys ei sisällä sellaisia taulukoita, joita voi käyttää säilytyskäytäntöjen kanssa, joten ne on lisättävä. Luo uusi, tyhjä yritysesittely tietokantaan. Tuo uudessa yrityksessä oman maasi tai alueesi RapidStart -konfigurointi paketti, joka vastaa vakio-NAV17.0.W1.ENU.STANDARD.rapidstart-pakettia. Säilytyskäytäntöjen asetustiedot ovat käytettävissä uudessa yrityksessä.

Säilytyskausien luominen

Säilytysjaksot voivat olla niin pitkiä tai lyhyitä kuin haluat. Voit luoda säilytysaikoja käyttämällä Säilytyskäytännöt-sivulla Säilytysaika-toimintoa. Määrittämäsi jaksot ovat kaikkien käytäntöjen käytettävissä.

Muistio

Yhteensopivuussyistä olemme määritelleet joillekin taulukoille vähimmäissäilyttämisajan. Jos asetat vähimmäispitoajan, joka on vähimmäisvaatimusta lyhyempi, näyttöön tulee pakollinen jakso.

Säilytyskäytännön määrittäminen

1. Valitse kuvake, syötä Säilytyskäytännöt ja valitse liittyvä linkki.

2. Valitse Taulukon tunnus -kentässä taulukko, jonka haluat sisällyttää käytäntöön.

3. Määrittele säilytysaika -kentässä, kuinka kauan taulukon tiedot säilytetään.

4. Valinnainen: Voit soveltaa käytäntöä tiettyihin taulukon tietoihin kaikkien tietueiden sijaan suodattamalla kunkin rivin tiedot. Käytäntö koskee vain tietueita, jotka suodattimet palauttavat. Jos haluat määrittää suodatusehdot, poista Kohdista-toiminto käytöstä kaikkien tietueiden osalta -valinta. Tietueen säilyttämistapa -pikavälilehdessä voit määrittää suodatusehdot. Lisätietoja suodattimien käsittelystä on Suodatus-kohdasta.

   Muistio

   Kullakin rivillä on oma säilytysaika. Jos määrität eri säilytysaikoja samoille tiedoille, ohjelma käyttää pisintä ajanjaksoa. Jotkin taulukot sisältävät myös suodattimia, joita ei voi muuttaa tai poistaa. Näiden suodattimien tunnistamisen helpottamiseksi ne näkyvät vaaleampana fonttina.

Video-opastus

Tässä videossa on esimerkki säilytyskäytännön määrittämisestä.

Säilytyskäytäntöjen ottaminen käyttöön

Työjonotapahtuman avulla voit kohdistaa säilytyskäytäntöjä tietojen automaattiseen poistamiseen tai voit kohdistaa käytäntöjä manuaalisesti.

Jos haluat käyttää säilytyskäytäntöjä automaattisesti, luo ja ota käyttöön käytäntö. Kun käytäntö otetaan käyttöön, Business Central luo työjonotapahtuman, joka kohdistaa työjonon säilytysajan mukaisesti. Kaikki säilytyskäytännöt käyttävät samaa työjonotapahtumaa. Oletusarvon mukaan työjonotapahtuma kohdistaa käytännön joka päivä klo 02.00. Voit muuttaa oletusarvoa, mutta jos et tee sitä, suosittelemme sen suorittamista aukioloaikojen ulkopuolella. Lisätietoja on työjonojen käyttäminen tehtävien ajoittaminen.

Voit kohdistaa käytännön manuaalisesti Säilytyskäytännöt-sivun Käytä manuaalista toimintoa -toiminnolla. Jos haluat käyttää käytäntöä aina manuaalisesti, ota Manuaalinen vaihto käyttöön. Työjonotapahtuma ohittaa käytännön, kun se suoritetaan.

Säilytyskäytäntölokin tapahtumien tarkasteleminen

Voit tarkastella säilytyskäytäntöihin liittyviä toimintoja Säilytyskäytäntöloki-sivulla. Tapahtumat luodaan esimerkiksi silloin, kun käytäntö otetaan käyttöön, tai jos tapahtui virheitä.

Laajennuksen käyttäminen säilytyskäytännön mukaan (edellyttää kehittäjän apua)

Oletusarvon mukaan säilytyskäytännöt kattavat vain toimittamassamme luettelossa Business Centralin. Voit poistaa oletustaulukot luettelosta ja voit lisätä omistamiasi taulukoita. Et siis voi lisätä taulukkoa, jota et itse luonut. Et voi esimerkiksi lisätä muita taulukoita Business Centralista tai ostamastasi laajennuksesta.

Jos haluat lisätä taulukosi sallittujen taulukkojen luetteloon, kehittäjän on lisättävä koodi. Voit käyttää esimerkiksi alatunnisteen asentajan koodiyksikköä (koodiyksikköä, jolla on asennuksen alatyyppi).

Kun kehittäjä lisää taulukon, hän voi määrittää pakollisia ja oletussuodattimia. Pakollisia suodattimia ei voi poistaa tai muuttaa myöhemmin, kun taulukoita lisätään säilytyskäytännön määrittämistä varten. Oletussuodattimet ovat vain ehdotuksia.

Seuraavassa on esimerkkejä siitä, kuinka voit lisätä taulukon sallittujen taulukoiden luetteloon pakollisten- tai oletussuodattimien avulla ja ilman niitä. Monimutkaisempaa esimerkkiä varten katso codeunit 3999 "Reten. Käyt. Install-BaseApp".

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
    begin
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Retention Policy Log Entry");
    end;

Seuraavassa esimerkissä on pakollinen suodatin.

 trigger OnInstallAppPerCompany()
    var
        ChangeLogEntry: Record "Change Log Entry";
        RetenPolAllowedTables: Codeunit "Reten. Pol. Allowed Tables";
        RetentionPeriod: Enum "Retention Period Enum";
        RecRef: RecordRef;
        TableFilters: JsonArray;
        Enabled: Boolean;
        Mandatory: Boolean;
    begin
        ChangeLogEntry.Reset();
        ChangeLogEntry.SetFilter("Field Log Entry Feature", '%1|%2', ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::"Monitor Sensitive Fields", ChangeLogEntry."Field Log Entry Feature"::All);
        RecRef.GetTable(ChangeLogEntry);
        Enabled := true;
        Mandatory := true;
        RetenPolAllowedTables.AddTableFilterToJsonArray(TableFilters, RetentionPeriod::"28 Days", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), Enabled, Mandatory, RecRef);
        RetenPolAllowedTables.AddAllowedTable(Database::"Change Log Entry", ChangeLogEntry.FieldNo(SystemCreatedAt), TableFilters);
    end;

Kun kehittäjä on lisännyt taulukoita luetteloon, järjestelmänvalvoja voi sisällyttää ne säilytyskäytäntöihin.

Katso myös

Retentiotavan jäljitys telemetrian analysointi
Liiketoimintakeskuksen muutosten auditointi
Suodatus
Työjonojen käyttäminen tehtävien ajoittaminen
Business Centralin käsitteleminen

Business Centralin ilmaiset e-learning-moduulit löydät täältä